表单管理员操作指南.docx
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表单管理员操作指南.docx
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表单管理员操作指南
表单管理员操作手册
北京致远协创软件有限公司
目录
1.表单管理员职责3
2.表单管理员具体操作3
2.1表单制作总体步骤概述3
2.2表单制作详述3
2.2.1绘制表单样式、绑定表单控件3
2.2.2建立枚举7
2.2.3基础信息设置9
2.2.4录入定义设置10
2.2.5操作设置13
2.2.6应用绑定14
2.2.7查询设置20
2.2.8统计设置25
2.2.9触发设置29
1.表单管理员职责
表单管理员是负责将公司、部门的业务审批流程电子化。
主要包括表单制作、表单修改、表单授权等。
2.表单管理员具体操作
2.1表单制作总体步骤概述
1)使用infopath绘制表单样式,并绑定表单控件;
2)在A8系统中进行枚举绑定(主要用于下拉选择或单选按钮类型。
如果此类型存在需维护枚举,否则此步可跳过);
3)将绘制完毕的infopath上传到A8系统;
4)在A8系统中进行‘基础信息’设置(定义控件字段类型);
5)在A8系统中进行‘录入定义’设置(定义控件的录入方式);
6)在A8系统中进行‘操作设置’绑定(根据表单流程对表单的操作权限进行划分);
7)在A8系统中进行‘应用绑定’设置(绑定表单流程);
8)在A8系统中进行‘查询设置’(按照客户对表单查询要求进行查询绑定);
9)在A8系统中进行‘统计设置’(按照客户对表单统计要求进行统计绑定)。
2.2表单制作详述
2.2.1绘制表单样式、绑定表单控件
A8表单样式制作是使用office软件中的infopath进行绘制的。
表单样式大致分为横向显示和纵向显示。
根据实际表单的样式采用对应的表单样式。
样式设置在‘文件’——‘页面设置’——‘打印设置’——‘方向’(横向、纵向)。
系统默认为‘纵向’。
2.2.1.1表单样式绘制
原表单样式及说明如图:
1)打开infopath——设计表单模板——空白,进入表单设计界面,点击‘居中’按钮
2)点击‘插入布局表格’按钮,手工拖动,选中需要的行数和列数,松开鼠标完成表格插入(建议是12列,行数可多可少)。
3)调整绘制的表格边框、高度、居中,通过‘合并单元格’,‘拆分单元格’功能进行布局调整。
全选中表格,点击鼠标右键——表格属性——行——行高至少为(值建议40像素)。
点击鼠标右键——表格属性——单元格——选择‘居中’。
点击鼠标右键——边框和底纹——绘制边框。
4)根据原表单样式,在正确的位置输入字段标签(重复表先不输入,待添加控件时输入重复表字段标签),如图:
5)点击右侧的‘控件’,在出现的控件选项中,选择‘文本框’放入到对应字段标签后边,并重命名此控件的名字为‘字段标签’的名称,以方便A8表单绑定。
在重复行位置,添加‘重复表’,在重复表的上端输入重复表的字段标签,标签下方输入控件名称为期字段标签。
(注:
控件只能使用‘文本框’和‘重复表’,同一表单中不允许有两个相同的控件名称)。
6)调整格式完毕,保存文件即可。
2.2.2建立枚举
在表单绑定中输入类型为‘单选按钮’、‘下拉列表框’时,需要选择枚举。
表单管理员具有建立枚举、修改枚举的权限。
2.2.2.1枚举类型建立
点击‘表单应用’——‘枚举管理’——新建(枚举类型),输入名称、排序号即可完成枚举类型的建立。
2.2.2.2枚举建立
1)点击‘表单应用’——‘枚举管理’——新建(枚举),输入枚举名称、排序号。
2)选中1)建立的枚举名称,点击‘新建’,在出现的界面输入‘枚举值显示名称’、‘枚举值’、‘排序号’点击确定。
可继续添加此枚举的其他枚举值或退出。
2.2.2.3枚举维护
1)枚举修改:
选中枚举名称,在右侧出现的枚举值,选中需修改的枚举值,点击‘修改’,可修改此枚举值的‘录入状态’。
录入状态为‘启用’,填写时可被调用,录入状态为‘停用’时,填写时不能被调用。
2)枚举删除:
点击‘枚举类型’,在右侧出现的枚举列表中,选中需删除的枚举,点击删除即可完成删除(已调用的枚举不允许删除)。
点击枚举,在右侧出现的枚举值列表中,选中需删除的枚举值,点击删除即可完成删除(已调用的枚举值不允许删除)。
2.2.3基础信息设置
在表单应用——流程表单制作——新建,在出现的对话框中,选择已制作完毕的infopath单据,点击‘确定’,及完成了表单上传至A8协同操作。
基础信息设置主要包括‘字段类型’、‘字段长度’、‘小数位数’、‘不能为空’设置
2.2.3.1字段类型
字段类型包括‘文本’,‘数字’,‘日期’,‘日期时间’,‘备注’,‘签章’。
1)文本:
文字输入方式,可单行、可多行,字段长度最大为4000字符(2000汉字);
2)数字:
数字类型,可用于进行加减乘除等操作。
需指定长度和小数位数;
3)日期:
年月日类型,系统显示格式为2014-3-10;
4)日期时间:
年月日小时分类型,系统显示格式为2014-3-1010:
05;
5)备注:
大文本类型,输入方式同‘文本’型,但是其长度不受限制;
6)签章:
在表单上进行‘签章’、‘签名章’显示。
2.2.3.2字段长度
1)文本字段类型最大长度为4000,默认为255;
2)数字字段类型字段长度无限制,根据实际需求设置,默认为20;
3)日期字段类型无字段长度设置;
4)日期时间字段类型无字段长度设置;
5)备注字段类型无字段长度限制,可无限大;
6)签章:
无字段类型设置。
2.2.3.3小数位数
小数位数设置只在字段类型为‘数字’类型时才需设置。
2.2.3.4不能为空
‘不能为空’设置是指该字段在可填写状态下是否必填的设置。
如果勾选‘不能为空’,在表单发起或审批过程中,此字段必须填写内容。
2.2.4录入定义设置
录入定义设置是设置表单发起或审批过程中,相关字段是以何种形式进行填写,包括数据域输入类型和计算字段。
2.2.4.1数据域输入类型
数据域输入类型包括‘文本框’,‘标签’,‘复选按钮’、‘文本域’,‘单选按钮’,‘下拉列表框’,‘扩展控件’,‘数据关联’。
1)文本框:
要求字段类型为‘文本’,为单行文本输入方式;
2)标签:
显示在表单中不可进行更改(此控件一般不适用,被字段初始值设置功能替代);
3)复选按钮:
表单显示为可多勾选的录入方式;
4)文本域:
要求字段类型为‘文本’,为多行文本输入方式;
5)单选按钮:
表单显示为多选一的录入方式;
6)下拉列表框:
录入为下拉选择固定值的方式;
7)扩展控件:
扩展控件分为‘选择人员’,‘选择单位’,‘选择部门’,‘选择岗位’,‘选择职务级别’,‘日期选择器’,‘日期时间选择器’,‘插入附件’,‘插入图片’,‘选择关联项目’,‘选择关联表单’
》选择人员:
选择协同组织架构人员信息中的人员;
》选择单位:
选择协同组织架构单位名称;
》选择部门:
选择协同组织架构部门名称;
》选择岗位:
选择协同中维护的岗位名称;
》选择职务级别:
选择协同中维护的职务级别名称;
》日期选择器:
填写时出现日期选择器,选填日期;
》日期时间选择器:
填写时出现日期选择器,选填日期和时间;
》插入附件:
在表单中插入附件或关联协同,双击可直接打开;
》插入图片:
在表单中插入图片,直接显示图片内容;
》选择关联项目:
插入在协同中建立的关联项目的项目名称;
》选择关联表单:
此字段是从其他表单中携带过来时设置为选择关联表单形式。
8)数据关联:
本表单的相关字段值是此表的其他表单字段携带生成,要求被携带的数据域输入类型为‘扩展控件’——‘选择人员’或‘选择关联表单’。
2.2.4.2计算字段
表单中的数据域可能是通过相关公式计算得到的,计算字段是设置计算公式的位置。
计算字段设置适用于字段类型为文本、数字,录入类型为文本框、文本域的字段。
1)文本型字段类型计算字段设置包括‘人民币大写转换’和‘动态组合数据项’。
2)数字型字段类型计算字段设置
2.2.5操作设置
操作设置是按照审批流程中节点对表单各字段可编辑权限进行操作设置建立的步骤。
操作设置中操作类型分为‘新增’、‘修改’、‘只读’。
2.2.5.1操作权限建立
1)新增:
一般为发起节点,一般修改系统默认的‘填写’,将发起时需填写的字段改成‘编辑’状态;
2)修改:
一般为发起后的各节点,按照各步审批新建操作权限名称。
将各步需编辑的字段改为‘编辑’状态;
3)只读:
只对表单有查看的权限而无编辑权限,同‘修改’类型中对所有字段为‘浏览’权限的的功能。
2.2.5.2初始值设置
在绑定操作权限过程中可以设置初始值,以便在填写某字段时自动带出相关值。
以发起时自动带出经办人姓名举例:
2.2.6应用绑定
应用绑定是绑定表单流程和表单模板授权的步骤。
点击‘增加’,进行模板及流程的建立。
主要包括以下几个功能:
2.2.6.1表单模板名称
表单模板名称是此表单对外发布的名称,即使用者在‘我的模板’中看到的名称。
同一表单可以绑定多个表单模板(多个审批流程)。
2.2.6.2流程
流程未表审批流程设置区,在此可以新建流程,可以修改流程。
流程绑定操作如下:
1)点击‘新建流程’,出现流程编辑界面,点击‘发起者’头像,选择‘增加节点’,出现了组织架构选人界面。
流程节点可选择‘具体人员名称’,‘组’,‘岗位’,‘职务级别’,‘角色’和‘表单控件’(扩展控件—选择人员类型)。
如果选择为多个人或多岗位、角色等,左下角有‘并发’和‘串发’选项,如果选择并发:
如下图;
如果选择串发如下图(按照选择的顺序,从上到下依次串发):
2)按照1)建立所有的流程节点,再一次修改每个节点的‘节点属性’。
点击某一节点的人头,选择‘节点属性’,在出现的界面修改‘设置节点权限’和‘绑定操作’。
节点权限:
为协同节点权限,节点权限所包含的策略都在‘协同应用设置’—‘节点权限设置’中进行维护。
此名称体现在流程图的节点下方。
绑定操作:
为表单绑定第三步‘操作设置’中维护的‘操作权限名称’。
主要是绑定此节点对表单中的那些字段可进行编辑。
3)流程分支设置
流程分支分为‘手工选择’和‘自动条件’两种类型。
1)‘手工选择’类型:
在流程流转过程中,需要手工去判定应该流转的分支;
在流程出现并发的节点,选中分支线(变为黄色),单击,选择‘手工选择’,在分支线上出现了带小手的图标,即为手工选择。
2)‘自动条件’类型:
在流程流转过程中,系统根据设定的条件自动流转,不许人工选择。
①在流程出现并发的节点,选中分支线(变为黄色),单击,选择‘自动条件’,弹出自动条件设置界面,如下图:
②自动分支条件设置可以按‘自动分支条件’(A8系统的组织人员、角色)和‘表单分支条件’(绘制表单中的字段)进行组合设定。
2.2.6.3表单流程标题
表单流程标题为表单发起后,在后续节点的待办、已办或发起者已发事项中显示的事项标题,主要用来做标识。
方便事项处理者处理待办或查找此事项。
2.2.6.4关联文档
由于表单的特殊性需相关文档作为附件存在在表单模板中,发起者打开模板即可查看到此文档(附件位置)作辅助说明。
如果此文档是存放在协同内部的文档管理中,此时称为‘关联文档’。
2.2.6.5本地文件
由于表单的特殊性需相关文档作为附件存在在表单模板中,发起者打开模板即可查看到此文档(附件位置)作辅助说明。
如果此文档是从本地上传到协同中,此时称为‘本地文件’。
2.2.6.6权限设置
权限设置主要包括‘转发’、‘改变流程’、‘归档’、‘修改附件’。
1)转发:
勾选为允许转发。
未勾选为不允许转发。
如果未勾选,此表单发起后不允许任何节点转发,即使节点权限包含‘转发’;
2)改变流程:
勾选为允许改变流程(节点可加签、减签)。
未勾选为不允许改变流程。
如果未勾选,此表单发起后不允许任何节点改变流程,即使节点权限包含‘加签’、‘减签’;
3)归档:
勾选为允许归档。
未勾选为不允许归档。
如果未勾选,此表单发起后不允许任何节点归档,即使节点权限包含‘处理后归档’;
4)修改附件:
勾选为允许修改附件。
未勾选为不允许修改附件。
如果未勾选,此表单发起后不允许任何节点修改附件,即使节点权限包含‘修改附件’;
2.2.6.7督办人员设置
督办人员可以在自己的账号下,对已发起而未结束的表单进行督办。
督办主要包括流程修改和催办两个功能。
并且都是对未处理的流程节点进行督办。
2.2.6.8授权
授权是将此表单模板授权给相关人员使用的功能。
被授权人可以调用此模板,否则不能。
2.2.7查询设置
查询设置是根据客户对表单查询要求做的具体查询设置,以满足客户对此表单的相关数据查询。
在表单制作‘查询设置’页签中进行设置。
(一个表单模板可绑定多个查询,分别授予不同人员使用)。
1)查询模板名称:
查询模板名称为可查询用户在查询表单数据时显示的查询模板名称。
输入即可;
2)输出数据项:
查询表单结果数据的表单字段。
点击‘设置’,选择需要数据的字段。
输出项字段名称也可以进行更改,选中某一字段,双击在出现的界面,更改原有名称,点击‘确定’;
此处设置的输出数据项为用户查询时的字段总集,用户在查询时可根据自己的需求在此处设置的范围中进行字段的删减。
3)排序设置:
查询结果的排序规则设置。
排序可按多个字段的不同顺序进行设置;
4)系统查询条件:
系统查询条件为查询时系统默认的查询范围,用户在前段查询时,只能比此范围小,并且,此条件用户查询时不可修改。
系统查询条件设置如下图,可根据‘表单数据域’、‘系统数据域’、‘系统变量’组合设置;
5)用户输入条件:
按照一固有的查询结果设置的查询条件。
用户只需在相应的查询条件上输入查询值查询即可。
点击‘设置’,进入条件设置界面,界面分三个区域:
条件定义区、用户输入条件区、表单字段、系统变量区。
如下图:
条件设置步骤:
①定义用户查询时输入的条件名称,即‘用户输入条件’区(2区)。
此条件定义需根据表单字段、系统变量信息进行一一匹配。
点击‘用户对输入条件’区的‘增加’,在出现的界面上输入‘条件名称’,‘标题’,‘输入类型’(若为扩展控件,还需绑定具体的控件输入类型)。
②在条件定义区定义按照定义格式查询条件(各字段间的关于通过‘条件定义区’右侧的关系运算符进行组合)。
在查询界面显示的效果(此模式成为普通模式):
查询条件之间的关系(与、或已在查询设置——用户输入条件中进行了设置)
6)自定义查询项:
用户可根据自己想查询的结果自行在查询界面设置查询条件。
(此模式常用)。
点击‘设置’,在出现的界面上,将查询项从左侧选中右侧,点击‘确认’。
在查询界面显示的效果(此模式成为自定义模式):
7)穿透显示设置:
允许穿透:
查询结果处可点击某条数据自动跳转到对应的表单流程。
不允许穿透:
查询结果只作为数据展示使用,不能查看某具体的表单流程。
8)查询描述:
描述此查询的功能,用于解释说明此查询模板;
9)授权设置:
将此表单查询授权给相关人员使用。
选中查询模板,点击‘授权设置’,出现组织架构选择界面,授权,点击‘确定’。
2.2.8统计设置
统计设置是根据客户对表单统计要求做的具体统计设置,以满足客户对此表单的相关数据统计。
在表单制作‘统计设置’页签中进行设置。
(一个表单模板可绑定多个统计,分别授予不同人员使用)。
1)统计模板名称:
统计模板名称为可查询用户在统计表单数据时显示的统计模板名称。
输入即可。
2)报表类型:
分为普通报表和交叉报表。
普通列表:
包含‘统计分组项’和‘统计项’两部分,报表样式为:
统计设置
对应显示样式
交叉列表:
包含‘统计分组项’、‘统计项’和’‘交叉列’,报表样式为:
统计设置
对应显示样式
3)统计分组项:
按此项进行数据分组统计。
点击‘设置’,在出现的界面选择分组项字段即可(可多个分组项)。
4)交叉列:
报表类型为‘交叉报表’时,此字段才可设置。
5)统计项:
需统计的数据。
点击‘设置’,在出现的界面选择统计项字段,标题可做修改以便更清晰(可设置多个统计项)。
数值型的字段可以‘求和’,‘计数’,‘平均’,‘最小值’,‘最大值’。
其他类型的字段只能‘计数’。
6)最后一行合计:
对于数值型字段,在分类统计后最后一行统计该分类的所有值之和。
最后一行合计只能设置统计项字段。
显示样式如下:
7)系统统计条件:
同查询。
8)用户输入条件:
同查询。
9)自定义统计项:
同查询。
10)穿透显示设置:
允许穿透:
统计结果处可点击某条数据自动跳转到对应的表单流程。
不允许穿透:
查询结果只作为数据展示使用,不能查看某具体的表单流程。
11)统计描述:
描述此统计的功能,用于解释说明此查询模板;
12)图表设置:
统计结果可以以‘柱状图’,‘饼状图’,‘折线图’。
点击‘设置’,在出现的界面输入‘图标名称’。
选择行和列,点击‘确定’。
行:
只能为统计分组项中设置的字段。
列:
只能为统计项中设置的字段。
13)授权设置:
将此表单统计授权给相关人员使用。
选中查询模板,点击‘授权设置’,出现组织架构选择界面,授权,点击‘确定’。
2.2.9触发设置
触发设置是表单应用的延生。
主要包括消息触发和流程触发。
主要包括‘触发定义’、‘条件’、‘动作’三部分。
消息触发:
当表单中某字段数据满足一定条件时,系统触发一条消息到被触发人,以作提醒。
流程触发:
当表单中某字段数据满足一定条件时,系统会触发一表单流程发起。
2.2.9.1触发定义
定义触发名称。
在‘名称’输入名称即可。
一个表单做设置多个触发。
2.2.9.2条件
触发条件是触发动作执行的先决条件,当条件满足时才会有触发动作产生。
1)触发点:
流程结束:
满足触发条件后,流程结束时产生触发动作。
核定节点通过:
满足触发条件后,流程中节点权限为‘核定’的节点审批完成后,产生触发动作。
首次条件满足:
妈祖触发条件后,马上产生触发动作。
2)数据域设置:
设置触发条件的区域。
点击‘设置’,在出现的界面上进行条件编辑,点击‘确定’完成设置。
2.2.9.3动作
动作为触发的具体内容。
包括‘类型’,‘流程发起人’,‘流程模板’,‘数据拷贝设置’四部分内容。
1)类型:
包括‘发送消息’,‘触发流程’。
2)当类型为‘发送消息’时,需设置‘消息接收人’和‘消息模板’。
①消息接收人:
选择消息接收的人员,点击出现组织架构选择界面,选择完毕,确定即可。
②消息模板:
点击出现消息模板设置界面,消息模板设置可以手工输入文字,也可选择表单数据域、系统数据域和系统变量。
也可连着结合。
3)当类型为‘触发流程’时,需设置‘流程发起人’、‘流程模板’和‘数据拷贝设置’。
①流程发起人:
可选择‘当前流程发起人’,也可点开组织架构选人界面具体人员,如下图:
②流程模板:
选择要触发的那个表单流程。
点击选择模板,点击‘确定’。
③数据拷贝:
数据拷贝是将此表单的相关字段值传递到被触发发起的表单中的对应字段中。
要求两表对应的传递的字段类型必须一致。
点击‘设置’,出现数据拷贝设置界面,注意增加数据项,点击‘确定’即可完成。
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