008 费用管理操作规程.docx

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008费用管理操作规程

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1.0

费用管理操作规程

XXX股份有限公司

金蝶软件（中国）有限公司

2018年10月15日

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1.费用管理参数设置5

1.1系统参数设置5

1.1.1操作岗位5

1.1.2操作界面说明5

2.费用管理基础资料7

2.1要素项目7

2.1.1操作岗位7

2.1.2操作界面说明7

3.费用管理初始化9

3.1初始化9

3.1.1操作岗位10

3.1.2操作界面说明10

4.费用管理操作规程13

4.1与总账集成14

1、流程图14

2、操作界面说明15

4.2与应付系统集成19

1、流程图19

2、操作界面说明20

4.3与现金管理集成26

1、流程图26

2、操作界面说明27

4.4与总账+应付系统集成33

1、流程图33

2、操作界面说明34

1.费用管理参数设置

1.1系统参数设置

1.1.1操作岗位

一般由财务部制定，财务人员维护

1.1.2操作界面说明

1、参数设置

1）进入界面：

系统设置-系统设置-费用管理-系统参数设置

2）操作界面：

3）设置处理：

操作说明：

字段名

说明

启用日期

默认等于系统的当前日期，是费用管理模块的启用日期，该日期要大于等于与之集成相关系统的启用日期。

如与总账集成，在费用管理的启用日期不能早于总账业务的启用日期

与总账集成

该集成策略下，单据不会同步到应付或现金系统。

与应付系统集成

与应付集成，“挂账”参数必选；同步单据在应付系统处理。

与现金管理集成

与现金集成，默认选中且不允许取消“与总账集成”，且不允许选择“与应付系统集成”，同步单据在现金管理中处理。

与总账+应付集成

“挂账”参数为可选，若勾选，同步单据在应付系统中处理；若不勾选，策略同“与总账集成”一致。

费用项目组

关联“系统设置-基础资料-公共资料-要素项目”，默认是“管理费用、制造费用、销售费用”，可根据需要增加分组。

只有在显示增加的分组，才可以在费用管理的单据上选择到该分组下的具体费用明细项目。

实施注意点

挂账参数：

指的是“费用（借款）申请”、“出差（借款）申请”、“费用报销”、“差旅费报销”单据新增界面上的“挂账”字段。

2.费用管理基础资料

费用管理基础资料含币别、汇率、职员、客户等内容，由于这些资料在各个业务模块中均是共用资料，这里不再作过多的介绍。

下面主要针对费用管理模块涉及到的基础资料做操作说明。

2.1要素项目

该基础资料在在公共资料中叫做“要素项目”，费用管理模块叫做“费用项目”，“费用项目”与“要素项目”是一个基础资料。

2.1.1操作岗位

一般由财务部制定，财务人员维护。

2.1.2操作界面说明

1、进入界面：

系统设置-基础资料-公共资料-要素项目

2、操作界面：

3、新增处理：

操作说明：

数据项

说明

是否必录

代码

要素项目代码。

是

名称

要素项目的具体名称名称，用户手工录入。

是

全名

要素项目的名称与其上级名称共同组成，由系统自动给出，且不允许编辑。

是

成本项目

定义要素项目对应的成本项目，可以通过F7、F8进行选择。

否

现金流量类别

通过F7、F8进行选择，这个属性在现金流量分析中使用。

否

收支属性

收入/支出

是

往来科目

可以通过F7、F8进行选择；集成方式选择“仅与总账集成”、“仅与现金系统集成”可选任意科目；集成方式选择与“与应付集成”，若应付系统设置“启用对账与调汇”时，只允许选择受控科目，否则，可选任意科目。

是

对方科目

可以通过F7、F8进行选择；可选任意科目。

是

备注

说明性文字。

否

3.费用管理初始化

3.1初始化

历史借款余额录入功能用来维护用户的历史借款（没使用费用管理模块前就已存在的借款，当启用费用管理模块后，建议用户通过正常的申请、报销流程来实现费用的管理），方便用户将历史借款输入费用管理系统，实现后续费用管理相关业务的核销操作。

实施注意：

由于历史借款余额反映的是启用费用管理之前的，历史已发生的未报销完成的借款数据，因此，历史借款业务审核之后，不会同步产生任何单据，在报销单与历史借款的核销处理时，包含了历史借款单据的处理，但在应付系统中进行费用类型单据的核销处理时，不包含这部分数据，需要用户手工在应付系统录入后才能处理这部分费用的核销。

3.1.1操作岗位

一般由财务部制定，财务人员维护。

3.1.2操作界面说明

1、进入界面：

系统设置-初始化-费用管理-历史借款余额录入

2、操作界面：

3、新增处理：

操作说明：

1）手工新增操作说明：

单据头说明：

数据项

说明

必填项（是/否）

单据编号

系统自动生成，根据【单据设置】－【历史借款余额】的参数设置。

默认设置为“使用编码规则”，编号规则为【LSJK+序列号】，序列号为六位数，顺序生成，编号全局唯一

是

制单日期

即制作单据的日期，新增单据时系统自动显示当前系统日期，不允许用户对该日期进行修改。

是

制单人

即当前单据的录入操作员，单据保存时，由系统根据当前操作员自动生成，并不再随修改而改变。

是

审核人

即业务审核的操作员，在业务审核人审核后，由系统根据当前操作员自动生成。

是

审核日期

即业务审核的日期，在业务审批人审核后，由系统根据当前系统日期自动生成。

是

单据体说明：

数据项

说明

必填项（是/否）

事由

手工录入，不超过255个字符。

否

借款日期

由用户手工录入，不能晚于费用管理模块的启用日期。

是

到期日期

手工录入，不能早于“借款日期”。

是

申请人

手工录入，允许通过F7选择。

是

申请部门

系统默认携带“申请人”对应职员“部门”属性；允许用户F7选择其他部门。

是

核算项目类别

下拉选择，默认为职员，提供的选择项：

客户、部门、职员、供应商，可以选择其它自定义核算项目类别（取应付系统的系统设置维护的自定义核算项目）。

是

核算项目

核算项目类别选择完成后，允许F7选择对应的核算项目。

是

费用项目代码

F7选择，对应费用管理系统参数中设置的参与费用管理的费用项目组，只有设置了的费用项目组才能在单据上选择下级费用项目明细；

是

费用项目名称

由“费用项目代码”带出。

是

币别

系统默认携带账套本位币；允许通过F7选择其他币别。

是

汇率类型

默认为总账系统默认汇率类型，允许用户F7选择其他汇率类型。

是

汇率

汇率类型对应的制单日期的有效汇率，如没有有效汇率，则为空，允许用户修改。

是

历史借款余额（原币）

由手工录入，金额精度保留2位（下同）。

是

历史借款余额（本位币）

系统按原币币别设置的公式自动计算，不允许修改。

是

2）EXCEL导入新增：

历史借款余额支持从Excel文件引入功能，相关字段说明与手工录入方式一致。

具体操作为：

进入单据新增界面执行〖文件〗→〖数据导入〗。

建议先从历史借款余额新增界面中进行“引出”操作，如下图，引出标准模板，这样可减少出错的机率。

4.费用管理操作规程

费用管理模块的操作可以本地进行，也可以在线进行，类似mykingdee中的工作流，进行web方式登录操作。

但不论是本地登陆还是web登陆，系统的后台数据是共用的，只是登陆方式不同。

Web登陆的配置如下：

系统——设置——选项设置，如下图：

配置上图中红色部分的内容：

http:

//本机的IP地址/K3WEB。

在财务会计——网上报销，双击后就可以登陆并进行业务操作。

费用管理的流程分为两部分：

费用（借款）申请——费用报销；出差（借款）申请——差旅费报销。

这两个业务流程操作类似，只是存在业务意义上的区别，下面将以“费用报销流程”为例，按不同集成方式下进行本地的界面操作说明，差旅费报销流程请参照费用报销流程进行操作：

4.1与总账集成

费用报销可以按照严格的预算-申请-报销流程进行，也可以按照申请-报销流程，或预算-报销流程，或报销直接进行的流程处理，实际应用时只能选择一个流程进行操作。

1、流程图

2、操作界面说明

第一步：

启用费用管理模块。

该步骤的操作详见[费用管理参数设置]，选择“与总账集成”，和“启用日期”，同时维护单据上需用到的“费用项目组”。

第二步：

维护基础资料。

该步骤的详细操作请参见[费用管理基础资料]章节。

第三步：

初始化，维护“历史借款余额”。

该步骤的详细操作请参见[费用管理初始化]章节。

第四步：

费用（借款）申请新增

费用（借款）申请单属于费用申请类单据，主要用于处理零星费用申请和零星费用借款，支持一单二用（即费用借款或者申请备查）。

该单据可以手工新增，也可以从“费用付款预算单”引入。

1、路径：

财务会计-费用管理-费用（借款）申请

2、操作说明：

1）如果与预算系统关联使用，可从“费用付款预算单”引入生成带“借款”参数的借款申请单。

2）如是手工新增，当“借款”参数不勾选时，则此单为费用申请单据，要填写单据头的“预计费用”；当“借款”参数勾选时，则此单为借款申请单，单据头的“预计费用”为灰。

3）可下推生成“费用报销”单。

第五步：

费用报销单新增

1、路径：

财务会计-费用管理-费用报销单

2、操作说明：

1）如果与预算系统关联使用，可从“管理费用预算单”“销售费用预算单”等费用预算单据引入生成“费用报销单”。

2）如果是按照申请-报销流程，则该单据应该由“费用（借款）申请单”下推生成；当“费用（借款）申请单”没有勾选“借款”时，下推生成的“费用报销单”需要手工补录分录字段“费用项目名称”；否则系统自动生成。

第六步：

如存在费用在部门间的再次分配，则进行“费用转移单”

1）如“费用转移单”是从“费用报销单”和“差旅费报销单”下推生成，则系统较验转出的金额要小于等于原部门的入账金额；如是手工新增，则系统对转出金额不做较验。

例如：

生产一部报销制造费用1000元，现通过费用报销单下推生成费用转移单，则费用转移单上的生产一部的转出金额小于等于1000元，如果费用转移单是手工新增，则生成一部的转出金额不受1000元这个上限控制。

第七步：

生成凭证

费用（借款）申请、费用报销、费用转移单在审核后，生成凭证。

4.2与应付系统集成

该流程实际还与“现金管理”进行集成，完成付款。

1、流程图

2、操作界面说明

第一步：

启用费用管理模块。

该步骤的操作详见[费用管理参数设置]，选择“与应付系统集成”，和“启用日期”，同时维护单据上需用到的“费用项目组”。

注意：

启用参数前，关联系统：

应付系统、现金管理已经启用完毕。

第二步：

维护基础资料。

该步骤的详细操作请参见[费用管理基础资料]章节。

第三步：

初始化，维护“历史借款余额”。

该步骤的详细操作请参见[费用管理初始化]章节。

第四步：

费用（借款）申请新增

如果不勾选“借款”参数，则费用（申请）单新增后只能下推生成“费用报销单”；如勾选“借款”参数，则费用（借款）申请单审核后：

1、系统自动生成应付系统下的已审核的“付款申请单”和应收系统下的“现金申请单”；

2、现金付款申请下推生成“现金付款单”；

3、现金付款单“发送”生成应付系统下的“付款单”，完成借款业务。

第五步：

费用报销单新增

当费用报销单是由申请单（即申请单上没有勾选“借款”参数）下推生成，报销付款流程重复第四步中的1-4小步完成付款业务；

当费用报销单是由借款单（即申请单上勾选“借款”参数）下推生成，报销流程分为以下3种：

1、报销金额等于借款金额：

系统自动生成应付系统的“其他应付单”完成报销；

2、报销金额大于借款金额：

勾选单据上的“申请付款”参数，系统自动生成应付系统的“其他付款单”，并按照第四步中的1-4小步完成尾款的付款业务；

3、报销金额小于借款金额：

勾选单据上的“申请退款”参数，系统自动生成应付系统的“其他应付单”和“退款单”完成报销业务。

第六步：

如存在费用在部门间的再次分配，则进行“费用转移单”

1）如“费用转移单”是从“费用报销单”和“差旅费报销单”下推生成，则系统较验转出的金额要小于等于原部门的入账金额；如是手工新增，则系统对转出金额不做较验。

例如：

生产一部报销制造费用1000元，现通过费用报销单下推生成费用转移单，则费用转移单上的生产一部的转出金额小于等于1000元，如果费用转移单是手工新增，则生成一部的转出金额不受1000元这个上限控制。

第七步：

生成凭证

上述业务单据生成凭证。

注意：

费用（借款）申请单、费用报销单不生成凭证。

4.3与现金管理集成

1、流程图

2、操作界面说明

第一步：

启用费用管理模块。

该步骤的操作详见[费用管理参数设置]，选择“与现金管理集成”后，系统默认勾选“与总账集成”，维护“启用日期”，同时维护单据上需用到的“费用项目组”。

注意：

启用参数前，关联系统：

总账、现金管理已经启用完毕。

第二步：

维护基础资料。

该步骤的详细操作请参见[费用管理基础资料]章节。

第三步：

初始化，维护“历史借款余额”。

该步骤的详细操作请参见[费用管理初始化]章节。

第四步：

费用（借款）申请新增

如果不勾选“借款”参数，则费用（申请）单新增后只能下推生成“费用报销单”；如勾选“借款”参数，则费用（借款）申请单审核后：

1、系统自动生成现金管理下的“现金付款申请单”；

2、现金付款申请下推生成“现金付款单”；

第五步：

费用报销单新增

当费用报销单是由申请单（即申请单上没有勾选“借款”参数）下推生成，报销付款流程重复第四步中的1-2小步完成付款业务；

当费用报销单是由借款单（即申请单上勾选“借款”参数）下推生成，报销流程分为以下3种：

1、报销金额等于借款金额：

费用报销单审核后完成报销；

2、报销金额大于借款金额：

勾选单据上的“申请付款”参数，系统自动生成现金管理下的“现金付款单”，付款金额=费用报销单上的“申请付款金额”，并按照第四步中的1-2小步完成尾款的付款业务；

3、报销金额小于借款金额：

勾选单据上的“申请退款”参数，系统自动生成现金管理的“收款通知单”：

收款通知单下推生成现金收款单：

第六步：

如存在费用在部门间的再次分配，则进行“费用转移单”

1）如“费用转移单”是从“费用报销单”和“差旅费报销单”下推生成，则系统较验转出的金额要小于等于原部门的入账金额；如是手工新增，则系统对转出金额不做较验。

例如：

生产一部报销制造费用1000元，现通过费用报销单下推生成费用转移单，则费用转移单上的生产一部的转出金额小于等于1000元，如果费用转移单是手工新增，则生成一部的转出金额不受1000元这个上限控制。

第七步：

生成凭证

上述业务单据生成凭证。

4.4与总账+应付系统集成

1、流程图

2、操作界面说明

第一步：

启用费用管理模块。

该步骤的操作详见[费用管理参数设置]，选择“与现金管理集成”后，系统默认勾选“与总账集成”，维护“启用日期”，同时维护单据上需用到的“费用项目组”。

注意：

启用参数前，关联系统：

总账、现金管理已经启用完毕。

第二步：

维护基础资料。

该步骤的详细操作请参见[费用管理基础资料]章节。

第三步：

初始化，维护“历史借款余额”。

该步骤的详细操作请参见[费用管理初始化]章节。

第四步：

费用（借款）申请新增

如果不勾选“挂账”参数，则报销的后续流程按照[4.1与总账集成]进行；否，后续的报销流程按照[4.2与应付系统集成]进行。