浅谈秘书礼仪.docx

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浅谈秘书礼仪

浅谈秘书礼仪

摘要

礼仪是人际交往中使用的一种艺术，是一个人内在美与外在美的结合，是一个公民道德品质修养的标志，也是一个民族进步的标志。

从个人的角度来看，礼仪的学习能够帮助你顺利地走向社会，走向世界，能够更好地树立起自身的形象，在与人交往中给人留下彬彬有礼、温文尔雅的美好印象。

从企业的角度来说，礼仪不仅可以塑造企业形象，提高顾客满意度和美誉度，并能最终达到提升企业的经济效益和社会效益的目的。

商务礼仪是企业文化、企业精神的重要内容，是企业形象的主要附着点。

从社会的角度来看，礼仪有助于提高人们的自身修养、美化自身、美化生活并能很有效的促进的社会交往，改善人际关系，还有助于净化社会风气。

在秘书工作的众多事务中，秘书礼仪是极其重要的内容之一，而且为企业塑造良好的形象，是企业的无形资产。

良好的礼仪也是秘书人员不可忽视的一种修养和技能。

秘书工作不能忽视礼仪内容，而礼仪则在秘书工作中具有自己的特殊意义。

所以秘书人员要不断提高自身素养，把礼仪的优势在秘书工作中发挥到最大。

关键词：

礼仪秘书工作素质修养

Abstract

Interpersonaletiquetteistouseakindofart,isoneinnerbeautyandexternalbeauty,tobeasymbolofcivicandmoralqualityofself-cultivation,isalsoasymbolofnationalprogress.

Fromapersonalpointofview,learningetiquettecanhelpyousmoothlytowardsocietyandtheworld,tobetterestablishtheirownimage,indealingswithothersleftpeopleverypolite,gentleimpression.

Fromthebusinesspointofview,ritualscannotonlyshapethecorporateimage,improvecustomersatisfactionandreputation,andcanultimatelyenhancethecompany'seconomicandsocialpurposes.Businessetiquetteisthecorporateculture,animportantpartofentrepreneurshipisthecorporateimageofthemainattachmentpoint.

Fromthesocialpointofview,ritualshelptoraiseawarenessofourself-beautificationoftheirown,beautifyandcanbeveryeffectivetopromotesocialinteraction,improverelationships,helppurifythesocialatmosphere.

Secretarialworkinthemanyaffairs,Secretaryofetiquetteisoneofthemostimportantelements,butalsocreateagoodimagefortheenterprise,anenterprise'sintangibleassets.GoodetiquetteisalsoSecretaryoftheofficerscannotbeignoredasatrainingandskills.Secretarycannotignoretheritualcontent,andetiquetteintheSecretaryoftheworkhasitsownspecialsignificance.Sosecretarialstafftoconstantlyimprovetheirownquality,theadvantagesoftheritualworkintheSecretarytomaximize.

Keywords:

EtiquetteSecretaryQualitytraining

目录

前言·································································1

一秘书礼仪的基本知识················································2

（一）秘书礼仪的含义和内容············································3

（二）秘书礼仪的特点··················································3

（三）秘书礼仪的原则··················································3

（四）秘书礼仪的基本理念··············································4

二秘书礼仪的功能和作用··············································6

（一）秘书礼仪的三大功能··············································6

（二）秘书礼仪的作用··················································7

三提高秘书礼仪修养的方法和途径······································9

（一）加强道德修养····················································9

（二）提高文化素质····················································9

（三）自觉学习礼仪知识，加强礼貌教育··································10

（四）积极参加礼仪实践················································11

（五）养成良好的行为习惯··············································11

小结································································12

参考文献······························································13

致谢·································································14

前言

我国是一个具有悠久历史和文明传统的礼仪之邦，很久以来就十分关注和重视礼仪礼节，甚至将其上升到国本和教化程度高低的地位。

随着经济社会的发展和对外交往的增多，礼仪问题越来越受到党政机关、企事业单位等各类社会组织的重视。

随着改革力度的加大，秘书人员的职能范围也日益扩大，这些无疑要求秘书人员除了掌握基本的秘书知识、拥有一定能力之外更应具备适当得体的秘书礼仪，但很多秘书人员却在繁琐性工作下忘记了提高自身修养，特别是秘书礼仪的培养。

本论文共分三章，分别从秘书礼仪的基本知识，功能和作用，以及如何提高秘书礼仪修养方面进行了阐述。

一秘书礼仪的基本知识

（一）秘书礼仪的含义和内容

秘书礼仪，是指秘书在工作和社会活动中，为了塑造个人和组织的良好形象而应当遵循的对交往对象表示的尊敬与友好的规范或程序，是一般礼仪在商务活动中的运用，它体现了秘书人员自身的文化素养、精神风貌和工作态度。

秘书礼仪是社会礼仪的重要组成部分，但它又不同于一般的人际交往礼仪，包括秘书礼节和仪式两方面的内容。

秘书礼节就是秘书在工作和社会交往中为表示尊重对方而采用的约定俗成的规范形式。

仪式即按程序进行的礼节形式。

秘书礼仪所涉及的范围较广，办公礼仪规范、接待礼仪规范、外事礼仪规范、社交礼仪规范、形象礼仪规范等等，哪个方面都不可偏废。

个别秘书人员认为，在工作中只要注意办公礼仪规范就可以了，至于个人形象，那是自己的事情，“穿衣戴帽，各有所好”，与他人无关。

其实，这是对秘书礼仪认识的误区。

总体说来，秘书礼仪的内容大致可以分为两个方面：

1.形象设计。

它具体涉及秘书人员的穿着打扮、仪容仪表、言谈举止，是对秘书人员的礼仪修养所提出的具体要求，是其自尊自爱的具体表现形式。

秘书人员的礼仪形象向来被视为个人素质非常重要的组成部分。

形象体现于细节，细节展示素质。

衣着打扮、言谈举止、待人接物，其实都是素养问题。

有些同志在正式场合甚至在国际交往中不修边幅，歪戴帽子斜穿衣，当众“打扫”个人卫生，这些都是礼仪修养不够的表现，都会给交往对象留下不良的印象。

人的形象是具有整体性的，一定要保持和谐。

我就见到过有的秘书在上班时间，甚至是在身着制服的时候，脚上穿露脚趾或者露脚跟的凉鞋，这也是不得体的。

大家都知道，在正式的公务场合或者涉外场合，男性秘书身着西装为宜，但是笔者也见过有人此时脚穿白皮鞋，腰系红腰带，手拿咖啡色手袋，简直让人“退避三舍”。

2.沟通技巧。

沟通技巧是秘书礼仪的核心内容，因为我们从事任何一项具体工作都需要与其他人打交道。

如果不善于同对方进行必要的沟通，在沟通时缺乏必要的礼仪，往往会给工作带来障碍，甚至事倍功半。

例如，公务宴请的目的在于促进部门、单位之间的沟通，并为此提供一个临时性的交流场所。

因此，参加公务宴请时应当注意适度的交际，适当地进行沟通。

（二）秘书礼仪的特点

1.等级性。

秘书礼仪的等级性表现在对不同身份、地位的人士礼宾待遇的不同。

在社会生活中，人们往往用长幼之分、男女之别来规范每个人的受尊重程度。

而在官方交往中，则要确定有官方礼宾次序，确定官方礼宾次序的主要依据是担任公职或社会地位的高低。

这种礼宾次序带有某种强制性，不同的人因此而得到不同的礼宾待遇，但这并不意味着尊卑贵贱，而是现代社会正常交往秩序的表现，反映了各种人员的社会身份和角色规范。

礼仪的等级性在社会交往中还表现为双向对等性，即在不同地区、不同组织的交往中，双方人员在身份和社会地位上要相近，业务性质要相似，以此来表示对对方的尊重。

双方的交往还应当是一种尊重互换、情感互动的过程，在礼节上要有来有往、相互对等。

2.差异性。

秘书礼仪作为一种约定俗成的行为规范，其运用要受到时间、地点和环境的约束，同一礼仪会因时间、地点或对象的变化而有所不同。

这就是礼仪差异性的特点。

礼仪的差异性首先表现为民族差异性，不同民族的礼仪多姿多彩，各具特色。

各民族的习俗礼仪都凝结着本民族本地区人民的文化情结，人们严格遵循，苦心维护，难以改变。

比如同是见面礼，不同的民族有着不同的表现形式。

礼仪的差异性还表现为个性差异，每个人因其地位、性格、资质等因素的不同，在使用同样的礼仪时会表现出不同的形式和特点。

比如同是出席招待会，男士和女士要有不同的表现风格。

3.时代性。

礼仪的时代性表现在其时代变异性，它随着社会的进步而不断发展、丰富和完善。

不同时期的礼仪具有不同的时代特点，礼仪总是体现着时代要求和时代精神，因而会随着时代发展而产生差异礼仪总是体现着时代要求和时代精神。

所以，秘书应该关注秘书礼仪的变化，不要以为礼仪是一成不变的，可以完全照搬。

应该在实践中多观察、多学习，力求适应礼仪的变化。

世界各国都很重视礼仪改革，现代礼仪发展变化的趋势是使礼仪活动更加文明、简洁和实用。

（三）秘书礼仪的原则

礼仪是社会文化的一种表现，是沟通人与人之间关系的重要手段之一，更是社会人群中的一种行为规范和关系润滑剂。

秘书礼仪则是书在工作和社会交往中为了表示对交往对象的尊重和友好而共同遵守的行为规范和准则，是做好秘书工作的前提条件。

秘书工作面宽量大，礼仪工作又往往是混杂于这项工作中，因此秘书人员的礼仪工作必须遵循以下三点原则：

1.平等的原则。

平等是秘书人员礼仪工作的第一原则。

一方面，是礼仪活动中注重“礼尚往来”，如一方对另一方表现出的礼数应有对等的反应，表现为回答对方的致敬或致礼，答谢对方的宴请，及时对对方的来访进行回访等；另一方面，在礼仪活动中，要注重平衡，如按国际惯例，在国际会议上，各国代表的位次，不是按国家的大小强弱状况来排序，而是按会议所用文字的国名的字母顺序来排列的。

在签订条约协定时，应遵守“轮换制”，即每个缔约国在其保存的一份文本上名列首位，由它的代表在这份文本上首先签字。

这种平衡的做法体现的就是平等原则。

2.规范适度的原则。

秘书工作是现代社会文明交往的客观需要，因此，礼仪要合乎规范，切合场景，表现适度。

任何一种礼仪行为都有一定的规则，体现着一定的文明精神，有些不成文的国际惯例也是礼仪工作的基本要求，如交往中要为各方的内部情况保密，交往各方要在公平的基础上竞争，不得向自己现有的客户的竞争对手提供服务等，这些都是礼仪的规范，只有以真诚的热情来规范的表现礼仪，才能达到礼仪的目的。

当然礼仪工作还应注重适度问题，礼仪的目的是为亲睦合作伙伴，架起沟通的桥梁，所以礼仪的表现应该从容、不失态、不失格，彬彬有礼，热情大方，因具体情况的不同使用相应的礼仪。

3.尚美的原则。

尚美要求既要有生气勃勃的精神面貌、亲切的微笑、稳重大方的举止；还要有行为主体的精神境界、气度胸襟、洞察力和判断力。

礼仪以仪表和环境给人耳目的愉悦，又以热情和真诚给人精神和信任，并以宽厚和容忍给人心理的安慰。

通过这些，礼仪的交际功能、润滑功能才得以充分体现，礼仪的行为规范功能才有广泛的意义。

秘书人员的工作头绪多，牵扯面广，在平时的礼仪工作中，只有认识和真正把握礼仪工作的原则，自觉主动地增加礼仪知识修养，调节自己的行为，提升自己的品位，才能把秘书工作做得更好。

（四）秘书礼仪的基本理念

礼仪并非仅仅是言谈和举止，从根本上说，它是一个人内在素养的外在表现。

真正受人称道的礼仪是由内而外的，心里有“礼”，举止才能合“仪”。

因此提高礼仪修养，首先要树立正确的理念。

笔者认为，秘书礼仪的基本理念有三：

1.尊重为本。

不论是学习还是运用秘书礼仪，关键是要懂得尊重为本，尊重在先，时时处处事事尊重所有的人。

要尊重别人，首先要尊重自己，必须严于律己，自尊自爱。

如果一个人对自己都不尊重，就不可能尊重别人。

尊重自己的交往对象应当是一种自觉的、由衷的行为，包含着自己的德才学识和气度雅量，绝不是装出来的。

对秘书人员而言，尊重上级意味着服从，尊重同事是一种本分，尊重下级是一种美德，尊重所有人是一种教养。

2.善于表达。

尊重别人只在心里头尊重是不够的，还得善于表达。

不仅要有“礼”，还要有“仪”。

“仪”就是恰到好处地向别人表示尊重的形式。

必要的表达形式绝对不可或缺，没有具体的表达形式，你的尊重就无法让别人感知。

比如说，我们在接待来访者时，如果不使用规范化的待客“三声”，即“来有迎声”、“问有答声”、“去有送声”，就会使客人感觉不到被尊重。

即使你是从心里尊重对方的，但人家感受到的却可能是你的冷漠。

3.形式规范。

除了尊重为本、善于表达之外，还必须讲究形式规范。

讲究形式规范，就是要以标准化的、规范化的具体形式来表现自己对他人的尊重。

讲究形式规范，就是要求秘书人员不仅要有尊重别人的愿望，有表达礼仪的行为，还要求这种行为准确规范，也就是有规矩。

讲不讲待人接物的规矩，既能反映秘书人员自身素质的高低，又可以体现一个单位的管理是否完善。

二秘书礼仪的功能和作用

（一）秘书礼仪的三大功能

现代秘书工作，是一种以领导工作为主要服务对象，以发挥参谋、助手作用为主要服务形式，以处理信息为主要服务或工作内容的服务性职业。

因此秘书人员作为领导的辅助者，必须完成这种有助于领导管理、决策的工作与事务。

1.塑造形象功能

秘书礼仪的基本目的就是树立和塑造良好的个人和组织形象。

所谓形象就是个人或组织在公众观念中的反映和评价。

作为秘书人员，应该从我做起，从每一件小事上注重礼仪修养，做到“内慧外秀”。

这样才能树立良好的个人形象。

同时，从事商务活动的人员，必须文明经商，树立良好的企业形象，广泛赢得客户的信任，促进信用的提高。

2.信息沟通的功能

信息沟通要求秘书人员做好综合信息的工作,有能力把握单个信息在整体信息中的地位和作用,当更多的信息通过各个系统,被逐渐汇集之后,要能从这些大量的信息中准确判断哪些是重要的;哪些是紧急的;哪些虽然是紧急的但并不是重要的等等,以决定选择与其相适应的向领导传递的方式。

其次,秘书人员应充当各信息系统之间的枢纽,并有效地加强各个系统之间的联系,发挥网络效应。

会协调各系统的工作,这是现代秘书信息服务中一项重要的工作内容。

秘书必须对本单位以及社会各信息系统有一个整体上的把握。

一旦明确了领导决策所需要的信息,就能敏锐地反映出：

该信息应由哪个系统运作更快捷；各个系统可以从哪些不同的角度快速索取信息；它们各自能承担的任务是什么等。

这时,秘书既可以建议领导统一安排,又可以经受权由秘书部门或秘书本人来承担信息管理的统筹工作。

这种有效地运用组织、利用秘书职位的特点,做好信息协调的工作方式,避免了领导急于“需要的信息上不来”,而各信息系统又抱怨“领导需要什么信息搞不清”相互脱节的现象,使每次对领导决策的信息服务,进入一个良性循环。

在信息化日益发展的今天，信息社会为现代秘书提供了一个新的资源：

网络资源。

网络资源是随着办公环境的网络化而产生的，网络将一个单位内部的所有办公室连接起来，

然后连接一个城市的众多的办公室。

秘书工作岗位就像一个枢纽，信息的上传下达通过秘书来实施。

总之，信息沟通是秘书人员必备的基本能力，无论是日常信息沟通能力还是网络的信息沟通能力，都是秘书人员做好秘书工作的必要条件，更是秘书礼仪在秘书工作中具体而生动的表现。

3.人际协调的功能

首先，秘书作为主管领导与一般职工之间的中介和桥梁，应努力维护上下之间与问事之间的团结。

秘书在传达领导不太利于职工的指令时．应注意维护领导的威信与形象；同样，在向上反映不太有利于职工的情况时，既不能隐瞒、掩饰，又要尽力保护职工的和利益。

尽量采取时事不对人的态度．使职工的缺点错误既得以纠正，使之获得必要教训．又不至于受到伤害。

对于同事、职工间的矛盾，也应尽己所能加以协调、缓和。

其次，在秘书活动和工作中，难免要碰到沟通不畅的事情，有时客户还可能因此而不高兴。

如果处理不当，不仅客户对秘书从业人员的印象不佳，而且还会影响企业的形象。

秘书礼仪，能化解矛盾，消除分歧，相互理解，达成谅解，调适人际关系，使之趋于和谐，从而妥善地解决商务纠纷。

（二）秘书礼仪的作用

孔子说：

“不学礼，无以立[1]。

”“博学于文，约之于礼[2]。

”礼仪对人有较强的约束力。

秘书礼仪不仅是秘书工作取得成功的重要手段，而且已逐渐渗透到社会经济生活中的各个方面，为构建和谐文明社会起着重大的作用。

1.提高个人职业素养

礼仪是成功者的潜在资本。

市场竞争最终是人员素质的竞争，对秘书人员来说，秘书人员的素质就是秘书人员个人的修养和个人的表现。

教养体现于细节，细节展示素质。

通过学礼仪、讲礼仪，会使人树立起正确的价值观，自觉调整站位，跳出自我的小圈子；以他人为先，以社会为上，从国家和社会的大局考虑问题；以“先天下之忧而忧、后天下之乐而乐”的高尚情怀净化灵魂；以“己所不欲、勿施于人”的恭敬谦让精神规范自己的言行举止，从而使自己的思想素质提升到一个新的层次。

2.有助于塑造良好的公众形象

公众形象是十分重要的，它的形成大多数是通过礼仪来传递的，并且直接影响着交往双方能否融洽相处以及交际的成败。

不仅如此，一个个体或一个单位，想要扩大知名度、提升美誉度就要在社会公众面前树立最佳形象，而与社会公众交往的秘书礼仪形象是获得成功的有效途径。

现代市场竞争除了产品竞争外，更体现在形象竞争。

一个具有良好信誉和形象的公司或企业，就容易获得社会各方的信任和支持，就可在激烈的竞争中处于不败之地。

所以，秘书人员时刻注重礼仪，既是个人和组织良好素质的体现，也是树立和巩固良好形象的需要。

3.有利于传递信息，展示价值

良好的礼仪可以更好地向对方展示自己的长处和优势，它往往决定了机会是否降临。

比如，在公司，你的服饰适当与否可能就会影响到你的晋升和同时的关系；带客户出去吃饭时你的举止得体与否也许就决定了交易的成功与否；又或者，在办公室不雅的言行或许就使你失去了一次参加老板家庭宴请的机会……这是因为礼仪是一种信息，通过这个媒介表达出尊敬、友善、真诚的感情。

所以在商务活动中，恰当的礼仪可以获得对方的好感、信任，进而推动事业的发展。

三提高秘书礼仪修养的方法和途径

礼仪修养是秘书人员综合素质的组成部分，它不但直接影响秘书工作的效率，也关系到秘书人员以及秘书所属企业的形象。

秘书人员要提高自身的礼仪修养，需要加深对礼仪的认识，加强对礼仪及其相关知识的学习，重视言行小节，养成良好习惯。

（一）加强道德修养

道德，也称品德或德行，它是社会道德现象在个人身上的具体体现，是指一定的社会的道德原则和规范在个人思想行动中所表现出的某种比较稳定的特征和倾向。

道德制约于道德规范，道德规范具有特殊的地位和作用，它是从社会生活中概括提炼出来的一种自觉的社会意识形态，它是依靠社会舆论、传统习惯和个人的内心信念来维持的。

社会礼仪反映了人们在共同生活、彼此交往中最一般的道德关系，是保证交往活动顺利进行和社会生活正常秩序的重要因素。

社交礼仪是一门具有较强的实道德品质的修养和礼仪行为的养成有着密切的联系，二者是相辅相成的统一的过程。

礼仪要求人们在交往的过程中，互相尊重、诚恳和善、待人和气、仪表端庄，而这些都源于具有良好的道德品质。

古人常言“德诚于中，礼形于外。

”即思想道德修养蕴蓄于中，礼仪修养形诸于外。

在人际交往中，礼节、礼貌、礼仪形诸于外，交往对象可视读、感知和体悟蕴含其中的感情襟怀。

人的礼节、礼貌、礼仪是受人的思想道德水平支配的，蕴蓄于中的思想道德是礼貌、礼节、礼仪的基础和内驱力。

礼仪行为从广义上说就是一种道德行为，处处渗透和体现着一种道德精神。

一个人想要在礼仪方面达到较高的造诣，离开了道德品质方面的修养是不可能的；一个人要形成一种高尚的道德品质，就应该从日常礼仪规范这一基础的层次做起。

（二）提高文化素质

众所周知，文化知识对人的精神气质的陶冶作用是潜移默化的，也是带有根本性的。

孔子说：

“质胜文则野，文胜质则史。

文质彬彬，然后君子[3]。

”意思是说，德行质朴如果没有文化知识（文）的陶冶，就会显得野蛮；相反，如果过分追求文采，则会流于浮华。

只有朴实和文采相得益彰才能达到文质彬彬的境界。

没有很好的文化修养，礼仪就成了无源之水。

并且礼仪学是一门综合性的专门学科，它和公共关系学、传播学、美学、民俗学、社会学等许多学科都有密切关系，一个秘书只有具备广博的文化知识，才能深刻理解礼仪的原则和规范。

只有具备较高的文化层次，才能更加自如地在不同场合具体运用礼仪。

周恩来被誉为“礼仪外交官”，这与他的学识分不开的。

一个言谈举止高雅的人，必定有很高的文化修养。

相反，没有文化素质的人是装不出