物机部管理办法.docx

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物机部管理办法

昆枢三经部物机部管理办法

第一章总则

1.为规范项目部物资集中采购行为，提高工程项目管理水平和盈利能力，根据中铁八局昆明铁路建设有限公司精细化管理文件要求及上级物资集中采购相关规定，特制定本办法。

2.本办法适用于昆枢三经部施工范围内的工程项目物资管理、周转材料及小型机具的管理等。

第二章组织机构与职责

1.项目部成立物资集中采购小组（以下简称采购小组）,组长由项目经理担任，组员由项目总工、项目书记、物机部、工程部、财务部、工经部、安质部、试验室、办公室等负责人组成。

物资集中采购日常工作由公司物机部归口管理。

2.物机部部长全面负责物机部工作；物机部副部长负责施工现场的物资材料、设备等的供应及验收管理；物机部部员负责票据资料的收集、整理归档及物资的发放等。

第三章管理明细

1、物资市场调查

（一）物资市场调查

在工程项目中标后10天内,项目部物机部长组织物机部、工程部、试验室、工经部等部门相关人员,对周边主要资源供应（生产）商及产地进行市场调查。

1.调查内容。

调查当地及周边资源状况、购销习惯，主要资源供应（生产）商情况、出厂价、运杂费与过路费、产品质量、资信、生产能力，运输通道及运力状况；收集当地政府对各种资源生产、销售的限制性政策与措施,并收集、记录必要的数据资料。

2.绘制资源分布与运输示意图,标明项目部、主要资源、主要工点、砼搅拌站、级配碎石拌合站、收费站等位置,以及施工里程、运输通道网名称与状况、运距等。

3.撰写《物资市场调查报告》,载明主要材料预算价、预算用量、单价走势预测及控制建议等,完成《物资供方调查审批表》。

（二）《物资市场调查报告》上报公司审批,公司物机部及时给予批复。

（三）定期或不定期调查

施工过程中,还应定期或不定期的组织市场调查,掌握市场行情变化及其变化原因,并及时上报公司备案或批准,把握好最佳采购时机,合理储备,确保物资供应和采购效益最大化。

物资市场调查详见《物资计划流程》。

2、物资计划管理

（一）项目部工程部在施工图纸到后15天内,根据施工图及相关技术文件，建立整个工程工号，物机部建立对应工号台账。

（二）项目部工程部根据施工图及相关技术文件、“公司主要材料损耗率控制系数”（公司缺项执行股份公司主要材料损耗率控制系数）”，编制《分工号主要物资需用量明细表》、《主要物资需用限（定）额数量总计划表》，报项目总工程师审核、项目经理审批，向项目部物机部交底。

（三）项目物机部根据以上交底，编制《主要物资总量控制台账》，作为整个工程项目物资采购、消耗的总控目标，同时上传公司物机部核备。

（四）后续图纸到或和工程变更时，项目部工程部按以上程序及时履行编制、报批、交底手续；项目部物机部据此交底及时调整《分工号主要物资需用量明细表》、《主要物资总量控制台账》；以上诸表是物资定（限）额发料和核算的重要依据，须保证内容真实、数据准确。

（五）项目部工程部在上月25日前，根据施工月（季度）进度计划及《分工号主要物资需用量明细表》表，及时编制《主要物资月度需用量计划表》，报总工程师审核，向项目部物机部书面交底。

（六）项目部物机部根据以上交底，在充分考虑库存与平衡调剂的前提下，编制《主要物资月度采购（申请）计划表》，经工程部、工经部、财务部等部门审核，项目经理审批后实施采购或供应，严禁无计划或超计划采购供应。

（七）及时上报《申购计划编制表》（附表3-6、总计划），同时从《中国中铁电子商务平台》上传此计划。

（八）及时上报“钢轨、石化产品等特殊规定物资”专项采购申请计划。

（九）施工过程中临时急用主要物资、零星和辅助物资，可电话请示项目经理实施采购，采购金额不得过大，并在采购实施后7天内完善相关手续。

3、供应商管理

根据上级物资供应商管理规定,供应商实行股份公司、集团公司、公司分级、AB分类管理。

4、物资采购

按照上级物资采购管理制度要求，积极推行物资集中（区域）招标采购、战略采购、网上竞价采购等方式；充分利用股份公司《中国中铁电子商务平台》开展物资采购业务。

根据采购权限，做好物资采购工作。

物资需用计划编制、审批后启动物资采购业务，公开招标45日内完成、竞争性谈判30日完成、竞价采购15日内完成。

1）采购权限

（一）股份公司负责钢轨、石化产品等有特殊规定的物资采购。

（二）集团公司负责钢材、水泥、商砼、钢绞线、锚具、外加剂等主要物资在《中国中铁电子商务平台》实行区域物资集中招标采购，招标文件必须报上级主管部门审核后方可实施；负责指导、监督子分公司及所属项目部对地材及其它批量物资的招标或竞争性谈判采购。

（三）公司及所属项目部采购权限

1.负责地材及其它批量物资的招标或竞争性谈判采购，招标文件或竞争性谈判文件须报集团公司主管部门审核后方可实施（如果需要）。

2.负责二三项料、辅助材料等零星材料网上竞价采购，由集团公司在网站统一建立采购门户，采购单位（子分公司或所属项目部）在网站发布采购信息，原则上以最低价法评审，即以经评审的最低报价作为成交供应商；由子分公司所属项目部实行网上竞价采购的，采购结果须报公司主管部门审批后，项目物机部方能继续进行合同签等后续工作。

3.对不适宜采取招标采购的物资（含工程急需或地域条件限制的物资），子分公司或项目部可采取竞争性谈判或询价采购等方式进行；采购结束时，如采用竞争性谈判的，须将竞争性谈判文件、报价文件及报价资料、谈判记录、签到表、竞争性谈判评审报告等资料归档，如若由项目部采购，须扫描一份报公司物机部核备；如采用询价采购的，采购结束时，类似资料比照存档，上报公司物机部。

2）物资采购主体

公司物资采购主体：

以卖方向买方提供的买方用于抵扣销项税额的增值税专用发票中的“采购单位名称”作为买方主体单位，藉以实现进项税对销项税额的抵扣，公司及所属项目部的采购主体为“中铁八局集团昆明铁路建设有限公司（与营业执照的法人名称一致）”。

3）合同评审和签订

（一）招标及批量采购物资须与供方签订采购合同；采购合同须采用股份公司或集团公司合同范本；采购合同及相关补充协议签订前须经两级合同评审，集团公司托管、子公司自管项目部签订的合同，除由项目部进行评审外，还需由子分公司相关部门复评。

（二）合同按《合同签订管理流程》进行签订；合同签订后由采购主体单位物机部分别交一份到项目部物机部、财务部、工经部；并对相关部门进行合同要素书面交底。

（三）公司、项目部须分别建立《物资采购（租赁）合同管理台账》；公司合同主管部门对合同的签订、履行情况进行动态监控。

（四）项目部物机部在合同终止时，按《合同封闭协议》格式与供应商签订合同封闭协议，报合同主体单位物机部核备。

注：

各单位必须实行采、管分离，严禁非物资人员实施采购；严禁外协队伍自行采购工程实体所需的物资。

5、物资管理

A、验收管理

1．验收准备

项目物机部根据发货单位预报的到货信息或计划进行验收，作好以下准备工作：

（1）查看发货通知单，对比预报的到货信息，确认是否准确。

（2）确定将到达物资的存放地点、堆垛和保管方式。

（3）准备好需用的验收计量器具、器材，并事先作好校验、检查，保证其准确性适用。

（4）通知装卸作业单位，准备好装卸设备、工具、器材及劳动力，并告知预计卸收的时间、地点。

（5）通知保管单位，做好相应物资的苫垫准备，查看库容（筒仓、罐、露天料场、库内等）是否满足物资的存储保管需要。

2．验收人员

（1）项目经理部必须明确有权收料人员及其权限范围，并书面告知供货组织机构、供应商。

（2）所有进场物资必须由2人及以上有权收料人员进行验收签认。

（3）对建设方提供的物资、其他特殊物资，业主或公司等要求共同验收或进行旁站验收，项目物机部组织技术人员、试验人员、外部专家、建设方、监理方及送货人员等相关方共同开展验收。

3．验收监控

（1）视频监控

各单位试点推行验收全过程视频监控系统，有条件的项目经理部，率先对混凝土集中拌合站、制梁场钢筋场等重要的物资卸收场地，建立视频监控系统，在项目经理部本部可适时监控验收情况。

（2）录入系统

各单位试点推行验收数据与物资管理信息系统对接，收料单位收料员应适时将验收数量上传录入信息系统。

4．验收依据

依据采购合同，获取合同约定的验收计量方式、验收时间、物资技术标准及允许偏差范围；国家或行业对物资验收有强制标准的还应满足相关标准要求。

5．验收验证

物资进场后，项目物机部组织开展进场物资的验收验证，物资验收验证的主要内容：

外观质量验收、资料验证、数量验收。

一般物资验收验证应在24小时内验收完毕，特殊物资和大批量物资可适当延长期限，但一般应该在3个工作日内完成。

（1）外观质量验收：

验收物资外观质量、规格型号的符合情况。

如材料的包装、表面状态、外在形态等是否存在问题或缺陷，几何尺寸是否相符。

主要的验收方法为：

目测、检尺等凭观察和简单工具可实行的方法。

（2）资料验证：

验证质量证件和技术证件是否与实物相符；是否与合同、供货通知书和使用标准相符；是否具备有效性，包括是否在有效期内、是否由权威检测部门出具。

验证的质量证明文件资料有：

产品出厂合格证、材质证明、试验报告单等。

验证的技术证件资料有：

结构说明书、使用说明书、性能技术参数等。

（3）数量验收：

验收规格、数量是否与送货单相符。

通过地磅、皮尺等计量器具，以合同约定或通用验收标准为准，通过称重、检尺、点件或换算计算等方法验收具体数量。

一般有计件、计重、按理论换算、求体积等几种形式的验收方法。

计件验收：

原则上应全部清点，对包装一致的小件物资（如标准件），若包装完整，可按5%-15%的比例抽验，若有差异，则应扩大抽验比例。

计重验收：

一般按净重计算（如散装水泥）。

若包装的计重物资（如袋装水泥），可按5%-15%的比例抽验，若有差异，则应扩大抽验比例。

换算计重：

理论换算计重的验收物资，应记录尺寸、件数、支数、换算依据。

如钢材验收计重方式通常合同约定按照理论换算计重。

体积计量：

求体积计量验收的物资，应先检尺再换算体积，如木材验收、道碴、路基AB填料收方验收。

体积换算为重量进行结算的物资，必须有经供应商与用料单位共同确认的换算比重。

6．验收结果管理

对通过验收验证的物资，收料人员在供应商的《送料单》上签字确认外观质量、数量，将收料人留存联留存，收料人员分别按照水泥、钢材及其他物资填制《物资验收验证记录》。

对已进行验收验证但未进行进场复检的物资，应标识为“待检”状态，妥善保管。

B、不合格物资管理

1．联系处置

项目物机部对因外观质量、数量等验收验证不合格或检验试验不合格批次的物资，应单独存放、醒目标识，及时联系供应商处置。

2．作好记录

项目物机部应作好书面及影象记录，按照合同约定的方式，留下可主张权利的有效证据。

3．妥善处置

经与供应商确认的不合格物资，可采取清场退货、更换物资、降级使用等方式妥善处置，收货单位应及时将不合格物资相关情况及处置结果填写《不合格物资评审处理记录》。

甲方供应的物资确认不合格时，应按照业主要求及时通知相关方进行处置，作好记录并向甲方报告处置情况。

C、材料标识及可追溯性

1．标识范围

进入项目施工现场所有的工程物资均应进行标识。

2．标识方法

库内五金工具、劳保用品等辅助材料采用在物资上悬挂料签的方式，标名品名、规格数量等。

钢材、水泥、砂石、半成品、成品等构成工程实体的主要物资，在保存该种物资的场地，搁置标牌或区域标签的方式标识。

3．标识类型

（1）标识的类型有物资标识、检验状态标识。

（2）物资标识又分为（原）材料标识和半成品、成品标识，材料标识的主要内容有：

物材料名称、生产厂家、规格型号、炉（批）号、进场日期、进场数量、检验日期、检验状态；（半）成品标识的内容