经销商大会方案.docx
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经销商大会方案
经销商大会方案
一、活动目的:
1、通过此次大会可以更好的展示托普仪器品牌形象,展现公司实力;2、增进经销商对我公司了解,排除贴牌公司疑虑,增强经销商信心,促进经销商与我司
共同发展,与托普仪器一起实现双赢;
3、表彰年度优秀经销商,制定并通过下年度经销商激励机制,以此充分调动各地经销商
的积极性,追求长久的战略合作伙伴;
4、聆听经销商心声,客观的搜集经销商对我公司产品与服务的评价,有利于我司有针对
性完善产品与服务品质,加快公司发展步伐。
二、基本信息:
活动主题:
情聚托普?
共创双赢
活动时间:
11月16日-18日(报道周五、会议周六、周日安排杭州一日游、产品培训二选一)
活动地点:
待定
参加人员:
全国经销商,预计120人左右
三、活动构成:
第一天:
全天报道接待。
由会务组统一安排食宿;晚上设置欢迎晚宴。
第二天:
召开经销商大会,参观公司总部。
第三天:
第三天:
组织杭州一日游活动/产品培训(可任选)。
四、经销商大会会议流程:
内容确认后再调整具体时间时间议程主讲人备注07:
30-08:
30早餐08:
30-09:
00经销商进入会场签到
09:
00-09:
10主持人宣布会议开始,并介绍与会的公
司领导及特邀嘉宾等
09:
10-09:
15总经理致欢迎辞09:
15-09:
25特邀嘉宾寄语09:
25-11:
00农业部专家作专题报告11:
00-11:
25茶歇(合影留念)11:
25-12:
00总经理作托普仪器综合情况及发展战略
方针汇报
12:
00-13:
20午餐(自助餐)13:
20-13:
30经销商步入会场13:
30-15:
00营销总监做关于产品的主题报告15:
00-15:
30年度优秀经销商表彰
优秀经销商发言15:
40-17:
30参观托普公司总部和生产基地17:
30-18:
00驱车返回酒店18:
00-20:
30答谢晚宴1、召开经销商大会
1)总经理报告:
a)对经销商的长期大力的支持表示感谢;
b)对公司近八年的发展做多方面的总结,着重突出对未来的展望;
c)对行业发展前景及我公司未来2-5年的营销计划做以说明,使经销商充分了解国家政
策、行业情况及公司目标,以促进经销商与我公司共同发展,并增强对财富的信心。
2)农业部专家作专题报告:
3)营销总监做关于产品的主题报告:
a)主推系列产品介绍;
b)公司优势、重点产品介绍;
c)市场推广的经验分享;
4)年度优秀经销商表彰:
5)经销商发言:
a)主题一:
成长的足迹,分享与托普仪器共同成长的经历;
b)主题二:
成长的快乐,成功的市场操作经验分享;
c)主题三:
分享自己将来的规划及对托普品牌的期望。
2、参观托普仪器公司:
(时间控制在2小时左右)
公司大楼、生产车间
3、答谢晚宴:
(时间控制在两个半小时左右)
具体安排由答谢酒会筹备小组负责。
(安排4-5个表演节目,游戏互动)
五、细节准备
(一)、会前准备:
1、参展人员确认:
第一轮邀请:
销售部确认参会邀请人员----电话沟通、通知会议信息、初步确认参会意向----向市场部提交参会人员具体信息(公司名称、人员、地址、手机、邮箱等)----市场部派发第一轮邀请函(采取邀请函派发、邮件派发、短信跟进方式)----一周后回收参会回执单----市场部负责搜集、整理相关信息
第二轮邀请:
会议前三周会务组负责派发第二轮会议通知(采取回执单派发、邮件派发、电话跟进方式)----一周后回收参会回执单----搜集、整理、确认最终信息
特邀嘉宾邀请:
陈总提供名单,市场部负责派发
2、需要准备文件类:
会议前需建立以下文件表单,建立有效信息库资料,对于会议的推进、预算控制、物料管理回收有着十分重要的意义。
会议流程表、会议职责表、时间推进表、费用预算、统计表----大会筹备小组展品清单、经销商意见反馈表----销售部物料清单、报道表、会议签到表、住宿安排表、接送时间表、活动第二天中午用餐券及用餐券发放的统计表、会务组成员的通讯录一份(放在会议指南里面)----会务、文宣组
3、物料类准备:
礼品、奖品、纪念品、笔记本、笔,参展人员名牌(酒店准备)、参会人员挂牌及工作人员挂牌、温馨卡片、签到板、签到笔、气球、优秀经销商奖牌、证书、麦克风(参观公司时讲解用)、接站用三角旗或接待板----会务组邀请函、回执单、会议议程手册、产品彩页资料、环保袋、会议整体背景墙、X展架、海报、横幅----文宣组具体数量、具体内容需确认(详见物料清单)
4、会议设备准备:
麦克风、音响、投影仪、笔记本电脑、摄像机、照相机、公司参观讲解时需要的麦克风
----会务组
5、会场布置:
会议背景墙、答谢晚宴背景墙、场地布置、易拉宝、横幅、海报,参与特邀嘉宾、嘉宾名牌摆放,茶歇处布置、答谢晚宴布置----会务组、文宣组
6、人员安排及各项工作安排(详见六、工作分配)
7、公司大楼及生产车间布置(待补充)----公司各部门
8、会场内安全及突发事件的处理
1)、人员安全
2)、场地安全
3)、火车、飞机晚点接站
4)、旅游期间安全问题
(二)报道:
(待补充)
1、报道工作,负责食宿安排事宜,是否分区域落实楼层。
----会务组2、负责欢迎晚宴事宜。
(晚宴流程,,发言致辞人确认,致辞稿件,)----会务组
3、资料及礼品派发工作。
(公司彩页资料、会议议程手册、经销商挂牌、自助餐餐券、笔记本、笔、礼品等)。
----会务组、文宣组4、客房内放置温馨卡片(注明服务专员)、水果。
----会务组、文宣组5、报道当天的酒店布置工作(指示牌、横幅……)----会务组、文宣组
6、会场所需物资的运送工作。
----车辆保障组7、根据会务组提供信息安排飞机场、火车南站、城站人员接站。
----车辆保障组8、参会人员的接待工作。
----接待2组9、欢迎晚宴的接待工作。
----接待2组10、第二天会议会场布置工作。
----会务组、文宣组
备注1:
会务组根据回执单合理安排接送车辆,并负责填写下表。
车辆保障组根据接送时间表
经销商名称到站时间接送车辆接送人员
会务接待:
A(最终确认来宾信息后,根据《回执表》,排出接送时间表,提前安排接送人员和车辆;B(根据《接送时间表》,与接送人员确认好人员信息,并告知接送人员经销商联系方式;接送人员确认来宾身份后,直接带至宾馆;
C(接送人员与会务组人员保持联络,确保在来宾到达酒店前将房间安排好,并指引到电梯;D(酒店接待人员将会议资料派发给来宾;
备注2:
欢迎晚宴流程:
自由进入还是设置一个签到确认流程,
(三)经销商大会会议:
(待补充)
1、早上签到工作。
铺红地毯,设置签到板,经销商签到板上签名后合影留念。
引领经销商到会务组处领取晚宴抽奖号码牌及经销商调查表(是否放在会议报到时,),会务组登记签到。
----会务组、文宣组2、根据事前位置安排,由接待1组、2组负责接待引领工作。
事前规定好会场内需留至少2位接待人员,接待人员服装统一,女生化淡妆。
----接待1、2组3、会场内以沙画形式展示托普仪器八年发展,可循环播放。
(待定)----陈曦负责4、会场内指定音乐、麦克风、音响设备、投影仪设备等管理及协调工作。
----会务组5、座位安排确认(台卡)。
----会务组6、按经销商会议流程进行,主持人负责整体时间的控制。
----主持人
7、专家报告、陈总报告以发言方式进行,婷姐报告以PPT方式进行。
----主持人8、经销商表彰,由营销总监进行奖牌、证书、奖品的颁发,并进行合影。
----接待1组9、经销商代表发言。
发言稿由市场部起草,营销总监定稿。
----文宣组10、主持人宣布会结束,并再次强调参观乘车安排(参观时乘车安排在会议手册明确好)。
----主持人
11、意见反馈表的发放与回收。
----会务组12、参观公司(每层安排讲解人员,可分两队分开参观,每对至于有一个领队)。
参观流程提供。
----会务组13、公司生产车间、办公室、样品室、活动室、研发部等整体布置工作。
----公司各个部门14、答谢晚宴现场布置、桌次安排。
(台卡,名单)----会务组、文宣组15、答谢晚宴(安排4-5个表演节目,游戏,抽奖环节设定与安排,流程安排,主持人安排、节目排练、服装道具音乐准备等等)。
----答谢酒会筹备小组16、答谢晚宴接待工作。
----接待2组17、晚宴结束后,物料、物资的整理回收,以物料清单为主。
----会务组、文宣组18、会议物料物资的运送工作。
----车辆保障组19、全程摄像、拍照,搜集文字素材。
----文宣组
(四)杭州一日游/产品培训:
(待补充)
1、安排杭州一日游,可联系旅行社进行安排,公司派几名接待人员跟随出行即可。
会务组负责向经销商提供一日游行程安排。
----会务组2、酒店办理退房手续、食宿费用结款等事项。
----会务组3、负责参加培训人员的接送工作。
----车辆保障组、参加培训人员午餐可安排在公司食堂,晚餐待定。
----会务组4
5、产品培训安排、人员安排、产品培训流程、产品培训内容确认、前期内训安排。
培训人员需穿白大褂。
----培训组
六、工作分配:
人员组长组员主要工作
会前工作:
-策划方案及项目相关确认工作;-特邀嘉宾的邀请工作;
-酒店场地选择确认;
项目领导小组陈渝阳朱旭华、张贵友、罗江-项目成本控制工作;
-汇报内容准备工作;
-各项工作的监督、检查工作;会议中:
-特邀嘉宾的接待工作;
会前工作:
-经销商大会策划方案提案;-负责经销商大会的组织及实施工作;-提供会议流程表、会议职责表、时间推进表、费用统计表;
-负责组织相关人员召开专题会议并做好各项工作的时间控制;大会筹备小组罗江寿仕威、芦娜-各项工作流程确认;医疗保障组-负责会务组、文宣组工作;会议中:
-整体活动的控制及执行;-各环节的现场指挥;
-会场内安全及突发事件的处理;-特邀嘉宾人员邀请及接待工作;嘉宾服务小组朱旭华寿仕威、杨洋-会议期间全程负责特邀嘉宾的服务工作;
-负责答谢晚宴全程策划、组织和实施;答谢酒会筹备小组王姿舒工会委员,协会会长-节目准备、彩排;
-晚宴主持人安排,流程安排等;
(安排4-5个表演节目,游戏互动环节设定与安排,流程安排,主持人安排、节目排练、
服装道具音乐准备等等)。
会前工作:
-会议当天的服装准备;
-会前进行一次有针对性的接待礼仪培训;会议中:
杨洋、胡伟杰、梅芳芳、沈丹-会场内来宾的场内移动及引导;(事前规定好会场内需留至少2位接待人员)接待1组程萍萍-引导来宾就座;
-会议中间的礼仪引导等;
-会议期间茶水供应监督工作;
-负责经销商颁奖引领工作。
-负责晚宴抽奖、礼品颁发的引领工作;
会前工作:
-邀请经销商清单提供,进行初步的口头通知;(提交清单给文宣组)
-产品展示清单、经销商意见反馈表的提供;(提交清单给会务组)
-所需培训产品清单提供与人员确定;(提交清单给培训组)-会议当天的服装准备;陈曦、王姝萍、张文超、徐超-会前进行一次有针对性的接待礼仪培训;接待2组华、陈玉宏、黄慧英、周蓝舰、陈丽婷-负责经销商接待人员细分安排(提交清单给会务组);旅游小组李菊梅、王利群、章泽峰、李会议中:
明飞、邵伟栋、赵越、杨坤-负责报道当天的接待工作;
-负责报道当天欢迎晚宴的接待工作;
-经销商会议现场礼仪接待;
-公司参观时,公司、产品介绍、引导工作;-负责第三天的旅游接待工作;
会前工作:
-负责参会人员通知、确认出席情况;会务组陈芳莉行政、人事人员-落实会议场地安排;
-负责会前对接酒店,确定价格,签订协议;
-制定菜谱,合理安排就餐规则;(报道当天的欢迎晚宴及会议当天的答谢晚宴,其他为自助餐。
-制定欢迎晚宴及答谢晚宴座位安排。
-物料清单、报道表、会议签到表、住宿安排表、接送时间表制定-制定客户报道流程;
-负责参会人员礼品、奖品、纪念品、笔记本、笔,参展人员名牌、参会人员挂牌及工作人员挂牌、温馨卡片、水果、茶歇处食品、签到板、签到笔、气球、优秀经销商奖牌、证书的准备(具体内容、具体数量待定)-落实发言人与主持人;
-公司参观时的乘车安排;
-负责返程车票、飞机票的票务服务。
会议中:
-负责签到及资料派发;(公司彩页资料、会议议程手册、经销商挂牌、自助餐餐券、笔记本、笔、礼品等)。
-负责欢迎晚宴事宜;(晚宴流程,,发言致辞人确认,)
-报道当天的酒店布置工作(指示牌、横幅……);
-第二天会议会场布置工作;
-答谢晚宴现场布置工作;
-会议期间处理客户住宿用餐问题;
-会场内麦克风、音响设备、投影仪设备等管理及协调工作;-会议物料、物资的管理、回收,以物料清单为主。
-按经销商会议流程进行,主持人负责整体时间的控制。
----主持人-主持人宣布会结束,并再次强调参观乘车安排。
----主持人-安排杭州一日游,可联系旅行社进行安排,公司派几名接待人员跟随出行即可。
会务组负责向经销商提供一日游行程安排;
-酒店办理退房手续、食宿费用结款等事项。
会前工作:
黄晓燕、黄红芳、石大敏、王-负责客户邀请函、回执单、会议议程手册、会议资料的设计与印制工作;(具文宣组郭姗姗曼体数量、内容待确认)
-负责会议主题背景、易拉宝、海报、横幅等设计及制作工作;(具体数量、
内容待确认)
-负责工作牌等参会挂牌的设计制作工作;-经销商代表发言。
发言稿由市场部起草,营销总监定稿。
-负责会议现场PPT的制作;
-会场内以沙画形式展示托普仪器八年发展,可循环播放。
----陈曦(待定)
-会议前期准备工作的照片、文字搜集工作;-负责整场会议摄像外部资源调配的协商工作;会议中:
-负责会议现场摄像、照相、文字采集工作;-会议中全程支持会务组各项工作;
-负责会议现场微博直播、新闻统稿及后期新闻造势工作。
-负责摄像机、照相机及其配套设备的管理工作。
会前工作:
-根据销售部需要,对指定人员负责前期产品培训;-负责培训产品的准备;培训小组沈月凤-负责培训人员的服装准备;
会议中
-负责第三天的主要产品讲解、操作工作;会前工作:
-会议物资采购工作;
-会议物料物资的运送工作;
会议中:
寿仕威、王立峰、陈建波、陈车辆保障组蔡立雄-报道当天车辆安排与人员接送;曦-会议期间人员接送工作;
-公司参观时人员接送工作;
-第三天公司培训人员接送工作;
-部分人员离杭送行工作。
七、会后工作(待补充)
1、电话再次沟通、跟踪与回访工作;
2、召开会后总结会议,反馈会议中的不足和疏漏之处,以积累经验和改进;
3、照片、影像资料的整理;
4、后期宣传报道、新闻造势。
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