通用操作说明手册.docx
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通用操作说明手册
呼和浩特方圆衡器厂
weight-soft称重管理系统----V5.0
一、统要求
1.1硬件配置
a.奔腾233以上CPU
b.32M以上内存
c.不少于100MB的硬盘空间
d.RS232通讯模式的各类称重显示器
e.一根9针头串口通信电缆
f.安装光盘
g.EPSOM/LQ/Pn等系列打印机
1.2软件环境
中文WIN98或WIN98以上操作系统
1.3人员配置
a.操作人员了解windows基本操作,熟悉称重的流程操作
b.管理人员熟悉windows,数据库管理知识
二、安装过程
a.开机进入windows操作系统,将安装光盘插入光盘驱动器
b.运行SETUP.EXE,安装程序文件。
c.根据Setup向导的提示进行操作,选择安装目录,直至安装完毕(可以更改安装目录,但不能将其指定为根目录;文件拷贝过程中如果有dll文件与Windows已有文件出现写文件冲突或其它错误,请选择忽略)
d.将称重仪表显示器与计算机串行口COM1或COM2相连
e.对称重显示器设置波特率,并标定成连续方式。
例:
XK3190-A1:
设置成连续方式
XK3190-A2:
设置成连续方式
XK3190-D2:
设置成连续方式
XK3190-D6:
设置成连续方式
托利多-8142:
设置成连续方式
f.在windows下,进入[打印机]—[纸张]—[纸张大小],进行设置,大小视具体磅单而定。
三、操作过程
a.运行硬盘安装目录下的执行文件weight.exe,或直接运行快捷方式。
b.系统初始化之后,首先出现用户登录框,如图
(一)键入操作员代码‘000’,姓名显示‘司磅员’,继续输入密码‘000’,确认之后就能进入系统。
图
(一)
输入正确的操作员代码与操作员口令,通过登录框的口令验证后,正常进入称重系统主界面。
c.系统主画面。
如图
(2)
图
(二)
主菜单共有五个大项,虽然称重系统变通版针对不同的需求有不同的改动,但是它们的操作是大同小异的,所以掌握了通用程序的操作规程,其它也就轻车熟路了。
主菜单一览:
称重管理(E)系统设置(S)汇总查询(L)系统维护(R)帮助(H)
|||||
电子称重端口设置出库权限管理帮助主题
磅单修改车型设置入库数据备份关于……
手工录入地区设置数据恢复退出系统
磅单查询品种设置数据清空
计算器
称重系统中最常用的操作在称重管理菜单中,系统设置用于维护相关的基础信息,在系统初始化时录入相关数据,汇总查询用于在称重之后对所产生的数据进行分类统计并打印,系统维护则是系统对操作人员权限及数据的管理,并附赠一个计算器,帮助菜单提供了有关于软件的简单说明,但是更详细的操作说明请阅读本说明书手册。
下面我们就每个菜单的功能与操作步骤进行逐一说明。
3.1称重管理
称重管理下设四个子菜单,即电子称重、手工录入、单据修改、单据查询。
1、电子称重:
在整套称重过程中,早已实现了现代化的管理,精密且准确的称重必须使用电子秤,从过毛到回皮过程中,电子秤中数据直接传输至计算机中,由称重系统接收,操作员在此操作界面中根据所作操作选择测量毛重或测量皮重即可。
在测量皮重过程中,可根据扣杂等其它项目确定出产品净重,如果有单价,再与单价计算出应付的款项。
在以上操作中,如果已经点击了完成按钮,则数据直接存入数据库中,不能再进行取消。
相反,如果没有点击按钮,则随时可以单击返回/取消按钮取消当前的操作。
2、手工录入:
任何情况下都不能保证人为操作绝对不会出错,所以在某些特殊的情况下,因种种原由会出现磅单无效而需重新录入一张新的磅单的情况,但此时车辆已不能再重新过秤,所以电子称重也就不能进行,在这种情况下,应当使用手工录入,补齐所缺的磅单。
在本软件中,下设了手工录入的功能。
手工录入即所有的数据,包括皮重、毛重、扣杂、单价······等数据都是由人为手工录入的,为了保证数据的准确性,要求验证上级主管的二极权限密码。
注:
为了不影响系统统计数据的准确性,请您将原有的出错单据作废。
3、单据修改:
在磅单数据中,除了毛重、皮重这类由电子秤传入的数据外,还有许多人工录入的数据或网络传入的数据,当这些数据出错时,是允许进行修改的。
因此增设了单据修改的功能,此功能在电子称重菜单中可以直接调用。
由于它的修改直接影响到相关数据,因此在这里也要校验上级主管的二级权限密码。
4、单据查询:
当磅单数据录入完成后,为了便于日后的查询、核对,单据的查询功能是必不可少的。
为了快速定位至所要查询的磅单,单据查询可以根据不同的条件进行查询,包括流水号查询、车号查询、地区查询、货主查询。
同时附加一个功能,就是对未回皮的磅单的流水号进行查询。
为了让用户更清楚操作的流程,我们就以一个完整的称重流程为例,向您讲述一下:
司磅员输入自己的代码与口令进行系统。
首先,一辆重车进厂,仪表置零后,重车上秤,此时司磅员点击‘称重毛重’按钮,系统自动生成一个顺序产生的流水后,司磅员输入用户的基础信息:
地区、货主、车型、车号,再点击称重按钮,将仪表数据传入计算机,之后点击完成按钮,响铃,重车下秤。
在点击‘称重完成’按钮时,系统自动校验数据的正确性,包括:
地区不能为空、货主不能为空、车号不能为空、车号不能与未回皮车号重复、毛重不能小于或等于零。
当用户使用的车号已经存入历史皮重记录中时,系统询问司磅员是否进行一次打印,如果回答是,系统将以当前毛重与历史皮重相计算产生称重结果并打印,如果当前车号无历史皮重,则系统自动存储历史皮重。
当空车回皮时,司磅员首先单击‘称量皮重’按钮,再选择相应的车号,将其毛重单调出来,输入基础信息,包括:
扣杂、单价等(有些磅单无此数据,则无需录入),再单击称重按钮,将皮重由仪表传入计算机,单击‘称重完成’按钮,系统自动校验数据的正确性,如果当前车号有历史皮重,则系统提示,当前车号的历史皮重是某某数字,是否以当前的皮重数据覆盖历史皮重数据,如果覆盖司磅员点击是,否则点击否。
之后自动打印出磅单。
称重完成。
3.2系统设置
系统设置包括两类共五个子项,分别是端口设置、车型设置、地区设置、品种设置、未回皮车号设置,其中端口设置限定了仪表的类型,通常这些仪表的厂家不同,数据接收方式不同,是不能通用的。
下面就菜单下各自功能及操作逐一进行说明。
3.2.1单击[系统设置]——[端口设置],进入端口设置界面,如图三。
图(三)
在当前操作界面下,只可以改变端口与波特率两个参数,其它值都是固定的。
端口是指仪表与计算机连接时所占用的端口,大多数计算机板载两个端口,端口一与端口二,重复更改即可以测试出当前所接端口。
波特率是指当前所使用的仪表设定的波特率,必须指定与仪表相同的波特率,否则数据将不能正常接收。
如果不知道仪表的波特率,请以1200/2400/4800/9600的值进行逐一测试。
更改设置之后,点击‘应用’按钮,使改动生效,如果设置正确,您就可以从文本框内看到由仪表传输过来的数据。
确定按钮使设置生效并退出,‘取消’按钮取消当前操作并退出本界面。
3.2.2单击[系统设置]——[车型设置],进入车型设置界面,如图四。
图(四)
图四界面内所看到的车型是我们目前所设置的车型,它会在进行称重操作时出现在车型下拉列表框中,包括车型在内的品种、地区这些基础信息大多都是在我们操作之前都预设好了的。
当然,也可以在称重操作中再增加。
由于车型输入是在下拉列表中选择,所以要求至少保留一项,也就是说,当我们进行删除操作时,至少保留一项,不能全部都删除。
车型设置包括增加、修改、删除三种操作。
下面,我们对每一个按钮的功能与操作步骤作一简单说明:
增加:
首先点击‘增加’按钮,这时修改、删除、返回三个按钮无效,确定与取消按钮可用,并出现一个文本输入框,光标自动定位,在文本框内闪烁,我们输入要增加的车型,长度要求为4个汉字长度,也就是8个字符长度,当输入完成后,点击确定,这个过程中,系统会自动将您输入的内容截取为4个汉字长度,如果当前库中已有这类车型,则系统会提示您,不能输入重复的车型,要求您重新输入,请您输入新的车型,如果要取消当前的操作,只需点击取消按钮即可。
但如果是唯一的一种车型,则不能取消。
修改:
首先点击‘修改’按钮,这时增加、删除、返回三个按钮无效,确定与取消按钮可用,并出现一个文本输入框,文本框中的内容是当前所要修改的车型名称,车型名称为已选状态,光标自动定位,在文本框内闪烁,这时如果我们输入要车型名称,会直接替换当前车型。
车型名称的要求同上,长度要求为4个汉字长度,即8个字符长度,当输入完成后,点击确定,点击确定后,系统同样会自动将您输入的内容截取为4个汉字长度,如果您所修改的名称在当前库中已经存在,则系统会提示您,不能输入重复的车型,要求您重新输入,但是如果仍然是旧的车型,则系统允许(即不修改)。
如果要取消当前的操作,只需点击取消按钮即可。
删除:
首先点击‘删除’按钮,这时系统会弹出一个确认删除的对话框,如果你确定要删除当前选择的车型,请单击‘是’按钮,否则单击‘否’取消当前的操作。
系统要求至少保留一种车型,所以当你删除最后一个车型时,系统会再次提示‘你目前只有一种车型了,如果删除,必须增加’,如果你确定当前的操作,请您单击‘是’按钮,系统自动跳转至车型增加的界面,请您输入车型即可完成操作。
在此过程中,如果你强行退出系统,则下次进入系统时,系统会再次提示要求增加车型,请您输入车型名称后,再点击‘确定’按钮。
3.2.3地区设置
地区设置是对进行称重的供货单位进行设置,也有些厂家称作供货方、拉运单位等,但指的都是同一对象。
它的所有操作与车型设置完全相同,这里就不在重复说明了。
3.2.4品种设置
品种设置是对进行称重的货物品种进行设置,也有些厂家称作原料、物资名称等,但指的都是同一对象。
它的所有操作与车型设置完全相同,这里就不在重复说明了。
3.2.5车号设置
车号设置并不是基础信息中的车号进行预先的设定,而是对在进行称重时,过毛重,未回皮的车辆,进行记录。
回皮是以车皮为回皮标识的,也就是说在未回皮的车辆中不能有相同的车号,否则在回皮过程中,计算机就不能确定调用哪能一辆车。
因此,系统严格要求在称毛重过程中的车号输入。
但是有一种情况无法避免,就是如果某一辆车过了毛重,但还没有回皮,那么在未回皮车号中就记录了它的车号,这时如果它不回皮了,那么这个车号就被记录存储下了。
当它下次再过毛重时,它将不能使用这个车号。
针对这种情况,系统增加了车号设置的功能,它用于对这些已被登记,但又确认不再回皮的车号进行清除,它的操作非常简单,只有两个按钮,删除与返回。
这里就不在赘述了。
3.3汇总查询
很多生产厂家不仅原料需要称量,成品也需要称量,这样,称重就是双向行为,为了利于数据的统计,在称重过程中就将出库与入库区分开来,相应的,统计也分为出库统计与入库统计。
这两种统计除出库与入库不同之外,其它操作完全相同,我们就以出库统计为例,讲述一下操作规程。
点击:
[汇总查询]-[出库],进入出库汇总查询窗口。
首先,我们必须确定要统计的日期区间(可为日报、月报、年报),在界面左上角可以看到起始日期与终止日期,可以通过单击日报、月报、年报三个按钮确定包含当前系统日期在内的日期区间。
也可以单击区间右侧的日期图标按钮随意选择您所要统计的日期区间,但是系统要求起始日期必须小于终止日期。
区间确定之后,又分为单项分类统计或全部统计,单项分类统计包括按收货方统计、按供货方统计、按品种统计、按车号统计四类,全部统计即将目前所有包含在日期区的所有记录都统计汇总。
当我们进行单项统计时,首先给出相对应的值,例如按供货方统计可以首先在供货方下拉列表中选择我们要统计的供货方,当选择或输入值后,单击‘按……统计’按钮后,系统自动过滤满足条件的记录,再按过磅时间将它们显示排列在列表框内,用户可以拖动滚动条来查看,全部统计与单项统计的区别就是不需要输入值,它以日期区间为唯一索引条件。
在列表框中,列表的最后一行为统计数据,即某些数据的和,通常这些求和数据大多都是净重或金额。
当我们查询到满足条件的记录后,还可以进一步将它们打印出来,其中分类统计的打印非常好,它按各自的统计关键值进行索引,分打印出各自的汇总数据,例如我们选择分类统计当中的按品种统计,请参照下表统计之后的打印结果:
品种
净重(t)
金额(t)
石料
325.26
18865.08
精煤
589.26
52444.14
硅石
452.5
42082.5
由上表可知,按品种打印就是将每个品种的统计数据都分列出来。
这样我们就可以明确知道每一种物料的数量。
在执行打印操作时,系统会弹出对话框询问是否打印明细,明细列表通常比较多,用户可以根据实际情况选择是否打印。
3.4系统维护
系统维护分为对操作人员权限/密码的设置与对称重数据的维护,下面我们将分别讲述菜单功能与操作步骤。
3.4.1权限管理
权限管理可以对上级主管和司磅员进行各种操作,所以在进入本菜单时,要求验证主管口令。
单击系统维护——权限管理,弹出口令验证对话框窗口。
输入正确的代码与口令后,进入权限管理界面。
本菜单界面分一级菜单与二级菜单,窗口上部一级菜单的四个按钮为司磅员管理、上级主管管理、跳至查询、返回,窗口下部右侧的六个按钮为增加操作员、修改操作员、删除操作员、确定、取消、返回。
在称重管理菜单我们已经提过,进入手工录入与特殊修改时,需要先校验上级主管的二级密码,虽然每一个单位的管理情况可能不尽相同,但我们只设定了一级司磅员的权限与二级上级主管权限,司磅员权限不能进入的菜单有:
手工录入、磅单修改、权限修改、数据备份、数据恢复、数据清空等六个子菜单。
单击权限管理子菜单,弹出管理窗口。
本菜单界面中左边的是操作员代码、姓名、密码、权限四个浏览框,右边是编辑按钮,用户可以直接单击下拉列表或输入代码查看目前全部的人员信息(包括了所有的司磅员与上级主管)当需要对司磅员或上级主管进行编辑、增加、修改、删除操作时,操作步骤如下:
1、司磅员管理:
单击司磅员管理按钮,上部按钮锁定,右侧编辑按钮激活,用可以通过下拉列表选择或手工录入的方式选择代码,查看全部的司磅人员,增加按钮可以增加新的司磅人员,修改按钮可以对当前选择的司磅人员信息进行修改,包括代码、姓名与密码。
删除按钮可以将当前选择的司磅人员删除,每项操作点击确定则生效保存,点击取消恢复原有值,返回按钮用于退出当前的司磅员管理,激活一级菜单锁定二级菜单。
2、上级主管管理
同上略
附注:
上级主管与司磅员的代码是唯一的,不能相同,否则无效,当前删除至最后一个时必须增加,否则两种操作人员操作权限一旦丢失,将导致无法再进入系统。
鉴于上级主管可以互相操作,请您在使用过程中严格管理。
软件出厂时,初始化数据为:
司磅员代码001、姓名:
司磅员、密码:
001,上级主管001,密码:
001,姓名:
上级主管。
注:
关于上级主管
上级主管作为一个特殊用户,在系统中拥有最大的权力,可以进行所有操作。
在需要进行系统检修,系统维护,故障判定等操作时,用上级主管来登录是最合适的。
上级主管的密码一般应有系统最高的管理者掌握,并由他来进行操作。
建议其他用户在第一次登录时便将密码设置好,以确保本用户以及整个系统的信息安全。
3.4.2数据备份
数据备份的通常备份的最大单位为年备份,一年工作完成后,进行数据备份、清空,开始新的一年。
所以我们需要将旧的数据备份并存根。
在日常的操作中,为了防止病毒,计算机损坏、人为误操作或其它外部原因,我们需要定期的对数据进行存储,数据备份菜单就是在您所选择的盘符上,建立一个目录,命名为“数据备份”。
再以当前日期为文件名,生成一个数据文件,将当前的磅单存储起来。
但不存储地区、品种、运输工具等基础信息。
操作步聚如下:
单击数据备份菜单,弹出口令验证对话框,输入正确的上级主管代码与口令之后,单击确认按钮,弹出数据备份窗口,在下拉列表中选择您要备份的盘符,单击确定,当提示数据备份完成时,则完成数据备份操作,数据文件存储至您所选择的盘符上。
注:
(1)同一位置不能连续存储两次,否则提示错误,如果一定要执行此操作,请退出软件后,再进入即可。
(2)数据文件大小视磅单的数量而定,但无论有数据的多少,库容量都超过了1.44Mb,所以不能用软盘作数据备份。
3.4.3数据恢复
数据恢复与数据备份是一个相反的操作,由上可知,数据备份用于将截止至当前日期的数据备份为一个文件,文件名为备份时的日期,所以我们在进行数据恢复时,同样必须以日期为准,操作步骤如下:
单击数据恢复子菜单,弹出口令校验对话框,输入上级主管口令后进入操作界面,首先看到的是日期选择框,选择您要进行数据恢复的日期,单击下一步,弹出驱动器选择,选择您所要进行数据恢复的磁盘点击确定,系统自动在指定磁盘上默认目录下搜寻相应的库文件找到之后载入数据,提示恢复完成,否则提示文件找不到,本次操作失败。
说明:
如果操作失败,则原有记录不变,否则原有记录全部清空,替换为新的记录。
如果文件损坏,导致恢复数据中途出错,请清空数据之后重新恢复一个完整文件,否则将导致其它错误。
3.4.4数据清空
数据清空用于将当前库中的所有记录置空,一般用于年终作结算完成之后,开始新的记录,操作步骤很简单,单击数据清空菜单,系统询问是否清空,单击确定,将执行清空操作,单击取消退出。
说明:
数据清空操作用于清空数据,且为不可恢复操作,请务必谨慎,在作清空操作之前进行数据备份。
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