材料设备采购管理制度.docx

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材料设备采购管理制度

材料设备采购管理制度

一、总则

1、为规范材料设备采购管理工作，降低开发成本，确保材料设备质量，保证工程保质按期完成，根据公司实际，制定本办法。

2、本办法适用于项目在项目建设过程中应当提供的建筑材料、机电设备等所有物资。

二、职责

1、公司设立材料设备采购管理小组，为公司材料设备采购的管理机构，公司分管领导担任管理小组组长，成员包括工程技术部之合同预算组、材料设备组和其他相关部门人员。

2、公司工程技术部材料设备采购的主要职能：

（1）指导、协调、监督材料设备的现场管理工作。

（2）从建筑设计角度考虑，提出采购材料设备在美观及使用功能等方面的要求及设计参数

（3）协同合同预算组制定材料设备采购的采购清单及招标计划；

（4）上报参加材料设备招投标供应商名单，参与材料设备采购的招投标工作；

（5）参与集中采购材料设备的招标采购；

（6）建立公司合格材料设备供应商名录及管理办法；

（7）审核材料设备计划中的进场时间；

（8）指导、协调、监督材料设备进场质量验收、货款支付等，加强履约管理。

3、材料设备采购中合同预算组的主要职能：

（1）根据总承包合同、专业分包合同和施工图纸确定物资设备采购清单；

（2）按照公司规定组织采购材料设备的招标及合同签订、报批、备案；

（3）报送材料设备采购计划、货款支付计划；

（4）监督、控制总承包单位物资设备的采购、进场和检测；

（5）审核供应方提供的有关资质证明、实施能力和业绩情况，对供应方进行资格审查；

（6）逐步建立本公司合格供应商名录，定期对本公司的供应商履约情况（材料设备质量、与甲方配合等）进行考察，并报公司备案。

三、采购模式

1、采购模式类型

1.1、采购主要采用招标模式，以邀请招标为主，公开招标为辅。

公开招标是以招标公告的方式，邀请招标是以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它组织投标。

公开招标时间长、费用高的，从节约成本角度出发，采用邀请招标方式。

1.2、采购计划金额超过10万元以上的采购项目，原则上应当进行公开招标或邀请招标。

1.3、除招标模式外，还可采用竞争性谈判、询价议标和单一来源等议标模式，设备采购小组需对议标的原因进行说明并上报公司审批。

1.4、竞争性谈判模式的适用范围：

（1）招标后没有供货，急需采购而无法按招标方式得到的；

（2）投标需较长时间，对工期影响较大的；

（3）投标需要高额费用，大量增加项目建设成本的；

（4）材料设备有特别要求的。

1.5、询价议标模式的适用范围：

货物符合规格、标准统一、现货货源充足、价格弹性较小，售后服务好。

1.6、单一来源模式的适用范围：

（1）设计文件规定的设计标准只能选择一种品牌，且标准要求只有一个合格供应商的；

（2）供应商拥有专利权，且无其他合适产品替代的；

（3）因原采购项目的后续维修、零配件供应、更换或扩充等一致性和兼容性要求，必须继续从原供应商处采购的。

（4）供电局、消防局等单位的指定性产品。

2、招标模式

2.1合同预算小组负责调查拟采购材料设备的市场价格，编制招标文件，控制招标流程，并负责招标资料的收集、整理、归档、保存。

2.2、起草招标公告或投标邀请函应当载明招标材料设备的名称、性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项，国家、行业或设计文件对招标的材料设备在技术、性能、质量等方面有规定的，在招标文件中应当提出明确的要求。

2.3、招标文件应将拟采用的合同文本作为组成部分。

2.4、招标原则上应在合格供应商名录中选定投标人，应要求投标人提供有关资质证明、实施能力和业绩情况，并对投标人进行资格审查，不得有意限制或者排斥符合条件的投标人。

2.5、材料设备采购管理小组应当对投标人进行考察，以考察结果作为确定入围投标人的依据。

2.6、招标要求投标人提交的资料包括但不限于：

1、营业执照副本；2、法人代表人证明；3、投标人委托书；4、资信证明；5、主要业绩表；6、公司认为应当提交的其它证明文件。

2.7、投标人必须遵守国家法律、法规，以优质、优价、诚信参与竞争。

凡采取违法、违规、违纪及其它不正当手段的，一经发现，公司材料设备采购管理小组有权取消其投标资格。

2.8、投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应、对材料设备的有关性能、技术参数和质量指标要求的表达应当全面真实，不得遗漏或隐瞒。

2.9、对于特大或特别标书，可以确定两家以上中标，由公司组织专人对中标人进行考察后确定。

2.10、公司根据标书的内容、形式可决定是否收取投标保证金，如需要收取应在招标公告中注明，需要收取保证金的在资质审查检束后收取，确定中标单位后未中标者立即退还，中标者可作为合同履约保证金使用。

2.11、公司要指定专门工作人员对开标、评标、中标过程进行纪录。

定标后，应当请招标评标小组成员在评标结果等记录上签名并报公司分管领导和总经理审批，以存档备查。

2.12、投标人不得相互串通投标报价，不得排挤其它投标人的公平竞争；投标人不得以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中标，否则中标无效。

公司应将此项规定在招标文件中予以明确。

四、物资设备采购程序

公司采购管理小组根据材料设备的实际需求制定统一采购名录。

1、确定入围供应商名单；

合同预算组部应当全面了解行业情况，通过政府行业主管部门了解本行业本地区的情况，参考政府主管部门所作的行业评比结果，经统计分析整理出供应商的入围名单，经资格预审后确定入围单位，入围单位不少于三家。

2、编制招标文件；

3、发布招标公告或招标邀请书；

4、接收投标文件、评标；

5、开标；

6、确定中标单位；

7、签订合同。

公司与供应商签订战略合作协议，对物资设备种类、价格、优惠措施和售后服务等进行约定。

五、材料设备采购进场管理工作

1、工程技术部确保采购材料设备严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。

2、合同预算组必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合招投标文件和合同。

3、工程技术部指导监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料设备与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工或保修期结束。

4、工程技术部材料设备采购的其他职责：

（1）检查进场材料设备的品牌是否符合合同要求；

（2）检查进场材料设备的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求；

（3）检查进场材料设备的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求；

（4）检查进场材料设备是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准；

（5）检查进场材料设备合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确；

（6）检查进场材料设备的产品保护措施是否到位；

（7）检查进场材料设备的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。

如供货时间延误造成工期、经济损失，则合同预算组书面通知供应商及其主办人员并按采购合同规定处理；

（8）对关键材料设备的关键生产加工过程，会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。

（9）检查进场材料设备的数量是否符合合同要求及供货计划要求；

（10）检查进场材料设备的存贮及堆放是否符合有关规定要求；

（11）进场材料设备的检查、验收工作必须做到100％，会同监理单位、总承包单位和有关分包单位共同参与进行，验收合格后方可支付材料设备款。

六、附件

附件1项目甲供材料、设备清单

附件2工程材料、设备采购计划表

附件3材料设备供应单位投标推荐表

附件4考察供应商结果审批表

附件5物资设备采购开标记录

附件6物资设备采购评标、定标评审表（第次评标会）

附件7议标评审表

附件8《供应商年度（半年）综合考核评价记录表》

附件1

项目甲供材料、设备清单

编制单位：

编制时间：

年月日

序号

材料设备名称

数量

预计价格

预计进场时间

采购时间

采购模式

备注

填表人：

合同预算组：

材料设备组：

分管副总：

总经理：

附件2

年月工程材料、设备采购计划表

填报单位：

填报时间：

年月日

序号

材料设备名称

数量

预计价格

采购模式

招标时间

进场时间

备注

填表人：

合同预算组：

材料设备组：

分管副总：

总经理：

附件3

材料设备供应单位投标推荐表

经考察拟推荐下列单位参加材料设备采购投（议）标活动，请领导批示。

该单位基本情况如下：

序号

单位名称

企业

资质情况

法定代表人（负责人）

联系人及电话

合同预算组意见

材料设备组意见

工程技术部意见

公司分管领导意见

公司总经理意见

集团公司领导意见

附件4

考察供应商结果审批表

考察组长

考察人员

单位名称

主管部门

单位地址

邮政编码

联系人

及电话

公司传真

评定依据

企业

性质

成立时间

注册

资金

法定代表人姓名及职务

技术负责人姓名及职称

营业执照号码

生产许可证编号

资质等级

资质等级证书号码

注册管理人员素质状况：

注册技术工人（工种）状况：

环境保护能力、固定资产（原值、净值）及机械设备情况：

近三年供应类似工程情况

工程名称

结构类型

工程规模

质量等级

工期

项目负责人及联系电话

考察组考察

评价结论

考察组长评价（含资质原件审核）意见：

考察组长签名：

日期：

考察人员签名：

公司

总经理意见

签名：

年月日

附件5

材料设备采购开标记录

招标项目：

记录人：

开标时间：

编号

投标单位名称

投标价（元）

标价名次

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

招标小组会签栏

附件6

材料设备采购评标、定标评审表（第次评标会）

招标项目

目标成本（标底）

材料、设备名称

供货地点

供货数量

样品是否封样

供货方式

是否有检验期

投标单位

投标文件评审结果

报价

付款方式

优惠条件

质量

拟推荐中标单位及理由

公司招标工作小组会