绿云宾馆管理软件系统基础.docx

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绿云宾馆管理软件系统基础

IHOTEL系统基础2

第一节基本概念ﻩ2

第二节基本标识2

２。

１宾客状态ﻩ２

2.2　客房状态ﻩ３

第三节基础操作3

３．1登录ﻩ3

3.２　退出ﻩ４

3.3　更换工号ﻩ４

3．5ihoteｌ消息ﻩ6

3。

6宾客查询7

3.6．1宾客列表ﻩ7

３．6。

２帐号查询8

３.7　房态表查询９

3.7。

1　房态方块9

4．1报表查询ﻩ1０

4。

1．2报表专家ﻩ1０

４．1。

２．1　报表仓库ﻩ１1

4.1。

2.2快捷报表12

4。

1．２．3我的报表１3

4.1。

2.４　报表的自定义ﻩ１3

4.1。

３　　停机报表ﻩ13

IHＯTEL系统基础

第一节基本概念

ihｏtel酒店管理系统中有很多与酒店业务紧密相连的概念，只有熟悉了这些概念，读者才能很好的阅读我们的说明、理解和掌握ｉhoｔｅl的应用。

●酒店代码:

是酒店的系统代码，操作员在进入系统时，必须输入正确的酒店代码。

●　工　号：

是操作员的编号，最长可以是十一位,编号形式没有特别规定，可以是数字、字母也可以是字母与数字的结合，如156、Ａ15、ZＸJK等都可以定义为工号.工号是唯一的,与实际工号有区别,必须在《用户管理》中定义之后才能在本系统中使用.

●　密　码：

密码长度为1至8位，输入时要注意字母的大小写的区别.进入酒店管理系统的初始密码是由电脑管理员（或工程师）在《用户管理》中定义的，操作员用初始密码进入系统后,可以对密码进行修改。

●宾客分类：

系统将宾客分为散客&成员、团队、会议。

●主　单：

本系统中把散客、团体成员、团体&会议的登记单称为主单，因此主单又分为散客主单、团体成员主单、团体＆会议主单等。

●　帐　　号：

帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。

系统中涉及的帐号有散客＆成员帐号、团队帐号、会议帐号、ＡR帐号、消费帐号等.帐号是按照流水号进行命名.

●　房类：

是房间类型代码,最多可以是三位,这三位既可以是字母、数字,也可以是两者的结合.房类一般由工程师或电脑管理员在《代码配置》中定义。

如可以定义“BJA”表示标准间南;定义“SR２"表示双人间。

●房　价：

房间的实际卖价。

第二节基本标识

2.1宾客状态

主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见下表。

状态

状态含义

备注

Ｒ

预订状态

基本状态

I

当前在住

O

本日结帐

D

昨日结帐

Ｎ

应到未到而被删除的预订,即ＮoShow

其他状态

Ｓ

临时挂帐（退房未结帐）

Ｘ

已被取消（删除）的预订

表

宾客状态流转图：

XS

↑　↑

R─→I　─→O─→D

↓

N

２.2客房状态

常用以下符号来表示不同的客房状态。

房态

含义

CL

干净房

DＩ

脏房

OC

住净房

OD

住脏房

OO

维修房（Oｕｔ　ｏf　oｒｄeｒ）

ＯS

锁　房（Outｏｆserviｃe）

表

房态流转图

OO/OS　　　　OＯ/OS　　

↑　　　　　　　　　　↑↓

CL─→OC─→ＯD─→OＣ─→　DI─→CＬ

第三节　基础操作

３.1登录

一般系统管理员会把酒店管理软件的快捷方式放在桌面上，读者只需根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标

，双击即可打开登录窗口,如下图所示。

图

正确输入【班号】、【工号】、【口令】三项信息，单击选择语种（中、英文两种）,即可进入系统。

３.2退出

IHOＴＥL酒店管理系统支持多种不同的退出方式，常用的有以下方法:

（１）、点击系统主界面右上角的图标

。

跳出窗口，点是即可

图

（２）、快捷键F１2

３.3更换工号

此功能主要用于交接班、离开岗位等情况。

为防止他人使用你的工号操作本系统而造成不必要的麻烦，系统建议操作员在交接班或者离开岗位时,使用更换工号功能.

系统主窗口下，点击窗口右上角的

如下图所示登录窗口，操作同登录，不再赘述。

图

3.4密码修改

为防止泄密，操作员应该经常修改自己的口令（因为口令泄密可能造成一定的经济后果）。

该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。

操作步骤：

（1）、系统主窗口下,点击右上方

打开功能面板窗口；

图

（2）、点一把锁，然后根据系统提示，输入旧密码、新密码,确认即可.

３.5ｉｈoｔel消息

ihｏteｌ系统的消息功能可以理解为员工信息交流中心,包括四个功能:

职员留言、实时对话、事务处理、交班处理.系统主窗口下，执行功能面板中的信封，打开『ihotｅｌ消息』窗口，如下图所示。

图

3.5。

3事务处理

主要用于酒店各部门交流对客服务信息。

事务的发布可以在此处处理,也可以在宾客主单下.事务处理分已发事务和我的事务两部分。

3.5.４　交班处理

输入交接班信息。

3。

6　宾客查询

系统中常用到查询功能,包括宾客列表、帐号查询.各业务部门使用程度也各有不同,下面的说明中将详细介绍，操作者可以根据各自的需要使用以下的说明.

3．６。

1　宾客列表

ｉhoteｌ系统，按照业务需求将宾客列表分成:

预订宾客列表、本日到达宾客列表、当前住客档案、历史住客列表等.

所有宾客列表的结构基本一致,下面以预订宾客列表为例,加以说明。

系统主窗口下,执行预订→预订信息列表,，打开预订宾客列表。

窗口上方是可以互相切换的宾客分类标签页,窗口底行是宾客状态多选栏,该列表系统默认是预订状态。

图

查询方法

（一）、快速查询

将光标定位于右上角条件输入位置.可以输入的常用条件有姓名、姓名中的一部分、房号、帐号、预订号等.

（二）、组合查询

用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询某公司一个星期内客人的住店情况。

单击右下角组合查询按钮，打开组合查询窗口,根据需要输入多个条件，单击确定,即可显示查询结果。

功能按钮

窗口右边的功能按钮,一般都是快捷功能,如入帐等，这些功能能否使用视操作员的权限而定。

具体如何操作请参见各节说明。

3。

6。

２帐号查询

帐号查询在系统的各个业务流中得到应用，其界面如下图所示。

图

帐号查窗口主要包括以下部分:

条件输入、主单类别和状态、工具按钮等。

主单类别和主单状态的选择，可视具体的情况而定。

主单分：

“所有”、“宾客"、“团队/会议"、“消费帐”、“AR帐”，状态分“所有”、“有效”、“预订”、“在住”、“离店”。

条件输入处可输入房号、帐号、姓名、单位等。

输入姓名、单位时可以输入完整的名称,也可以输入名称中的一部分,系统支持模糊匹配.

选择主单、状态，输入条件后,单击〖检索〗,左窗口显示查询结果。

若选中,单击〖确定〗即可,否则〖退出〗。

３.7房态表查询

3。

7．１房态方块

房态方块,特点是全面地反映整个客房的使用情况,对操作员来说，比较直观易懂.

功能面板下,执行查询→房态方块，打开『房态方块』。

图

为便于说明，我们将房态方块分成三个区域进行说明:

左中、底行、右边,具体说明如下。

左中：

①．不同的颜色表示不同的房间状态，房态表的颜色、方块的大小、可以在维护系统中定义和修改;

②.当鼠标停留在-在住的房间时,系统会自动显示该房间客人的简单信息。

而双击某一房间，可以打开该房间的详细信息,并可进行修改，如换房，续住及输入客人信息都可以在此完成。

③。

指向一个房间并单击鼠标右键，系统会有一弹出菜单。

对于空房,可以完成预订、登记等操作，而对于住客房,可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等操作.

④．房号右下角或右左上角不同颜色的小方块含义如下：

右下角表示将到或将走房，而左上角出现小方块表示该房间为临时房态.

底行:

①．每一种房态的实际房数；

②．双击某一图标，可以查询该种房态的详细信息；

③。

通过下拉列表中的楼号、房类的选择，可以单独显示某一幢楼，或某一种房类的房态情况。

第四节报表处理

4。

1　报表查询

IHOTEＬ系统含有丰富的报表，查询中设有三大报表体系：

停机报表、稽核报表和报表专家。

4.1.1稽核报表

稽核报表为每天夜审时数据更新产生的，是对上日营业情况的统计.

系统主窗口下，执行审核→稽核报表，打开『稽核报表』窗口.

图

由于操作员权限不同，所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。

稽核报表分为两个时间段:

上日和历史。

选择〖上日〗，查看为前一日的数据；选择〖历史〗，则可以在统计条件处选择日期，查看更早的的稽核报表。

报表选项中选择〖打印〗，点击〖确定〗后可以直接打印；选择〖显示〗则是预览报表;选择〖导出〗则导为其它格式，如Exceｌ、文本等格式。

4．1．2　报表专家

报表专家中的报表包含了系统所有的报表，为使用方便又分为：

我的报表、快捷报表、报表仓库三大块。

执行查询→报表专家，打开『报表专家』窗口。

该窗口按报表的分类显示报表。

由于操作员权限不同，所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。

4。

1．2．1　报表仓库

系统中所有报表均存放在报表仓库中，包括交班报表都统一到报表专家中，目前所有的交班报表都是从报表专家中引用定义出来的。

图

4.1.２．２　快捷报表

报表仓库中的报表数量非常大，为方便使用，可将经常使用的报表放到快捷报表中，方便调取。

在报表仓库勾选一份所需的报表，拖动到快捷报表相应的文件夹中即可。

快捷报表初始分类分为前台交班、前台ＡR交班、商务中心交班等,此处的报表对应着相关模块的交班报表，如在前台的收银模块中的交班表即为快捷报表中的前台交班报表。

酒店根据自身要求选择需要设立的快捷报表项目，如:

夜审报表、前台报表等。

单击左边快捷报表栏目，然后单击窗口右边按钮〖T．类别〗，弹出『快捷报表类别维护』窗口,即可对快捷报表各分类项目进行查询、增加、删除、修改等操作.如图：

4.1.2。

３　我的报表

系统中有丰富的报表，而每个员工需要查看的报表是不一样的,为方便迅速的查找所需报表，可以把自己需要查看的报表放入【我的报表】中，这样系统可以根据工号自定义每位员工所需的报表。

操作方法与快捷报表操作一致,在报表仓库中勾选一份所需的报表，直接拖动到我的报表文件夹中。

图

4.1.2．４报表的自定义

4．1。

3　　　停机报表

　停机报表用于发生突发事件时,在系统停机之前需要打印的紧急报表。

停机报表可以根据酒店需要，在报表仓库中选择哪些报表为停机前必须打印的。

操作方法与快捷报表操作一致，在报表仓库勾选一份所需的报表,直接拖动到停机报表文件夹中。

执行查询→停机报表,打开『停机报表』窗口.