档案管理工作规范.docx
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档案管理工作规范
档案管理工作规范
档案管理工作规范
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》,结合集团档案管理要求,特制订本管理规范。
第二条公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录,主要包括文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。
第三条本工作规范适用于**公司的档案管理工作。
第四条档案采用集中与分散共用,兼职与专职并存的管理模式。
以“抓好基础管理“为原则,采取“分散管理,统一制度,集中检查,定期培训”的措施,逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。
第二章档案管理职责及人员要求
第五条各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作,并妥善保管归档档案,具体业务由办公室负责监督、检查和指导,实行归口管理。
第六条办公室负责本公司档案的管理工作,指定专人负责本公司各类文件资料的收集、整理和归档工作,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第七条各部门应配备兼职档案管理人员。
建立档案人员岗位责任制。
根据本规范制定本专业管理细则。
1.档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平,具有专业知识。
遵纪守法、忠于职守,有高度的责任心和奉献精神。
2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定,做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。
3.加强业务学习,提高自身业务水平,不断更新知识,接受新的档案管理技术,提高解决实际工作中出现问题的能力。
4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作,保持库房的整洁,维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。
第三章档案的收集归档
第五章档案的鉴定与销毁
第十五条档案鉴定工作
1、成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定领导小组(或鉴定组),负责确定文件材料保管期限,提出保管期限到期档案鉴定意见。
2、档案保管期限应根据归档文件材料对企业现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。
3、档案保管期限一般分为永久和定期两种。
会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。
4、永久保管档案。
凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌,对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件,列为永久保管。
5、定期保管档案。
凡是反映本企业一般工作活动,在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件,列为定期保管。
定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
6、各部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定,一般5年组织1次。
经鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。
第十六条档案的销毁
对保管期满确无保存价值的档案应登记造册,填写销毁清册(参见附录图4),经公司领导批准后进行监督销毁,销毁清册永久保存。
第六章档案的查询利用及信息化建设
第十七条档案的查询利用
1、档案管理部门应加强档案检索系统建设,开发档案信息资源,及时、有效提供档案利用服务。
2、应根据保密规定和知识产权管理要求,设定利用者查询检索权限。
超越权限的利用需经有关领导审批。
3、查询利用档案应按规定进行登记(档案查询利用申请单见附录图3、5)。
4、可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件和电子档案。
5、对档案信息进行分析研究,形成深层次加工材料,如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
第十八条档案信息化建设
1、档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标,主要包括电子档案的归档及信息化系统的建设。
2、电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。
企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。
音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。
3、电子档案应存储到脱机载体上,归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
4、电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。
5、加密的电子文件归档时一般应解密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
6、文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
7、超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁,按照纸质档案的有关规定执行。
对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
8、档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
第七章附则
1、本规范由办公室负责起草,解释权属办公室。
2、本规范自下发之日起执行。
附件:
1.档案分类编号大纲
2.企业管理类档案保管期限表
3.各类常用表格
档案交接登记表
序号
题名
年度
文号或图号
页数
保管期限
备注
移交时间:
移交部门:
移交人:
接收人:
图1
温湿度记录表
年月
序号
日期
时间
湿度
记录人
序号
日期
时间
湿度
记录人
1
1
2
2
图2
序号
日期
档号
题名
借阅部门
借阅人签字
归还日期
备注
档案借阅登记表
批准人:
编制部门:
图3
销毁清册
序号
题名
年度
档号
卷内文件
原期限
已保管期限
备注
件数
页数
编制部门负责人:
编制人:
销监人:
档案查询利用申请单
日期
部门
经办人
类别
查询借阅复印
档号
主要内容
用途
申请查询部门
档案管理部门
图5
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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