行政文秘谈谈对秘书工作的几点体会.docx
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行政文秘谈谈对秘书工作的几点体会
用心用力尽职尽责
为领导当好参谋和助手
——谈谈对秘书工作的几点体会
张福武
按照办公室的安排,今天,我借这个机会交流一个自己的思想工作体会,敞开心扉说说心里话,说的不对的地方,希望大家批评指正。
1990年,我从民政部济南民政学校毕业,先是在乡镇工作,之后到民政局工作,1993年,来到市委办公室工作,参加工作15年来,一直从事办公室秘书工作。
其中滋味,酸甜苦辣兼而有之。
但总的感觉是,从领导身上,从同志们身上学到了许许多多宝贵的知识和经验。
同志们对我的生活和工作也都给予了大力支持和关心,结下了深厚的情谊。
十多年来,在工作中既有可喜的成绩,也有深刻的教训,很有必要回顾梳理一下。
所以,今天我就谈谈秘书工作这个彼此都熟悉的话题,希望能进一步增进我们之间的了解,共同加深对秘书工作的认识。
下面,我主要谈以下五个方面的体会。
第一是,干好秘书工作,必须坚定执着;第二是,提高工作水平,必须勤学苦练;第三是,树立良好形象,必须团结协作;第四是,加强自身修养,必须严以律己;第五是,实现人生价值,必须任劳任怨。
一、干好秘书工作,必须坚定执着
“进了办公室的门,就是办公室的人”。
办公室处在市委的中心枢纽地位,承担着办文、办事、督办、协调及服务的职能,涉及面广,工作量大,位置十分重要。
秘书工作要与众多人交往,要处理落实许多具体的事情,难以事事得当,事事圆满。
有时会受到领导的批评,甚至训斥和其他人员的责难和非议。
秘书工作很难有明显的政绩,平时忙忙碌碌,既清贫又辛苦,晚上连续加班是常事,有时到凌晨甚至打通宵也是常事。
真正能够理解我们辛苦的,恐怕也只有我们办公室的同行吧。
所以,干好秘书工作,必须坚定执着,始终保持积极进取、天天向上的精神风貌。
前段时间,市委刘克强书记带领市级班子成员、市直有关部门、乡镇党委书记到潍坊市各县市区进行了考察学习,我们亲身体会到各县市区热火朝天的干劲,城市建设日新月异,大项目建设催人振奋。
在考察结束时,刘克强书记强调,我们必须对照先进找差距,进一步增强加快发展的责任感和紧迫感,解放思想,迎难而上,真抓实干,提高思想境界,提高工作标准,提高办事效率,绝不辜负全市人民的期望。
对办公室工作人员来说,这就要求我们不仅要对本职工作精益求精,而且还要本着对青州发展负责的精神,自我加压,开拓创新,保持雷厉风行、用心用力、争创一流的精神状态。
首先,要力戒浮躁。
受市场经济的冲击和影响,当前有很多人理想信念发生了动摇,人生观、价值观有所变化,追名逐利、浮躁之风比较盛行。
对本职工作勉强应付,牢骚满腹,见异思迁,抱怨社会不公平,难以尽职尽责、勤勤恳恳,而常常伴有蜻蜓点水、又懒又奸又馋、紧答应不动弹的“皮厚”现象。
服务是办公室的天职,我们必须力戒浮躁,内强素质,外树形象,把心思用在工作上、情感贴在单位上、作风拧在求实上、成绩记在集体上。
每个同志都要很好地调整心态,经常自省,看到差距,明确努力方向,不断地学习和提高自己。
尤其需要把谦虚谨慎作为一种高尚的人格修养自觉追求,踏踏实实、水到渠成,而不好高骛远、急于求成,使浮躁之气自生自灭。
其次,要发挥特长。
能力特长是人们在社会实践中所表现出来的身心力量。
人的长处决定着一个人的价值,能够支配构成人的价值的其他因素。
以史为鉴,朱元璋打天下的时候,从浙东得到“四贤”,他根据他们各自术业与专攻予以不同使用,刘基善谋,让他留在身边,参加军国大事,宋濂擅长写文章,便叫他搞文化,叶琛和章溢有政治才干,派他俩去治民抚镇,这对明朝的建立起到了决定性的作用。
办公室人员都是从各单位挑选出的优秀人才,尽管脾气、性格、言行举止等等不一,但“尺有所短,寸有所长”,我们必须对自己的特长有一个正确的自我评价,必须充分发挥自己的真才实学和能力特长,达到人尽其才,才尽其用。
我们不仅.起草总结、讲话、汇报等一些大型材料,还要经常起草诸如通知、电传、信息、请示等这些短、平、快的小材料,时间紧,要求高,压力大,需要马上就办,办就办好。
要接待八方来客,洽谈各项业务。
要传达领导指示,了解基层情况,向上反映基层的意见和建议,甚至有时还要接待不同身份的上访者。
这都要求我们充分发挥自己的聪明才智和专业特长,能文则文,能武则武,“八仙过海,各显神通”,为办公室这个集体增光添彩。
二、提高工作水平,必须勤学苦练
郭沫若曾有几句话:
“形成天才的决定因素应该是勤。
有几分勤学苦练,天资就能发挥几分。
天资的充分发挥和个人的勤学苦练是成正比例的。
”人不是生来就什么都会,很多东西我们不懂,很多方面我们不熟,我们必须在发挥自己特长的同时,见贤思齐,有恒心、有毅力来弥补自己的不足。
著名京剧大师梅兰芳小时候拜师学艺,老师说他的眼睛没有神,不是唱戏的料子。
他就选择空中之鸽,水底之鱼来训练自己的眼神,鸽在飞翔,鱼在游动,观察这些运动变化着的事物才有利于训练自己的眼力。
可看的时间长了,梅兰芳的脖子酸痛,他没有停下;看的眼睛流出了泪水,他没有去休息。
从“眼睛没有神”到“眼睛会说话”,从“不是唱戏的料子”成为“世界闻名的京剧大师”。
由此可见,“勤学能补拙,苦练可通神”。
办公室工作业务广泛,面对大量繁杂且有一定难度的事情,迅速、利落、正确地处理好,并达到既让领导满意,又与法、理、情相符,这就需要平时的勤学苦练。
一是要博学。
市委提出,加快建设富强、文明、生态、平安青州,这是一项长期而艰巨的任务。
需要我们不断解放思想,.与时俱进,开拓创新,扎扎实实地做好各项工作,需要我们不断的学习,不断的追求进步。
需要学习的内容非常广博,既要学习哲学、政治经济学、社会主义市场经济理论等基础知识,又要掌握文秘规范常识、应用写作等专业知识;既要学习现阶段党的方针政策、国家的法律法规,又要掌握本市各方面的情况;既要学习社会科学知识,又要掌握自然科学知识。
学习的方式也是非常之多,关键是要做一个有心人。
一要向书本学习。
多阅读一些政治、经济、文秘、领导科学等方面的书报杂志,提倡和鼓励多看书、多读报、多写日记,多搜集整理材料。
二要向实践学习。
深入农村、城镇、社区、企业,向基层一线的工人、农民、群众学习,摸取第一手资料,增强综合分析能力和应变能力。
把学习同调查研究结合起来,同研究解决本地区本单位的实际问题结合起来,努力提高自己的理论业务水平。
三要向周围同事学习。
办公室人员因其阅历的不同,知识结构也就不同,每个人都有一定的长处和优势。
因此,同志们之间应该密切团结、取长补短,相互学习、相互促进,共同提高。
四要向领导干部学习。
现代领导大多数素质高、能力强、作风实、情况熟。
所以要经常不断地向领导学习请教,学习领导工作经验和讲话风格,当好领导的参谋和助手。
二是要活用。
只是学习还不够,还要注意运用。
学习的最终目的就是为了运用。
历史上有很多只知学习书本不知灵活运用的“书呆子”,他们在理论上是行家,可是在实践中却是白痴。
比如,战国时“纸上谈兵”的赵括,只知熟读兵书战策,不知灵活运用,结果是身败战死,误家误国;三国时“失街亭”的马谡,只知在山上安营扎寨,欲“置之死地而后生”,不知结合实际,结果是痛失街亭,白白葬送了蜀国的大好战机,被诸葛亮挥泪斩首。
有的人书读得并不多,手头可以利用的资料也很有限,但由于能活学活用,到头来依旧能成就一番事业。
所以,在办公室工作中,一定要多学多思,活学活用,勤于笔耕,多出精品,千万不要夸夸其谈,只说不干,哗众取宠,贻误工作。
要把所学的知识及时转化为成果,应用到工作中去,迅速提高并展现自己的工作能力。
三是要多炼。
压力变动力,要想创一流,必需主动去锻炼、去提高,战胜自己,超越自我。
在接受领导分派的任务时,要感到如履薄冰,惟恐干不好。
不仅要愉快地接受,而且要出色地完成;从“要我干”转变为“我要干”。
当我们把工作当成一项负担时,我们就会愁眉苦脸,无所适从;而当我们把工作变成一种快乐时,我们就会欣然接受,思维活跃。
只有乐于工作,乐于接受挑战,充分发挥自己的潜能,才会在工作中不断提高自己,不断完善自己,达到至善至美。
要写出一手好材料,没有捷径可走,必须勤写多练。
我觉得,写文字材料,要把握四个字:
一是要“想”,围绕主题,冥思苦想,潜心琢磨,领会领导意图,超前思考。
有时上班想,下班想,白天想,晚上想,深更半夜一轱辘爬起来也要记下夜间所想。
二是要“议”。
几个人在一起议一议,互相启发,集思广益,使材料框架更加合理,逻辑层次更加清晰,重点内容更加突出。
三是要“写”,一字一句,写出高度,写出深度,写出新意。
这是相当艰辛的脑力劳动,特别是领导对材料要求很高时或初稿被“枪毙”时,那时的感觉就象是“江郎才尽”、走投无路的感觉,确实寝食不安。
想必我们大家都有过这样的体会。
四是要“改”。
修改处理是相当重要的一个环节。
机关公文需要严谨、规范,必须千锤百炼。
多一个字是累赘,少一个字是缺陷。
“语不惊人誓不休”,如果时间允许,可以多听听别人的意见,对结构、段落、句子和词语,反复多改几遍,千万不要急于交稿,(尽管有时很不情愿修改,)这样,才能锤炼出一篇篇好文章。
三、树立良好形象,必须团结协作
当今社会,大到一个单位,小到一个班组,自我形象和社会形象非常重要。
没有团结协作,只能是各自为战,一盘散沙。
我们办公室多年来一直有团结协作的优良传统,无论什么时候,这都将是我们干好办公室工作的基石。
在新的形势下,增强工作合力,塑造部门新形象,必须把这一传统进一步发扬光大。
要维护大局。
“一荣俱荣,一损俱损”,我们都知道众人拾柴火焰高的道理,但是在实际工作的过程中,并不是每个人时时都能做到的。
因此,我们要特别强调团结的重要性,有利于团结的事多做,不利于团结的事不做。
像爱护自己的眼睛一样珍视团结。
有话说在当面,而不在背后叽叽咕咕、乱议论人,自觉维护他人.的形象。
要学会尊重别人,善待别人,凡事多换个角度思考。
遇到事情商量着解决,心往一块想,劲往一处使,既明确分工又互相合作,这有利于融洽工作氛围,有利于提高工作效率。
要自觉奉献。
如果说有一种精神,无论古今,什么时代都需要,那就是奉献。
如果说有一种精神,无论中外,最能感动所有的人,那就是奉献。
韦唯一首《爱的奉献》唱遍大江南北,至今依然颇受我们喜爱,就是这个原因。
少一点享受索取,多一点无私奉献,对自己钟爱的事业,对自己不懈的追求,无怨无悔,这是人类最美好的品德,更是一种高尚的人文理f生追求,是社会文明进步的一种表现。
办公室工作不显山不露水,默默无闻,靠的是自觉和觉悟,靠的是素质和品德。
我们讲奉献,就是要主动而力所能及地多干些工作,为完成任务助一臂之力。
相信只要我们每个人都树立了奉献精神,就没有克服不了的困难,没有过不去的“火焰山”。
四、加强自身修养,必须严以律己
“修身、齐家、治国、平天下”,儒家把自身修养作为“齐家、治国、平天下”的首要条件和根本。
我们要善于调适自我心理,学会客观地看待环境,正确估价自己,增强自己的心理承受能力,建立良好的人际关系,积极营造舒心的工作生活环境。
今天,我们工作在市委领导身边,直接为市委领导服务,一定程度上代表着市委的形象和市委办公室的形象,严以律己,洁身自爱,全面加强自身修养显得尤为必要,这既是工作的需要,也是我们自身发展的需要。
一是要严格遵守各项法律法规。
市委办公室是全市各级各部门的窗口,也是办公室系统的旗帜。
我们必须讲政治,带头遵守党纪国法,带头执行党的各项纪律,严以律己,作执法执纪、依法办事的表率。
我们办公室今年新修订了工作制度,包括办公室周例会学.习制度、文件管理制度、值班制度、内部接待制度、卫生管理制度、车辆管理办法和夜间值班制度、文印工作制度以及办公室差错事故通报等一系列制度,我们都要认真学习,使办公室各项工作更加制度化、规范化,为全市秘书工作者作出光辉的榜样。
二是要坦荡豁达,光明磊落。
“宠辱不惊,看庭前花开花落;去留无意,望天上云卷云舒。
”面对人生诸多变故,不以物喜,不以己悲。
我们一定要培养自信、坦荡、乐观、冷静的心理素质和开朗、随和、大度、豁达的性格,锻炼坚韧、自制的意志。
自觉规范做人行为,在生活和工作中,诚实、诚信、诚恳,言行一致,表里如一。
决不阳奉阴违,虚隋假意。
做到认认真真做事,堂堂正正做人,自知而不自负,自爱而不自傲。
三是要慎独、慎微、慎初。
慎独,此语出自《中庸》:
“莫见乎隐,莫显乎微,故君子慎其独也。
”这就要求人在独居斗室,别人看不到的情况下,也能洁身自好,问心无愧,做一个有道德的人。
这是一种高境界的考验。
东汉太守杨震以“天知地知你知我知”夜拒黄金十斤,成为千古慎独佳话,值得我们每个入学习。
慎微,就是对细小琐碎之事要警惕、谨慎,“勿以善小而不为,勿以恶小而为之”,尤其是后者更为重要。
为什么这么说呢?
因为“夫小者大之渐,微者著之萌,故君子慎微,圣人存诫”。
小处不可随便,任何腐败都是从自身思想防线放松开始的,越是微小越易放松,所以越要谨慎小心,防微杜渐。
慎初,就是警诫、谨慎于事情发生之前,在思想上筑牢“第一道防线”。
明代做过都察院长官的王廷相,在一次接见下级官员时说:
“我昨天乘轿进城遇雨。
一个穿了双新鞋的轿夫,一开头很小心地循着干净的地方落脚,生怕脏了鞋,可后来一不小心踩在泥水里,从此便不复顾惜,什么地方都踩下去。
”“居身之道,亦犹是耳,倘一失足,将无所不至矣!
”所以说,做一件好事易,做一辈子好事难,修成圣人很难,变成魔鬼有可能就是一瞬间。
“欲海无边,回头是岸”,我们必须时时处处做到自重、自省、自警、自励,不该做的事不做,不该说的话不说,不该去的地方不去,不该拿的不拿,不该吃的不吃。
无论什么时候都不能随心所欲,都不能放松思想改造。
五、实现人生价值,必须任劳任怨
人无高低贵贱之分,只是社会分工不一样。
有人说,秘书工作者“政治上是红人,工作上是忙人,生活上是穷人,身体上是病人”。
有一定的道理。
秘书工作虽然没有名、没有利,但同样光荣而崇高。
我们既然在其位,就要尽其责,任劳任怨,努力实现人生价值。
一是要甘当配角。
“红花还须绿叶扶”,办公室工作人员甘居幕后,当无名英雄,是党和事业的需要。
我们要进一步强化服务意识,发扬蜡烛精神,燃烧自己,照亮别人;发扬螺丝钉精神,哪里需要哪里安。
对各种批评、误解、委屈和挫折,要保持平和的心态和冷静的头脑,不仅“任劳”而且“任怨”,酸甜苦辣都能装。
受到表扬时要再接再厉,不得意忘形;受到批评时要主动扪心自问,首先从自身查原因,“有则改之,无则加勉”;受到误解时要沉得住气,有“海纳百川”的胸怀,大度包容,不乱方寸,不失气度。
二是要淡泊名利。
诺贝尔奖金获得者李政道教授,.以杜甫两句话“细推物理须行乐,何为浮名伴此身”作为人生准则。
意思是,仔细推敲世界上万物道理,做一些自己喜欢做的高兴的事情,不必为了一些空名而放弃了自己喜欢做的事情。
我们应当坚持正确的价值取向,淡泊名利,耐得住寂寞,坚守心灵深处的一片净土,笑对人生。
在物质利益得不到满足时,不牢骚、不攀比;当受到各种诱惑时,头脑不发热,始终做到心不乱、眼不花、手不长,不患得患失,不追名逐利。
正确对待他人,正确对待社会,相信组织,相信领导,永远对社会有种感激之心。
决不能在工作和个人升迁中达不到个人愿望一时受到挫折,就灰心丧气,消极对待,怨天尤人。
三是要有所作为。
人生苦短,光阴易逝。
个人的成长进步离不开组织的培养,也离不开自己的努力和争取。
讲淡泊名利,绝不是要看破红尘,消极处世。
我们必须牢固树立“有为才有位”的思想观念,充分发挥主观能动性,解放思想,干事创业。
不论是为党委、政府参谋,还是对各方面进行综合协调,不论是调查研究,还是促进决策落实,都要坚持高起点、高标准,在提高质量上做文章,在提高效率上下功夫。
各项工作,不做则已,做就要尽最大努力做得最好,以卓有成效的工作体现办公室的作用,以优异的工作成绩证明自己,赢得领导的认可和同志们的支持,从而以“有为”取得“有位”,以“有位”来更好地“有为”,在更为广阔的社会舞台上,努力实现自己的人生价值。
“物以类聚,人以群分。
”今天,我们从不同的地方走到了一起,这真是上天的安排。
我们一定要十分珍惜这个大家庭,珍惜在办公室工作的岁月,珍惜同志们之间的缘份。
展望未来,我们对明天、对人生都充满了美好的憧憬和追求,希望我们大家相互尊重,相互理解,团结友爱,快乐工作,共同迎来我们更加硕果累累的明天。
(作者系中共青州市委副秘书长、政策研究主任)(摘自《现代文秘》2005.2)
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