业务部门上线培训手册轻油.docx

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业务部门上线培训手册轻油

上线培训文档

（轻油）

二〇〇六年十月二十三日

目录

已售未提业务4

已提未售业务5

业务操作细节6

系统补录时间7

省公司与深圳公司间的交易业务7

换单换卡工作8

配送到终端客户的配送业务9

提油单改库业务10

系统组织结构变更业务10

油站业务11

二次物流配送对非统一纳税油站的配送业务12

价格主数据13

上线期间人员支持14

特殊业务处理办法16

1燃料油购进、销售业务16

2信用控制业务规定16

3寄外库发油业务17

4清净剂业务17

5加油站自用油业务规定18

上线期间SD讲师工作注意事项19

上线期间补录注意事项23

上线补录方案26

直销批发销售数据补录方案（轻油、燃料油、润滑油）27

1补录过程：

27

2补录前模版上报与提交29

3补录后模版的签署与提交29

零售销售数据补录方案（轻油）30

1补录过程31

2油站零售上载前文件上报的提交31

3油站零售上载后的文件提交32

润滑油零售数据（润滑油）32

1补录过程33

2润滑油零售上载前模版的提交34

3润滑油零售上载后的文档签署与提交35

上线前已售未提业务销售数据补录方案（轻油）36

1补录过程36

2上线前已售未提补录前模版的提交39

3上线前已售未提补录后的文档签署与提交39

上线前已提未售业务销售数据（轻油）40

1补录过程41

2已提未售补录前模板的提交42

3已提未售补录后的文档签署与提交43

二次物流销售数据（轻油）44

1补录过程44

2二次物流销售补录前模版的提交45

3二次物流销售补录后的文档签署与提交46

终端配送销售数据47

1补录过程47

退单退票销售数据（轻油、燃料油、润滑油）48

1补录过程48

2退单退票补录前模版的提交49

3退货退票业务补录后的文档签署与提交49

换单换卡业务（会员卡、普通卡）50

1补录过程（润滑油）51

2补录过程（轻油、燃料油）51

静态主数据（轻油、燃料油、润滑油）54

1补录过程54

已售未提业务

涉及部门：

业务处、零管处、业务部、零售部、中心油站

⏹自10月20号起，各业务部门应适当控制销售节奏，尽量减少现有已售未提库存数量；

⏹深圳分公司、粤东分公司、广州分公司以及其它地市公司，要清理存在大批量的已售未提业务，强调必须清理早期的在已售未提业务，适当保留部分已售未提业务。

对于不能清理完毕的要保证已售未提账实的准确性；

⏹10月30日8时后到11月11日24时上线期间，各直销批发业务的开票点，在对客户销售业务中应尽量做到即买即提，严格禁止大单销售，尽量减少新的已售未提业务产生，实现当日销售当日提油；

⏹对于盘点前的所有已售未提业务，在11月1日8时后到11月11日24时前的补录单据时间段，一律按照定量业务处理；

⏹10月30日8时盘点前，未处理完毕的已售未提业务中，严禁包含非定量与实收量业务，否则上线期间一律作为定量销售业务处理；

⏹盘点前代保管库存的补录，各地市从经营管理系统中导出，省公司将会批量导入SAP系统。

（10月30日8时盘点前的未清已售未提业务）；

已提未售业务

涉及部门：

业务处、业务部

⏹各地市公司务必杜绝已提未售业务，以便为油库盘点提供方便，以避免系统上线风险；

⏹已提未售业务将会给换单换卡核对数量工作带来很大风险，否则在换单换卡工作时，各地市本部开票点在系统中查找客户未提数量，很难将已售提未提数量与已提未售数量区分开；

⏹根据中石化的统一要求，在上线后SAP系统的使用，必须做到日清日结工作，将不允许存在已提未售业务；

⏹各地市公司严禁出现即未完成开票，又未完成提油的销售业务，否则系统在上线期间无法处理；

⏹对于在经营管理系统中已开出提油单据，客户已将提油单据取走，但客户在在10月30日8点盘点前，又未将油品提走或只提一部份油品，也未进行开发票的业务，严禁出现。

必须要求客户在10月30日8点盘点前将油品提走结清，否则收回客户提油单据，冲销此笔业务（如已在旧系统中录入的未提油未开票的实收量、非定量业务）；

业务操作细节

涉及部门：

业务处、业务部

⏹10月30日8时后到11月11日24时上线期间，严禁开出跨本地市公司的提油单；

例：

东莞章村开票点开出的提油单据，在广州黄浦油库提油，这样广州黄浦油库操作人员发货过账时，需要到东莞ERP支持中心补录的SD模板中查询外向交货单号码，多个地市公司都开出跨地市提油单，将导致油库很难进行销售发货补录工作；

⏹10月30日8时后到11月11日24时上线期间，销售业务尽量根据本地市辖区内油库实际自有库存进行开单，减少出现开超出自有库存订单而导致负库存的现象；

⏹10月30日8时后到11月11日24时上线期间，各经营部、开票点严禁出现退单退票销售业务；

⏹10月30日8时后到11月11日24时前，各开票点、经营部不允许进行非定量与实收量交接的业务；

⏹10月30日8时后到11月11日24时前，各开票点、经营部不允许开大单，各开票点、经营部对于经营管理系统已开出的提单不允许再做拆单业务；

⏹各地市支持点补录在SAP系统中的单据必须按经营管理系统的提油单补录，不得合并补录，在补录时必须将经营管理系统的提油单号完整的补录到SAP系统中；

⏹关于普通发票的打印，能统一格式的地市公司，可以通过系统中的程序打印普通发票，如果不能统一的地市公司按以前模式操作。

系统补录时间

涉及部门：

业务处、零管处、业务部、零售部、中心油站

⏹在上线期间所有业务必须在旧系统中开单操作，严禁出现手工单

⏹10月30日8时后到11月11日24时前，上线期间发生的业务，从11月1日8时开始各地市支持点，手工录入SAP系统，只能录入系统过账无关的数据，从11月9日8时后到11月11日24时前各地市支持点开始对未过账的业务手工过账；

⏹各市公司11月2日前上报《10月底盘点表》已售未提汇总和明细数据、《上线前代保管补录模板》、《已售未提的客户清单》，省公司11月6日前导入SAP系统，11月6日前将SAP系统上线前代保管订单和交货单明细下发各市公司SD讲师；

省公司与深圳公司间的交易业务

涉及部门：

财资处、调运处、业务处、业务部

⏹深圳与省公司间在10月30号8时前的业务交易，在10月31号之前必须完成，对10月30号8时前深圳与省公司间业务交易，未进行销售开票结算的，必须进行销售开票结算。

⏹对于无法完成结算的，在盘点时省公司业务处要按已提未售提报，并在上线期间作为已提未售业务，由省公司本部开票点作为已提未售业务补录入SAP系统。

⏹10月30日8时后到11月11日24时前，上线期间10月30日8时盘点后发生的深圳与省公司间实际发生油品转移的业务交易，由省公司调运处与深圳公司业务处，分别填报公司间交易补录模版，在11月09日8时后至11月11日24时前，分别由省公司调运处通知财资处本部开票点与深圳公司业务处本部开票点补录入系统。

换单换卡工作

涉及部门：

业务处、业务部

⏹11月1日到11月17日补单期间，各地市业务部门要调配人员到ERP支持点加强换卡及补录单据工作。

⏹在10月30日8时后到11月11日24时前上线补录期间，客户仍然按旧提油单提油，计划在11月12日8时进行系统切换，系统切换后将无法使用旧提油单提油。

⏹11月12日到11月17日进行换单换卡工作，换单工作在本部业务部进行更换工作；各地市公司业务部必须提前准备好会员卡及数量较多的普通卡；业务部门要通知所有客户到各地市本部领取或更换电子提油卡。

会员客户的会员卡，不允许提前发放给会员卡客户。

⏹对无已售未提的客户，开票员在核对该客户无未清业务时，再予以发放会员卡。

⏹自11月12日8时起对于换单换卡工作未清理完毕的不允许开展新的销售业务，必须换卡后才能进行销售业务。

11月12日8时系统将会冻结换单换卡工作未清理完毕的客户。

⏹上线后各开票点、自有油库均使用电子提单系统。

对于不使用电子提单系统的油库，主要是寄外库，各地市公司必须明确纸质单据流转过程，并下发单据格式模版。

⏹各地市开票点，必须提前准备好纸质单据的打印纸张，确保打印设备的完好。

配送到终端客户的配送业务

涉及部门：

零配中心、各地市调运部门

⏹在10月30日8时后到11月11日24时前上线补录期间，深圳市公司仍按旧提油卡提油，其它地市司机仍然按旧提油单提油。

计划在11月12日8时进行系统切换，系统切换后将不再使用旧提油单提油。

⏹司机卡提前发放给司机或相关车队，零配中心与各地市公司调度组等对应职能部门要做好领卡登记工作；

⏹零配中心与各地市公司调度组等对应职能部门，对终端客户的配送计划只安排到11月11日24时前。

⏹所有实际配送业务，必须根据配送计划在系统切换前（11月11日）提油配送完毕。

⏹各经营部对于11月11日前未安排配送的业务，在SAP系统中查找出需配送的业务单据，11月12日重新提报配送到终端客户的配送计划，给对应的零配中心与各地市调度小组。

⏹11月12日8时各地市调度小组及润滑油销售中心调度岗，在SAP系统中重新安排对终端客户配送的调度计划。

提油单改库业务

涉及部门：

业务处、零管处、油库

⏹在10月30日8时后到11月11日24时前上线期间，开票员在开展销售业务时，查看油库库存，尽量降低油库库存地的变更；

⏹由于SAP系统是个集成系统，变更库存地，就必须在系统中冲销单据。

如果发生定量销售业务的改库，那代保管交货单的单号都会发生改变，将导致换单换卡业务很难操作与很难核对准确数据；

⏹如有必要时要按此操作；开票点在换库时必须提前通知ERP支持点SD讲师，同时在提报的模版上更新对应单号并重新提交模版，MM最终用户在销售发货补录时，必须检查MM提报补录模版的油库工厂库存地点与交货单的油库工厂库存地点的一致性；

⏹省公司业务处在上线期间，将单据冲销权限下放给各开票员，上线结束后收回权限；

系统组织结构变更业务

涉及部门：

业务处、零管处、业务部、零售部

⏹上线期间原则上不新增加轻油经营部、润滑油门店与加油站对应的销售组，如果必须增加业务数据,由各经营部、油站自行挂到附近的润滑油门店或加油站或经营部，合并业务导入数据，上线后申请新代码，数据再执行分开导入。

油站业务

涉及部门：

业务处、零管处、业务部、零售部

⏹各地市公司必须明确，中心站不能代替开票点，行使开单开票职能，必须由各开票点开单；

⏹无法实时在线与SAP系统相联网的油站，不得作为中心站；

⏹各地市必须根据省公司签署下发中心油站清单，进行业务操作。

对于非中心油站不能存在已售未提业务，如有存在的必须在10月25日前清理完毕；

⏹在正式上线时，作为批直业务提油点的中心站，如果在10月30日盘点前还存在未清已售未提业务的，必须按上线前已售未提补录方案操作。

各地市公司业务部也必须上报中心站的已售未提数据，并提交对应已售未提盘点数据。

各地市公司要尽量清理作为批直业务提油点中心站的已售未业务，并确保已售未提业务的账实准确；

⏹除中心站外其它油站对销售代保管的清理，必须在10月31号之前完成，类似中经卡，润裕卡在珠海油站产生的销售代保管的清理；

二次物流配送对非统一纳税油站的配送业务

涉及部门：

业务处、零管处、零配中心、业务部、零售部、零配部

⏹以下10月30日8点盘点前后的业务时间界定，指真正移库的配送计划时间，真正发生移库的业务交易时间，而非计划或单据结算的交易时间；

⏹对于二次物流配送计划中对非统一纳税油站的配送业务，在SAP系统中将非统一纳税油站作为客户，按销售方式处理；

⏹在10月30日8时到11月12日24时上线期间内，各地市公司对非统一纳税油站的销售价格必须保持稳定，并在10月22日前必须提报给省公司各地市公司在在10月30日到11月12日期间的差价，由省公司统一维护。

在11月12日上线后，各地公司自行维护；

⏹在10月对非统一纳税油站的开票，要做到当月实际配送多少油就开多少票。

对于在10月30号8时前，已发生移库的二次物流配送对非统一纳税油站配送业务的交易，未进行销售开票结算的，在10月31号之前必须完成进行销售开票结算；

⏹对于无法完成结算的，以盘点时刻为准，省公司业务处要按已提未售提报，并在上线补录期间作为已提未售业务，由省公司零配中心按已提未售盘点数量，虚拟一笔配送计划通过石化集成系统自动导入SAP作为已提未售销售业务。

⏹不纳入二次物流配送计划的非统一纳税油站，在各经营部开票点开单，作为外部批直客户处理。

⏹10月30日8时后到11月11日24时前，上线期间发生对非统一纳税油站的二次物流配送计划（计划在10月30日8时后移库的配送计划），省公司零配中心仍然按原业务方式处理，石化集成系统自10月29日起，将会根据二次物流配送计划，自动将对10月30日8时后移库的配送计划导入SAP作为销售业务。

在11月09日8时后至11月11日24时前，各地市公司MM最终用户，将根据二次物流配送司机提油的补录模版，在SAP中补录发货过账，各地市本部开票点并将发票开具完毕。

⏹在11月12日8时正式上线后各市公司本部开票点每天要对配送给独立纳税自营油站的油品进行开发票处理。

⏹系统切换后，针对非统一纳税油站的二次物流配送计划，业务部要求零配中心尽量不作变更，如有变更零配中心必需通知各地市对应的业务部，业务部必需在系统中作对应的变更处理。

⏹在10月30日8时到11月12日24时上线期间，针对非统一纳税油站的二次物流配送计划，零配中心严禁出现变更。

价格主数据

涉及部门：

业务处、零管处、业务部、零售部

⏹在10月30日8时后到11月11日24时前上线期间，应尽量保证销售价格的稳定，避免价格的频繁变动，以免造成补录数据的混乱；

⏹在10月30日8时后到11月11日24时前上线期间，各地市执行的销售价格不得低于省公司最低限价，省公司在此上线期间制定的最低限价要尽量降低，以避免补录数据时出现大量的订单审批工作；

⏹11月11日24时后，省公司最低限价与各市公司自行加价，由各公司对应的价格管理岗位自行录入系统；

⏹上线前省公司及各地市公司各相关业务部门，在提交价格主数据时必须确保每个客户、每个油品都有对应的价格及多种价格单位的定价；

⏹针对部分地市公司销售实际，若只存在以吨或升作为单一销售单位的，在系统中仅需对升或吨作为销售计价单位进行维护；对于同时存在以升和吨两种销售单位的市公司，必须对两种销售单位同时进行价格维护，包括省公司对地市公司下发的价格；

⏹在10月30日至11月11日期间非统一纳税油站价格在10月22日要维护到SAP系统，11月12日开始，由省公司下达最低价格，各地市公司自己在系统维护市公司正向加价。

上线期间人员支持

涉及部门：

业务处、零管处、业务部、零售部、财资处

⏹在10月30日至11月11日期间SAP系统存在低价审批程序，省公司最低限价尽量制定较低，可以避免省公司的进行低价审批操作，上线期间低价订单审批工作由省公司业务处吴小聪负责；

⏹上线期间遇到超过300吨销售业务，需要信用特批解冻的，由省公司业务处信用审批岗黄振负责；自11月1日起必须集中到省公司ERP支持中心办公，以便迅速支持各地市的业务补录运作；

⏹上线期间信用主数据，由省公司财资处信用管理岗刘军负责信用主数据维护；

⏹上线期间零售客户主数据，由省公司零售管理处客户管理岗叶妙琴负责零售客户主数据的维护工作，自11月1日起必须集中到省公司ERP支持中心办公，以便迅速支持各地市的业务补录运作；

⏹上线期间批直业务客户主数据，由省公司业务处客户管理岗刘汉斌负责批直业务客户主数据的维护工作；自11月1日起必须集中到省公司ERP支持中心办公，以便迅速支持各地市的业务补录运作；

⏹上线期间批直业务价格主数据，由省公司业务处价格管理岗吴小聪负责价格主数据的维护工作；自11月1日起必须集中到省公司ERP支持中心办公，以便迅速支持各地市的业务补录运作；

⏹各地市在上线期间遇到主数据缺漏、错误问题，可以提报以上对应接口人员，在提交前必须由各地市公司的业务部门领导签署确认，以便准确考核；

⏹各地市必须保证提交填写客户主数据模版里的栏位正确性，省公司业务处要特别检查客户组字段填写的正确性，避免导致该客户丢失价格或价格错误；

⏹在系统上线期间，信用控制功能与低价审批功能将启用。

各地市公司在上线补录期间，务必注意自己的销售价格与客户的信用额度、应收帐款状况，各300吨以下的销售业务，需要特别审批通过的，由市公司业务部主任负责解冻；

⏹在10月30日－11月11日补录期间，SAP系统产品分配功能（限量计划）不予启用；

特殊业务处理办法

1燃料油购进、销售业务

Ø在SAP系统中采用先购进后销售的方式，由业务部门暂估一个价格，通知调运部门录入采购订单，并由调运处或市公司业务部对虚拟油库收货，收货完毕后，业务部开票点按正常的业务开具单据进行销售。

调运处收到结算单据后，根据实际价格调整结算单价，进行发票勾兑校验。

Ø对于燃料油销售，由客户直接去供应商提油，或由供应商直接配送给客户的业务。

按油品直售流程，采用实际业务先进行操作，后期根据结算单据由调运部门进行采购的补录，各地市本部开票点补录入SAP系统。

2信用控制业务规定

⏹高风险的客户，采用控制应收帐款，不控制信用额度，一般不赋予信用额度，一般是新客户或一次性购油客户；

⏹低风险的客户，采用控制信用额度，不控制应收帐款。

一般授予信用额度。

一般是老客户、会员客户；

⏹信用冻结订单特批解冻权限负责部门:

300吨以下由市公司业务部主任解冻，300吨以上由省公司业务处解冻；

⏹系统上线后信用额度的维护由财资处负责;

3寄外库发油业务

⏹目前类似深圳的燃料油在外库管理业务（松岗油库）。

如松岗油库每月一次将汇总的油料收发数据报给深圳燃料油公司，即SAP无法得到实时的燃料油进、销、存数据。

Ø建议对于外库管理的业务，采用定量销售流程，业务操作定量销售订单，当提货单据开具出给客户后，在系统中立即进行发货过账。

对于客户的代保管库存，在SAP系统中不进行体现。

根据寄外库盘点的时间，分别提报油库的进、销、存及客户代保管数量。

寄外库盘点不能提报客户代保管数量，采用跟据实际销售量减去客户提油量得出代保管库存，根据实存量减去客户代保管数量得出自有库存油量。

并根据客户提报数据时间，在当期进行损益处理。

Ø外库采用纸质单据处理。

4清净剂业务

Ø在SAP订单中标注出单油品含有清净剂。

Ø含清净剂的订单价格，在订单录入时自行加价处理。

Ø在电子提单验票时，显示出所发油品含有清净剂。

Ø在开发票的备注栏位显示出清净剂。

Ø油库使用升降级来处理清净剂的油品库存。

5加油站自用油业务规定

⏹加油站自用油指本加油站发电用油，其它一切用油均不包含；

⏹加油站自用油部分地市作为费用处理，部分地市作为销售处理；

⏹执行自用油作为费用处理的地市清单，按省公司财资处公布的文件执行；

⏹自用油销售与费用如需调整处理的，由由财资处负责处理调整；

上线期间SD讲师工作注意事项

1、各实施点SD负责人下到地市后，首先要参考《广东石油xxx分公司SD上线参与人员名单》确认SD模块参与上线人员名单，把《广东石油11月正式上线数据补录实施计划SD_1.0》、《广东石油11月正式上线数据录入后核对计划SD_1.0》、《广东石油11月正式上线数据提报计划SD_1.0》以上三张表的计划与人员名单填写完毕，在填写计划时必须明确责任到人。

2、安排半天要求所有参与SD上线人员，参加正式上线动员大会。

3、召开正式上线动员大会后，可立即实施培训工作，培训包括计划与实施方案培训及SD模块补录方案、补录模版、补录计划的讲解。

4、本次培训各地市公司，SD讲师必须认真做好培训，提前将教材发放给最终用户，不得敷衍了事，各支持点负责人员必须做好核实工作。

5、培训安排时，各开票点与经营网点最好安排两个以上人员前来培训。

从11月1日开始到11月11日，其中一位开票员要到支持中心补录数据,所以在人员培训时讲师要注意安排好人员轮流前来培训。

6、培训完毕后，将各开票点与经营网点人员安排好填报模版工作，可适当留取个别人员协助项目上线工作，其余人员在2006年11月1日前回各自岗位工作。

对于回各自岗位的参与上线人员，要跟踪进度按计划做好每日的模版上报核对等工作。

7、各开票点、经营网点，最好可以安排专人负责填报模版工作，其他开票人员负责实际业务与旧系统开单。

除油库外，中心油站也存在批直销售发货业务，注意与MM讲师协调好中心油站负责销售发货过账人员的上线安排。

8、2006年11月1日上午，SD各相关补录人员必须到各市ERP支持中心报道，下午开展补录准备工作。

9、对于开票网点较多的市公司一定要把计划细化，补录开票点可以按计划时间表，分开到ERP支持中心进行补录工作。

分开补录会造成的影响：

Ø无法日清日结，每日的日清日结工作要到补录完成后才能结束。

ØMM负责销售发货补录人员，在补发货时也会增加操作难度。

对于超过10个开票点，特别类似于广州市公司，目前共有27个开票点，业务量也较大的市公司。

ERP支持中心SD负责人员要注意此问题，尽量争取到更多的办公设备。

10、2006年11月9日，必须等到系统开账之后才能按补录方案在系统中进行和过账相关的补录工作；

11、MM负责销售发货补录人员与SD销售业务是关联密切的岗位，SD模块在培训时要把此岗位安排一起培训，以便销售补录工作执行顺畅，MM负责销售发货补录人员与SD补录人员安排的办公座位最好一一对应，以便及时交流与沟通；

12、油于存在跨地市提油的情况，经营部开票员要注意把对应的补录模板传递给相应地市油库的验票员，油库验票员在系统中查找交货单时要注意不要输入销售办事处；

13、补录人员为最终用户，讲师要负责好指导与协调补录工作。

在补录时，要强调补录人员按补录方案认真仔细进行补录工作，如果发现不能确定的业务与问题时，必须及时上报实施点负责人。

14、每日补录完毕后，一定要将补录入系统的数据与补录模版的填报数据进行仔细核对，做好补录后的核对与提报工作；

15、在补录工作开始后，SD讲师每日要指导好补录人员进行日清日结工作，要保证每日的业务做到日清日结。

16、上线前的已提未售注意要分成两部分，一部分是客户已经全部提油的，还有一部分是未全部提油的（这部分要从上线前代保管中剥离出来，不能体现在上线前代保管补录模板中，以免重复计算）

17、补录时必须按照原有的提单号完整的输入SAP，不能用全角及特殊符号录入，否则在SAP系统中无法查询到该账单据。

18、其它地市公司（深圳）如果存在上线前非定量，实收量已售未提业务的，在10月30日早8时前尽量将油品提出库，并将此类业务清理完毕。

此类业务在旧系统中已开出提油单，客户已将提油单取走，但并未去油库提油，也未对客户开具发票（未提未售）。

如果不能清理完毕的，严禁作为上线前已售未提及上线前已提未售数据提填报，统一在10月30日早8时以后作为新业务，并作为独立模版按《非定量销售业务补录模板》、《实收量销售业务补录模板》填报。

此类业务必须在11月11日24时前补录入SAP，否则将会影响客户换单换卡工作。

19、各地市SD讲师在10月25日至10月30日，要组织最终用户参考组织结构文档对主数据进行缺漏的检查。

（油库代