文件控制程序.docx
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文件控制程序.docx
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文件控制程序
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1、目的
为确保ISO9001、ISO14001管理体系(公司统称之为“两位一体系”)所要求的文件、记录之使用、保管受到有效控制,使其适用、有效而不致被误用、损坏或丢失,并对执行工作过程、活动、服务产生的记录予以适当的管理维护,以便追溯系统运作的有效性,特建立此程序。
2、范围
适用于两位一体系内所有文件、记录的管理。
包括:
体系文件﹑技术文件和资料,以及外来文件、质量记录、过程记录等。
3、术语和定义
文件信息——信息及其承载媒介。
记录——阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
4、职责
4.1文件发行之编制/审核/核准权限如下表所示:
文件类型
编制/修订/作废
审核
核准
一级文件(管理手册)
体系管理单位
管理者代表
总经理
二级文件(程序文件)
相关部门
管理者代表
总经理
三级文件(管理标准、指引、规范…)
相关部门
部门经理
副总/总监
四级文件(表单、记录)
作为一二三级文件之附件同时受控发行、使用、回收、作废
1.需会签其他部门的文件须在制订单位经理/副总或总监审核后,先进行会签相关单位再批准发行;
2.文件编制与审核权限原则上不能为同一人,审核和核准权限可以为同一人。
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4.2各部门
4.2.1负责制订形成本部门所需的两位一体系体系文件、记录及表单
4.2.2负责各部门两位一体系文件及记录的收发、归档、储存、维护与销毁过期的记录。
4.3行政人事部
4.3.1负责组织相关程序文件编制、维护,负责管制性文件之发行(编号)、保存、回收及销毁,针对重要文件存放于防火柜里;
4.3.2监督公司各部门两位一体系文件、记录、表单的使用状况,持续推动体系运作良好.
4.4管理者代表
对两位一体系所需的文件、记录及表单的建立及维护实施确认、管理、监督。
5.0作业流程
作业步骤
作业内容
责任部门/人
相关记录
1
需求申请
各部门
《文件编制/修订/作废申请单》
2
编制/修订
依4.1权责执行
3
编号/版本升级受控
行政人事部
《文件管理记录表》
4
文件审批
依4.1权责执行
5
盖受控章
行政人事部
6
分发/回收文件
行政人事部各部门
《文件分发回收记录表》
7
更新/保存文件
行政人事部
8
作废旧版文件
行政部
《文件销毁记录表》
9
文件分发
行政部
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6.0作业程序
6.1本公司两位一体系所包含文件之架构
6.2文件编码原则
6.2.1一级文件编码原则:
GW-QM-***
GW:
代表中科建禹,下同 QM:
代表管理手册 版本/次:
A-0XXX:
流水码,共3码
6.2.2二级程序文件编码原则:
GW-IP-XXX
GW:
代表中科建禹 GP:
代表二级程序文件 XXX:
流水码:
共3码
6.2.3三级文件编码原则:
GW-WI-PD-XXX
GW:
代表中科建禹 WI:
代表三级文件类别 PD:
采购部门 XXX:
流水码,共3码
6.2.4四级文件编码原则:
GW-IR-YY-XXX
GW:
代表中科建禹 QR:
代表四级文件类别 YY:
部门代码 XXX:
流水码,共3码
注:
管理标准:
主要涉及公司规章制度、奖罚制度等管理办法之文件(含岗位说明书)
检验标准:
规定公司产行政量等检验要求、方法之文件
作业指导书:
指导现场作业之指引性文件(含设备操作文件)
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各部门代码:
运营
OM
工程部
PE
采购部
PD
设计部
DE
行政人事
HR
市场部
MK
财务
FN
6.2.5工程资料(图纸、技术资料等)
6.3文件标准格式:
6.3.1系统文件格式(一二三级文件通用封面)+内容页
6.3.1.1文件系统别分为:
一级:
手册文件,二级:
程序文件;三级:
管理标准、作业指导书、检验标准;
6.3.1.2文件内容一般包括:
一、目的;二、适用范围;三、术语和定义;四、职责;五、作业流程;六、作业内容,七、表单记录等(内容可根据实际需要进行编制)。
6.3.1.3文件页眉字体字号:
文件名称和文件系统别统一用“黑色、宋体、二号”字体,文件编号、版本、页码统一用“黑色、宋体、小号”字体;
6.3.1.4文件正文内容:
统一用“黑色、宋体、小四”字体;
6.3.1.5文件内容编目原则:
一级编目为“1.0、2.0…”,二级编目为“1.1、2.1…”,三级编目为“1.1.1、2.1.1…”,适当时也可按字母顺序进行编号。
以此类推。
标题与正文缩进“4字符”,级与级之间进行转行,并缩进“2/4字符”,如该编号内容需进行转行时,内容与内容进行对齐。
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参考下图示例:
6.3.2SOP格式(适用时)
3.0定义:
文件-信息及其*******
6.3.3CP(控制计划)(适用时)
4.0职责:
4.1行政部
6.3.4FPCQC工程图格式(适用时)
4.1.1行政部负责………的职责,4.1.2行政部……
6.4文件版次管理:
版本/版次:
版本用A、B、C…依次表示,版次用0、1、2…依次表示,原始文件用A/0表示,,每修改一次,修改版次依次按1、2、3……递增,手册修改5次后换版,程序文件修改5次后换版,作业指导书修改10次后换版,如遇修订依次递增为A/1,A/2…A/9,B/0、B/1…B/9。
如文件内容或格式有重大变更的直接换版升级。
记录表单则每次对格式修订均进行换版升级。
6.5文件(记录)编制、修订或作废:
6.5.1相关部门根据工作需要文件(记录)支持时,依据本程序要求进行编制、修订或作废;
6.5.2各部门在执行文件过程中,对文件的不适用处可向编制部门提出修改建议,
由原编制部门对修改建议进行分析,评价其适用性和可操作性;
6.5.3文件(记录)的修订原则上由编制单位修订,填写《文件编制/修订/作废申请单》并经责任部门主管/经理审批后进行编制/修订/作废。
如其他单位要进行修订,修订单位填写《文件编制/修订/作废申请单》经原文件制作单位同意,并经管理代表最终决定后进行编制/修订/作废;
6.5.4所有被修订的原文件必须由文控收回,以确保有效文件的唯一性;
6.5.5编制/修订单位应详细填写该文件分发部门及分发份数,并详细填写修订履历等信息;
文控将文件分发回收的页数、版本、记录于《文件分发回收记录表》上,并在电子档中更新登记
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以便后续文件的回收管理。
6.5.6记录/表单填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改,如因某种原因不
能填写该项目,需将该项目用“/”划掉或者依照表单上的要求执行,各相关签名处不允许空白,五位一体系记录中所有要求的记录/表单必需经过受控后方可使用,现场不允许有未受控文件/表单在使用。
6.5.7表单记录签核权限划分:
表单由该工序操作者记录,相关确认人确认签字后,由该工序当班组长/主管审核,由该工工序主管/经理批准
6.6文件分发原则
6.6.1为节省纸张,降低资源的消耗和浪费,特采取电子档文件分发,特殊情况下纸张文件分发两种方式。
6.6.2手册及程序文件采用电子档分发至各部门,主导部门(编制部门)分发一份纸质文件;三级四级文件统一分电子档文件。
原件均由行政人事部保存。
为避免原件过多使用导致破损等,行政部应准备一份盖“受控”章的文件以便查阅。
6.6.3电子档分发时,必须为PDF文档,且为签字受控后的文档(PDF文档仅第一页盖受控章)
6.6.4文件分发时,必须先将旧版文件进行回收,确认现场无旧版文件后发放新文件。
6.6.5文件统一通过OA及邮件发放两种方式。
行政人事部拥有其管理权限,其余人员只有查阅权限。
6.7文件发行、保管、回收、作废
6.7.1编制/修订单位将审批后的文件交至行政人事部,文控将根据文件封面上的发行部门所需份数列印后,原件背面每页加盖红色“正本”章后由文控同一保管,分发件(复印件)正面每页加盖红色“受控”章后分发至相关单位。
文件版本升级时,文控会提前通知相关单位进行文件回收处
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理。
如其它单位有此文件需求,需填写《文件资料申请单》审批后方可领用。
文件发行时需请各收件部门于《文件分发回收记录表》上签收。
6.7.2因文件破损或遗失,需填写《文件资料申请单》经经理核准后,到文控处申请重新分发,文件破损而重新领用新文件时应回收相应旧文件;相对而补发的文件,分发时应注意发行日期,防止遗失的文件再次出现。
6.7.3客户/相关第三方需要公司提供管制文件时,必需经管理者代表同意后方可提供,提供后的文件不列入文件管制范围。
6.7.4文件必须分类存放在安全的地方。
管制文件禁止各单位私自复印或打印使用,如有需
求应依本程序6.3.1规定发行,管制文件、记录、表单禁止随便涂改,如记录填错需涂改,请用横线划掉后再如实填写,并在涂改处签字确认。
6.7.5文件/记录必须保持清晰、标识清楚、易于识别与检索,文件编号应保证唯一性并标注在显见位置,档案管理应按文件流水号顺序存放,以便查找。
各部门每月3日前(节假日顺延)将上月的记录分类收集并呈核准,按编号顺序装订,并注明类别放置于指定位置保存。
如电子档相关记录/表单应做好分类收集、存盘,并做好备份。
6.7.6作废/过期文件的回收:
所有失效或作废文件由行政人事部及时收回,加盖红色“作废文件”章予以识别,确保防止作废文件的非预期使用。
行政人事部保留该文件的原件,其余回收的盖“作废文件”章后可以二次使用,工程资料、图纸不得二次使用。
6.7.7体系文件升级换版时,旧版电子档案资料应进行单独存档。
6.8外来文件管理
6.8.1外来文件范围:
客户提供之工程文件;产品及五位一体系有关的外部文件;国家、国际或行业标准;法律法规文件等外来文件。
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6.8.2外来文件集中于行政人事部管理,依类别归档管理,并建立《外来文件清册》。
6.8.3工程资料(含图纸、技术资料等)由工程部主导负责接收、管理。
6.9临时文件
6.9.1针对临时文件,制作和使用单位均应注意该文件的发行、回收,保持文件的完整性和时效性,制作单位应考虑将是否有必要将该份文件转换成系统文件受控发行。
临时文件的保存期限按照本文6.9之规定执行。
(注:
临时文件有效期一般不超过3个月)
6.9.2临时文件发行时,应加盖“临时文件”章。
6.10认证资料/档案管理
6.10.1公司应建立并保持获证(产品认证及体系认证)的档案,档案内容至少应该包括:
认证的相关资料和记录,如认证证书、型式实验报告、初始/年度监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告等相关记录。
6.10.2公司硬件类证件(如营业执照、设计资质、施工资质、协会证证书),体系认证、产品认证类(如ISO证书、产品认证证书等其他资质证书)统一由行政人事部保管。
6.10.3文件与资料保密设定:
本公司目前保密等级分为三级(一级绝密:
指仅限公司副总级及以上职务人员或责任部门人员方可查阅的;二级秘密:
指仅限公司主管级及以上人员或责任部门人员方可查阅的;三级普通:
指仅限公司内部职员均可查阅的。
),各部门应在文件存储存区或文件夹、档案袋做好保密性相关标识,针对一、二级文件资料必须采用专门文件柜且上锁管制。
6.11文件之管理责任
6.11.1为更好的对体系文件进行管控,建议各部门指定专门负责接收、回收文件管理员,由其建立本部门文件清单及保管详情,并针对部门文件进行稽查是否在受控状态下使用,文控将直接
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对应该人员进行分发及回收等作业;
6.11.2当文件分发到各部门时,各部门即负有管理责任,受控分发之文件应妥善保管,不能遗失、缺少、损坏、涂画等;
6.11.3记录表单应经权责人签字审核后统一归档保管,不允许在表单上乱涂乱画,涂改之处应签字确认;
6.11.4不得私自打印/复印受控文件在现场使用,如需使用相关文件可以到文控处申请,由文控监督使用后的回收等工作,确保现场无非受控文件使用;
6.11.5文控随时会对各部门文件保管及使用等情况进行稽查,各部门应予以配合。
6.11.6各部门使用之电子档资料,应定期进行更新、备份。
6.12文件资料评审检查
6.12.1产品工程资料评审时间不得超过2个工作周;
6.12.2行政人事部应当每年至少一次组织相关部门对文件的适用性、有效性进行评审,评审时间一般安排在内审实施前半个月。
6.12.3文件评审前,由体系组统一协调文件评审时间、地点,并知会相关单位进行准备;
6.12.4文件评审时,应将评审结果及处理对策登记在《文件评审计划及记录表》中。
6.13文件/表单记录保存期限
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NO
文件类型
清单举例
保存年限
1
业界标准(如有)
行业标准……
最新
2
作废体系文件
电子档:
手册、程序文件、三级文件
3年
书面文件:
手册、程序文件、三级文件
2年
3
体系/产品认证相关资料
认证证书、试验报告、检查报告、产品变更批准资料……
有效版本
4
法律法规文件
法律法规文件……
最新
5
人事档案
个人人事档案……
离职5年
6
教育训练资料
培训记录、训练履历、教材……
3年
7
采购相关文件
供应商选定/评价资料、定单、承认源,模具,台帐……
3年
8
外来文件
客户提供标准、要求……
3年
9
绿色产品管制文件(HSF)
测试记录、资料……
5年
10
公司产品文件(下列文件中涉及到公司产品时依此规定执行)
检验标准、操作参数指引、表单记录…
11年
11
内部审核相关资料
内审报告、内审异常、纠正措施……
3年
12
管理评审资料
管理评审输入、输出资料……
3年
13
客户相关资料
客诉台帐、客诉异常、纠正措施……
3年
14
临时文件
临时作业指导书……
3年
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说明:
文件/记录报废期为规定期限加上一个日历年,如2012年3月使用的车载产品记录表单,保存期为11年加上一个日历年,则可以进行报废操作日期为2024年1月1日。
如法律法规有其他规定的,按法律法规要求执行。
文件及记录由责任单位进行保管。
具体要求记录清单明确每个表格记录的保存期限。
14.0内部受控文件工作流程图
文件编制(初稿)
提出文件制订
文件审核
提出文件修订
文件批准
提出文件作废
文件发放
文件回收
文件签收、使用
文件管理
文件归档
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14.1外来受控文件流程图
文件收录
文件批准
(领导审阅)
文件发放
签收、使用
文件管理
文件归档
15.0相关记录
文件管理记录表GW-IR-HR-024
外来文件清册GW-IR-HR-025
文件资料申请单GW-IR-HR-026
文件分发回收记录表GW-IR-HR-027
文件销毁记录表GW-IR-HR-028
文件评审计划及记录表GW-IR-HR-029
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