中小企业业务流程管理自动化白皮书.docx
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中小企业业务流程管理自动化白皮书.docx
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中小企业业务流程管理自动化白皮书
业务流程自动化
前言
轻流是一款基于“云服务”的业务流程管理
(BusinessProcessManagement)工具,通
过业务流程来串联企业的人和数据,以实现企业
价值流把控。
真正实现业务流程自动化,为企业
赋能,助力企业成功,是轻流团队的不懈追求。
从2017年正式上线至今,轻流已经服务了数万
家企业,其中超过90%为中小型企业。
轻流与数
十家中小型企业展开对话及深度访谈,探索企业
业务流程化相关的一系列问题。
在业务经营中为
什么需要业务流程自动化?
什么时候开始做业务
流程自动化?
什么样的企业需要业务流程自动
化?
面对业务流程自动化所遇到的难题是什么?
如何开始尝试业务流程自动化?
通过对以上问题
的探讨,轻流总结发布《中小型企业如何实现业
务流程自动化轻流白皮书》,供中小型企业及行
业伙伴参考。
©
1
目
01—业务流程自动化是什么?
02—业务流程自动化的最终目的是什么?
03—业务流程自动化能为企业带来什么?
04—哪些“征兆”表明需要业务流程自动化?
05—业务流程自动化适用哪些场景?
06—如何开启业务流程化的第一步?
©
2
业流程自动化
是什么?
如果你是中小企业的老板,当业务出现瓶简单来说就是将数据运用于商业决策。
然
颈时,你会选择怎么做?
聘请行业大牛,而当我们真正关注到现在的小微企业,大
挖竞争对手墙角?
投入资金进行内训,增部分都还停留在数据在纸,沟通靠吼的状
强员工素质?
还是选择一款至少近两年不态。
这并不是一件可悲的事情,因为在长
用再烦扰的软件?
可能有人会向你抛来一久一段时间里,这就是最有效的沟通和协
个词——业务流程自动化。
在理解业务流作的方式。
程自动化这个概念之前,很多人对
BI(BusinessIntelligence)这个概念一
定不陌生,BI可以一定程度上理解为AI应
用在商业环境下的产物,XX百科的概念
简单来说,业务流程自动化实在原有数据
将之解释为现代数据仓库技术、线上分析
化的基础上,对数据结果和业务环节依据
处理技术、数据挖掘和数据展现技术进行
事先设定好的规则和权限进行处理,无需
数据分析以实现商业价值,也就是说BI主
每一个环节都必须由人工介入,以系统自
要关注的核心是数据。
BI这个概念最早在
动流转实现智能触发计划好的业务步骤,
1996年由加特纳集团(GartnerGroup)
最终实现系统全流程的自动化运行。
以项
提出,定义为:
商业智能描述了一系列的
目为例就是从填写项目立项申请单,到最
概念和方法,通过应用基于事实的支持系
终完成所有款项的支付以及项目结项的全
统来辅助商业决策的制定。
流程自动化管理。
3
©
美国经济顾问委员会在2016年就已经指出:
83%20
20%在经济形势的强压下,除了裁减员
工,小微企业该如何应对业务流程自动化所带来的冲击?
如何利用业务流程自动化进
行差异化竞争?
找准企业运营痛点,发挥企业优势资源,才能走向一条持久创新发展
的道路。
©
4
业流程自动化
最目的是什么?
“”
在与诸多中小企业进行调研之后,我们总结得出这样一个结论。
小微企业要通
过“站在前人的基础上寻找差异”谋求更好的生存和发展,那么系统也一样,在A企
业成功实施的系统不一定适用B企业。
如若每家企业都是完全一样的,何谈差异化竞
争,更无竞争化优势。
所以要明确一条:
信息化不是目标,管理升级才是目的。
在企业落地业务流程自动化之前,首先要了解什么是业务流程自动化,以及业务流
程自动化和单纯的信息化的区别。
在与诸多中小企业进行调研之后,我们总结得出这样一个结论。
小微企业要通
过“站在前人的基础上寻找差异”谋求更好的生存和发展,那么系统也一样,在A企
业成功实施的系统不一定适用B企业。
如若每家企业都是完全一样的,何谈差异化竞
争,更无竞争化优势。
所以要明确一条:
信息化不是目标,管理升级才是目的。
在企业落地业务流程自动化之前,首先要了解什么是业务流程自动化,以及业务流
程自动化和单纯的信息化的区别。
©
5
“”“”“Excel”
例如销售人员出差后,发起出差单,系统会自动更新工资单,将差旅补贴数据添加到
工资单。
完成报销申请后自动进入付款流程。
也就是更关注“全流程”的把控,而不
是从每一个环节点进行掌控。
通过自动化来增加效率,降低额外消耗。
当中每个任务
环节都有相应的人员参与,都是流程自动化的一部分,销售人员提交报销单之后,接
下来就是等着钱款到账了。
否则“贴发票”、“与财务人员沟通”等等环节,其实都
是在浪费“工作时间”,潜在增加的还是企业的内耗。
©
6
03-
业流程自动化
能企业什么?
业务流程自动化不是信息化,我们可以将其看作是企业进步的一种手段,其最终目的
是为了促进业务运营优化、实现管理升级。
那么,我们所追求的业务流程自动化到底
能为企业带来什么样的“效益”呢?
01
可能有人会疑惑,一个花钱的系统如何为企业降低成本?
但经过我们的调研和分析,
几乎每个通过业务流程自动化的企业或团队,其核心成员都有超过20%的效率提升。
所以业务流程自动化的根本目的是让“人”做更多更有意义的事情,而非埋没于日常
重复性劳动当中。
轻流将之总结为“剥离人的工具属性”的过程。
02
业务流程自动化可以有效的节省项目中的信息传递时间。
通过自动化的设定可以减少
“沟通成本”,降低不必要的低效沟通。
我们对比想象两个场景,一个场景需要线下
跟单,找不同的人员签字确认,追着同事提供信息;另外一个场景是完全的自动化线
上传递,标明“时长或截止时间”,并且约定相关的计算方式和流转规则,一切都会
完美地自动运行。
©
7
03
“六西格玛”技术在很多制造型企业非常盛行,也正是因为质量控制的重要性,我们
需要更加准确的产品质量控制。
同样重要的就是过程质量控制,流程自动化通过严谨
的逻辑计算极大的降低了人工数据计算的错误率。
几乎为0的错误率,极大的降低了
错误而导致的企业间接损失。
同时数据错误可以随时追责和查看到人,及时找到错误
来源并进行更改完善。
04
业务流程自动化的同时,是数据的格式化。
可以准确的查阅到任何一个“单子”所处
的流程,以及其相应的进度,无需再去询问相关的职能负责人。
反之,如果是线下的
纸质单据或者Excel表格的方式,由于信息的不对称,一定会增加很大的数据追踪难
度,不利于数据追踪。
05
“业务数据”,应当是企业最宝贵的财富。
而我们往往过分关注了过程,比如审批过
程中的“出差”、“报销”、“合同审核”等等,但是不同的流程当中的数据关系,
通过业务流程自动化软件,可以进行非常完美的在线和可视化。
例如售后服务过程
中,哪个零件是最容易坏的?
产品最容易在哪个时间区间发生损坏?
平均维修时长是
多久?
这些对于企业的精细化运营都至关重要。
©
8
04-
哪些“征兆”表明企业
需要业务流程自动化?
“业务流程自动化”这个概念,已经逐步走入企业管理者的视野,并且得到了越来越
多的企业主重视。
如何降低成本、增加效率,必定是中国接下来经济社会中的重要课
题。
同时,由于信息化、云服务、SaaS的发展,实施业务流程自动化的成本也越来越
低,那么该如何判断,现在是否是实施业务流程自动化的“最佳时机”?
“流程”的完善是实施业务流程自动化的关键。
所以在使用软件前,需要先梳理企业
的业务流程。
只有业务流程“完善”,才能够更好地说服员工们支持业务流程自动化
改革。
如果业务流程本身还是支离破碎的,且如果管理层没有足够的决心,短期内业
务流程自动化反而会变成一个“累赘”。
所以需要明确一点就是:
不要指望系统来代替管理。
系统只能在业务流转过程中提升
效率,并不能改变企业“混乱”的局面。
如果遇到这种情况,建议先优化内部流程或
者寻找轻流学院流程专家顾问或相关管理咨询公司,梳理企业业务。
具体而言可以分为如下5个“征兆”:
©
9
缺乏标准化,是实施业务流程自动化的首要“敌人”,如果将一个不符合企
业业务状态的流程强加于企业,会导致极大的“排异反应”。
也就是说,流
程一定是符合企业的真是业务流的,而且业务流对应的“成员”也需要能够
根据相应的规则,保障业务流程的稳定实施。
因为业务流程自动化并不是完
全的“代替人”,而是更好的“服务人”。
在确定“流程”之后,也可以分
享给团队,让他们提出基于自己工作的意见,让整个业务流趋于完善,让每
个人都能够更好的了解流程当中的每个细节。
可能我们习惯通过Word/Excel制作一些表格了。
这是一个非常好的现象,
证明企业有了一定的“结构化数据”的需求。
比如在一个项目开始的时候,
会有一张相应的信息单,或者采购行为需要“领料单”等等。
所以这时你只
需要把线下的表单,通过“下拉选择框”、“文本框”、“附件框”等字
段,变为在线的“表单”。
通过额外设置一些自动化公式、数据调取等等,
就能够快速的将已有表单“线上化”。
无论是老板还是员工,每个人不可能随叫随到。
如果因为“签字”导致了很
多的工作效率的降低,并且已经成为了痛点的时候,也就是业务流程自动化
出击的最佳时机。
因为“人为因素”已经成为了企业流程环节中的负面影响
因子。
例如:
采购单通过微信发给采购人员。
这是采购人员正在电话与供应
商沟通和协商另一个采购单的内容。
则很容易造成信息的丢失。
那么接下来
你就需要线下催促采购人员,同时一定会有“是否应该催促?
”这样的顾
及。
但通过业务流程自动化平台就能够将业务沟通成本降到最低,通过提前
设定时效规则,尽可能的降低人为成本。
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10
如果作为企业管理者,发现无法掌握所有项目的进度的时候,就需要业务流
程自动化“出手相助”了。
在非自动化情况下,少量的并行项目的情境下,
可以通过线下的方式对接和管控所有的项目。
但是如果发现已经不能够足够
掌握所有项目的进度,需要查阅的时候怎么都找不到的时候,就需要系统的
帮助了。
例如:
一个订单没有收到货款,你需要问财务人员,财务人员可能
需要再去问业务人员,业务人员就需要翻阅聊天记录。
在这个环节中浪费的
时间,系统里其实点两下鼠标就能够实现。
作为企业管理者,不仅要为业务负责,还要为企业的员工负责。
如果完全依
赖于线下手工的方式,企业管理者往往逃不开“检查员”的工作。
但如果信
息不是动态实时更新的,由于信息传递不及时、Excel版本不是最新的、手
机聊天记录被删除了等较为客观的原因,就很难进行追责。
但如果实施了业
务流程自动化,就能够很好的解决上述问题,自动化业务流程中,每个成员
都有相应负责的“环节”,如果相应环节出了问题,一目了然!
在合适的时间,做最高性价比的合适的事情,才是小微
企业的“生存之道”。
但上述环节也并非绝对,但有一
点是需要明确的,就是业务流程自动化一定是建立在企
业的实际痛点需求上,而并非是一种“赶潮流”。
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11
05-
业务流程自动化适用哪些景?
通过对参与访谈的小微企业所处行业以及应用场景
进行分类和汇总,我们了解到中小企业最常用的业
务流程自动化场景,汇总整理了小型企业业务流程
自动化最佳场景Top10,以助力企业能够更好的找
到突破口,开启业务流程自动化的尝试。
这里首先要明确一个常见的误区:
“业务流”和“审
批流”的不同。
业务流程是复杂的流程网络,更强
调每个成员参与的“协同管理”,而非单一的线性
的、不可分割的、更注重审批“结果”的流程。
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12
TOP1
“项目”是很多服务型公司的核心业务流程,这也是企业需要进行流程
化管理的第一步,然而最重要的就是梳理企业的项目流程并进行线上化,往往每家企
业都需要不同的项目管理流程。
无论是工程项目还是外包公司、广告公司、律所会计
事务所等,大多是以“项目”为核心开展业务。
另外很多互联网公司的需求迭代过程
也可以归类为项目管理流程。
那么项目的自动化管理尤为重要,尤其是在公司初具规
模,同时管理十个数十个项目的时候,如何能够对不同项目进行进度把控、时间把控
和成本把控,就是项目管理自动化的必然要求。
TOP2
在我们与一些公司采访的过程中,我们发现很普遍的一点就是:
采购过程普遍较为混
乱。
无论是项目经理申请采购单还是企业定时批量采购,由于面对不同的采购需求和
不同的供应商,往往采购来的货物难以进行非常规范化的管理。
尤其对于采购成本占
比较高的制造型企业或工程项目管理企业,亟待解决采购管理的问题,通过设定采购
环节流程和标准,减少采购人员操作复杂度,并减少采购过程的沟通成本和传递数据
时可能的误差。
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13
TOP3
“客户”作为每个营利性企业所必不可少的环节。
如何管理客户,并且进行规范化数
据管理,是非常重要而又必要的。
同时客户信息作为很多其他的流程中所需要调取的
数据基础,所以如何进行客户的规范化管理非常重要。
从线索客户到最终交割的过
程,如何进行客户的全生命周期管理,对于企业来说尤为重要。
我们熟知的概念CRM(客户管理系管理,CustomerRelationshipManagement)就可
以通过流程自动化来实现。
具体的客户管理,常见的工程相关的企业或提供专业服务
的企业是以“项目”为维度管理客户,制造业、零售企业常以“合同”为维度管理客
户,互联网/企业服务公司往往会通过客户联系记录进行客户池、客户漏斗的维护。
TOP4
“订单管理”也可以理解为“合同管理”,生产型制造业,有很大的比例需要按订单
合同进行排产,那么整个的订单管理流程就需要非常完整而有序。
这一过程同样更是
以客户为中心的工作流程,所以对于这个工作流程来说处理时长就格外重要了,而当
客户的订单非常多的时候,如果没有自动化的管理,如果想要高速处理这些订单可以
说是天方夜谭。
而在运用了业务流程自动化之后,就可以将这些订单进行分类、分
流、分层,并分向多个人的手中进行处理,多人同步并行处理订单,再多的订单也不
会对此流程的高速运行造成影响。
TOP5
别小看了“报销”这个环节,它可不是一个简单的“审批”就能够完成的环节。
如果
您的企业是以“预算”为主的话,那么这个环节更加的重要。
往往在这个环节中有痛
点需求的企业规模在50人以上,可能会涉及到不同的分公司、不同的地区、不同的
部门有不同的报销规则。
通过规则来进行财务流程网络的设置。
如果是预算制的公
司,还需要在每次报销的环节,调取预算金额,还可能额外触发申请变更预算的流
程。
所以这一切的自动化,非常有助于企业精细化运营,更深入的了解哪个板块
是“亏钱”,哪个板块是“赚钱”,让每一笔支出都可以溯源。
TOP6
这里的财务我们主要以业务为主体,由于上个板块已经阐述了企业内部财务管理的部
分。
这个部分我们着重探讨业务相关的财务管理模块,所以财务管理往往与订单、采
©
14
购等环节相关。
财务流程的运转也是比较复杂的,如果完全依赖线下、微信、邮件,
有的时候相关人员没有及时收到待付款商品的相关信息,后续的工作就没办法继续,
高效的工作流就被打破。
而在运用业务流程自动化之后,便可以通过权限控制,确保
每一层审批人员只看见其需要看见的字段,也可以避免因为看到很多杂乱的无关信息
导致效率的降低。
经过我们的访谈,有约78%的企业提到,将财务流程自动化后,提
升了他们的财务回款效率,无论是多笔款项还是单笔款项,可以随时看到哪些逾期。
TOP7
库存作为企业的重要资源,也是我们熟知的概念ERP(企业资源计划,Enterprise
ResourcePlanning)的重要组成部分。
如果没有进行很好的数据化和信息化,企业
的数据一定是“乱如麻”。
那么如果从业务流程自动化考虑这个问题就会轻松很多:
提采购单后,收到货品后自动更新库存;下订单后,当货品出货后自动更新库存;另
外,发生退换货也可以及时更新库存。
所以库存的盘点变得有据可循。
如果企业已有
ERP,如果太过老旧和难用,可以以业务流程自动化的方式重新考虑这个问题。
很多
业务流程自动化软件:
如轻流,也提供了强大的API可以与已有的库存管理做对接,
但是如果企业没有IT人员,为什么不选择更轻量的方式呢?
TOP8
“人”是企业最重要的资源,也是为企业创造价值的核心源动力。
从员工入职起,就
已经进入了认识管理自动化的流程。
入职后自动生成入职合同,合同签署完毕后自动
进入员工表、分配工号。
每月工资、绩效考核等等,都是人事管理自动化的常见环
节。
人力资源的六大板块,都可以通过流程自动化,进行更好的数据管理和信息
化。
“请假”也是企业非常关注的部分。
一个完善的业务流程自动化系统,可以在请
假之后,自动计算对应的工资,让整个环节过程,尽量减少人员参与,不仅极大的提
升了效率,而且几乎零误差。
让人事管理不再头疼于每月计算“工资单”。
TOP9
“安全为重”是很多企业的核心指标,可以说是安全问题无小事。
所以通过质量检查
的自动化,可以进行未雨绸缪。
通过设定“检查清单(Checklist)”。
常见的传统
检查清单是在相应的检查地点,挂一个纸质表格,通过手工的填写。
如果出现相应的
检测问题,难以进行及时的追踪。
新的方式是什么:
扫描二维码,手机在线填写,进
入相应流程环节。
©
15
TOP10
门店作为一个特殊的板块,因为麻雀虽小五脏俱全,一个门店急需要管人事、财务、
库存,还要管订单、采购和客户,可以说是一个小型的“公司”。
那么如何进行创新
化管理才是打造“新零售”环境下核心竞争力的关键所在。
业务流程管理软件的核心
优势是可以“自定义”业务流程,而往往门店有着各异的流程。
那么这种业务流程自
动化的方式,既能够保障“信息化”,又极大的适合门店特殊、多变的情况。
告别纸
质记录,来做一家信息化的“潮店”吧。
©
16
06-
即启业务流程自动化
通过前面的章节,我们可以了解到业务流程自动化的诸多优
势,那么当实际运用在企业的管理中,企业主一定也会遇到一
些额外的问题,我们梳理了一些常见的客户疑问并作出解答。
©
17
Q1
单纯的“业务流程自动化”理念,如果没有系统、工具的依
赖,很难进行落地。
传统的业务流程自动化方法是非常昂贵
的,如大型企业会通过SAP/Oracle等国外优秀的信息化产
品,但是对于中小型企业,往往难以支付高昂的成本。
国内也
有很多BPM软件,但实际使用过程中,由于需要二次开发,
所以也带来了一定程度上的成本的增加。
但对于“轻流”,我
们将一切的“开发”变得像乐高搭建积木一样容易。
同时我们
也给出很多范本和模版,最大程度的降低人力成本、时间成本
和金钱成本。
Q2
业务流程自动化可以作为OA的一部分,轻流也可以嵌入到已
有的企业系统,或者钉钉/企业微信等平台中。
但是单纯
从“业务流程自动化”的角度而言,轻流一定是专业的。
如
果采用多个系统,也可以通过API进行系统的关联互通。
但是
我们建议小型企业尽量避免数据孤岛。
轻流强大的可拓展性
也可以让企业在创建了一个流程后再创建其他流程,流程间
也可以创建自动化规则,进行数据的互通。
©
18
Q3
轻流中最复杂的板块是“公式”和“数据关联调取”,这部
分功能我们在Excel的基础上进行了简化和优化,所以复杂度
不会高于Excel,一旦使用习惯之后,发现一切使用和“搭
建”都非常的顺手和简单。
所以轻流的“无代码开发”能
力,赋予业务人员来搭建系统,而不用走很长的IT流程。
同
样也可以随时修改和完善,进行业务流程优化。
另外,抛开“搭建”的过程,日常使用可以直接通过PC网页/
手机/微信/钉钉/企业微信使用,通过权限控制,相应的成员
只需要“填写表单”。
其他的都交给轻流业务流程自动化,
极大的降低了使用难度。
Q4
轻流是一款“云端”的软件,不需要进行服务器运维。
把专
业的事儿交给最专业的人。
同时轻流使用阿里云提供的云服
务及云端安全管理,并在数据传递的过程中进行网银级别的
加密。
所以其实云端的数据并不会“不安全”,反而比“裸
露”暴露在企业内网环境下的服务器要安全得多。
任何用户
可以在全球有网络的地方通过账号、密码登录即可使用系
统,无论是手机、电脑、iPad,都可以实时处理。
©
19
Q5
系统最大的特点就是简化实际使用人员的操作。
业务流程中
自动计算、调取、数据写入的工作有轻流来完成,成员作为
每一个任务节点,只需要在相应的节点中提供内容、填写表
单即可。
权限控制和数据的自动流转,都由预设好的规则自
动处理完成。
©
20
启业务流程自动化的五个步
低成本的快速尝试,是接触业务流程自动化非常好的方式。
同样业务流程自动化也符
合PDCA的业务流程优化循环:
Plan(计划)-Do(执行)-Check(检测)-Act(处
理)的过程,具体实施过程可以分为如下五个步骤。
STEP1
可以先从一个很小的工作流作为起始,思考工作流中的数据、流程、参
与人员和权限,用一个简单的试用开启业务流程自动化。
STEP2
复杂、难用的业务流不仅没有很好的自动化,反而可能会降低效率。
企
业主可以选择求助于一些“最佳实践”,看看别人是如何操作的。
同时
对每一个步骤进行确认,并且与每一个参与的成员核对和了解,确保最
终落地的业务流能够简洁和有效。
STEP3
软件服务商虽然看起来长得一样,但实际是否能够为企业赋能,能否长
期陪伴企业成长,是企业选择业务流程自动化平台最重要考虑的内容。
建议企业主选择“赋能型”的工具,而非传统意义的“软件”,这样才
能够给企业的业务流程自动化带来长久的生机和活力。
©
21
启业务流程自动化的五个步
低成本的快速尝试,是接触业务流程自动化非常好的方式。
同样业务流程自动化也符
合PDCA的业务流程优化循环:
Plan(计划)-Do(执行)-Check(检测)-Act(处
理)的过程,具体实施过程可以分为如下五个步骤。
STEP4
软件选定后,一定要耐心做第一步的尝试,在软件商的支持下可以进行
表单和流程的线上化,进一步理解系统“能做什么”。
通过表单、流
程、权限、报表、邮件、超时提醒、自定义打印等功能,进一步具像化
企业的需求。
如果不会“搭建”,也没关系,轻流提供了整套“管家
式”服务,可以从业务流程梳理到最终系统的落地,进行全方位地支持
和服务。
STEP5
也是实践是检验系统的唯一标准,当自动化流程做完、或者第一次实施
的过程中,一定会或多或少遇到一些问题,员工抵触、不会使用、需要
调整等等,通过一些数据的积累和不断的优化,业务流程自动化也会越
来越“适合”,使用几周后如果没有问题,就可以放心的使用下去了。
©
22
业务流程自动化已是必然趋势。
在人力资源成本不断提升的趋势下,如
何通过业务流程自动化来让员工做更多更有意义的事情,而把“系统自
动化”可以实现的工作,让轻流来帮忙。
预期等待业务流程自动化时代
的到来,不如时刻准备着走在时代的前列,花一些时间思考如何落地业
务流程自动化。
管理你做主,轻流来协助。
作为国内首家以“业务流程
自动化”为核心的管理软件,轻流将会是您落地业务流程自动化的不二
选择。
©
23
小微企业融资难、经营难、存活难,所以如何差异化竞争、精细化运
营就显得至关重要。
轻流不
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