第2章 WORD文字处理软件.docx
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第2章 WORD文字处理软件.docx
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第2章WORD文字处理软件
第2章WORD文字处理软件
本章介绍Word文字处理软件的上机操作。
主要包括:
Word的启动与退出,Word文档管理、录入、编辑、排版,图文混排,表格处理,页面编排等。
2.1WORD文档的基本编辑
2.1.1实验目的与要求
⑴掌握Word的启动和退出的各种方法。
⑵熟悉Word的编辑环境。
⑶学会汉字的录入和编辑的方法与技巧。
⑷掌握文档管理的基本操作方法。
2.1.2实验预备知识
1.启动Word
启动Word的常用方法:
方法1:
“开始”菜单启动Word。
单击“开始”→“程序”→“MicrosoftWord”选项,即可启动Word。
方法2:
“MicrosoftWord”快捷方式启动Word。
双击桌面上“MicrosoftWord”快捷方式图标。
(若无此快捷方式图标,则可建立这个快捷方式:
选择“开始”→“程序”→“MicrosoftWord”选项,右击此选项,单击快捷菜单中“发送到”→“桌面快捷方式”。
)
方法3:
通过“我的电脑”或“资源管理器”启动Word。
①打开“我的电脑”或“资源管理器”;
②打开文档所在驱动器和文件夹;
③单击要打开的文档,就可启动Word并打开所选文档。
实际上要打开、编辑、修改或打印一个Word文档时,大多数采用这个方法,它在启动Word的同时打开所选的文档。
2.退出Word
退出Word主要常用方法有以下几种:
方法1:
单击右上角的“关闭”按扭。
方法2:
单击窗口菜单“文件”→“退出”(注意不是“关闭”)。
3.Word主窗口
Word主窗口如图2.1所示,主要元素有:
标题栏、菜单栏、工具栏(它可以通过“视图”菜单下的菜单条“工具栏”来调整)和滚动条,它的“工作区”中有一个“插入点”。
Word窗口的菜单有九栏,从左往右依次是:
文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助。
菜单有“折叠”功能,也即第一次打开时,每栏的最下面可能有标着“
”的菜单项,这表明有部分菜单项被折叠隐藏了,点它(或等1、2秒钟)可以将该栏中的菜单条全部展开显示。
菜单条中许多命令旁边都有相关的图标,灰色语句表示不能使用该命令,选择带省略号的命令将弹出对话框,对话框提供多种设置和选项供选择。
图2.1Word主窗口
在使用Word进行文字处理时,需要反复地应用Word的各种命令,对一些经常使用的工具性命令,Word将它们图标化,汇集在常用工具栏中,便于快速对文档进行编辑操作,如图2.2所示。
2.2常用工具栏
格式工具栏的图标提供各种调整文档外观的命令,它可分为字符控制和版面控制两大类,图2.3所示。
图2.3格式工具栏
标尺栏提供文档左右边界及段落首行缩进控制,其原始位置由“页面设置”所设置的页面大小、页边距确定,用鼠标拖曳可调整左右边界及段落首行缩进,如图2.4所示。
图2.4标尺栏
状态栏显示页码、插入点在坐标中的变化和显示活动窗口的屏幕状态,双击状态栏可激活快速定位、查找、替换对话框。
单击窗口左边的滚动条上端的箭头可以让文档上移一行,单击滚动条下端的箭头可以让文档下移一行,单击垂直滚动条内成比例的滚动块的上方或下方可滚动一页,如图2.5所示。
要滚动到文档中的指定页或标题,你可以拖动垂直滚动条的滚动框,直到在黄色框中显示所需的页码或标题。
要以一次一屏的方式翻看文档,你可以按键盘上的
如果要按页、按编辑、按标题或按其他项目浏览文档,首先单击“选择浏览对象”按钮,然后选定项目,如果显示一个对话框,则输入要查找的项目名称或编号,然后单击“前一处”或“下一处”按钮,从一个项目移动到下一个项目。
4.新建Word文档
建立Word文档有以下3种方法:
⑴自动创建Word文档
通过启动Word自动创建一个基于“通用”模板的新文档,并将其命名为“文档1”。
⑵使用“常用”工具栏
单击“常用”工具栏的“新建空白文档”按扭,可以创建一个基于“通用”模板的新文档,并将为其命名为“文档n”(n=1,2,3,…由系统自动依次产生)。
⑶使用“文件”菜单
①单击菜单“文件”→“新建”,出现“新建”对话框,如图2.6所示。
②在“常用”标签选项卡中,单击“空白文档”。
③单击“确认”按扭。
图2.6“新建”对话框
5.保存Word文档
⑴保存新文档
①单击“常用”工具栏的“保存”按扭(或按键
②单击“保存位置”列表框的下拉按钮,选择要保存文档所在的驱动器和文件夹。
③如果要在新文夹中保存文档,应单击“新建文件夹”按扭,创建新的文件夹。
④在“保存类型”列表框中选择保存的文件格式。
⑤在“文件名”列表框中输入文件名。
⑥单击“确认”按扭。
⑵保存已有文档
单击“常用”工具栏的“保存”按扭(或按键
图2.7“另存为”对话框
⑶将文档换名保存
单击菜单“文件”→“另存为”,打开“另存为”对话框,其操作与保存新文档相同。
6.打开Word文档
⑴打开现存文档
①单击菜单“文件”→“打开”(或单击“常用”工具栏的“打开”按扭;或按键
),出现“打开”文档对话框,如图2.8所示。
图2.8“打开”文档对话框
②在“查找范围”列表框中,选择要打开文档所在的驱动器和文件夹。
③在“文件类型”列表框中选择要打开文件的类型。
④在文件列表中选择要打开的文档。
⑤单击“打开”按扭。
也可直接双击文件名打开。
⑵打开最近使用过的文档
单击“文件”菜单,选择菜单底部的文档列表中的某一文档。
7.Word文档内容的输入
⑴利用鼠标或键盘确定输入位置。
⑵输入文本内容。
文本内容包括文字及各种符号,其中:
①如果不小心输入了错误的字符,可以用
②当输满一行后继续输入,Word会自动开始下一行,这就是“字符回绕”特性。
注意:
不要用回车键换行,以免影响后续的排版工作。
③如果输入未满一行需要换行,但又不是开始新段落,可按
④若只按
⑶输入中文标点符号
在中文输入方式下,输入汉字标点符号可以使用表2.1所示的快捷键。
表2.1中文输入方式下的标点符号快捷键
快捷键
标点符号
快捷键
标点符号
快捷键
标点符号
?
?
&
–
.
。
@
.
^
……
!
!
$
¥
<
《
>
》
\
、
-
—
⑷输入符号和特殊字符
①单击“插入”→“符号”,出现“符号”对话框,如图2.9所示。
②选择“符号”标签(选择“特殊字符”标签,可输入特殊字符)。
③在“字体”下拉列表框中选择符号的字体。
每一种字体对应一批符号。
④单击要插入的符号,该符号被放大显示。
⑤单击“插入”按扭,则插入该符号。
图2.9“符号”对话框
8.Word文档内容的编辑
⑴插入与改写
当状态栏内的“改写”标志以黑色显示时,表示文档处于改写方式,新录入的内容将覆盖文档中原有的内容;反之,“改写”标志以淡色显示时,表示文档处于插入方式,新录入的内容直接出现在插入位置,文档中原有内容后退。
⑵选定文本
在对文档进行删除、移动、复制等一系列操作来编辑和修改文档以前,首先选定要处理的文本。
当文本被选定时,被选的文本则是高亮显示(反色显示),即黑底白字,如图2.10所示。
以这种模式显示的文本也称为“高亮文本”。
选定文本,可以用鼠标,也可以用键盘。
用鼠标选定文本,常用的方法是单、双击鼠标或拖动鼠标。
这样可选定一字、一句、一行、一段等,具体操作见表2.2中的说明。
⑶删除文本
①删除单字。
用
②删除选定文本。
用删除单字的方法也可以,或单击工具栏中的“剪切”按扭来删除选定的文本。
图2.10选定文本
表2.2用鼠标选定文本的常用方法
选定文本
操作方法
选英文单词或中文单词
鼠标呈“I”形,定位到该文本后,双击或按住左键拖动后释放
选定连续若干文本
鼠标呈“I”形,定位到该文本首,拖动到末尾位置释放
选定一行文本
鼠标移到该行的最左边,指针呈向右上斜45°时,单击或拖动
选定一段文本
鼠标移到该行的最左边,指针呈向右上斜45°时,双击或拖动;
也可将鼠标箭头置于该段任何地方,快速三击。
选定多行文本
鼠标移到该行的最左边,指针呈向右上斜45°时,拖动到末尾位置释放
列选(选定一矩形文本)
鼠标定位后,按住Alt+鼠标拖动
全选
鼠标移到该行的最左边,指针呈向右上斜45°时,三击或按住Ctrl+单击
⑷移动和复制
使用鼠标移动或复制文本:
①选定要移动或复制的文本,使之高亮显示。
②将鼠标移到被选定的文本上,单击并按住左键,此时光标下方出现一个虚线正方形。
左侧还有一虚线插入点随着文本一起移动,这个插入点的位置,就是移动文本的目的位置。
③如果要移动被选定的文本,可将选定的文本拖到要移动的位置。
④如果要复制被选定的文本,按住
用剪贴板移动或复制文本:
①选定要移动或复制的文本。
②单击工具栏中的“剪切”按扭或按
③将光标移动到要插入文本的位置。
④单击工具栏中的“粘贴”按扭或按
使用剪贴板时,还可以将选定文本移动或复制到其他文档中。
⑸撤消和重复
单击“编辑”→“撤消”命令,或按
单击工具栏“撤消”按钮右边向下的箭头,将弹出一个下拉式列表,该列表框列出了此前所作过的操作,从中选择要撤消的操作。
如果撤消操作后又认为不该撤消该操作,单击工具栏中的“恢复”按扭,或按
⑹查找和替换
查找文本:
①选择“编辑”菜单下的”查找”命令,打开“查找和替换”对话框,选择“查找”选项卡,如图2.11所示。
②在“查找内容”文本框内键入要搜索的文本,或单击该框右边的箭头,打开一个列表框,其中列出了最近查找的文本,从中选择所需内容。
③单击“查找下一处”按钮开始搜索。
如果找到了要查找的文本,将自动翻阅到包含该文本的页,暂停搜索并将其变为高亮显示。
④如果找不到要搜索的文本,请选择“搜索范围”列表框下边的各种复选框,以确认在“查找内容”框内指定的是正确的搜索文本或格式,然后再次进行查找。
⑤如果想进行高级查找,可在图2.11中按下“格式”按钮,从中选择所需的字体、段落格式或按下“特殊字符”按钮,从中选择所需的各种特殊字符。
替换文本:
①单击“编辑”菜单中的“替换”命令,打开“替换”选项卡,如图2.12所示。
②在“查找内容”文本框中输入要替换的文本。
③在“替换为”的本框中输入替换后的文本。
④单击“替换”或者“全部替换”按钮进行替换。
⑤如果想进行高级替换,在“查找和替换”对话中按下“格式”按钮(如图2.12),从中选择所需的字体、段落格式或按下“特殊字符”按钮,从中选择所需的各种特殊字符。
图2.11“查找”选项卡图2.12“替换”选项卡对话框
2.1.3实验内容与步骤
1.启动Word
从“开始”菜单启动Word:
单击“开始”→“程序”→“MicrosoftWord”选项,即可启动Word,观察窗口标题栏中文档名和状态栏中插入点所在页码、行和列。
2.文档的录入及保存
按以下要求建立TEST1-学号.DOC文件。
(注意:
文件名TEST1-学号.DOC中的学号为学生自己的实际学号所代替,如TEST1-03170206.DOC,本章所有文件名中的学号均如此。
)
⑴录入下面框中的文字(不画框线),同时要求在相应位置录入自己的学号、姓名及录入日期:
学号:
姓名:
办公自动化是现代化社会最主要标志,它有如下特点:
⑴办公自动化是一门综合性新学科。
办公自动化的支持理论是行为科学、社会学、系统工程学等等。
⑵办公自动化是一个人机信息系统。
一个比较完整的办公自动化系统应包括有信息采集、信息加工、信息传递、信息保存四个基本环节。
⑶办公自动化是包括文字、数据等信息的一体化处理。
办公自动化能把语音、数据、图像、文字处理等功能组合在一个系统中,使办公室具有综合处理这些信息的功能。
⑷办公自动化是人们为产生价值更高信息的一个辅助手段。
录入日期:
⑵保存文档
将文件取名为TEST1-学号.DOC(如TEST1-03170206.DOC)保存在D:
\TEST文件夹中,操作步骤如下:
①击“常用”工具栏中的“保存”按钮,弹出“另存为”对话框。
②在“文件名”框中输入:
TEST1-学号(如:
TEST1-03170206)。
“保存类型”为默认值。
③单击“保存位置”下拉按扭,在列表中选择D,单击对话框中的“新建文件夹”按钮,在打开的“新文件夹”窗口中输入文件夹名:
TEST。
(注意:
也可以通过资源管理器在D盘上创建TEST文件夹。
)
④单击“保存”按扭。
观察窗口标题栏的内容与刚启动时有何不同。
⑶关闭文档窗口
单击“文件”→“关闭”命令,关闭该文档窗口。
3.修改文档
再次打开TEST1-学号.DOC,按要求进行修改,将“办公自动化是包括文字、数据等信息的一体化处理”改为“办公自动化是包括文字、数据、语音、图象等信息的一体化处理”。
操作步骤如下:
⑴单击:
“打开”按扭,弹出“打开”对话框。
⑵单击“查找范围”框的下拉按扭,在列表中选择D:
,在文件列表中双击TEST文件夹。
⑶选择TEST1-学号.DOC文件(如TEST1-03170206),单击“打开”按扭。
⑷打开文件后,把光标移到“数据”后面,输入“、语音、图象”几个字。
⑸单击“保存”按钮,将修改后的文件保存。
注意观察实验内容2和实验内容3中,单击“保存”按扭有何不同。
4.新建文档
按要求建立TEST2-学号.DOC文件。
创建一个空白文档,录入如下框中的文字(不画框线),同时要求在相应位置录入自己的学号、姓名及录入日期,并以TEST2-学号.DOC为文件名保存到D:
\TEST文件夹中。
学号:
姓名:
办公自动化的实现,无疑会以手工为主的办公方式和办公手段,向科学化、规范化、高效化和信息化转变。
在我国实现办公自动化的最重要的意义是可以显著提高管理水平、提高劳动生产率。
办公自动化技术的发展为公务人员、文秘人员展现出广阔和美好的前景。
录入日期:
操作步骤如下:
⑴单击“常用”工具栏中的“新建”按扭,可创建一个新的空白文档。
⑵在创建的新文档中输入文字。
⑶录入完毕,单击“常用”工具栏中的“保存”按扭。
⑷在“文件名”框中输入:
TEST2-学号(如:
TEST2-03170206)。
⑸单击“查找范围”框的下拉按扭,在列表中选择D:
在文件列表中双击TEST文件夹。
⑹单击“保存”按扭。
5.文本的移动
将“TEST1-学号.DOC”文件中的“⑶办公自动化是包括……处理这些信息的功能。
”与“⑵办公自动化是一个人机信息系统……四个基本环节。
”这两大部分交换位置,并修正序号。
操作步骤如下:
⑴打开TEST1-学号.DOC(如TEST1-03170206.DOC)文件。
⑵移鼠标指针到“⑶办公自动化是包括……处理这些信息的功能。
”这行文字左侧的选定区,按住左键,向下拖动,将这部分内容选定。
⑶单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮,选定的文本内容被送到剪贴板,原内容在文档中被删除。
⑷将插入点移到“⑵办公自动化是一个人机信息系统……”这行的起始位置。
⑸单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮,完成文本的移动。
⑹改正序号。
⑺单击“常用”工具栏中的“保存”按扭,将编辑后的文件保存。
6.插入文本
将TEST2-学号.DOC文件插入到TEST1-学号.DOC文件的末尾。
操作步骤如下:
⑴打开TEST1-学号.DOC文件(如TEST1-03170206.DOC)。
⑵将插入点移到TEST1-学号.DOC文件的末尾,单击“插入”→“文件”命令,打开“插入文件”对话框。
⑶单击“查找范围”框的下拉按扭,在列表中选择D:
,在文件列表中双击TEST文件夹。
⑷选择TEST2-学号.DOC(如TEST2-03170206.DOC)文件,单击“插入”按扭,可将TEST2-学号.DOC文件的内容添加到TEST1-学号.DOC文件的末尾。
⑸单击“常用”工具栏中的“保存”按扭,将编辑后的文件保存。
7.查找和替换文本
将TEST1-学号.DOC文件中所有的“办公自动化”改成“OA”,并将修改后的文档以文件名LX2-学号.DOC(如LX2-03170206.DOC)保存到D:
\TEST文件夹中。
操作步骤如下:
⑴打开TEST1-学号.DOC文件(如TEST1-03170206.DOC)。
⑵单击“编辑”→“替换”命令,打开“查找和替换”对话框。
⑶在“查找内容”框中输入:
办公自动化,在“替换为”框中输入:
OA,单击“全部替换”按扭。
⑷关闭“查找和替换”对话框。
⑸单击“文件”→“另存为”命令,打开“另存为”对话框。
⑹在“文件名”框中输入:
LX2-学号(如:
LX2-03170206).
⑺在“保存位置”下拉列表框中选择TEST文件夹。
⑻单击“保存”按扭。
观察窗口标题栏的内容与另存之前有何不同。
2.1.4实验思考题
⑴刚启动Word后文档的名称是什么?
状态栏中插入点所在页码、行和列各为多少?
⑵实验内容2和实验内容3中,单击“保存”按扭有何不同?
⑶对TEST1-学号.DOC文件按如下要求进行修改,并以LX1-学号.DOC为文件名进行保存(如LX1-03170206.DOC):
①把文档中所有的“图象”改为“图像”。
②把序号⑴~⑷分别改为①~④。
⑷实验内容7中窗口标题栏的内容在另存前后有何不同?
⑸打开TEST1-学号.DOC文件,对其进行如下操作:
①将TEST1-学号.DOC文件中的第一段内容复制到TEST1-学号.DOC文档的末尾;
②将每个自然段最后的全角句号替换为半角句号;
③以LX3-学号.DOC为文件名进行保存(如LX3-03170206.DOC);
④将“⑴办公自动化是一门综合性新学科……”一段以LX4-学号.DOC为文件名(如LX4-03170206.DOC)保存到D:
\TEST文件夹中。
2.2WORD的排版与打印
2.2.1实验目的与要求
⑴掌握Word的字符格式化。
⑵掌握Word的段落格式化。
⑶掌握Word的项目符号、编号、分栏等排版。
⑷掌握文档的页面排版与打印。
2.2.2实验预备知识
1.字符格式化
设置字符格式就是改变字符外观,例如,要想强调报告中的某一行,可以把它变为粗体字,或利用格式编辑功能在其下面加上下划线,或将其设置为带底纹的文字。
利用Word的各种字符格式编辑功能,可以使文档重点突出,样式美观。
⑴通过格式工具栏设置字符格式
设置字体:
①选定要改变字体的文本。
②单击格式工具栏上的“字体”列表框的下拉按钮,打开字体列表框,如图2.13所示。
③选择字体。
图2.13字体列表框图2.14字体大小列表框
设置字号:
①选定要改变字号的文本。
②单击格式工具栏上的“字体大小”列表框的下拉按钮,打开字体大小列表框,如图2.14所示。
③选择字号。
设置字形:
①选定要设置字形的文本。
②单击格式工具栏上的所需的字形按钮。
格式工具栏上有6个字形按钮,如图2.15所示,从左到右分别为加粗、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹和字符缩放。
图2.15字形按钮
③要取消字形效果,例如加粗、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹等,在选定文本后,再次单击相应的按钮即可;对于字符缩放,选定文本后将其恢复为100%即可。
⑵通过“字体”对话框设置字符格式
①选定要改变格式的文本。
②单击“格式”→“字体”,打开“字体”对话框,选择“字体”标签,如图2.16所示。
图2.16“字体”对话框
③选择字体、字号、字形、效果等所需要的格式。
④单击“确定”按钮。
⑶改变字符间距
①选定要改变字符间距的文本。
②单击“格式”→“字体”,打开“字体”对话框,如图2.16所示。
③单击“字符间距”选项卡,设置相应的缩放、间距、位置等格式。
④单击“确定”按钮。
⑸设置文字效果
①选定要设置文字效果的文本。
②单击“格式”→“字体”,打开“字体”对话框。
⑨单击“文字效果”选项卡,选择一种动态效果,可在“预览”框中查看其效果。
④单击“确定”按钮。
⑹复制字符格式
①选定含有源字符格式的文本区,或将插入点置于源字符格式区。
②单击常用工具栏上的“格式刷”按钮,鼠标指针变成“刷”形。
③拖动鼠标经过要复制字符格式的文本区。
鼠标经过处的文本将变为源字符格式的样子。
说明:
上述操作只能复制一个文本区,若要进行多个文本区的复制,需双击“格式刷”按钮,复制完成后按
2.段落格式化
⑴设置段落对齐方式
使用格式工具栏:
图2.17段落对齐工具
格式工具栏上用于设置段落对齐的工具,如图2.17所示。
操作步骤如下:
①选定要对齐的段落,否则只对当前段落进行设置。
②单击所需的对齐按钮。
使用“段落”对话框:
①选定要对齐的段落,否则只对当前段落进行设置。
②单击“格式”→“段落”,打开“段落”对话框,并选择“缩进和间距”。
③单击“对齐方式”的下拉按钮,从列表中选择所需的对齐方式。
④单击“确定”按钮。
⑵设置段落缩进
使用标尺进行设置:
在标尺上有4个段落缩进标记,如图2.18所示。
图2.18水平标尺与缩进标记
注:
首行缩进是指段落的首行左边首字符向右移动;悬挂缩进是指该段的首行向左移动到起始位置,首行以下的各行都有向右移动。
具体操作步骤如下:
①将插入点置于要设置段落缩进的段落中。
②将鼠标指针指到相应的标记上。
③用鼠标拖动段落缩进标记至合适位置时松开。
若在拖动时按住
使用“段落”对话框:
①选定要缩进的段落,否则只对当前段落进行设置。
②单击“格式”→“段落”,打开“段落”对话框,并选择“缩进和间距”标签。
③在“缩进”框中进行左右缩进以及特殊格式的设置。
④单击“确定”按钮。
⑶设置行间距与段间距
①选定要设置间距的段落,否则只对当前段落进行设置。
②单击“格式”→“段落”,打开“段落”对话框,并选择“缩进和间距”标签。
③若要设置当前段落与上一段落之间的距离,可在“段前”编辑框中输入间距值。
④若要设置当前段落与下一段落之间的距离,可在“段后”编辑框中输入间距值。
⑤若要设置行间距,可在“行距”下拉列表中进行选择。
⑥单击“确定”按钮。
⑷项目符号和编号
项目符号的自动创建:
单击格式工具栏上的“项目符号”按钮,就会在插入点位置(通常是一个段落的开始位置)出现一个实心圆点,这就是项目符号。
此时直接在项目符号
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