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人事部工作手册

行政人事部工作手册

苏州裕祥物业管理有限公司

目录

行政人事部人员框架图3

行政人事部运作程序3

行政人事部岗位职责3

劳动条例7

员工福利11

工作纪律与奖罚条例13

注意事项22

修订及补充24

附件25

行政人事部人员框架图◇WI/XR-01

行政人事部运作程序◇WI/XR—02

一．目的

明确行政人事部各项工作的开展和各岗位工作的安排，保证管理运作的有效性。

二．适用范围

适用于本行政人事部的管理运作。

三．职责

行政人事部岗位职责◇WI/XR—03

一．行政人事部经理职责△WI/XR—03—01

1.行政人事部经理在总经理的领导下，负责组织、安排公司行政人事部的各项工作。

2.人事工作:

2.1编制及按需要修订人事规章制度。

2.2根据工作量的情况，控制员工的总数，每年将人员编制报表上报总经理。

年末负责编制次年的人员编制报告。

2.3招考部门主管以上人员，对初试合格者，向总经理推荐。

2.4对年终员工评估情况进行综合分析，并报告总经理。

2.5编制年度员工工资、福利的预算。

2.6对每月工资、补贴的发放进行审核。

2.7负责对公司所有员工岗位进行检查。

2.8负责员工的晋级、调薪的考核与平衡。

2.9负责部门经理以上人员的年终考查。

2.10建立人事资料档案制度，负责安排公司各类文件的收发、起草、印发、存档等工作。

3.培训工作：

3.1对员工的培训大纲进行编写审核。

3.2对各部门的员工的专业培训进行配合。

3.3对部门经理级以上管理者，组织培训学习、参观考察等。

4.行政工作

1.组织或主持行政办公室会议，整理会议纪要。

2.负责公司及本部门工作的计划安排及检查总结。

3.协助总经理加强公司内部人员管理、负责各部门员工考勤审核工作。

协助各部门经理做好各项行政及人事工作。

4.负责有关指示、规定的督办、查办及落实工作。

5.协助总经理做好对外联络工作。

5.后勤工作

5.1负责公司物品设备采购审批工作。

5.2负责公司食堂管理工作。

5.3负责公司其他有关的后勤工作。

二．经理助理/人事助理职责△WI/XR—03—02

1．员工招聘：

1.1根据公司经营的需要，不断补充和吸收各类有用人才，组织应聘人员面试、笔试，听取用人部门意见，与行政人事部理商议后提出最终人选意见，报总经理审批。

1.2组织应聘者体检，并负责办理有关接收手续。

1.3为员工转正、人员安排等做好准备。

1.4建立人才资源库和备用人员档案。

1.5与各有关业务单位及劳动人事部门建立良好的工作关系，争取更多的工作方便与支持。

2.工资管理：

2.1对全市范围内同行业工资水平进行摸底测算得出平均数据。

2.2根据本公司的情况，就公司员工工资结构组成和工资标准提出意见。

2.3对本公司的工资实现计算机管理，并使之不断完善，更加合理，更加科学。

2.4定时上报工资月报，并接受有关部门的审查。

2.5协助制定本公司员工的工资及其它各项津贴的发放表。

2.6负责办理本公司员工的各种保险。

2.7监督、统计及汇总各部门考勤；负责考勤卡的填写、核对及管理，做好公司全体员工考勤的汇总工作。

3.员工管理：

3.1根据公司总体的人事管理制度规范人事管理。

3.2不断补充和完善劳动管理规定，并认真贯彻执行。

3.3对员工纪律、礼貌、服务态度、着装仪表等进行检查，做到奖惩有据。

3.4组织新员工的试用期考评、办理劳动合同等手续。

3.5协助各部门审核员工年假情况。

3.6协助各部门对员工进行阶段和年终工作情况的评估。

3.7制定优秀员工的奖励办法。

3.8系统安排公司员工年度体检，做好员工计划生育工作。

4.档案管理：

4.1负责公司员工资料档案记录整理与保管。

4.2建立公司人事资料档案，部分实行计算机管理。

4.3建立有关员工的劳动福利档案。

4.4建立员工简明档案，提供给总经理备查。

4.5建立员工晋级、处分、任免、辞退、档案移交等资料档案。

4.6建立临时工档案。

5.培训：

5.1建立完善新员工岗前培训制度。

5.2撰写每期培训结束后的试卷评判或小结。

5.3调查各部门培训情况，建议其不断改进培训方法、内容。

5.4解答员工关于培训情况、内容等方面的问题。

5.5做好对外联系培训事宜。

5.6配合各部门制定并实施临时性培训课程。

5.7了解同行业培训情况并吸取经验。

三.行政主任/行政助理职责△WI/XR—03—03

1.编制及按需要修订有关工作场所的规章制度，包括（但不限于）浴室、更衣室管理、员工宿舍、员工食堂管理等。

2.按有关规定督促落实各行政后勤人员岗位工作。

3.连同财务部审核每月采购计划，报总经理批准。

4.对各部门岗位的清洁卫生进行定期及不定期检查。

5.监督、控制部门各岗位的设备保养及更新。

6.加强部门之间的协调，为促进相互的团结做好工作。

7.安排员工制服、劳保用品的制、购及发放、回收。

8.抓好员工宿舍和员工食堂的管理工作。

9.负责部门经理指派的一切内外勤事务性工作。

10.负责组织公司物品采购工作。

11.完成上级领导或公司临时安排的其他工作。

四.前台文员职责△WI/XR—03—04

1.自身素质要求

1.形容较好，仪容整洁，热情大方有礼。

2.电脑操作熟练。

3.服务意识强，有良好的职业道德。

4.熟悉公司有关物业管理常识，熟练掌握大厦业主有关信息资料。

2.工作要求

2.1能够按时按要求完成部门或上级领导交办的文件资料打印工作，严格按照有关文件打印/复印规定进行操作。

2.2制服穿着、饰品穿戴要符合公司有关要求，不得浓妆、不得异形怪发。

2.3坐姿端正，不看无关书籍，不听收音机。

不吃零食等，不得与员工或其它人员在前台大声喧闹和闲聊，上班不得打瞌睡。

2.4接听电话严格要求按照公司规范文明礼貌用语执行，不说粗话，不说脏话。

接待客户时要对客户面带微笑。

2.5有人到访时，应立起身，主动使用规范用语问候来人。

2.6做好客人接待工作，如引坐，倒茶，通知被找领导或员工等，做到热情周到，彬彬有礼。

2.7接待客人时，要认真询问来访的原因以及问清楚找谁之后方可准其进入。

2.8对客人的投诉或疑问要细心听取，耐心解释，或备录在案，转知有关部门。

2.9要善于控制自已的情绪，对客人的刁难或取闹要冷静清醒，解决不了的问题可叫保安人员或领导处理，不得与客人相互吵闹对骂。

2.10尽可能记住大厦内业主的姓名，对业主尽量使用带姓的称呼，但切记不要张冠李戴。

2.11做好上级领导临时交办的其他工作。

劳动条例◇WI/XR—04

一.员工招聘△WI/XR—04—01

广州中泰国际广场物业管理有限公司（以下简称“公司”）的所有员工，除由房产公司和怡高公司选派的人员外，其余员工均向社会公开招聘。

求职者必须通过严格考核审查后方能被取录，求职申请者需带备有关之文件，包括：

1.履历书；

2.学历证明文件；

3.资质审核证明（专业）及上岗证等；

4.身份证及户口簿复印件；

5.近照三张；

6.待业证/劳务证/退休证；

7.由本公司指定之医院体检合格证。

二.试用期△WI/XR—04—02

1.新聘用的员工试用期一般为2—3个月，公司在此期间对该员工是否胜任应聘职位作出评估。

2.评估因素包括：

工作表现、服务态度、工作能力及出勤率等。

3.如果评估结果达不到公司的要求，公司有权辞退该员工或延长该员工的试用期。

4.如果员工在试用期内，已被确认为不符合录用条件的，或犯严重过失的，公司有权辞退该员工而不需作任何补偿。

5.新聘用员工入职后，必须经过必要的岗前培训，方可上岗。

6.试用期薪金一般按试用职位标准工资的70%—80%发放。

7.试用期内，员工或公司单方需解除合同的，必须提前三天以书面形式通知对方。

三.试用期满△WI/XR—04—03

1.试用期合格的员工，公司将正式录用。

2.试用合格者的录用日期从试用开始之日起计算。

3.试用期满的员工可享用公司指定的福利。

四.工作时间△WI/XR—04—04

1.根椐国家劳动法有关规定，员工每周工作时间为40小时，超过法定工作时间部分，将按日累计计发加班费或安排补休。

各部门可根据工作性质需要自行规定工作班次或轮班，员工须按规定时间准时上下班。

2.公司如因工作或业务需要，指定员工加班，除因员工有特殊情况经部门经理核准外，不得推绝，违者以旷工论处。

3.员工加班由部门经理核准，一般情况下安排补休。

因特殊情况不能安排补休的，一律报行政人事部/副总经理/总经理（或受权人）批准后方可加班。

4.加班或超时工作须经部门经理批准，并报行政人事部备案，由部门经理或行政人事部安排补休或根据《劳动法》条例支付加班费。

5.各部门经理，如因工作需要，被安排于公休日当值，不得计加班费，但可适当安排补休。

五.个人资料△WI/XR—04—05

个人档案资料由行政人事部接管和保存，如个人情况有变化，应及时知会行政人事部，如未能将正确的资料呈报而引至日后自身权益损失的，公司将不予负责。

六.膳食安排△WI/XR—04—06

当值员工须按部门安排轮流用膳，每餐用膳时间45分钟。

七.薪金△WI/XR—04—07

1.员工每月薪金于次月第八日发放，遇节假日则提前。

2.薪金计算的截止日期为每月最后一天。

3.员工工资计核办法（公式）：

3.1日薪酬：

月薪/30天；

3.2小时薪酬：

月薪/30天/8小时；

3.3加班或缺勤的增扣薪酬均依上述公式计核。

八.工资调整△WI/XR—04—08

公司将视乎业绩状况、员工工作表现及物价指数，考虑按年调整员工薪金。

九.加班工资△WI/XR—04—09

1.加班补工资：

工作日超时加班=日薪酬（小时薪酬）×加班天数（小时）、节假日加班=日薪酬（小时薪酬×200%）[国家法定之十天为限]

2.加班补休：

加班补休一律按1：

1调补。

一十.工服押金△WI/XR—04—10

员工在领取员工制服时须交纳工服押金¥300元，合同期满或中途离职，在办完有关手续并交回工服后，押金予以退回。

一十一.升职及调职△WI/XR—04—11

1.当公司出现职位空缺时，公司会优先考虑内部提升适当人选，在没有适当人选时才对外招聘。

公司不断的拓展会为员工晋升提供更多的机会，同时员工也应该为达到这个目标而不懈努力。

2.员工的晋升或调职，由部门经理向行政人事部推荐或提议，经副总经理、总经理审批，由行政人事部办理有关手续。

3.员工晋升生效之日起的首2—3个月为试用期，薪金按新聘岗位工资标准80%计算，晋升前已代理该职位达二个月以上者，不再实行试用期。

一十二.《劳动合同》的续订、解除和终止△WI/XR—04—12

1.《劳动合同》期限届满前一个月，经双方协商同意，可以续订《劳动合同》，并由行政人事部办理有关手续。

2.《劳动合同》经双方协商同意可以提前解除，惟任何一方须提前一个月以书面形式通知对方。

3.有下列情况之一，公司可以解除《劳动合同》：

3.1员工无正当理由不能完成合同所规定的工作任务

3.2员工患病或非因工负伤规定的医疗期满，或医疗期限满后不能从事原工作；

3.3员工被开除、除名、送劳动教养，以及被判刑；

3.4按照国家有关规定可以辞退的；

3.5公司濒临破产处于法定整顿期间；

3.6公司经营不需要，或合并、分立、停业。

4.有下列情况之一的，员工可以解除《劳动合同》：

4.1经国家有关部门确认，公司劳动安全、卫生条件恶劣，严重危害员工身体健康；

4.2公司不能按《劳动合同》规定支付劳动报酬；

4.3公司违反劳动保险法规、政策，不为员工办理社会保险。

5.有下列情况之一的，《劳动合同》即告自行终止：

5.1《劳动合同》期限届满；

5.2《劳动合同》约定的终止条件已经出现；

5.3员工经批准出境定居或自费出国留学；

5.4公司被依法撤销、解散、宣告破产；

5.5因不可抗力事件发生使《劳动合同》全部义务不能履行。

6.员工在任何情况下离职，必须在行政人事部办理有关手续及清还所有公司财物。

若员工未能办理上述手续，公司则有权扣留薪金、工服押金及档案直至有关手续办妥为止。

员工福利◇WI/XR—05

一、有薪年假△WI/XR—05—01

1．在公司服务满12个月的员工，可获如下有薪年假，有薪年假于随后十二个月内享用：

A级：

11日（总经理、部门经理）

B级：

9日（行政人事主任、会计主任、物业主任、保安主任、工程师）

C级：

7日（出纳、物业助理、美工、保安领班、工程助理）

D级：

5日（助理级以下，不包括助理级）

2．除特殊情况外，申请年假须提前一个月以书面形式申请，经部门经理行政人事部批准后方能生效，部门经理以上人员须经总经理批准，并知会行政人事部。

年假一般不能累积到下一年度享用。

3．所有员工无论在公司服务时间长短，只享有条例规定的有薪假日数。

因此对离职前未享用完年假的员工，公司将以现金补偿。

二、法定假期△WI/XR—05—02

法定假期：

十天，包括：

元旦一天

春节三天

五一劳动节三天

国庆节三天

公司有权根据实际工作需要安排员工在公休或法定假日工作，然后再另行安排补休或以现金补偿。

三、探亲假△WI/XR—05—03

员工已婚者可享受四年一次的探亲假20天，一年内年休假和探亲假只可享受一次，最长20天，不得重复休假。

四、婚假△WI/XR—05—04

员工在公司工作满一年以上，结婚时凭结婚证可享受三天婚假，如符合晚婚条件的，按有关规定享受婚假。

五、分娩假期△WI/XR—05—05

在本公司工作满三年并实行晚育的员工，凭医院证明及准生证在分娩期间可按计划生育有关规定休假，休假内工资照发；不满三年生育的，公司不承诺保留该员工原工作岗位。

六、计划生育假△WI/XR—05—06

员工凡因做计划生育手术或因计划生育措施失效而需做手术的，凭市级以上医院证明可按规定享受有薪假期。

七、恩恤假△WI/XR—05—07

员工直系亲属不幸逝世，可申请有薪恩恤假三天，但事后须提供直系亲属的死亡证明书。

直系亲属指：

配偶、子女、父母、兄弟姐妹、祖父母、配偶父母。

八、年终双薪△WI/XR—05—08

在公司服务满一年的员工，可获得年终双薪，员工服务未满一年的按在职月份折算计发双薪。

双薪连同每年12月工资一并发放。

试用期员工不享受双薪。

九、社会保险、医疗福利△WI/XR—05—09

凡被公司正式录用并与其签订了劳动合同的员工，公司按广州市有关规定为员工办理社会统筹保险及医疗保险，员工应按保险机构的规定缴交由个人所承担的保险金额，每月由公司从员工工资中扣除，代为交纳。

一十、员工培训△WI/XR—05—10

1．公司根据业务发展需要对员工进行在职培训，不断提高员工的职业道德、管理水平和业务技术素质。

培训的方式是自学与公司安排培训相结合，国内进修与境外培训相结合。

2．员工参加公司安排的境外培训和当地政府部门及社会开办的业务培训，费用由公司支付，但员工须签署《培训承诺书》。

若员工在合同期未满时要求辞职，公司有权按《培训承诺书》规定，扣除相应费用。

3．员工有义务按公司的规定，参加公司提供的一切岗位培训课程，员工在培训期间的表现，将会纳入工作考核范围内。

4．

工作纪律与奖罚条例◇WI/XR—06

一.服从上司△WI/XR—06—01

员工必须切实执行直属上司合理指派的任务，若有疑难应立即表明。

如对指派任务不满的，应先执行后申诉。

除特别情况外，一般不可越级申诉或反映问题。

二.工作规定△WI/XR—06—02

1.员工在工作时间内必须佩戴工咭，自觉接受行政人事部及有关部门检查。

2.员工进出大厦必须使用指定的员工通道和在指定的地方逗留。

3.工作时间坚守岗位，不得做与工作无关的事情，不得擅离职守、串岗、聊天、工作时间打私人电话、处理私事或翻阅报纸、杂志和其他与工作无关的书籍。

4.工作时间不得吸烟，不得大声喧哗。

三.考勤管理规定△WI/XR—06—03

1．所有员工应自觉遵守上下班时间，并严格遵守上下班打卡程序，按值班表规定班次上班，如需调班，须填报“调班申请表”，提前四十八小时向部门经理申请，并将“调班申请表”，交行政人事部备案方可生效。

2.本公司员工上下班均须亲自打卡考勤。

3.忘记打卡考勤者，经部门经理证明其确已上班，并为其考勤签证，每次尚须处罚5元，以示警戒。

4.托人打卡者，经查实，以旷工论处；代人打卡者，经查实，一次罚款100元。

5.未经打卡考勤者，应于当天或翌日依下列情形办理本人的考勤事务；

5.1因公外出或在上班时间因公务外勤未能按时打卡者，应经部门经理在考勤卡上签证，以示遵纪考勤。

5.2因事、病等事由请假者，除依请假制度办理请假手续外，回来销假时，应经部门经理在本人考勤卡上签证，以示请假遵纪考勤。

5.3忘记打卡，又不向部门经理办理签证考勤事务，除依未打卡案扣罚外，视情节轻重，作事假或旷工论处。

6．部门经理应于每日检查员工考勤情况，遇异常状况或违规事案应立即进行记录并处理。

行政人事部应于每日适当时候监督各部考勤情况。

7.员工有迟到、早退或旷工等违纪案，依下列规定处置：

7.1员工上班时间后打卡到岗者为迟到；

7.2迟到十分钟扣罚10元，10分钟以上1小时以内扣罚50元，迟到1小时以上2小时以内扣罚款100元。

迟到超过2小时作旷工论处；

7.3工作时间终了前打卡下班为早退；

7.4早退扣罚依迟到条款办理；

7.5员工迟到须当日办理本人考勤事务；

7.6每月累计迟到或早退3次者，按旷工一天论处。

8.事假：

8.1员工请事假，须提前两天填写“假期申请表”，按准假权限办理请假手续方能生效。

事假不计发薪金。

8.2准假权限：

请假一天以内的，由部门经理批准，两天由行政人事部审批，请假三天以上须经行政人事部审核后，报分管领导或总经理批准。

无论请假多少天，均须到行政人事部办理相关手续。

8.3部门经理请事假由总经理批准。

8.4试用期员工事假累计超过五天的，终止试用。

正式员工事假一个月内累计超过七天的，予以辞退，如情况特殊，请事假需超过规定期限的，须经部门经理同意后报总经理审批。

8.5不得无故缺勤或请事假，否则按旷工论处。

9.病假

9.1所有员工请病假必须出具区级以上医院证明及病历，并填写“假期申请表”，如因病情不能亲自回公司请假的，须于当班前打电话或委托家人告知部门经理或行政人事部，翌日补办请假手续。

无病假证明的按旷工处理。

9.2病假准假权限与事假一样。

9.3员工试用期满后，经审批同意的病假为有薪假期，惟每月累计不得超过一天。

超过一天的病假工资，公司将根据有关法规及实际情况而发给一定比例的工资。

9.4试用期内病假作事假处理。

10.旷工：

10.1未经请假或请假未被批准而不上班者作旷工处理。

10.2伪造出勤纪录表者，一经查实，作旷工论处。

10.3每月累计迟到或早退3次者，作旷工一天处理。

10.4员工旷工，依下列规定处罚：

A旷工一天，扣月薪20%；旷工二天，扣月薪40%；旷工三天扣当月全薪。

B无故连续旷工三天或全月无故旷工累计三天或一年旷工累计五天者，以解雇。

四.仪容、仪表△WI/XR—06—04

1.头发梳理整齐（男员工头发的长度以不过耳及不过衣领为合适）。

2.穿着制服整齐清洁。

3.皮鞋保持光亮。

4.员工除指定的服饰外，只限于佩带手表及结婚戒指一枚。

5.不得浓妆。

6.不得留长指甲及涂染指甲。

五.品行△WI/XR—06—05

1.员工必须视公司荣誉、利益为已任，对内外均须维护企业形象。

员工之间必须相互尊重，相互合作，同舟共济，同心同德。

2.员工应做到举止大方，谈吐得体。

3.员工应努力完成上级交办的任务，不得推绝。

员工应遵守本公司的一切规章、制度、通知及通告。

4.员工应遵守《员工训诫》：

4.1忠于职守，服从领导，不得有阳奉阴违或敷衍塞责之行为。

4.2对于本公司财税、业务、人事、行政、营销等机密性事务，应严守秘密不得泄漏。

4.3不得假借职权，营私舞弊，或以公司名义在外招摇撞骗。

4.4不得携带违禁品，危险品或毒品进入办公室、工作场所及员工宿舍。

4.5不得私自携带公物出公司。

4.6未经有关负责人允许，严禁进入仓库及其它禁入重地。

工作时间不准任意离开岗位，攀谈、玩乐或喧哗。

4.7员工每日应注意工作地点及宿舍之环境清洁。

4.8员工在工作时间里，严禁翻阅报刊杂志（专业书刊除外），在办公室或工作场所里严禁抽烟（以期增进工作效率并预防火情危险）。

4.9不吵架、不斗殴，不搬弄是非、不互相猜忌、积极工作。

4.10各级主管须注意自身之涵养，领导所属员工提高工作效率，履行职责。

4.11员工一律不得因私拨打公司长途电话，如确因重要事项应经单位主管核准后方得使用，并予以登记。

4.12按时上下班、不迟到、不早退，按规定办理一切请假手续。

5.员工心须遵守公司的有关条例及规则。

6.员工应认真执行上司的指令，维护上司的尊严。

7.员工应接受公司合理和合法的要求及安排。

8.不得对顾客或同事使用淫秽和粗秽语。

9.员工不得利用职务之便接受任何他人的金钱、利益、借贷、礼物或私人生意交易。

六.员工储物柜△WI/XR—06—06

1．私人财物应放在员工自已的储物柜内并锁好。

私人贵重物品不应放在柜内，若有遗失，公司概不负责。

2．禁止私自转换储物柜。

3．储物柜乃公司财物，应时常保持清洁及不得张贴海报或胶贴。

4．储物柜钥匙若有遗失，应立即通知行政人事部，切勿强行打开储物柜，否则应予以赔偿。

5．基于安全理由，在工作时间内储物室是上锁的，员工不得随意进出。

6．在有必要时，公司有权联同员工本人一起检查储物柜。

7．在发生重大事故或特殊情况时，公司有权会同两个部门以上的工作人员一起检查储物柜，而无需经员工本人同意。

七.员工制服、员工证△WI/XR—06—07

1.员工制服由公司统一提供，员工应妥善使用保管。

若有遗失或毁坏，必须照价赔偿（自然损耗除外）。

2.员工上班时间须佩戴员工证（统一戴于左上胸），并凭员工证出入员工通道。

3.员工不戴员工证上岗的，每次扣罚金10元。

4.员工证如有遗失，应立即以书面形式向部门经理报告并到行政人事部补办，并须交纳10元的工本费和手续费。

八.公司的财物△WI/XR—06—08

员工不得擅自将公司的物品、包装用品、文具、设备、设施、器具、财物等作私用。

员工必须爱惜和保护公司的一切财物和设备。

九.工作的机密性△WI/XR—06—09

1.员工不得泄漏公司一切资料（包括财政、行政策略、专有技术和人事等）。

2.通过个人职务所获得的资料必须加以保密。

3.顾客的隐私应予尊重及保密，不得与其它员工谈论，不得外泄。

4.员工的个人薪金为公司机密，不得外泄或与其它员工讨