采 购 组 职 前 教 育 训 练 教 材.docx
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采购组职前教育训练教材
采购组职前教育训练教材
第一章采购概论
一、采购的重要性有哪些?
在企业里,采购是非常重要的,主要因为:
1.采购物料成本占生产总成本的比例很大。
若物料或设备无法以合理的价格获得,则直接影响到企业的经营。
若采购价格过高,则产品成本也高,影响到产品的销售和利润;若采购价格过低,则很可能采购的物料品质很差,影响到产品的品质,从而使产品不具备市场竞争力。
2.采购周转率高,可提高资金的使用效率。
合理的采购数量与适当的采购时机,既能避免生产车间停工待料,又能降低物料库存,减少资金积压。
3.采购部门可在搜集市场情报时,提供新的物料以替代旧物料,以达到提高品质,降低成本之目的。
4.采购部门经常与市场打交道,可以了解市场变化趋势,从而将市场信息反馈给公司决策层,促进公司经营业绩成长。
第二章采购的组织结构与职能
第一节采购人员的工作职责
一、采购部门的职能有哪些?
采购部门的职能通常有:
1.分析公司原材料市场品质、价格等行情。
2.寻找物料供应来源,对每项物料的供货渠道加以调查和掌握。
3.与供应商洽谈,并安排工厂参观,建立供应商的资料。
4.要求报价,进行议价,有能力可进行估价,并作出比较。
5.采购所需的物料。
6.查证进厂物料的数量与品质。
7.对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估。
8.掌握公司主要物料的市场价格起伏状况,了解市场走势,加以分析并控制成本。
9.依采购合约或协议控制协调交货期。
10.呆料与废料的预防与处理。
二、采购人员的工作内容主要有哪些?
采购人员的日常工作内容主要有:
1.建立供应商资料与价格记录。
2.对采购物料进行ABC分类。
3.采购方式的决定。
4.市场行情的经常性调查。
5.询价、比价、议价及订购作业。
6.交期的进度控制。
7.进料品质、数量异常的处理。
8.内外销差价、退税资料的提供。
9.付款整理、审查。
三、采购主管的工作职责有哪些?
采购主管的工作职责主要有:
1.新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。
2.对新供应商品质体系状况(产能、设备、交期、技术、品质等)的评估及认证,以保证供应商的优良性。
3.与供应商的比价、议价谈判工作。
4.对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作,以确定原供应商的稳定供货能力。
5.及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况,以期提升产品品质及降低采购成本。
6.采购计划编排,物料之订购及交期控制。
7.部门员工的管理培训工作。
8.与供应商以及其他部门的沟通协调等。
四、采购主管助理的工作职责有哪些?
采购主管助理的工作职责主要有:
1.协助主管进行材料采购渠道的搜集。
2.采购计划的制定。
3.市场行情的调查分析与统计。
4.供应商评估数据的统计与分析。
5.采购人员的培训工作。
6.采购有关文件的编写工作。
五、采购工程师的工作职责有哪些?
采购工程师的职责主要有:
1.主要原材料的估价。
2.供应商材料样板的品质初步确认。
3.材料样办的初期制作与更改。
4.替代材料的搜寻。
5.采购部门有关技术、品质文件的拟制。
6.与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调。
7.与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调。
六、采购员的工作职责有哪些?
采购员的工作职责主要有:
1.订购单的下达。
2.物料交期的控制。
3.材料市场行情的调查。
4.查证进料的品质和数量。
5.进料品质和数量异常的处理。
6.与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。
七、采购文员的工作职责有哪些?
采购文员的工作职责主要有:
1.各种采购单据与报表的收集、整理与统计。
2.采购品质记录的保管与维护。
3.采购事务的传达。
第三章供应商管理
第一节供应商调查
一、选择供应商有什么重要意义?
选择供应商是采购工作当中一项非常重要的工作:
1.供应商供应物料的顺畅:
使生产不会因为待料而停工。
2.进料品质的稳定:
保障生产成品品质的稳定。
3.交货数量的符合:
使公司生产数量准确。
4.交期的准确:
保障公司出货期的准确。
5.各项工作的协调:
良好的配合使双方的工作进展顺利。
所以选择供应商,直接影响企业的生产与销售,对企业影响非常大,因此,选择优秀的供应商是非常重要的。
二、一个好的供应商应包括哪几大主体?
一个好的供应商,应该有以下几大主体:
1.优秀的企业领导人:
企业有了优秀的领导人,企业才能健康稳定地发展。
2.高素质的管理干部:
企业有了高素质,有能力的管理干部,企业的管理才有效率、充满活力。
3.稳定的员工群体:
企业员工的稳定性,才能保证产品品质的稳定,流动性过大的员工群体,其产品品质会受到相当的影响。
4.良好的机器设备:
良好的机器设备,其产品品质更能加以保证。
5.良好的技术:
企业不单要有素质高的管理干部和良好的管理,还应有经验丰富有创新的技术人员,只有技术不断改善创新,才能使产品品质更加有保障,材料成本不断下降。
6.良好的管理制度:
激励机制的科学,管理渠道的畅通,以及各种管理制度的健全,能充分发挥人的积极性,从而保证其供应商整体是优秀的,其产品品质是优质的,其服务是一流的。
三、供应商的调查主要有哪些内容?
供应商的调查主要有以下内容:
1.管理人员水平:
管理人员素质的高低。
管理人员工作经验是否丰富。
管理人员工作能力的高低。
2.专业技术能力:
其技术人员素质的高低。
技术人员的研发能力。
各种专业技术能力的高低。
3.机器设备情况:
机器设备的名称、规格、厂牌、使用年限及生产能力。
机器设备的新旧、性能及维护状况等。
4.材料供应状况:
其产品所用原材料的供应来源。
其材料的供应渠道是否畅通。
其原材料的品质是否稳定。
其供应商原料来源发生困难时,其应变能力的高低等。
5.品质控制能力:
其品管组织是否健全。
品管人员素质的高低。
品管制度是否完善。
检验仪器是否精密及维护是否良好。
原材料的选择及进料检验的严格程序。
操作方法及制程管制标准是否规范。
成品规格及成品检验标准是否规范。
品质异常的追溯是否程序化。
统计技术是否科学以及统计资料是否详实等。
6.财务及信用状况:
每月的产值、销售额。
来往的客户。
来往的银行。
经营的业绩及发展前景等。
7.管理规范制度:
管理制度是否系统化、科学化。
工作指导规范是否完备。
执行的状况是否严格。
四、供应商开发的步骤有哪些?
供应商开发的步骤主要有:
1.物料分类:
将主生产物料和辅助生产物料等按采购金额比重分成ABC三类。
按材料成分或性能分类,如:
塑胶类、五金类、电子类、化工类、包装类等等。
2.搜集厂商资料:
根据材料的分类,搜集生产种类物料的厂家,每类产品在5~10家左右,填写在《厂商资料表》上。
3.供应商调查:
根据《厂商资料卡》名单,采购部门将《供应商调查表》传真至供应商填写。
4.成立供应商评估小组:
由副总经理任组长,采购、品管、技术部门经理、主管、工程师组成评估小组。
5.调查评估:
根据反馈的调查表,按规模、生产能力等基本指标进行分类,按ABC物料采取采购金额的大小,由评估小组选派人员按《供应商调查表》所列标准进行实地调查。
所调查项目如实填报于调查表上,然后由评估小组进行综合评估,将合格厂商分类按顺序统计记录。
6.送样或小批量试验:
调查合格之厂商可通知送样或小批量采购,送样检验或试验合格者即可正式列为《合格供应商名册》,未合格者可列为候补序列。
之后采购只可从合格供应商中采购,财务付款时也应审核名单,非合格供应商者应呈报上级。
7.比价议价:
对送样或小批量合格之材料评定品质等级,并进行比价和议价,确定一个最优的价格性能比。
8.供应商辅导:
列入《合格供应商名册》的供应商,公司应给予管理、技术、品管上的辅导。
9.追踪考核:
每月对供应商的交期、交量、品质、售后服务等项目进行统计,并绘制成图表。
每个季度或半年进行综合考核评分一次,按评分等级分成优秀、良好、一般、较差几个等级。
10.供应商之筛选:
对于较差之供应商,应予以淘汰,将其列入候补名单,重新评估。
对于一般之供应商,应予以减少采购量,并重点加以辅导。
对于优秀之供应商,应加大采购量。
第二节供应商的开发与考核
一、供应商考核主要有哪些项目?
采购人员通常从价格、品质、交期交量和配合度(服务)几个方面来考核供应商,并按百分制的形式来计算得分,至于如何配分,各公司可视具体情况自行决定:
1.价格:
根据市场同类材料最低价、最高价、平均价、自行估价,然后计算出一个较为标准、合理的价格。
2.品质:
批退率:
根据某固定时间内(如一个月、一季度、半年、一年)的批退率来判定品质的好坏,如上半年某供应商交货50批次,判退3批次,其批退率=3÷50×100%=6%,批退率越高,表明其品质越差,得分越低。
平均合格率:
根据每次交货的合格率,再计算出某固定时间内合格率的平均值来判定品质的好坏,如1月份某供应商交货3次,其合格率分别为:
90%、85%、95%,则其平均合格率=(90%+85%+95%)÷3=90%,合格率越高,表明品质越好,得分更高。
总合格率:
根据某固定时间内总的合格率来判定品质的好坏,如某供应商第一季度分5批,共交货10000个,总合格数为9850个,则其合格率=9850÷10000×100%=98.5%,合格率越高,表明品质越好,得分更高。
3.交期交量:
交货率=送货数量÷订购数量×100%,交货率越高,得分就越多。
逾期率=逾期批数÷交货批数×100%,逾期率越高,得分更少;逾期越少,扣分越多;逾期造成停工待料,则加重扣分。
4.配合度(服务):
配合度上,应配备适当的分数,服务越好,得分越多。
将以上三项分数相加得出总分,为最后考核评比分数,以此来考核供应商的绩效。
二、供应商评估主要有哪些控制要点?
通常供应商评估的控制要点主要有以下几个方面:
1.供应商的初选及选择条件。
2.供应商的品质保证能力的调查。
3.供应商的样品品质鉴定。
4.供应商评估内容及步骤的确定。
5.供应商评估结论的审核与批准。
6.合格供应商的批准。
7.合格供应商档案的建立。
8.合格供应商的供货情况定期监督与考核,
9.根据供应商定期考核情况,进行优胜劣汰或辅导。
10.监督以及发现问题的处置。
三、对供应商的控制方法主要有哪些?
对供应商的控制可根据物料采购金额的大小,对供应商进行ABC分类,即分重点、一般、非重点供应商,然后根据没供应商按下列方法进行不同的控制:
1.派常驻代表。
2.定期或不定期到工厂进行监督检查。
3.设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查。
4.成品联合检验,可以由客户会同采购人员一同到供应商处实施联合检验。
5.要求供应商及时报告生产条件或生产方式的重大变更情况(如发包外协等)。
6.组织管理技术人员对供应商进行辅导,使其提高品质水平,满足公司品质要求。
7.由供应商提供制程管制上的相关检验记录。
8.进货检验。
四、选择合格的供应商有哪些方法?
合格的供应商应具备提供满足规范、图样和采购文件要求的产品的能力,选择评价合格供应商的方法通常有:
1.供应商生产能力的评价。
2.供应商品质保证体系的现场评价。
3.产品样品的评价。
4.对比类似产品的历史情况。
5.对比类似产品的检验与试验结果。
6.对比其他使用者的使用经验。
五、供应商评估考核程序
××公司供应商评估考核程序
1.目的
1.1对供应商进行评估考核和选择,以期寻求最佳之供应商。
1.2保证供应商具有提供满足本组织规定要求的能力,促使公司产品之品质得到稳定和发展提高。
2.适用范围。
适用于向本组织提供产品(外购、外协)及服务的供应商的评估考核及选择。
3.职责。
3.1供应商评估小组(副总为组长,资材、品保、工程经理任副组长,采购、IQC课长、采购工程师、IQC工程师、开发工程师为小组成员):
3.1.1对新供应商之调查与评估考核。
3.1.2主要材料价格估算。
3.1.3核准合格供应商名单。
3.2资材经理:
负责供应商开发、评估、定期复核、比价议价、大宗订单之审核。
3.3采购课长:
负责供应商资料之收集、协助资材经理对供应商进行评估、及定期复核。
3.4技术经理:
协同资材经理对供应商进行评估及定期复核。
3.5品保部。
3.5.1品保经理:
协同资材经理对供应商进行评估及定期复核。
3.5.2IQC课长:
负责供应商来料各种品质数据之分析与审核。
3.5.3进料检验员(IQC):
负责对供应商之来料进行检验与试验并作成记录。
4.定义。
4.1采购经办部门:
4.1.1运输、办公用品、非生产用料及生产性用料采购经办部门为采购部。
4.1.2仪器、设备之采购及仪校之服务采购经办部门为采购部。
4.1.3食堂等总务后勤物品采购为总务部,具体办法另行规定。
4.2品质验收部门:
4.2.1生产用材料验收为IQC部。
4.2.2仪器设备验收为维修部或使用部门。
4.3数量验收部门:
所有数量验收均为货仓部。
5.程序要点。
5.1供应商资料收集及初评:
5.1.1采购课长主动开发且收集具有合作潜力之厂商相关资料,并记录于《厂商资料卡》内。
5.1.2资材经理根据《厂商资料卡》之内容评估其加工或接单能力,并参考以往业绩及业界风范等评定是否可列为开发或交易对象,不合格者予以淘汰。
5.2索样及试作订单:
经初评合格后,由采购课长通知供应商送样或开立试作《订购单》,呈经理核准后,通知送样或试作,以利确定其接单能力,同时知会IQC主管。
5.3品质确认。
5.3.1试作加工后之产品均由IQC按《进货检验与试验按制程序》及《来料检验规范》之规定进一步确认产品品质,并作成记录。
5.3.2无形劳务由需求部门主管确认。
5.3.3品质不合格由IQC部门通知采购部,再通知供应商送样,重新确认其品质,若仍不合格则予以淘汰。
5.4品质保证及生产能力之调查:
样品确认合格后,由采购评估小组到供应商生产工厂进行现场调查其品质保证能力,并记录于《供应商评估表》上,同时对其生产能力进行调查,并记录于《生产能力调查表》中,以利确定其接单能力。
5.5询议价:
资材经理征询供应商之报价,采购课长同时搜集有关同类产品价格资料,进行比价,有条件者可对供应商产品进行估价,掌握了一定资料后,由采购评估小组召集供应商进行议价,使公司接受的是一个较合理的产品价格。
5.6签订采购协议:
评估及价格合理者,由采购课长与供应商拟定《采购协议书》,再由经理签名。
5.7登录列管:
经采购评估小组评估合格者,由副总核准并列入《合格供应商名册》。
5.8供应商供货情况考核与定期复核:
5.8.1所有合格供应商每半年复核一次,复核时应由采购课长填写《供应商考核表》,会同采购评估小组进行“价格”、“品质”、“交期交量”及“配合度”之考核,且评定等级呈副总经理核定。
5.8.2经复核评定不合格者应由资材经理决定暂停或减少采购或外包数量,并通知该供应商进行改善,或由公司派员进行辅导。
5.8.3采购部门人员加追踪评估供应商改善成效,成效不佳视情况要求该供应商于展延期内改善,否则予以淘汰。
5.8.4复核为合格者,可继续登录于《合格供应商名册》内。
5.9记录维护:
复核或评估供应商之记录均应由各采购经办部门按《品质记录控制程序》之规定加以保存与维护。
我们公司的品质政策:
推动全面品管,满足客户需要,持续改善品质;提升竞争能力,共建永续经营,创造全员福利。
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