行政管理流程.docx
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行政管理流程.docx
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行政管理流程
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
1
工
作
任
务
单
管
理
督办及执行
1、总经理对各部门负责人下达的工作任务单,由总经理指定人员负责督办;被受命部门(执行人)在接受《工作任务单》所下达任务后,必须按时、按质完成任务,并及时将工作进度及相关信息反馈至督办人或总经理
2、各部门负责人下达的工作任务单由部门负责人负责督办,部门员工必须按时、按质执行下达的工作内容,并及时将工作进度反馈至部门负责人
3、部门之间下达的工作任务单,由下发任务单的部门负责督办,遇有特殊情况不能按时保质完成《工作任务单》工作的,要及时与下达部门沟通,更改任务单相关内容。
行政人事部经理
各部门负责人
《工作任务单》
《工作任务单管理规范》
考核标准
1、对于按时、按质完成任务的部门(执行人),将根据公司奖惩制度以表扬、行政奖励加分、物质奖励、晋升、加薪、等方式对其进行奖励。
2、对于已接受《工作任务单》但执行不力的部门或人员,将根据公司奖惩制度给予相应的处罚
3、对于拒不接受任务的《工作任务单》由下达部门交至行政人事部,由行政人事部对其拒绝执行的理由作核查。
行政人事部未能受理时,可直接上交至总经理,负责相应的核查工作。
4、《工作任务单》是考核工作态度、工作能力的依据,将依据执行情况,纳入当月的绩效考核。
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
2
奖
罚
管
理
奖励项目及标准
(一)个人通报表扬【可附加经济奖励】
1、一般经济奖励在50—200元之间,重大经济奖励在200—500元之间
(二)部门奖励
1、部门在任务完成上成绩突出,受到集团公司表彰,奖励现金1000元。
2、部门整体风气好,受公司通报表彰,奖励现金500元。
3、部门工作成绩突出,工作经验能在全公司范围内推广应用且有较明显效果,奖励现金1000元。
(三)年度表彰
公司每年度评选出年度表现突出的员工和部门,在公司年会中给予表彰。
行政人事部经理
《员工奖罚单》
《奖罚管理规范》
违纪行为类别及处罚
1.甲类:
通报批评【可附加经济处罚】,经济处罚即为对当月绩效工资的扣发,当月罚款由财务部在当
月工资中扣除,根据违纪行为的严重程度,经济处罚在10元—200元之间。
2.乙类:
记过【可附加经济处罚、降免职、留用察看】,凡记过的员工扣发当月绩效工资;凡附加留用察看的员工,视为试用期员工,视情况作降薪或降职处理(不同意降薪降职的视为自动与公司解除劳动关系),留用察看期为两个月,期满后经过考核合格后恢复正式员工,不合格的予以解除合同
3.丙类:
解聘。
凡在一年内出现三次乙类违纪行为的,公司视情况可按解聘处理
特别说明
1、一个月内当事人同样的事项再次违纪时,后一次的处分较上一次的处分提高一个等级。
2、新员工试用期初次违纪,未造成损失的,应给予口头提醒或书面警告
违纪处罚申诉
1、受处分者如果对处分不服,可以在处罚决定宣布后七个工作日内向行政人事部提出申诉,在申诉期不停止处罚的执行。
2、行政人事部在调查的基础上做出变更或维持原处理意见的决定,并和当事人谈话或委托谈话。
3、如员工对行政人事部的决定仍然不满意,可向总经理申诉,总经办的决定为公司的最终决定。
4、经调查确属处分依据不足或处分失当,相应处分应纠正,予以撤销。
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
3
文
秘
管
理
工作分工
1、部门文员的日常工作按岗位说明书指定工作范围由部门负责人安排工作并执行。
2、行政人事部会根据公司的管理需要安排部门文员一定的工作,此类工作也是部门文员职责范围内的工作,不能以任何借口推脱,部门负责人也应予以支持(行政人事部会在安排工作时告知部门负责人)。
各部门文员
《工作计划》
《工作记录》
《工作总结》
《文秘管理规范》
工作要求
1、行政人事部在安排部门文员开展工作时,需提前和部门负责人沟通,部门负责人应给予配合支持。
2、部门文员在了解和调查本部门工作的进度情况时,部门所有人员有责任予以配合和支持,拒不配合支持者公司将以工作失职论处,涉及信息保密的地方,部门负责人可以直接将书面文件递交给行政人事部负责人。
3、部门文员应按照行政人事部的安排开展工作,工作进程中遇到困难应及时与行政人事沟通,无故拖延或拒不执行工作,按工作失职或绩效低下处理。
4、部门文员的试用期转正、考核、评优评先、调岗调薪行政人事部与文员所在部门共同按公司制度确定。
5、部门文员保管好本部门的工作计划、工作总结、工作单并档案管理制度存档。
项目
工作要点
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责任人
工作记录
支持文件
4
晨会周例
会管
理
会议的通知及准备
1、会议需提前通知,一般会议应提前5个工作日下发正式书面通知,年度会议大型会议需至少提前10个工作日下发正式书面通知。
2、会议组织部门负责会议通知的拟定、下发,与会人员落实,会议材料准备等会务工作,会议通知内容包括但不限于会议时间、地点、会议方式、参会人员、会议大纲和要求等。
3、日常例会因会议主题和时间固定不在下发通知,有调整时会另行通知。
4、公司周例会时间为:
每周一上午09:
00,月例会时间为:
每个月第一个星期一,季度会议为每季度第一个月的第一个星期一(至少提前一天)
5、部门日常例会各部门自行安排固定时间并到公司行政人事部备案,但至少要比公司例会提早一天。
会议的准备。
6、做好会场的落实和安排,包括会场环境的布置和设施检查及服务。
做好参会人员的引导和组织。
如举行电话会议或视频会议的,应提前检测、测试各项设备,确保会议顺利进行。
行政文员
《公司例会一览表》、
《会议通知》模板
《会议安排》
《会议签到表》
《晨会、周例会管理规范》
会议记录整理下发
1、会议纪要的整理和会议以其他形式公开的内容由会议组织部门负责拟写和下发。
2、公司经营领导班子会议结束后,相关责任人应及时整理会议纪要,报会议主持人审核、签发后印发。
其他会议纪要由会议组织部门及时整理,报领导审核签发后印发。
3、会议纪要整理和印发原则上应在3个工作日内完成,特殊情况除外;会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关部门;若会议纪要决定、事项涉及保密内容,应派人直接送达签收。
4、各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照集团公司统一要求制作。
5、各类会议资料必须存档。
公司经营领导班子会议等会议资料由总经理办公室负责按季度分类分次存档。
6、其他会议资料由各承办部门自行存档。
7、公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。
存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。
各部门文员
《会议纪要》模板
违规处罚
相关违规及处罚细则详见《晨会、例会管理规范》
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
5
印
章
管
理
授权及
监督
1、经总经理授权由公司行政人事部专人负责公司公章以及合同专用章、法人私章的印章管理工作,并监督检查公司其他用章的合规性;由公司财务部专人负责财务专用章的印章管理工作;
2、公司设立印章管理登记制度,原则上即时使用即时归还,若需要带公章外出,则需总经理审批;
3、公司各部门一律不得自行刻制公章。
总经理
经办人
《印章管理规范》
保管及使用
1、公司行政公章、法人章以及合同专用章由行政人事部专人保管,财务专用章由财务部专人保管;
2、未经总经理同意,不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。
3、印章原则上不许带出公司,对确需带出使用的,应在填写《印章使用审批单》时载明事项,经总经理审核同意后,由两人以上共同前往,方可使用。
审批程序
(一)公司公章、法人章、合同专用章、人事章使用审批手续
1、公司各部门因公务需加盖公司公章、法人章、合同专用章、人事章的,由经办人填写《印章使用审批单》;公司员工因私事需出具证明而使用公司行政人事公章的,由需使用的员工在公司行政人事部填写《印章使用审批单》;
2、经部门经理或部门负责人签字,总经理审批;公司员工因私事需出具证明而使用公司行政人事公章的,根据所证明的事项涉及的部门由相关部门经理或者负责人签字,总经理审批;
3、行政人事部盖章,并将盖章的文件原件存档保管,在确实无法留存原件时以复印件存档;
4、已盖章的文件若不能使用,必须交回行政人事部销毁。
(二)财务专用章使用审批手续
1、财务部使用的常规性、一般性的表格、函件,由财务部负责人审批后盖章;
2、公司其他各部门若需加盖财务部财务专用章,经部门经理或负责人签字,总经理审批;
3、已盖章的文件若不能使用,必须交回财务部销毁。
(一)经办人、行政人事经理、总经理
(二)财务经理、总经理
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
6
文件档案资料管理
统筹管理
1、行政人事部对以公司名义对内外所形成的所有文件档案资料的管理工作实行统筹规划,统一管理,监督
和指导。
2、行政人事部负责管理公司经营过程中所涉及的重要的文件档案资料的归档管理工作。
3、公司将不定期由行政人事部组织相关人员对各个部门的档案管理工作进行监督检查。
行政人事部经理
《文件档案资料管理规范》
归口
管理
1、各部门应当按自己的工作职责范围,建立本部门的档案资料管理。
2、各部门的负责人负责本部门文件档案的管理工作,可根据情况进行授权部门员工管理,并在行政人事部
进行备案。
3、财务部对于所有的财务会计凭证或涉及其他部门需要由财务部门统一管理的文件资料应当按公司规章制
度的规定进行归档管理。
4、招商部、商管部、工程部应当对本职责范围内所形成的文件资料进行统一归档管理。
5、各部门应当根据文件资料的性质,进行归档编号统一管理。
各部门负责人/资料管理员
档案资料查询、借阅、登记
1、行政人事部根据档案资料的性质、重要程度按公司相关规章制度的要求,审核查询、借阅权限。
2、各部门应对本部门的文件分类,本部门人员查询、借阅部门非常重要的、秘密的文件资料档案时,需要得到本部门负责人的允许,除工作岗位与该绝密文件相关的,都需要进行登记,记载借阅人姓名、日期等信息。
电子档文本的,未经允许不可以发送传递。
资料保存期限
1、对于公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、印章、对外签订的所有合同原件、房屋产权凭证、土地使用权凭证等代表公司行为所产生的所有文件档案资料由行政人事部进行永久保存。
2、对于公司在经营中产生的与经营有关的文件,如董事会决议、公司人员任命通知原文等有关的资料原件、档案应当永久保存。
3、各部门在经营活动中产生的销售/采购合同原件、招聘/雇佣合同等文件应当长期保存。
各部门资料管理员
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
7
招
待
管
理
归口管理
1、行政人事部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;
2、公司各部门在接到重要来访预约后,须报行政人事部,并协助拟定接待计划,需公司领导出面协调的重要接待应提前一天告知。
行政人事经理
《公务接待申请表》
《接待管理规范》
接待分类及标准
1、内部接待:
总部董事长、总经理、总部总监、总部下派人员
2、外联接待:
市领导及各职能部门来访、视察。
接待标准
按公司规定的相应接待标准进行接待
行政人事部经理
费用管理
1、招待费用在1000—2000元之间上报行政人事部经理及总经理审批。
2、招待费用超过2000元,需上报副总经理、总经理审批,经同意后方可执行。
3、招待费用的使用严禁超出既定标准,超出部分当事人一定要向领导说明原因。
4、接待人员在接待过程中,保留好所有相关票据,做到票据完整清晰,招待工作完成后,招待人员应及时到财务部办理报销手续,结清借款。
总经理
行政人事部经理
接待人
注意事项及后续工作
1、接待过程中如有来宾提出办理超出权限事宜,须婉言解释,特殊情况及时向领导汇报。
2、接待中涉及公司机要事务、秘密文件、重要会议的,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
3、接待工作完成后,接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理并报至相关领导。
4、接待工作完成后,对于在接待过程中有疏漏的地方加以总结,以期下次更加完善。
接待人
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
8
办
公
室
管
理
办公室管理
1、行政人事部负责对整个办公区域进行监督管理,对违反相关规定的部门及个人做出通报批评或惩罚决定。
2、各部门负责人对各自部门的办公场所负责,督促下属做好办公环境改善及办公设备的管理和日常保养。
《办公室巡查表》
《办公室管理规范》
办公行为管理
1、考勤管理:
自觉遵守考勤规定,按时上下班,不迟到早退,不旷工缺勤。
2、员工着装管理:
全体职员应穿整齐干净的职业装上班,不允许穿拖鞋、凉鞋进入办公区域。
3、每位工作人员要认真接待来电来访,不在职责范围内的,要及时转告相关人员,并跟踪做好服务。
4、文明规范用语,不说粗话脏话。
《考勤异常表》
办公卫生环境管理
1、办公区公共区域由行政人事部安排值日人员负责打扫,要求每日至少打扫一次。
2、保持办公室内的空气清新卫生,所有办公室职员不得在办公室内吃零食。
3、除指定吸烟区以外,禁止公司职员在办公区内吸烟,重要来访客人需要吸烟时,接待人员应将其引导到洽谈室。
《卫生值日表》
办公用品管理
1、各部门负责人根据实际需要统计填写办公用品申购单,于当月25号交于行政人事部,由行政部进行汇
总统计并购买,逾期未按时提交需求,视为下月无办公用品需求。
2、行政专员调查办公用品价格,选择合格的供应商,报批后进行采购。
3、行政人事部每月5号发放办公用品,如遇假期,顺延。
其余时间不予办理领用手续;申购部门在办公用
品领用表上签字领用。
《每月文具计划表》
《购物申请单》
电脑和办公设备管理
1、员工下班离开工作岗位前,必须关闭打印机、复印机、电脑和显示器等办公设备电源,避免资源浪费
2、禁止在办公电脑内安装与工作无关的游戏和聊天软件,禁止利用公司网络资源下载非工作用的电影、小
说、图片等,防止电脑病毒入侵,维护公司电脑系统的使用安全。
检查及处罚
1、行政人事部不定期抽查使用状况,若出现违反上述操作规程的行为,对相关人员提出书面警告,情节严重的严重警告并附带经济处罚(视情节轻重对相关责任人给予10~50元罚款、警告、严重警告等处罚)。
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
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9
会
议
室
管
理
日常使用及管理
1、会议室由公司行政人事部负责管理,会议室钥匙由公司行政部安排专人管理。
2、公司内部使用会议室,必须提前一天与公司行政部联系预定,由行政人事部按照“部门服从公司会议,租赁服从部门会议,谁先定谁使用”的原则统一安排。
除特殊情况外,临时要求使用会议室,行政人事部可酌情安排。
3、使用会议室,与会人员要爱护会议室内的一切公共设施,禁止随便动用室内设备。
注意保持卫生,禁止吸烟,禁止随地丢弃杂物,严禁拖动桌椅;在使用完毕后,要认真清扫会议室卫生,及时清除垃圾,桌椅设备摆放整齐有序。
会议室清理完毕后,由行政部负责验收。
行政文员
《会议室管理规范》
租借管理
1、公司会议室外租只限于本商场内商家,不得租/借于商场外任何单位,特殊情况报总经理批准。
2、商家租用会议室须向行政部提出书面申请。
由公司行政部根据会议室预定情况确定使用时间。
3、确定外租后,公司行政人事部将会议室钥匙交付商管部,由其负责跟进商家使用会议室期间开门、锁门、检查设备、清点物资。
租借完毕后,商管部将钥匙归还公司行政部。
4、会议室外租期间,由商管部负责负责安排打扫卫生。
5、租借期间,公司物品出现丢失或损坏,商管部必须认真做好登记,并报公司行政部核价赔偿。
6、凡是减免租金费用的商家,必须由总经理签字批准。
行政文员/商管员
《会议室使用申请表》
外租费用
外租费用及相关租用配套设备详见《会议室管理规范》
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工作要点
管控内容
责任人
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支持文件
10
车
辆
管
理
用车申请流程
1、各部门用车均由公司行政人事部统一安排,统一调配。
2、车辆仅用于公司业务工作,未经批准不准使用,严禁利用公车外出旅游或学习驾驶技术。
3、公务用车,应事先填写《用车申请表》,报行政人事部审批同意后方可使用。
行政人事经理
《用车申请表》、《出车记录表》、《车况检查表》、
《公务车物资配备表》、《公务车加油登记表》
《车辆检修申请表》
《车辆管理规范》
车辆驾驶及物资配备
1、车辆在行车时应带齐所有交通部门备查的证件。
驾驶员驾车必须自觉遵守交通规则及公司的有关规章
制度,服从交通民警的指挥和检查,维护交通秩序,谦虚谨慎,文明驾车,确保行车安全。
2、根据《公务车物资配备表》随时检查车内的物资配备是否充足,如不充足则及时购买。
5、车辆的一切费用(修理费、油料费、路桥费、停车费、保险费等),必须先经公司行政人事部审核,再按程序办理报销手续,可按预算预支本月度费用。
司机
车辆检修
1、车辆如需检修,需要填写《车辆检修申请单》,注明检修内容及有关情况,经公司行政人事部核准、总经理批示后方可送到定点修理厂进行检修。
司机报销车辆检修费用时需同时附上检修发票及《车辆检修申请单》。
2、车辆在行车途中发生故障,可视实际情况进行修理,但要电话请示主管领导,返回后填写《车辆检修申请单》,否则其维修费用不予报销。
事故处理
1、凡因个人原因违章被交管部门处罚的,一切费用由当事人自行负担。
因路边违章停放而造成车身损坏,
有关修理等费用由当事人自行负责。
2、车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生,除向附近公安机关报案外,并须即刻与公司联络,并即通知保险公司办理赔偿手续。
司机出差补助
1、里程补助是指长途出差里程,不包含信阳范围内行车里程。
2、长途出差行车里程根据列车时刻表上的里程计算,不再精确到实际里程数。
3、补助标准为0.1元/公里。
4、如因特殊情况,行政人事部安排公司其他人员长途代驾的,按司机出差补助标准进行补助。
司机
行政文员
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
11
对
讲
机
管
理
对讲机使用管理
1、对讲机仅限于在值班执勤时携带用,使用人员,严禁转借他人,严禁个人携带外出。
2、非24小时使用对讲机的部门,由部门经理负责早上发放、晚上收回,对领用时间、收回时间、性能状况等严格做好登记。
24小时使用对讲机的部门,由部门主管负责日常使用情况的检查和监督。
3、对讲机由各部门负责统一管理,按照“定岗”原则使用。
4、禁止部门主管以下人员专机专用现象,助理、班长、组长等人员使用对讲机,必须轮换使用,随同班
组交接时进行移交。
6、上班时间需按规定佩戴对讲机,并保持可通话状态,听见呼叫,5秒钟内给予回复,因未充电或其他人为原因导致对讲机未正常使用,按甲级违规处理。
使用对讲的各部门经理及具体使用人员
《对讲机每日使用情况登记表》
《对讲机使用管理规范》
维修与
保养
1、要爱护对讲机,若出现故障,交行政部进行维修。
严禁在机身上乱划、做标记、私自乱拆、乱调、敲
打、抛扔等行为,如因上述情况造成对讲机损坏或丢失,将按照对讲机实际维修的费用赔偿。
2、对讲机电池充电应指定专人负责,凡是充电器红灯变绿后立即取下,严禁持续充电,因上述情况造成的电池损坏,将由负责人按照电池市场价格进行赔偿。
3、对讲机维修只限于部件老化所引起的故障;对外壳破损、电线折断、对讲机落水(淋雨)造成主板损坏、频道开关(声音开关)损坏以及其它因摔碰造成的故障,将追究个人责任,由责任人承担维修费用。
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
12
工
装
管
理
工装配发及换新周期
1、工装按岗位配发工装,部门工装为量身定制,有一定的制作周期。
新员工入职经试用合格后配发工装,
保洁、电工上岗后即配发。
2、除保安、保洁、工程人员外,员工离职时,所配发的工服公司不收回,按公司购买的成本标准及工服
非使用期限折扣回工服的成本,保安、保洁、工程工服离职时洗涤干净交还工服至公司行政人事部。
3、换新装周期:
清洁、电工周期为1年,保安员为2年,其他为3年,期满后服装归员工所有。
公司所有员工
《员工工装领用表》
《工装管理规范》
着装规定
1、员工上岗时,仪容仪表和着装应端庄、大方、得体,要保持干净整洁和良好的个人卫生,行为举止合
乎礼仪。
2、男员工在办公区域上班或外出办公必须穿商务正装;衬衫应束在长裤内。
服装要干净、熨烫整齐、无污渍。
已经发放工装的员工上班期间必须穿工装。
3、女员工在办公区域上班或外出办公应着较正式场合的服装,已经发放工装的员工上班期间必须穿工装。
4、员工在上班期间,应统一穿深色皮鞋,要保持皮鞋光亮整洁,禁止穿拖鞋上班。
因工作性质原因需要穿戴其他服装的需要到行政部审批备案。
5、工作时间不得穿着带有与本公司业务相同或相近的其他公司名称或标志的服装。
6、员工着装要干净、熨烫整齐,无污渍,无少扣、开线、撕裂、破损等情形,鞋袜搭配要适当。
仪容仪表
1、男员工不蓄须,不留长发(头发长度前不压眉,侧不掩耳,后不过领),不烫发、染发或佩戴夸张饰品。
2、女员工应化淡妆,不染夸张彩发,发型要整齐精干。
不佩戴过多、过分夸张或易脱落的饰品,不留长指甲,不染甲。
检查监督
1、员工在工作时间出现违反本规定的情形,发现一次处以20元罚款;
2、情节严重的除罚款外还应给予当事人通报批评。
项目
工作要点
管控内容
责任人
工作记录
支持文件
13
宿
舍
管
理
秩序管理
1、住宿员工按分配的房间、床位住宿,未经公司行政人事部许可,任何人不得私自变动。
2、住宿员工有责任维护公司所有公共设施(如电视机、洗衣机、卫浴设备、门窗、床铺等)完好,因个人原因造成损坏,由员工承担赔偿责任,同时公司将酌情进行处罚;如公共设施故障非个人故意损坏行为,则应及时告知行政人事部,由行政人事部联系相关人员进行维修,维修费用由该宿舍人员共同承担。
3、室内不得使用或存放危险及违禁物品,以防安全隐患。
4、节约用水用电,用完随手关闭水源电源开关,杜绝“长流水”、“长明灯”现象。
5、禁止从窗口向外倒污水、抛废物,严禁乱拉、乱接电线、焚烧废物等。
6、禁止在宿舍内酗酒、赌博、打麻将或从事其他不健康活动。
7、禁止在宿舍大声喧哗、打闹、跳舞。
使用电视机、音响应将音量控制在适当范围,以免妨碍他人休息。
8、严禁向厕所内乱倒乱扔剩饭剩菜
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