行政管理规章制度流程及管理表单.docx
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行政管理规章制度流程及管理表单.docx
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行政管理规章制度流程及管理表单
目录
第一章总裁办规章制度-4-
1.1前台礼仪规范-4-
1.2行政会议管理制度-6-
1.2.1会议管理制度-6-
1.3文件收发管理规范-8-
1.3.1收文管理规范-8-
1.3.2发文操作规范-9-
1.4员工出差管理规定-10-
1.4.1员工出差管理制度-10-
1.4.2出差报销管理制度-11-
1.5印照使用与保管制度-13-
1.5.1印章保管使用制度-13-
1.5.2证照保管使用规定-16-
1.6车辆管理制度-17-
1.6.1车辆使用管理制度-17-
1.7档案管理制度-26-
1.7.1公司档案管理制度-26-
1.7.2档案借阅管理制度-28-
1.7.3资料借阅管理规定-29-
第2章行政办公管理图表-31-
2.1日常接待管理图表-31-
2.1.1日常接待事项图-31-
2.1.2来访客人登记表-32-
2.2文件管理图表-32-
2.2.1文件管理事项图-32-
2.2.2复印文件登记表-33-
2.2.3资料存放记录簿-33-
2.2.4文件督办通知单-33-
2.3差旅管理图表-34-
2.3.1差旅事项管理图-34-
2.3.3出差申请审批表-34-
2.3.4员工出差登记表-35-
2.4印照管理图表-35-
2.4.1印照风险管理图-35-
2.4.2印章使用登记表-36-
2.4.3印章使用申请表-36-
2.4.4印章使用审批单-36-
2.5车辆管理图表-37-
2.5.1车辆管理事项图-37-
2.5.2车辆使用申请表-38-
2.5.3车辆派出登记表-38-
2.5.4车辆行驶记录表-39-
2.5.5车辆维修申请表-39-
2.5.6车辆加油记录表-40-
2.5.7车辆使用月报表-40-
2.5.8车辆违章记录表-41-
2.6档案管理图表-41-
2.6.1档案管理事项图-41-
2.6.2档案存放备查表-41-
2.6.3档案内容登记簿-42-
2.6.4档案存放明细表-42-
2.6.5档案调阅申请单-42-
2.6.6档案调阅记录表-43-
2.6.7档案调阅催还单-43-
2.7财产物资管理图表-44-
2.7.1固定资产管理图-44-
2.7.2固定资产台账-44-
2.7.3固定资产申购表-45-
2.7.4固定资产盘点表-45-
2.7.5固定资产报修单-46-
2.7.6低值易耗品台账-47-
2.7.7低值易耗品需求表-48-
2.7.7低值易耗品申购单-48-
2.7.8低值易耗品盘点表-48-
2.7.9低值易耗品损耗表-49-
2.8办公用品管理图表-49-
2.8.1办公用品管理图-49-
2.8.2办公用品需求表-50-
2.8.3办公用品申领单-50-
2.8.4办公用品发放表-51-
2.8.5办公用品盘点表-51-
2.9后勤管理图表-52-
2.9.1后勤管理事项图-52-
2.9.2员工住宿申请表-52-
2.9.3住宿员工登记表-53-
2.9.4餐厅卫生检查表-54-
2.10环境卫生管理图表-54-
2.10.1环境卫生管理事项图-54-
2.10.2卫生检查评分表-54-
2.11消防安全管理图表-55-
2.11.1赔偿调查报告表-55-
2.12行政人事管理图表-55-
2.12.1行政人事管理事项图-55-
2.12.2人员招聘申请表-57-
2.12.3应聘人员登记表-58-
2.12.4招聘录用通知书-59-
2.12.5员工培训申请表-60-
2.12.6员工考勤汇总表-60-
2.12.7违纪处分通知单-61-
2.12.8员工休假申请表-61-
执行部门
档案编号
文件编号
编制人
审批人
修改资料
编制时间
审批时间
修改时间
第一章总裁办规章制度
1.1前台礼仪规范
第1章总则
第1条目的
为规范前台接待的职业形象,充分发挥前台接待的窗口展示作用,维护良好的公司形象,特制定本规范。
第2条适用范围
本规范适用于前台接待礼仪管理。
第2章仪容规范
第3条要求员工头发梳理整齐,面部保持清洁;男员工不留长发,女员工不化浓妆;保持口气清新,以适合近距离交谈;手部干净,指甲修剪整齐,男员工不留长指甲,女员工不涂抹鲜艳的指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。
第4条员工服饰礼仪要求参照公司《员工着装管理规定》。
第3章电话接听礼仪规范
第5条电话接听
1.接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
2.在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话。
接起电话首先要说“您好,×××(公司名称,如果公司名称较长,应用简称)”,如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。
对知道分机号码或者转至具体人员的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。
第6条代接电话
1.代接电话时,对方如有留言,应用纸笔记录。
2.电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止因记录错误或者偏差而带来的误会。
第7条做好电话记录
前台工作人员在接电话时,要随时记录电话内容,这些记录应简洁完整,最好具备以下六点内容:
何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。
第8条礼貌挂断电话
通话完毕后,可以询问对方:
“还有什么事吗?
”既表示尊重对方,也是提醒对方。
谈话结束时,要表示感谢,并让对方先挂断电话。
第4章来访接待礼仪规范
第9条接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到。
第10条客人到来进行来访登记后,要立即通知被访者,如需前台接待人员引导,则应使用正确的引导方法和引导姿势。
第11条为来访人员安排接待地点时,应遵循以下原则。
1.对于普通来宾,主动指引要访部门接待。
2.对于面试人员,在会议室允许的条件下,尽量安排在会议室内接待。
第12条预约人员到达后,若公司已预约人员由于种种原因不能马上接见时,一定要说明理由与等待时间。
第13条如果预约来访人员要找的负责人不在,要明确告知预约人员的去向及回公司的时间。
请来访人员留下电话、地址
第14条未进行预约人员来访时,应首先明确对方姓名,婉转询问对方来意。
前台人员经过初步判断后,并不能直接回答“在”或“不在”,而应使用“让我看看他是否在”等言辞,及时与相关人员进行沟通,最后决定是否安排被访者进行接待。
1.2行政会议管理制度
1.2.1会议管理制度
第1章总则
第1条目的
为规范公司会议管理,提高会议质量和效率,实现会议管理的规范化、制度化,特制定本制度。
第2条适用范围
公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。
第2章会议组织
第3条公司级会议,是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会,应由总经理批准,各相关部门组织召开,公司领导参加。
第4条专业会议,是指公司的技术、业务综合会议,由分管公司领导批准,主管业务部门负责组织召开。
第5条上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)一律由公司组织安排,相关部门协助做好会务工作。
第3章会议安排
第6条为避免会议过多或重复,公司一律将正常性的会议纳入例会制,原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。
第7条凡涉及多部门负责人参加的会议,均需于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后,报总裁办汇总,并由公司总裁办统一安排方可召开。
第8条总裁办每周六应召开全公司例会。
第9条对于已列入会议计划的会议,如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时,召集部门应提前天报请公司总裁办,并经公司相关领导同意。
第10条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,公司有权安排合并召开。
第12条对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议,总裁办有权拒绝安排。
第13条各部门会期必须服从公司统一安排,各部门会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外),应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
第4章会场纪律
第14条开会前10分钟与会人员必须到达会场,同时将手机调到振动状态或关闭。
第15条会场内严禁吸烟,未经批准,不得在会议期间进行私自讨论。
第16条与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的,须在会前向会议组织部门请假,并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假),得到组织部门批准后才能请假。
第17条会议中途与会人员如有急事需离开,要向会议主持人提出申请,得到批准后方可离开。
第5章会议室管理
第18条会议室由总裁办指定专人负责管理,各部门如因会议需要使用会议室,须事先向总裁办提出申请,由总裁办统筹安排。
第20条会议室的卫生由总裁办安排人员维护,在每次会议召开前后均要进行打扫,并做好日常保洁工作。
第21条会议室电子设备的管理、使用和维护由总裁办陈飞负责,其他人不得随意操作,否则如造成设备损坏应按价赔偿。
1.3文件收发管理规范
1.3.1收文管理规范
第1条为进一步规范收文管理工作,提高公文处理的效率,特制定本规范。
第2条收文范围
1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。
2.公司内部公文。
第3条收文承办、催办
1.承办人员应按要求办理。
急件应马上处理,小时内予以答复;一般要办理的文件,天应办理完毕,最迟不能超过天;承办人员在规定期限内办不完的,应说明理由,并告知行政部。
2.已办结的收文,由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果,并在签署姓名、日期后及时交回档案室。
3.收文的催办由行政部负责,对送交有关职能部门办理的重要文件、会议下达任务,要定期进行跟踪检查。
4.收文的处理、传阅,最多不能超过一周,阅文者应在当日返还资料室。
第4条收文整理归档
档案管理人员对来文每月进行一次正常性清理,每季度进行一次系统性清理,并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。
第5条收文保密工作
1.各部门文管人员应严格遵守保密制度,严防文件散失、泄密和失密。
2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者,要严肃处理,并追究责任人的责任。
1.3.2发文操作规范
第1条为规范公司发文管理,提高发文效率,确保发文质量、文书安全、传递及时,特制定本规范。
第2条总裁办统一负责公司文件的审核、发布工作。
第3条文稿起草
1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨,符合发文格式和行文规定。
2.文稿起草完毕后,需仔细审核,并打印,填写“发文签批单”,经相关部门负责人签字后送总裁办审阅后发布。
第4条签发
文稿核校无误后,送分管副总和总经理签发。
对于一般性业务文件,可由发文部门分管副总签发;涉及公司重要事项的发文由董事长/总经理
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