物业管理系统解决处理方案总结.docx

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物业管理系统解决处理方案总结

十二、物业信息管理系统

十二、物业信息管理系统

12.1概述

物业管理系统从管理上采用三级管理架构分别为业务操作层、中间管理层、领导决策层，完全结合了ISO9000的管理思想，现已成为一个成熟、严谨、蕴含众多先进管理思想的行业管理软件。

适合于任何房地产项目，同时包括各种住宅小区、数字化社区、智能小区、机关服务中心、企事业单位房产等的物业管理。

衡量物业管理水平的重要指标是服务住户的水准，本物业管理系统通过完备而强大的房产资料和住户资料管理，提供给物业公司的前台或服务中心人员快速查询客户信息，集中管理客户资源，监控客户服务进度。

本物业管理系统同时还可以集成客户服务中心系统和决策支持系统。

以便于物业管理的决策人员及时查看经营数据，掌握经营状况，为此提供了经营数据查询、经营指标和经营报表分析等功能。

12.2技术特点

●物业管理系统采用基于Microsoft公司的SQLServer大型数据库开发的客户机－服务器结构（C/S），无以伦比的安全性和稳定性，具备海量数据的存储能力，支持远程实时操作。

●界面及操作风格充分吸取WINDOWS的风格特点,独创的多事务多窗口处理操作，大大简化操作过程，美观简洁，用户更易上手，大大降低用户的学习成本。

●系统提供大量的向导操作，丰富详实的在线帮助以及自动演示功能，易学易用。

●与OFFICE的无缝连接，可直接将各种报表、单据清单导入EXCEL，为用户的二次分析方便地提供数据依据，还可将Word文件直接存入数据库，并可方便的再导回Word。

●强大的多条件组合查询，自定义报表和独创的透视分析功能，可对所有数据进行任意加工和输出。

●系统自带的单据编辑功能可对所有报表单据进行动态的排版和编辑。

用户可自行设计并建立符合自身要求的报表格式。

12.3业务特点

●所有的业务设计都符合ISO9000规范的要求，做到凡事有章可循，凡事都有记录，凡事有人负责，凡事有人监督。

●根据现实复杂多变的收费情况，用户可以自行定义各种费项，每种费项的计费方式，各种分摊的计算完全由用户输入计算公式定义，并可设置其计费的起始日期和周期，费项的单价可设为随用量和时间变化。

适合于任何房地产项目，同时包括各种住宅小区、数字化社区、智能小区、机关服务中心、企事业单位房产等的物业收费管理。

●能处理各种特殊的收款业务，如各种外协单位的收款，各种临时性费用的收取，各种滞纳金的收取等，同时能处理各种退款业务，如按金、预收帐等，安全可靠，保证数据的严密性。

●完善的住户中途退住结算处理，符合实际收费管理的规范。

●在业务设计中融入了办公自动化OA的特性，在发生住户投诉、报修时，指定的电脑能自动打印相关的单据，或自动通过声音和动画进行提醒。

●在保洁和绿化的工作安排上，能对工作的各个项目定义计划完成时间，并对完成情况进行量化的检查。

●用户合同文件，档案等管理功能强大，既可对档案的原件进行扫描管理，又可进行文件的二次编辑。

●系统的权限管理严谨，采用按组管理权限，由各操作员输入自己的密码，并在后台数据库中加密保存。

权限所能管理的功能划分详细，不但有进入各模块的权限，更有进入各模块后，新增、删除、打印等各项子功能的权限。

●系统主界面可由用户定义多个使用界面方案。

更加符合用户的个性化需求。

12.4系统结构

物业管理系统功能结构

财务管理

车场管理

系统设置

信息发送

今日工作

辅助功能

图档管理

工资管理

人事管理

内部管理

清洁绿化

仓库管理

资产设施

治安消防

设备管理

钥匙管理

来访管理

家政服务

装修管理

维修管理

投诉管理

客户服务

总帐接口

应付管理

应收管理

12.5功能简介

12.5.1基础数据

12.5.1.1房产资料

完成对物业所管辖的房产基本资料的管理，如楼盘、楼阁、房屋资料的新增设计规划、验收、查询、增删、修改等操作。

能新增、删除各房屋的业主和住户的基本资料，亦可查阅有关物业公司、发展商、代理商等资料。

1．成批生成楼盘及房屋资料

根据楼宇的属性、如楼层数、每层户数、自动生成房屋，并可用“所见即所得”的方式，成批录入房屋资料。

方便地进行新增、修改、删除单个房屋资料，对有特殊房屋数的楼层单个生成或删除房屋。

2．成批修改房屋资料

用类似Excel的风格，用鼠标的拖拉操作成批修改房屋的基本资料。

方便地进行新增、修改、删除业主资料。

通过选定房屋，再录入和修改该房屋的业主资料。

3．房屋历史住户一览表

由房屋可查询该房屋业主或住户的详细资料以及曾入住过的所有住户名称，入住日期和退住日期。

4．能通过房屋编号或住户名称精确查找或模糊查找房屋，通过多种条件组合查找房屋资料，图纸均可通过扫描输入管理系统，用户可任意查询。

12.5.1.2住户资料

完成住户入住档案登记、归档、查询以及退住处理等日常操作。

1．住户基本资料、家庭成员资料、入伙资料的新增、修改和删除。

2．住户的兴趣爱好、职业状况、收入状况等资料的新增、修改和删除。

3．住户的用户自定义资料。

12.5.1.3外协单位资料

记载与物业管理相关的各单位（公安、供水、供电、装修等）的详细资料，并可以方便的查询。

在收款管理中，可对外协单位进行收取临时费用的操作。

12.5.2财务管理

12.5.2.1应收管理

1．费表设置

能设置各种独立表、公用表、总表、虚拟表，能为各种非虚拟表设置父表（共能设三级），能按表名、房屋、表间关系查看各种费表的安装情况。

2．费项设置

设置收费项目的名称、计算公式、单价、币种、滞纳率、计费起止日期和计算周期等属性。

计算公式完全由用户自定义，提供几十种参数和函数供用户选择，轻松实现各种分摊费用的计算。

能对每个房屋的每一种收费项目设置折扣的起止日期和折扣率，自动进行折扣的计算。

能对每个房屋的每一种收费项目的单价设置成为能按用量和时间自动变化。

能对不同房屋的不同费项设置不同的滞纳率，以及设为是否划帐。

3．用户抄表

录入每次抄表的行度，自动计算用量。

自动识别费表读数归0的情况，根据设置针对过大和过小的读数，系统自动变色提醒。

预留与自动抄表系统的接口。

4．计费管理

A．计算周期性费用

以向导形式带领用户完成周期性费用的计算。

可选择任意费项或区域进行计算。

B．添加临时性费用

能对任何房屋、物业添加临时性费用。

C．滞纳金计算

按预先设置的滞纳金比例及收款终止日期成批计算滞纳金。

E．表单格式自定义

可以单个或成批打印多种样式的付款通知书和催款通知书，系统提供的单据编

辑器能使用户方便快捷的编辑各种通知书格式。

F．查费

以房屋为单位，快速查看各房屋的各种费用。

G．费用浏览

综合多种筛选条件，浏览各种未收或已收费用。

H．统计分析

快速统计各收费期间的应收、实收金额以及收缴率。

5．收款管理

A．现场收费

系统模拟商场、超市的收费环境，提供了收款助手，模糊查找等功能，使您能

高效、准确的现场收费。

B．自动冲帐

针对预收款，系统提供冲帐向导，指导用户完成预收款成批冲抵应收款。

C．查询各收费期间的抄表及收费情况（包括应收、预收、应付款等）。

6．银行划帐管理

A．划帐管理

系统自动生成供银行划帐的文件，并提供了划帐文件格式设置和帐号检查的功

能。

B．对帐管理

针对银行划帐，系统提供银行对帐向导，一步一步指导用户根据银行返回的对

帐文件进行对帐，自动生成收款单，同时系统还提供了对帐文件格式设置和对

帐数据检查以及分费项对帐等功能。

7．票据管理

A．票据购入

输入所购票据的种类和起止编号，系统自动生成票据记录。

B．票据领用

输入领用票据的种类和起止编号以及领用信息，系统自动生成票据领用记录。

C．票据审核

输入票据的种类和起止编号以及审核信息，系统自动生成票据审核记录，并自

动查找断号票据。

12.5.2.2应付管理

1．采购合同管理

提供各种采购合同的集中管理。

输入合同条款、款期限和金额，系统自动进行应付款到期提醒。

2．应付款管理

提供对应付款的集中浏览、添加、修改、删除等功能。

3．付款单管理

提供对付款单的增加和删除功能。

12.5.2.3总帐接口

系统的所有应收和应付数据均能自动生成凭证。

针对不同的财务核算制度，如收付实现制和全责发生制，均能生成满足总帐系统要求的各种应收和实收凭证。

系统现已完成SAP，金蝶K3，用友U8，新中大NGPower，金算盘5，灵狐7/8等多家国际国内主流总帐系统的接口。

接口程序主要包含如下功能：

1．接口设置

设置各种应收和实收款对应的会计科目，并能设置各种辅助核算项目。

2．凭证生成

应收款自动生成应收凭证。

单张或多张收款单自动生成实收凭证。

12.5.3客户服务

12.5.3.1投诉管理

录入业户投诉内容，包括主题、类别、投诉方式、投诉人等。

通过声音或动画通知同一个局域网内的任一部电脑，或将投诉单发送至同一局域网内的任一打印机。

录入处理投诉意见时包括处理负责人、处理意见、处理方法、立项与否、立项人具体经办事务的记录。

对立项的投诉需进行销项。

能按投诉单的状态（是否处理）或房屋对投诉单进行查看，并且还可按投诉类别、投诉时间、投诉主题进行统计。

12.5.3.2维修管理

录入维修单后发送到其它部门的打印机或电脑，其它部门的电脑能自动通过声音或动画提示。

维修完成后录入完成情况和所耗费的材料。

材料可由出仓单导入。

对有偿维修自动生成应收款，转入财务模块，同时打印缴款通知书。

12.5.3.3装修管理

系统进行装修申请的操作，包括的内容为主题、类别、方式、申请人、联系方式和内容等。

装修审批的意见包括主题、管理处意见、工程处意见、是否同意、审批人等项目。

能记录装修出入证的发放情况。

装修验收结果包括主题、验收日期、验收人、验收结果的记录。

登记住户的装修“完成情况表”，记录装修的完成情况。

系统自动将维修情况归档保存。

对维修产生的费用自动生成应收款，转入财务模块，并能打印缴款通知书。

12.5.3.4钥匙管理

记录业户领用和归还钥匙的情况。

12.5.3.5家政服务

记录家政服务的申请和完成情况，并将自动生成应收款到财务管理子系统。

12.5.3.6来访管理

记录业户和房客的来访和来电记录，以及处理情况。

12.5.4资产设施

12.5.4.1设备管理

1．设备资料

用户可以对每一套设备的设备类别、设备资料、保养项目、保养周期及标准进行增删、修改并建立设备档案。

2．设备保养

根据设备保养项目，软件可以自动对不同的设备按全年、季、月或天制订保养计划，计算机自动按用户设定的日期提醒。

软件可以自动对不同的设备的各保养项目按全年、季、月或天制订保养计划。

计算机自动按用户设定的日期提醒。

登记各项保养计划及保养记录的详细内容，同时每台设备的保养计划在开机时自动提醒。

对每一份维修计划，能生成派工单。

3．设备维修

系统通过维修单进行设备维修的管理，维修单会详尽的记录设备的损坏情况，维修内容、维修人、更换零配件等信息。

系统可以根据各种条件对维修记录进行汇总、统计并生成报表

12.5.4.2仓库管理

软件此项功能使用户可以对本公司的物流进行有效的动态控制，并可以按任意条件进行查询统计。

1．仓库资料

录入各仓库的基本资料，以便实现各仓库的管理。

2．物品资料

各物品的类别信息的新增、修改、删除。

物品的基本资料新增、修改、删除。

3．入仓单与出仓单

入仓单，出仓单的录入、删除。

4．库存统计

通过用户自定义的报表，快速查阅本期的期初、本期发生、期末的数量和金额，库存短缺明细表、库存超储明细表、库存预测表，用户可及时掌握仓库的基本情况

12.5.4.3治安消防

用户可以灵活自定义保安值勤的班次、时段、人员、地段等详情。

用户可以按任意时段输入保安值班安排，实现系统自动排班。

用户可以登记辖区范围内发生的治安事件及其处理情况，系统自动保存并进行多条件组合查询。

可记录各警械的资料及领用情况。

能记录各消防设施资料，以及消防演习和培训记录。

12.5.4.4清洁绿化

1．保洁安排

用户可以自定义保洁项目、人员、时段、地点及说明，对每个保洁项目可定义计划完成时间，便于定量管理。

2．保洁检查

用户可针对每个保洁项目，录入实际完成时间。

3．绿化资料

用户可以录入绿化所使用的各种植被的信息，包括名称、种类、科目、生长习性、养护技术、土壤环境、生长周期和养护周期等内容。

4．绿化安排

用户可以录入绿化的各种信息，包括植物名称、养护人、养护时间和内容等，生成绿化安排记录，并进行绿化日期的提醒。

5．绿化检查

用户可以将绿化带资料进行登记，包括绿化带名称、植物品名、棵数、时间和面积等信息，同时进行绿化带的管理日期提醒。

6．绿化工程

记录绿化工程的工程名称、施工单位、施工时间、竣工时间、施工单位资料、面积、地理位置、工程周期和三包期内情况等。

12.5.4.5车场管理

记录车位和月保车辆的基本信息。

并提供查询专业停车场管理系统的接口。

12.5.5内部管理

12.5.5.1人事管理

1．人事资料

管理部门和员工的基本信息，并可由用户自定义基本信息的栏目。

录入员工的家庭成员资料、培训记录、职位变更记录和奖惩记录。

2．人事分析

通过表格和图形的方式对人员构成、培训和奖惩数量进行统计分析。

12.5.5.2工资管理

1．工资录入

定义工资项目，设定工资项目的计算公式。

录入并计算当月工资的金额。

2．工资输出

以工资条、报表等方式输出工资数据。

12.5.5.3图档管理

用户可以对物业管理公司的ISO9000文档、收文、发文、会议纪要、合同和图纸等文件进行登记保存，并按任意条件进行查询。

如登记物业公司汇同发展商收楼时的各种信息资料，业主委员会的各类管理制度等。

12.5.6辅助功能

12.5.6.1今日工作

系统启动时，自动搜索系统数据，提醒今日工作内容，包括有欠费住户、保安清洁工作、未完成投诉单，未完成维修单、今日保养设备清单、合同到期租户以及空置房屋列表等。

12.5.6.2信息发送

系统能对指定或欠费住户，通过手机短信、电子邮件、语音短信（需电信运营商支持）等方式发送信息。

信息内容可通过模板定制，可包括信息通知、节日祝贺、欠费提醒等。

12.5.6.3系统设置

用户管理：

设置用户组，用户的权限。

操作日志：

记录用户的操作情况。

界面管理：

可设置主界面所显示的子系统、模块以及报表。

新建帐套：

新建帐套，通过它用户可以管理多帐套。

数据结转：

当数据量过大时可清理历史数据。

数据备份：

定期对数据库备份。

网格设定：

设定系统网格的字体、前景色、背景色和网格线色。

使用单位信息：

保存用户的使用单位信息。