excel模板验证.docx
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excel模板验证.docx
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excel模板验证
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excel模板验证
篇一:
excel电子表格检验记录验证方案
excel电子表格检验记录验证方案
(zcg)
excel电子表格检验记录风险控制
1目的
将常规电子表格进行风险控制使其能成为符合预定用途、具有特殊功能的电子表格,满足实验室具体需求。
2适用范围
本文件适用实验室于excel电子表格检验记录的风险控制。
3概述
我部门部分检验记录涉及比较复杂运算,普通手工计算占用分析人员较多的时间,且计算过程与结果需经较多复核才能保证准确无误,不利于工作高效开展。
计划将部分检验记录设计成电子表格。
优势:
可以大量节约分析时间,缩短复核、审核过程提高工作效率。
劣势:
常规的电子表格记录存在风险。
为保证电子表格从设计到应用的整个过程均准确、可靠、安全、有效,需要对电子表格检验记录风险加以控制,形成特殊功能的电子表格检验记录以符合实验室具体要求。
4人员资质与职责4.1风险评估小组
5内容
风险管理按如下流程组织开展工作。
5.1风险识别
通过对电子表格的常用情况调查分析.认定能够影响常规电子表格的安全性、有效性、准确性及完整性的因素可视为风险。
如下表所示:
篇二:
excel电子表格验证
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1、excel电子表格验证倒底是啥?
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我们谈论任何话题都不能离开gmp这个根本,gmp的宗旨是什么?
或者说为什么要实行gmp?
建议大家再去查看一下gmp条款的第三条:
“旨在最大限度地降低药品生产过程中污染、交叉污染以及混淆、差错等风险,确保持续稳定地生产出符合预定用途和注册要求的药品。
”
显然针对excel电子表格的验证,目地是为了“防止出错”,这是我们今天分享内容的核心原则。
现在回到excel,是不是所有的excel电子表格都需要验证?
不是,只有涉及到产品放行、关键控制指标的计算表格,必须经过验证后才能使用。
而平时方便自己简单计算、用于日常数据汇总的excel并不需要经过验证。
根据计算机系统的三个部分:
输入、计算和输出。
下从数据输入、公式核对和数据测试三个方面来介绍一下。
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2、数据输入是从源头把关
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大多数人把excel验证的重点放在公式的检查、计算结果的复核,往往会忽略数据输入的重要性,想一想,如果数据一开始就是错误的,那后面的公式和结果又有什么意义呢?
拿到一个excel模板,第一件事是要分清哪些单元格是能够输入内容的,哪些单元格是不需要输入内容,然后把这些单元格锁定。
具体的办法是,在”单元格的格式“窗口中,选择”锁定“。
然后在”保护工作表“窗口中选择”保护工作表及锁定的单元格内容“,再加上密码。
这样一套组合拳下来,那些提示性单元格、计算公式、结果和结论,再也不能修改。
除了输入数据的单元格外,其它单元格均应锁定,包括空白单元格,也不能进行修改、删除、更改类型等操作,但可以进行选择和复制的操作。
数据输入验证时要用到一个重要的功能:
“数据有效性”,在英文版的excel中叫做
“datavalidation”,最新版的excel20xx中已经改成“数据验证”。
如果输入文字内容,比如输入品名,这种相对固定的内容,可以选择“序列”的功能,提前输入我们需涉及到的产品。
在单元格输入时,可以直接用下拉菜单选择对应的产品,效率高,不会出错。
如果输入一个没有的产品名称,就会出现错误提示。
如果输入的是数据,在输入时要对数据的范围进行限制,对数据的正确性做一个初步的判断。
比如峰面积、稀释倍数,一般来说都会是正整数;
检验日期,这是一个日期,应该在某个日期之后。
称样量,应该是一个小数,大于0;
对照品含量,一定是个百分比数,介于0.9-1.0之间;
做好了这些,数据验证工作就做好一半了。
在验证也可以有意的输入一些符号、乱码,或者明显不合逻辑的数值(比如负值),看一下是否能够出现错误提示信息,如果不改更,无法输入下一个数据。
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3、公式审核
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单元格的坐标是用字母和数字组成的,比如:
a1、c1:
c10。
公式就是用这样的方式来引用单元格范围,单元格的引用方式包括相对引用和绝对引用,用“$”表示,这两种引用方式的区别是在进行公式自动填充时,单元格是否自动变化,比如:
这里给出一个小技巧,可以用“F4”这个快捷键来切换单元格的四种引用方式。
顺序是:
a1-->$a$1-->a$1-->$a1
验证时要显示公式,在“公式”标签选择“显示公式”,这时所有的公式都以单元格引用的方式显示,也可以打印到纸张上进行核对,根据每个人的不同经验和习惯。
一个好的习惯是公式书写的规范,可以提高验证的效率,减少出错的机会,比如下面这个公式:
=$c18*$h$9/$b$6/$F$6*$h$6*100/$e18*$F$18.(a)
是不是有一种掉到钱堆里的感觉,一时半会理不出头绪,这种公式验证的难度大、错误多。
如果写成下面这样,将分子和分母用括号区分,计算结果是完全一样的,公式的可读性却大大增加:
=($c18*$h$9)/($b$6*$F$6)*($h$6*100*$F$18)/$e18.(b)
更好的办法是采用定义名称的方式,将单元格或范围定义成具体的名称,在公式中可以直接引用名称,这已经和实际的公式没有什么区别了,基本上可以避免低级错误:
=($c18*样品稀释)/(标示量*对照品稀释)*(F值*100*平均片重)/$e18.(c)
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4、数据测试
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excel计算模板使用前必须经过数据测试,确认没有错误,才能最终发布。
这是验证中最重要、也是工作量最大的部分,主要目地是为了发现遗漏的错误和一些特别的错误,不能省略这项工作,小错误害死人的事情发生太多。
方法简单又枯燥,输入数据,然后核对结果,测试过程要有记录,要将每一个批次单独命名存盘,打印存档备查。
数据量致少要在50批以上。
不要只核对最终结果,要对每一个过程数据进行复核。
如果有条件,可以对结果进行手工复核。
要用大量的已有的检验数据来进行测试。
经过这样的测试,一些数据类型错误、格式错误、有效性设置方面的错误、公式的计算和显示错误都能发现。
篇三:
20xx年excel模板操作讲义
20xx年excel模板操作讲义
一、期初数据及资料导入
1、上年未用或上年底稿结构与本电子底稿不一致的,手工录入;
2、上年使用excel模板的:
1)模板
2)复制模板,将复制的模板名称改为需要的名称,如20xx年a公司审计
3)打开复制模板(20xx年a公司审计),链接上年数据:
如:
链接综合类的:
打开综合类→编辑→链接→选择对应的综合类→更改源→找要链接的上年档案选对应的综合类→确定→更新值→关闭(链接完成),其他的依此类推,对应链接:
本年:
综合类资产类负债类损益类税审类财报类税报类
4)链接到的上年数据是上年末的审定数及企业的基本资料(综合类中的“基本”),综合类中的“基本”要根据企业在本年度是否有变化进行更改。
(excel板本中所有档案,标注有黄色的部分视具体情况进行修改,标注有蓝色的地方不需要修改)。
3、本年度之间的数据链接不需作操作。
4、在不同电脑上进行操作:
各类底稿可以在不同电脑上进行操作,比如同一份底稿需由2个或几个人完成(尤其是外勤时),可以将需由其他人操作的底稿类别复制到其他电脑上,但在打开档案时不得更新链接,录入完成后再将底稿复制到原位。
如资产类的,可以将资产类的复制到其他电脑上,在打开资产类时点“不更新”或右上角的“×”,录入完数据后,在将资产类的复制到原来的位置。
二、综合类数据录入
1、“资料”中:
“工作项目选项”控制生成的是审计或者是鉴证工作底稿;“执行的会计制度选项”控制审计、鉴证程序及报告的表述;“汇率选项”控制外汇收支情况表的折算及供实质性底稿选用,汇率要输人民币对主要外币年末汇率;“项目组人员组成”控制计划的人员职责及分工,再控制所有底稿中的编制人和复核人,如同时做审计与查账项目组成员不同,则有选择性,助理人员至少编两个人员;“所
属年度”和“会计截止日”控制底稿和报告中所有与此有关的项目。
2、“计划”中:
表格外的那一张附表“主要审计工作完成日期”,见下表主要审计工作完成日期(由早到晚举例,应按实际修改)
1、初步了解企业情况日期
2、签订财审业务约定书日期
1,2可同一天20xx年1月20日20xx年1月20日20xx年1月20日年月日3,7二选一签订税审业务约定书日期3、存货监盘日期(如有,
4、风险评估日期
5、审计计划日期
6、审计外勤开始日期
7、存货抽盘日期
8、发出询证函日期
9、完成资产类工作日期
10、完成负债类
工作日期
11、完成损益及权益类工作日期
12、完成纳税调整类工作日期
13、项目经理工作完成日期
14、与客户交换意见日期
15、项目合伙人复核完成日期
16、质量控制复核日期
17、出具财审报告日期
18、出具税鉴报告日期
20xx年1月21日20xx年1月22日20xx年1月25日20xx年月日3,7二选一20xx年2月6日20xx年2月10日20xx年2月10日20xx年2月10日20xx年2月11日20xx年2月15日20xx年2月16日20xx年2月17日20xx年日20xx年月日20xx年月日三项日期不分先后
这张表的日期特别重要,它控制了计划这几张表的所有时间,而计划中列明的时间又控制了整个工作底稿的编制日期及复核日期。
3、分析程序表:
根据企业期末未审资产负债表、利润表分别在分析程序表中
录入期末未审数、本期未审数,本期试算平衡表年初数与本期末未审数取自分析程序表。
4、在录入完实质性程序(资产类、负债类、损益类税)及税审类(如做查账)之后,录入账项调整及重分类汇总表,在录入此表时,调整分录的一级科目及部分二级科目必须按试算平衡表所列报表项目填列,因为试算平衡表的调整及重分类数取自账项调整及重分类汇总表,在录入涉及到本年损益调整的,要同时做一笔结转的分录。
如:
借:
管理费用100,贷:
现金100,同时做一笔结转的分录借:
利润分配100,贷:
本年利润100。
5、试算平衡表的校验项与实质性程序中(资产类、负债类、损益类)的所有校验项均为零时,表明输入的数据基本无误。
6、编制现金流量表:
取自各相关表格,但要根据具体情况进行更改,校验项为零。
三、实质性程序录入
1、底稿结构:
资产类、负债类、损益类底稿都是由程序表、审定表、明细表构成,excel板本的特点是大部分底稿在录入完明细表后,审定表的数自动生成,程序表中的“是否选择项”及“索引号”项会根据明细表及审定表的情况自动勾取;
2、货币资金:
先录入库存现金审定表、银行存款审定表、其他货币资金审定表,如有调整或重分类,分别录入调整数及重分类数,并在调整说明中说明调整的原因,货币资金审定表会自动取数。
3、短期投资、交易性资产:
先录入短期投资明细,注意这张明细表的审计或鉴证说明,“总账与明细账核对相符,执行了监盘、函证(替代)程序,抽查凭证未见异常”,只要明细表中的“有金额”,就会跳出这个说明,我们要根据实际做了哪些进行修改,“总账与明细账核对相符”一定要保留,如未执行监盘,就去掉“执行了监盘”。
4、应收票据:
应收票据的明细与其他明细不一样,根据情况填列;应收票据的审定表根据应收票据的明细区分为关联方与非关联方填列,列示的也是每一个明细客户,但应收票据的明细可能是同一个客户有几张票据。
5、应收账款:
先录入应收账款明细表,分关联方与非关联方列示,录入原币数、汇率数以及按账龄列示的金额,如果期初与期末有相同的客户,在录入客户名称时可以直接复制旁边的附表,账龄也可以参照旁边的附表进行分析,说明中“总
账与明细账核对相符,执行了函证(替代)程序、(检查期后事项),抽查凭证未见异常”根据实际执行情况表述;应收账款审定表期末未审数取自明细表,如有调整或重分类,在审定表中录入并在调整说明中进行说明;应收账款坏账准备计算表及应收账款外币账户检查表根据企业的实际情况填列。
6、预付账款:
录入同应收账款。
7、应收利息及应收股利:
录入同短期投资。
8、其他应收款:
录入同应收账款。
9、应收补贴款:
录入同短期投资。
10、待摊费用:
待摊费用明细表中录入项目名称、发生时间、原始金额、收益期间、本期增加、本期减少,及剩余摊销月。
11、存货:
存货明细表,根据存货类别录入本期增加、本期减少,说明中根据实际执行情况填列;存货审定表期末未审数取自于明细表,如有调整或重分类,在审定表中录入并在调整说明中进行说明;录入生产成本检查情况表;录入存货计价检查情况表(如发现会计核算中计价与企业选用的会计政策存在出入,应评估其影响程度,判断是否需调整);存货表内及存货与销售成本倒轧表间勾稽关系,存货明细表中在产品本期增加数与生产成本检查情况表中的生产成本合计数,存货明细表中在产品本期减少数与生产成本检查情况表中的总成本合计数,存货明细表中库存商品本期增加数与生产成本检查情况表中的总成本合计数,存货明细表中原材料本期减少数与生产成本检查情况表中的直接材料,产品销售成本倒轧表中原材料期初余额与原材料本期购入金额分别取自存货明细表原材料期初及本期增加数,产品销售成本倒轧表中直接人工取自存货中生产成本检查情况中的直接工资合计数,产品销售成本倒轧表中在产品年初余额取自存货明细表中在产品年初余额,产品销售成本倒轧表中在产品年未余额取自存货明细表中在产品的年末余额,产品销售成本倒轧表中产成品年初余额取自存货明细中产成品的年初余额,产品销售成本倒轧表中产成品年末余额取自存货明细中产成品的年末余额。
12、金融资产及持有至到期投资:
填列明细表及审定表。
13、长期应收款:
同应收账款。
14、长期股权投资及长期债权投资:
根据具体情况填列明细表及审定表。
15、投资性房地产:
填列明细表,审定表期末未审数取自明细表,如有调整或重分类,在审定表中录入并在调整说明中进行说明。
16、固定资产:
固定资产明细期初余额取自上年审定数(如本年有调整年初数,应调整相应项目),本年增加数取自对应的固定资产折旧计算中增加固定资产的合计数,本年减少数取自对应的固定资产折旧计算中的减少固定资产的合计数,说明中根据实际执行情况描述;固定资产折旧计算表,填列折旧年限、预计净残值率,按月份填列增加固定资产、减少固定资产及提足折旧固定资产及本期已计提折旧数,应注意固定资产折旧计算表中如有当期减少的固定资产属前期已到期的,应在提足折旧固定资产中以负数填列,计提固定资产折旧测试后,应在粉红色单元格内选择其测试结论,计提固定资产折旧测试后,如发现有多提或少提固定资产折旧,应评估其影响程度,判断是否需调整;固定资产清理明细表及审定表根据情况填列。
注:
本模板对折旧年限与净残值率设置比较固定,所得税法已对残值率不作要求,同类别固定资产折旧年限因会计准则没有规定,企业对折旧年限与净残值率有较大的选择权,因此,在划分固定资产类别测试时,注意企业同类固定资产折旧年限与净残值率是否一致,对多提少提折旧要多角度去分析确认。
17、在建工程及工程物资:
明细及审定表根据情况填列。
18、无形资产:
先录入无形资产摊销计算表,在录入无形资产明细,如有调整,在审定表中录入调整或重分类数。
19、开发支出及商誉:
明细及审定表根据情况填列。
20、长期待摊费用:
先录入长期待摊费用摊销金额计算表,在录入长期待摊费用审定表,如有调整,在审定表中录入调整或重分类数。
21、递延税款:
明细及审定表根据情况填列。
22、短期借款:
根据实际情况填列审定表、利息分配情况检查表、短期借款明细表。
23、交易性金融负债:
根据实际情况填列明细表及审定表。
24、应付票据:
填列同应收票据。
25、应付账款:
填列同应收账款。
26、预收账款:
填列同应收账款。
27、应付职工薪酬:
先录入明细表,审定表中的工资及福利分配情况,部分已从成本费用中引入数据(生产成本——工资取自倒轧表中的直接人工,制造费用——工资取自制造费用审定表中的未审数的工资,营业费用——工资取自营业费用审定表中未审数的工资,管理费用——工资取自管理费用审定表中未审数的工资),审计中应对引入数据与应付职工薪酬相关科目贷方余额相核对,如有差异,应核实
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