03商品流转与管理.docx

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03商品流转与管理

商品流转运作与管理

✧商品流转三要素

Ø物流商品流转实物动态

Ø票流商品流转凭证手续

Ø信息流商品流转数据帐务

超市业务流程

（参考范本）

一、商品采购及合同签约业务流程

二、新品进货业务流程

三、商品补货业务流程

四、仓店货品流转业务流程

五、商品退货返厂业务流程

六、非购进商品（促销赠品）业务流程

七、厂商费用收缴、使用业务流程

八、商品定价、调价业务流程

九、商品促销业务流程

一十、商品货款结算付款业务流程

一十一、顾客商品退换业务流程

一十二、商品盘点业务流程

一十三、商品内部调拨业务流程

一、商品采购及合同签约业务流程

1．

采购员通过市场调研及厂商推荐选定目标商品

业务流程：

采购员与供货厂商联洽、谈判，并索取厂商及商品资料，按要求填报《合同签约审批单》及《商品经营审批表》一式二联

采购部经理审核、确认签约、订货、定价申报情况及厂商资信、商品销售手续、质检证明无误后,上报采购总监乃至执行总经理审批

审批通过，或由采购总监乃至执行总经理与厂商直接复洽后审定

审批未通过，退返采购部重新洽定

经采购部经理、采购员落实、合同文本填写及厂商签约后转营销管理部营销管理员

营销管理员将第二联审批单转电脑部录入厂商合同及商品信息档案

营销管理员审核所签合同及审批单内容若有误则退返采购员修正

审核无误，营销管理员加盖合同章，将合同一份及审批单第一联、资信材料存档，其余一份转财务部、两份转厂商

营销管理员通过电脑审核合同档案录入情况，若无误确认生效，若有误，通知电脑部修正后确认生效

2．运作要求：

（1）招商采购必须按经营定位、商品配置及营销策略要求选择供货厂商、选定经营商品及洽谈定价格、订量和合作条件，其业务审核审批亦须遵循此要求。

（2）厂商资信及商品销售手续、质检证明等索证、验证必须完整、合法、有效。

（3）除大件或高价值商品外，须请厂商提供样品封存，以备为验收实物标准。

（4）审批表须规范填报，且合同、协议须规范填制，并确保与审批单内容一致：

合同、协议须由供货厂商先行签章后转返我方审验签章。

（5）合同签约权和新品订货审定权按权限仅限于采购总监、业务副总经理乃至执行总经理。

附：

（1）《商品购销合同签约审批单》、《联合经营协议签约审批单》、《商品经营审批单》

一式二联，即：

一联：

营销管理部；二联：

电脑部

（2）《商品购销合同》、《联合经营协议》

二、新品进货业务流程

1．业务流程：

采购员填报《商品经营审批单》，经采购部经理审核无误后报采购总监乃至执行总经理审批通过

由营销管理员将《商品经营审批单》一联存档,二联转电脑部录入商品信息档案

营销管理员通过电脑审核档案录入情况无误,确认生效后通知物流部录入员生成并打印《新品订货验收单》一式四联

物流部内勤通知厂商按单送货

大批量、高价值商品防损人员查验进货商品单货相符性，并加盖“防损验讫”章

到货后，物流员先行核对《订货验收单》与厂商供货凭证无误,采购员、理货员、物流员与厂商共同交验商品，并填写验收数量后签字确认,即交物流部录入员，入机打印《商品入库单》一式二联,经物流部内勤与《订货验收单》核对无误后,加盖“货已收讫”章，并将《订货验收单》四联分转财务部、采购部、中心店、物流部；将《商品入库单》一联及供货凭证转财务部，另联转供货商留存。

须入外库商品全数先由物流部收货，根据门店需求数量开具《移库单》，理货员与物流员同时点验交接，签单确认，并分别收货入店入库后，由物流部录入员将《移库单》入机

理货部收货,按单逐品种提样直接在物流部检录条码及报制价签,按要求标贴店码后入店实施上货或散仓储存

财务部审核《订货验收单》及厂商供货凭证，通过电脑核实确认入帐

2．运作要求：

（1）新品进货必须上报经审定审批后方可实施商品订货。

（2）商品到货验收必须严格执行验收标准及相关规定。

（3）物流部内勤审核签章后，相关物流票据严禁再行涂改。

（4）各部门\各环节票据流转须由专人负责按商品大类以供货厂商为单位进行，并建立交接登记手续，严禁任何票据遗失。

（5）《订货验收单》打印、实收、录入和入库单打印、审核签章、核实入账等票帐流转工作以及到货验收、入店上货、入库储存工作均须按规定要求于当日当班完成。

附：

（1）、《新品订货验收单》（电脑生成）一式四联即：

一联财务二联供货商三联物流四联营运

（2）、《商品入库单》（电脑生成）一式二联即：

一联财务二联供货商

三、商品补货业务流程

1．

理货员根据商品销售及库存情况按日填报《补货通知单》经店长/营运主管签字确认后转电脑部录入

业务流程：

遇有大宗购销或商品断货，门店或物流部及时填报《补货通知单》，转采购员确认并紧急通知厂商按单送货后，即转电脑部录入，物流部生成并打印《订货验收单》

到货后，物流员先行核对《补货订货验收单》与厂商供货凭证无误，理货员、物流员与厂商共同交验商品并验收数量后即交物流部录入员入机并签字确认打印《商品入库单》二联，经物流部内勤与《补货订货验收单》核对无误后，逐联加盖“货已收讫章”；并将《补货订货验收单》四联分转财务、采购员、中心店、物流部；《商品入库单》一联及供货凭证转财务部，另联转供货商留存

物流部内勤通知厂商按单送货

电脑系统生成〈补货申请审核确认表〉采购员通过电脑审核、修订、确认补货品种及数量（营销管理部通过电脑审核经销商品库存及补货合理性）后通知物流部录入员生成并打印《补货订货验收单》一式四联

2．运作要求：

（1）所填报提交录入的补货单均须经店长/营运主管签字确认。

（2）采购员须结合存销情况、价格变化、季节变化、合作变更及促销需求等因素及库存周转标准审定、修订补货申请。

（3）物流部须按订货单通知厂商到货，确保补货品种、数量及到货时间无误。

（4）《订货验收单》打印、实收、录入和《商品入库单》打印、审核签章、核实入账等票帐流转工作以及到货验收、入店上货、入库储存工作均须按规定要求于当日当班完成。

附：

（1）〈补货通知单〉

（以下业务流转同〈新品进货业务流程〉

大批量、高价值商品防损人员查验进货商品单货相符性，并加盖“防损验讫章

四、仓店货品流转业务流程

1．门店从库房提货业务流程：

门店理货员填制《移库单》一式二联，经营运主管签字确认后转交物流部

《移库单》交门店、库房分别留存，库房记帐，由物流部录入员将《移库单》入机

移库单交门店、库房分别留存，库房记帐，由物流部录入员将《移库单》入机

双方交验无误，由库管员、理货员签字确认并同时加盖“库房货已付讫”“门店货已收讫”章后，货品入店

3.运作要求：

（1）《移库单》必须准确填写编号、品名、规格、单位、提退货数量、库房结存数量及流转原因。

（2）《移库单》于货品交验无误并经双方签章后严禁涂改、遗失。

（3）门店及库房“货品收、付讫”专用章须以双方专人审核票据后加盖。

（4）仓店商品流转必须确保全联次单货同行、单货相符；严禁无单提货、退货。

附：

《移库单》一式二联，即：

一联：

物流；二联：

门店。

双方交验无误，由物流员、理货员签字确认并同时加盖”门店货已付讫”章和“库房货已收讫”章后，货品入库

门店理货员填制《移库单》一式二联，经营运主管签字确认后将单据与货品同步转交库房

2．门店向库房退货业务流程

物流员按单备货，并准确注明结存数量，将货品送至门店入货口进行交接

五、商品退货返厂业务流程

1．业务流程：

门店理货员按规定要求将拟退货返厂的滞销及残损商品按《门店向库房退货业务流程》向物流部办理退货返库

物流部按要求每周六统计滞销及残损商品库存情况，填报《退货通知单》转电脑部录入

电脑系统生成《退货申请审核确认表》，采购员每周日通过电脑查询、审核、修订、确认退货；财务部通过电脑审核确认退货金额与应付帐款安全性

物流部录入员打印《退货验收单》二联，转物流部内勤通知厂商按单退货，并按单备齐拟退商品

退货时，由物流员与厂商共同交验商品并在《退货验收单》上填写实退数量，双方共同签字确认后转物流录入员入机并打印《商品出库单》一式二联，经物流部内勤与《退货验收单》、厂商退货凭证审核无误后并逐联加盖“货已退讫”章，商品转交厂商；由物流部内勤将《退货验收单》二联分转物流部、财务部，将《商品出库单》一联及退货凭证转财务部、另联转供货商留存

防损员按《出库单》查验退货商品单货相符性，并加盖“防损验讫”章后，放行商品

财务部审核《退货验收单》、《商品出库单》及厂商退货凭证无误后确认冲帐

物流员按《退货验收单》冲帐

2．运作要求：

（1）所填报提交录入的《退货通知单》均须经物流主管签字确认。

（2）采购员须结合滞销、过季淘汰调整、合作变更、存销情况、价格变化、季节变化等因素并在确保退货价格准确的基础上审定、修订退货申请。

（3）收货组须按退货单通知厂商退货及准确开具退货凭证，确保退货品种，数量及退货时间无误。

（4）无厂商退货凭证或其凭证不规范，不准确的严禁办理退货返厂。

（5）票据录入打印、票据审核签章、票据流转交接等工作均同《进货业务流转运作要求》。

附：

（1）《退货通知单》

（2）《退货验收单》（电脑生成）一式二联，即：

一联财务；二联：

物流

（3）《商品出库单》（电脑生成）一式二联，即：

一联财务；二联：

供应商

六、非购进货品（促销赠品）业务流程

1．

采购部留存本联，其余联对应相关《订货验收单》转物流部协调安排验收，并通知厂商按单送达

若属可直接销售商品，则须注明“零成本购进”，并注明商品编号、品名、规格、单位、售价、数量等内容及是否随同批购进商品或库存商品调整进价、售价等说明

采购员根据商品订货约定，在商品到货前填制《非购进货品验收使用单》，一式五联

业务流程：

若非直接销售货品，须注明货品名称、数量、价值、使用目的及促销用途：

随同促销商品品种、数量、用于商品促销数量等促销活动涉及的赠品使用方法及要求

非购进货品到货后，由采购员、理货员、物流员与厂商共同交验无误并在《非购进货品验收使用单》上签字确认后，由物流部内勤逐联审核并加盖“货已收讫”章，分转财务、营销管理、采购、中心店（或供应商）、物流

若属可直接销售商品，其《非购进货品验收使用单》转物流部录入员入机，按“零成本”打印《商品入库单》（一式二联）由物流部内勤审核无误后加盖“货已收讫”章分转财务、供货商，理货员收货后按正常商品纳入卖场上货销售或物流员收货后入库储存并记帐保存；采购员凭单实施价格、库存调整

若属非可直接销售促销赠品，理货员收货后须按单注明的促销使用方法要求、及促销活动安排予以落实或物流员收货后入库储存并记帐保管

若属非经营性馈赠物品，采购员须注明馈赠原因，物流员验收入库保管，并上报营销管理部按规定处理；若属固定资产，须上缴主管部门统一安排使用并入帐管理

2．运作要求：

（1）非购进货品（促销赠品）必须按此流程及手续办理接收，并须按规定纳入销售或规范使用；严禁无规范手续接收及任何挪用。

（2）若属可直接销售商品，须视同正常商品纳入卖场销售及库存实物管理。

（3）若属非可直接销售的促销赠品，须按要求落实实物保管交接及落实促销使用工作安排。

（4）营销管理部及财务部须对非购进货品的接收、保管、使用情况进行监督检查。

附：

《非购进货品验收使用单》一式五联，即：

一联：

财务；二联：

营销管理；三联：

采购；四联：

中心店（或供货商）；

五联：

物流

七、厂商费用收缴、使用业务流程

1．厂商费用支付缴纳业务流程：

购销合同或促销协议签定后，电脑部输机入机生成《厂商费用缴纳使用档案》

采购员根据购销合同及促销协议约定，按时提请厂商缴纳支付各种费用

厂商未按约定未按时缴纳费用

厂商按约定按时缴纳费用

营销管理部通过电脑查询并通知采购员向厂商催缴

营销管理部通过电脑查询并开具《厂商费用收缴单》一式两联，厂商签字后持单到财务部办理单独支付或帐款扣缴

厂商在规定时限内仍未支付缴纳

营销管理部开具《厂商费用收缴单》，通知财务信息部按帐款扣缴支付处理

财务部办理费用收取并开具发票交付厂商；并在《费用收缴单》上签章及输机记入《厂商费用缴纳档案》后，一联由财务部留存，另联转营销管理部留存

2．厂商费用使用业务流程：

采购部或营销管理部按业务经营费用使用规定填制《业务经营费用使用申请审批执行单》一式三联，经业务副总审核后报执行总经理审批

执行总经理审批后，转财务副总审核签字，并转财务部

财务部通知费用申请使用部门办理支取手续，并在《业务经营费用使用申请审批执行单》上签章及输机记入《厂商费用使用档案》后，一联由财务部留存，另二联分转营销管理部及使用部门留存

使用部门以《业务经营费用使用申请审批执行单》及费用发票向财务部核销

用于符合使用规定的业务经营范畴

用于促销优惠、奖赠、宣传等

3．运作要求：

（1）厂商费用收缴、使用必须按此流程及手续办理、否则，按严重违纪予以处理；

（2）厂商未按约定按时缴纳费用的，不予办理结算；

（3）向厂商收缴费用必须正式签入购销合同或促销协议，确保费用收缴规范化、合法化；

（4）费用申请使用必须按相关使用规定及审批项目、范围办理；严禁擅自挪用或超范围，超额度使用。

附：

（1）《厂商费用收缴单》一式二联，即：

一联：

营销管理部；二联：

财务部。

（2）《业务经营费用使用申请审批执行单》一式三联，即：

一联：

财务部；二联：

营销管理部；三联：

申请使用部门。

八、商品定价、调价业务流程

1．商品定价业务流程：

采购员填报《商品经营审批单》注明新品进价、结合营销策略及市场调研比价拟订正常售价、促销特价，经采购经理审核后按权限转采购总监、业务副总乃至执行总经理审批（附厂商供货价格单）

营销管理部转电脑部录制商品档案

到货验收后，理货员持《订货验收单》至物流部打印价签或凭单交中心店美工书写促销价牌

2．商品进价调整业务流程：

采购员与厂商洽定进价调整，厂商出具变价通知单，采购员填制《商品调价单》一式四联

按权限转营销管理部审核后报采购总监、业务副总乃至执行总经理审批

若按进货批次调价，则《商品调价单》转电脑部随该批次《订货验收单》同步录入打印，实施进价调整

若对现有库存调价，则《商品调价单》转中心店于当日营业结束后盘核调价品种存量并填入《商品调价单》后转电脑部录入变价

《商品调价单》一联及厂商变价通知单转财务部留存，余联分转营销管理部、电脑部、采购部留存备查

3．商品售价调整业务流程：

采购员根据市场调研比价、商品优惠促销及滞销残损、过时过季商品削价处理需要，填制《商品调价单》一式四联并注明调价理由、时间、批量

按权限转营销管理部审核后报采购总监、业务副总乃至执行总经理审批

电脑部录入《商品调价单》后分转财务部、营销管理部、电脑部、中心店

理货员持单至物流部更制价签或凭单交中心店美工书写促销价牌；对削价商品逐个标贴处理价签、另制店内码，实施销售

理货员通过专用POS机进行价格扫描：

确认所调售价与《商品调价单》是否一致

4．运作要求：

（1）所报附厂商供货价格单及变价通知单均须为厂商正式签章的单据方有效。

（2）售价上调时，应先标单价签后改销售档案；售价下调时，应先修改销售档案后标更价签。

（3）商品定价、调价均须规范、准确填制相关单据，并经业务部经理签字确认后方可报批实施。

附：

《商品调价单》一式四联，即：

一联：

财务部；二联：

营销管理部；三联：

电脑部；四联：

采购部/中心店。

九、商品促销业务流程

1．业务流程：

采购部根据促销计划，结合竞争性、时令性、阶段性经营策略与厂商洽定、安排商品促销，填制《商品促销申请审批执行单》一式三联及促销活动方案，按权限上报采购总监、业务副总、执行总经理审批

审批通过后，采购员与厂商签订《促销协议》并按需填制《调价单》附同《商品促销申请审批执行单》转营销管理部审核，无误后《促销协议》加盖“合同章”一联留存另联交厂商相关单据转电脑部入机录档后分转：

营销管理部、采购部、中心店、财务部、电脑部留存

理货员持单汇同中心店美工绘制、标挂促销价牌；由理货员按要求落实促销商品陈列布展及店内宣传装饰

相关商品促销由采购员汇同理货员及厂商人员落实促销赠品、设施及活动组织安排和促销人员安排等相关准备工作

营销管理员组织相关部门落实海报、条幅、pop、广告等户外促销宣传工作

促销活动准备工作到位，按计划组织实施

2．运作要求：

（1）特价商品促销及专项促销活动必须按要求定期提前落实厂商洽定签约、计划方案制定、报批。

（2）特价商品促销前必须严格核查促销调价与价牌、海报及电脑价格的一致性，确保准确无误。

（3）《商品促销申请审批执行单》须注明促销时间、方式、设施、陈列、布展、宣传及活动组织、人员安排等具体要求，相关职能部门须按时要求完成促销准备工作。

附：

《商品促销申请审批执行单》一式三联，即：

一联：

营销管理部；二联：

采购部；三联：

中心店。

十、商品货款结算付款业务流程

1．业务流程：

经销预付货款、货到付款

非预付款经销、代销、联营

采购员填制《商品货款结算申请审批单》一式二联，经采购部经理审核确认后转营销管理部

财务部定期与厂商对帐，包括：

商品购进、销售、抵扣返利、费用缴纳等情况

营销管理员通过电脑或汇同相关部门查询拟付款厂商及购进商品存销情况，残滞商品及费用缴纳情况，提出审核意见

财务部定期按厂商经电脑统计打印《商品货款结算明细表》

按规定权限上报业务副总乃至执行总经理审批后转财务副总确认签字，《商品货款结算申请审批单》交财务部

采购员审核确认付款额度、品项，填制《商品货款结算申请审批单》一式二联，经采购部经理审核确认后转物流部审核、确认商品退货返厂、滞销残次情况并签字确认转营销管理部

财务部审核无误后办理付款，并输机记账，《商品货款结算申请审批单》二联分别由财务部、营销管理部留存

营销管理员通过电脑查询拟结算厂商商品进、销、存情况，费用缴纳情况，提出审核意见

按规定权限上报采购总监、业务副总乃至执行总经理审批后转财务副总确认签字，《商品货款结算申请审批单》交财务部

财务部按对帐结果及审核审批付款额度通知厂商开具增值税发票

2．运作要求：

（1）预付货款支付时间至合同约定到货时间不得超过15天。

（2）预付款、货到付款及经销帐期30天（含）以内的，必须经采购总监、业务副总审核确认签字后报执行总经理、财务副总审批后方可办理付款；经销帐期30天以上、经销压批、经销月结、代销、联营经业务副总、财务副总审批后即可办理付款。

（3）财务部与厂商经销核对购进及代销、联营核对销售无误和审定审批付款额度品项与增值税发票相符一致方可办理付款。

（4）采购部须结合商品存销情况及合同相关约定审核、确认付款与否或付款额度、品项；经销拟付款额不得超过合同条件及购进数额所核计的应付帐款；代销、联营拟付款额不得超过销售成本及分成额度核计的应付帐款。

附：

《商品货款结算申请审批单》一式二联，即：

一联：

财务部；二联：

营销管理部

十一、顾客商品退换业务流程

1．业务流程：

顾客持所购商品及购物凭证要求退换

客户服务中心了解退换原因、审验商品及购物凭证

符合退换条件及标准的，客服退换处验收商品，并开具《商品退货票》一式四联

无购物凭证或不符合退换条件及标准的，不予退换并耐心解释

《商品退货票》由客服退换处人员签字，并由客服主管（领班）审核确认并加盖“商品退换专用章”后，由顾客签字并留存客服联（与购物凭证捏对留存）、营运联二联；顾客持收银联与顾客联至客服退款台（专用POS机）办理退款

顾客持《商品退货票》顾客联、收银联在客服中心退货款台办理退款，退款后客服中心退款台留存收银小票并与《商品退货票》收银联捏对，顾客联及所退现金交与顾客

当日当班按规定时间，在客服中心退款台处办理退货、商品入店手续，客服主管（领班）与相关营运主管、收银主管（领班）核对所退商品、票据及款额，并作记录；营运主管在客服联签收商品，加盖“货已收讫”章留存营运联；收银领班在客服联加盖“款已付讫”章

营运人员将所退商品返入卖场，属可销售的，予以上架，属存在质量问题或包装破损的，予以按残损商品处理

2．运作要求：

（1）商品退换必须严格执行国家及本企业规定的退换条件及标准。

（消法、食品卫生法）

（2）商品退换票必须注明商品编号、品名、规格、售价、数量、金额及退换原因、购退时间等，退货价格按购买价格为准；

（3）商品退换过程中涉及验收所退商品时必须收回购物凭证及商品所附配件、说明书、赠品等。

（4）商品退换涉及大件商品或专业性强商品须及时提请专业人员鉴定、验收。

（5）若属换货，则执行先退后购的原则。

（6）商品退换须按权限在规定额度内办理，超出退换额度的，须报请上级主管人员签批。

附：

《商品退货票》一式四联，即：

一联：

客服联；二联：

收银联；三联：

营运联；四联：

顾客联。

十二、商品盘点业务流程

1．业务流程：

门店及物流部于盘点前按要求落实商品整理工作，财务部、物流部、集团外销部于盘点前核对票帐

财务部于盘点前制定工作方案，并落实实盘、复核、检查、录入、核对、分析等盘点组织工作

电脑部按大类、中类、小类、品种、货架编号打印标准空白《盘点表》一式三联，门店及物流部按《盘点表》逐品种进行实盘及复盘，填入实盘结果，盘点人、复核人签字确认

财务部组织相关部门按类别、按数量、按价值、按比例抽查检验

抽验与实盘相符率达标，检查人员在盘点表上签字确认

抽验与实盘相符率未达标，则通报物流经理及中心店店长组织重盘

按大类、中类、小类为单位将盘点表转电脑部录入盘点结果并与电脑库存帐进行核对，并打印《商品盘点浮多短少表》

根据电脑部按类别出具的浮多短少结果，中心店复核录入数据准确性，若录入有误，则转电脑部修正；若录入无误，则按浮多短少量从大至小复盘

根据盘点结果，财务部组织采购、营运、物流部等相关部门分析、查询原因，并作商品损溢处理

在规定时限内，明确差误原因的，予以修正；未明确差误原因的，由物流部及中心店填制《商品损溢处理单》，经财务部、物流部经理、中心店店长、业务副总、财务副总乃至执行总经理签批后转电脑部输机调帐并由财务部落实损溢帐务处理

财务部根据每期商品盘点情况，作出盘点分析报告

2．运作要求：

（1）中心店及物流部于盘点前须与财务部核对库存品种数，确保不出现重盘、漏盘。

（2）实盘过程中，所有商品堆头商品须拆堆并集中同处盘点，对开箱商品及商价值商品须开箱逐个盘点。