北京市地方税务局税务档案管理办法.docx

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北京市地方税务局税务档案管理办法

北京市地方税务局税务档案管理办法

第一章　总则

第一条　为了进一步统一和规范北京市地税系统税务档案管理工作，提高税务档案管理科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《中华人民共和国税收征收管理法》、《北京市实施中华人民共和国档案法办法》及《北京市地方税务系统档案管理办法》，结合北京地税工作实际情况，制定本办法。

第二条　本办法所指税务档案，是指本市各级地方税务部门在依法开展税收征管评查工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、电子等形式的历史记录。

第三条　税务档案管理工作实行统一领导、分级保管的原则。

即税务档案工作由市局统一领导、统一制度、统筹规划并实施监督指导，由市、区两级分别保管。

第四条　税务档案管理工作基本任务是，收集、整理、保管档案，维护档案的完整和安全，积极开展档案的开发和利用工作，为征收管理、纳税评估、税务检查和开具涉税证明等工作提供基本依据，为社会经济建设和法制建设提供基础信息。

第二章　税务档案的归档范围及保管期限

第五条　税务档案归档范围包括纳税人、扣缴义务人在履行纳税义务过程中向税务机关提供的各种资料，以及税务机关实施各项具体征管评查行为所形成的记录材料。

根据其反映内容不同主要分为七类：

登记类、申报类、缴款书类、税费管理类、检查类、发票类和其他类。

税务档案归档范围（暂行）见附件一。

第六条　税务档案的保管期限分为永久和定期。

注销、吊销企业登记类档案从注、吊销年度起保管20年，期满后按有关规定处理。

税务档案保管期限表见附件二。

第三章　档案的立卷和归档

第七条　按规定应归档的税务资料由档案的受理部门或指定部门收集齐全并整理立卷，在规定的时间内移交本单位档案管理部门集中管理。

第八条　归档的税务档案应是原件。

凡纳税人提供的复印件，经办税人员核对确认签注“经确认与原件内容完全一致”字样后加盖企业公章。

纸质资料破损的应该糊。

字迹扩散的应复制并与原件一并保存。

第九条　税务档案以“卷”为单位进行整理归档。

分别采用一户一档、一事（案）一档和序时归档的方法进行立卷归档，一档可立多卷。

登记类档案按照一户一档方法进行立卷归档。

申报类档案按照按户序时或按年一户一档方法进行立卷归档。

缴款书类档案按照按月序时方法进行立卷归档，不同月份的缴款书类资料不能立为一卷。

税费管理类、发票类、其他类档案按照一事（户）一档、按户序时或分类序时方法进行立卷归档。

检查类档案按照一案一档方法进行立卷归档。

第十条　税务档案应按不同类别，于次年三月底前立卷归档。

申报类档案按入库年度立卷归档，检查类档案在结案年立卷归档，其他类中的土地增值税档案在办结年立卷归档。

第十一条　税务档案的卷内资料排列应按形成时间进行排列。

批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，税务机关形成的文书、表格在前，其相关材料和纳税人提供的其他资料在后。

第十二条　卷内资料按顺序用铅笔编写页号（申报类、缴款书类除外）。

卷内凡有图形或文字的页面均应逐页标注页号，不得重号、漏号、空号，页号标在页面正面的右上角、背面的左上角。

第十三条　税务档案案卷内的排列顺序是：

案卷封面、卷内目录、卷内资料、卷内备考表。

卷内目录一般应由计算机打印。

缴款书类和发票类中的工本费收据档案不打印卷内目录。

各类税务档案的案卷封面、卷内目录、卷内备考表样式见附件三。

第十四条　税务档案应使用符合档案保护要求的装订材料装订。

档案装订时应将案卷左上角戳齐并装订，不得压字、掉页、倒页。

序时立卷归档的档案按1.5cm左右厚度装订为一卷。

缴款书类、检查类档案按照市局计会处、检查处的要求装订。

第十五条　税务档案必须使用市局统一印制的档案装具。

案卷封面应按要求据实填写完整，并与卷内资料内容一致，有关卷内资料的情况说明，应逐项填写在卷内备考表中。

字迹要求工整、清晰，字迹材料应耐久保存。

第十六条　需要保密的税务档案应在该卷封面标明保密级次，密级分为绝密、机密、秘密三级，由档案生成部门按有关规定注明，并按规定保管。

第十七条　档案管理人员接收税务档案时，应对案卷认真检查，办理交接手续。

发现归档案卷内容短缺不全的，应督促经办人补齐，补齐后的才准予归档。

第四章　档案的整理、保管和利用

第十八条　市局档案管理部门按照“保管期限--年度--机构--类别”分类法对税务档案进行分类、排列。

各区县地税局、分局（即同一全宗内）的档案应按“保管期限--年度--类别”分类法进行分类、排列。

排列顺序应保持先后一致，不得任意变动。

其中登记类档案按照计算机代码升序排列。

第十九条　档案管理部门按分类对税务档案案卷统一编号，在案卷封面标明档号。

档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

登记类档案一户一号。

税务档案档号的编制方法见附件四。

第二十条　税务档案应装入市局统一配发的档案盒（箱）内，填写档案盒（箱）封面。

顺序编制档案盒（箱）号。

第二十一条　税务档案应按不同类别编制案卷目录，同一目录号的案卷目录按年度顺序l00页左右装订成一册。

案卷目录应以纸质和电子双重方式永久保存，集中存放。

各类档案案卷目录样式见附件五。

第二十二条　税务档案应按照排列顺序上架，档案柜（架）应编号，注明存放税务档案的年度、机构和类别，以便查找。

第二十三条　各单位应设专用库房保管税务档案，税务档案与其他档案分别存放。

档案库房应配备必要的设备，做好库房管理工作，确保档案完整与安全。

库房管理按照《档案库房管理制度》执行。

第二十四条　税务档案的借阅、利用本着档案形成单位优先使用的原则。

本单位人员到档案管理部门查阅税务档案原件的，必须经档案管理人员同意；外单位人员需查阅的，必须持有单位介绍信并经档案管理部门主管领导同意后，方予查阅。

具体要求按照《档案借阅管理制度》的规定执行。

第二十五条　税务档案的保密工作按照《档案保密制度》的规定执行。

第二十六条　登记类档案立卷归档后一个月内由各区县地税局、分局档案管理部门移交市局集中保管。

申报类、缴款书类、税费管理类、检查类、其他类（除其他税务资料外）的档案在各区县地税局、分局集中保管满三年后向市局移交，由市局集中统一保管。

移交时应随档案实体同时移交一份纸质和电子形式的案卷目录，以及登记类和按户序时归档案卷的电子形式的卷内目录。

发票类、其他类中的其他税务资料由各区县地税局、分局集中保管。

第二十七条　各区县地税局、分局间转户的企业，在转出前形成的税务档案由转出局负责整理、保管并向市局移交，转出后形成的档案由转入局负责整理、保管并向市局移交。

转出局应在转出企业登记类案卷目录“备注”栏中注明转入局名称和转出时间。

第五章　档案的鉴定、销毁

第二十八条　市局定期组织对集中统一保管的已超过保管期限的税务档案进行鉴定、销毁，成立由市局档案管理部门和税务档案移交单位的档案部门及相关业务部门组成的鉴定小组负责鉴定工作。

各区县地税局、分局定期组织对本单位保管的已超过保管期限的税务档案进行鉴定、销毁，成立由本单位局领导、档案部门和相关业务部门组成的鉴定小组负责鉴定工作。

具体要求按照《档案鉴定、销毁、移交制度》执行。

第六章　附则

第二十九条　本办法自2004年1月1日起执行。

执行中与本办法不符的按本办法执行。

2003年底前形成的税务档案按照市局的有关规定执行。

第三十条　本办法由市地方税务局负责解释。

附件一：

税务档案归档范围（暂行）

一、登记类

（一）开业登记资料

1.《北京市地方税务局税务登记表》

2.营业执照或其它核准执业证件复印件

3.法定代表人（负责人）或业主居民身份证、护照或其它证明身份的合法证件复印件

4.有关机关、部门批准设立的文件

5.有关合同、章程、协议书

6.银行帐号证明

7.住所或经营场所证明

8.组织机构统一代码证书复印件

9.《北京市地方税务局税务证件遗失声明登记表》

10.主管税务机关需要的其它资料、证件

另：

外国企业常驻代表机构的登记资料：

1.工商登记证副本；

2.首席代表的身份证或外籍人员的护照（或回乡证）、工作证

3.技术监督局核发的组织机构统一代码证书

4.银行开户证明

5.房产证明或租房协议

6.承包合同

7.金融许可证

外籍个人纳税登记资料：

1.《个人所得税登记表》和《个人所得税月份申报表》；

2.由总公司出具的工资、薪金证明，需说明纳税人在境内外的任职是否有兼职及收入情况，并说明取得收入的时间和个人所得税的负担方

3.有关部委批准任命的证明复印件及与公司签定的雇佣合同复印件

4.工作证完整复印件

5.护照（或回乡证、台胞证）完整复印件，包括空白页

6.记者证完整复印件（针对在新闻机构任职的外籍个人）

7.税务机关要求提供的其它资料

（二）变更登记资料

1.《北京市地方税务局变更税务登记表》

2.营业执照及工商变更登记表复印件

3.纳税人提交变更内容的决议及有关证明文件

4.主管税务机关需要的其它资料、证件

（三）停业复业登记资料

1.《北京市地方税务局停业登记表》

2.上级主管部门同意停业的批准文件

3.工商行政管理部门发放的停业文件

4.《北京市地方税务局复业单证领取表》

5.主管税务机关需要的其它资料、证件

（四）验证换证登记资料

1.《北京市地方税务局税务登记验证（换证）登记表》

2.主管税务机关需要的其它资料、证件

（五）非正常户登记资料

1.公告资料

2.《北京市地方税务局非正常户认定登记表》

3.《北京市地方税务局解除非正常（吊销）户认定登记表》

4.主管税务机关需要的其它资料、证件

（六）注销登记资料

1.上级主管部门批文或董事会（职代会）的决议

2.《北京市地方税务局纳税清算申报表》

3.《北京市地方税务局纳税人税收征管档案资料移交清单》

4.原发放的税务登记证件（《税务登记证》正、副本及《税务登记表》）

5.主管税务机关需要的其它资料、证件

（七）《自然人税务登记表》

1.《自然人税务登记表》

2.主管税务机关需要的其它资料、证件

（八）税收证明管理资料

1.《北京市地方税务局外出经营活动税收管理证明登记表》

2.《北京市地方税务局外出经营活动税收管理证明》（出外）

3.《北京市地方税务局外出经营活动情况申报表》

4.《外出经营活动税收管理证明》（外埠）

5.《外出经营活动情况申报表》（外埠）

6.主管税务机关需要的其它资料、证件

二、申报类

1.《企业所得税季度纳税申报表》

2.《企业所得税年度纳税申报表》

3.《北京市查帐征收个人独资企业和合伙企业投资者个人所得税年度申报表》

4.《事业单位、社会团体收入申报表》

5.《联营、股份、中外合资、投资企业收入纳税计算表》

6.《北京市地方税务局代售代征代扣税款申报表》

7.《查帐征收个体工商户所得税年度申报表》

8.《北京市地方税务局个体工商户营业收入申报表》

9.《北花税年度纳税申报表》

10.《北京市地方税务局减免税申报表》

11.《企业基本财务指标情况表》

三、缴款书类

1.税收缴款书（银行返回联）

2.完税证

3.收入退还书

四、税费管理类

（一）税收征收方式管理资料

1.《定期、定额、定率征收核定表》

2.《北京市地方企业所得税征收方式鉴定表》

3.《企业所得税定额定率征收方式纯益率、定额核定表》

4.《北京市地方企业所得税征收方式变更表》

5.《个人独资和合伙企业税款征收方式鉴定表》

6.《定额征收个人所得税核定表》

7.《委托代征、代扣、代售单位核定表》

8.《重点税源户核定表》

9.《税款入库方式认定表》

10.《特殊税（费）征收率核定表》

11.《预算级次核定表》

l2.《税种缴纳次数认定申请表》

l3.《外国企业常驻代表机构营业税征管界定表》

l4.《特殊企业认定表》

15.信誉等级评定

l6.《记录纳税人报备的财务会计制度表》

（二）税源登记管理资料

1.《北京市地方税务局应税房屋税源登记（变更）表》

2.《北京市地方税务局应税土地税源登记（变更）表》

3.《北京市地方税务局城市房地产税税源登记（变更）表》

4.《外商投资企业土地使用费征收方式、费额、费率核定表》

5.《北京市地方税务局应税车船税源登记表》

6.《北京市地方税务局应税车船税源变更登记表》

7.《北京营业税税源登记（变更）表》

8.《纳税核定变更申请审批表》

（三）减免税审批管理资料

1.各类减免税申请审批表

《纳税单位减、免税申请审批表（通用）》

《下岗失业人员从事个体经营减免个人所得税申请审批表》

《技术性收入免税申请审批表（营业税、企业所得税）》

《校办企业免征营业税申请审批表》

《民政福利企业免征营业税申请审批表》

《单位房改售房营业税免税申请审批表》

《个人销售普通住宅营业税免税申请审批表》

《企业所得税高新技术企业购买先进技术和专利税前扣除申请审批表》

《技术改造国产设备投资抵免企业所得税明细表》

《技术改造国产设备投资抵免企业所得税申请审批表》

《企业所得税汇总缴纳企业情况申请审批表》

《北京市个人所得税减免税通用申请审批表》

《个人所得税残疾人申请减免税（单位代为填报）申请审批表》

《个人所得税残疾人申请减免税（个体户或承包单位代办）申请审批表》

《个人所得税残疾人申请减免税（残疾人个人办理）申请审批表》

《个人所得税个体工商户（非残疾人）减免税（个体户办理）申请审批表》

《个人所得税科技成果转化减免税（单位代为办理）申请审批表》

《房产税减免税申请审批表》

《城镇土地使用税减免税申请审批表》

《契税减免申请审批表》及其附表

《自主择业转业干部免征营业税申请审批表》

《北京市地方税务局减免税报告书

（一）》

《北京市地方税务局减免税报告书

（二）》

《北京市地方税务局减免税报告书（三）》

《北京市地方税务局减免税报告书（四）》

《北京市地方税务局减免税报告书（五）》

2.减税免税报送资料附件

3.行政审批受理通知书

4.行政审批项目补充有关资料通知书

5.行政审批项目中止审批通知书

6.主管税务机关的请示

7.减税或免税批复

8.终止减税（免税）事项通知书

9.纳税人、扣缴义务人减免滞纳金申请书

l0.补缴欠缴税款税收缴款书（复印件）

11.纳税人、扣缴义务人报送的当期银行对帐单及财务报表

l2.税务机关减免滞纳金批复

l3.主管税务机关需要的其它资料、证件

（四）欠税审批管理资料

1.补缴欠税入库凭证复印件

2.退税申请表及核减欠税手续

3.《追缴欠税（滞纳金）事项告知书》及《送达回证》

4.《呆帐类型转换申请审批表》

5.不动产或大额资产处分报告

6.合并或分立报告

7.税收保全、强制执行过程中的法律文书

8.《欠税核销处理申请审批表》

9.《欠税情况认定书》

l0.主管税务机关需要的其它资料、证件

（五）退税审批管理资料

1.《退税申请表》

2.《退还手续费申请表》

3.主管税务机关需要的其它资料、证件

（六）所得税税前列支审批管理资料

1.《集体、私营企业财产损失税前扣除申请审批表》

2.《个人独资和合伙企业财产损失申请审批表》

3.《抵扣应纳税所得额申请审批表》

4.《企业弥补亏损申请审批表》

5.《个人独资和合伙企业弥补亏损申请审批表》

（七）延期申报审批管理资料

1.《延期申报申请审批表》

2.主管税务机关需要的其它资料、证件

（八）延期缴纳税款审批管理资料

1.《延期缴纳税款申请审批表》

2.《延期缴纳税款申请审批表》（滞纳金）

3.补缴欠缴税款税收缴款书（复印件）

4.纳税人、扣缴义务人报送相关资料

5.税务机关批复

6.主管税务机关需要的其它资料、证件

五、检查类

按照市局检查处的有关规定归档和保管。

六、其他类

（一）听证、行政处罚资料

（二）开具涉税证明及附列资料

（三）土地增值税项目资料

（四）其他税务资料

1.《校办企业认证情况表》

2.《安置随军家属企业认证情况表》

3.《安置随军家属企业年检表》

4.《福利企业年检表》

5.《劳服企业年检申请审批表》

6.《监狱、劳教企业年检表》

7.《安置下岗失业人员、主辅分离或辅业改制表》

8.《安置自主择业军队转业干部表》

9.《特殊企业年检表》

l0.《企业主管部门收取管理费资格申请表（表一）》

3.补缴欠缴税款税收缴款书（复印件）

4.纳税人、扣缴义务人报送相关资料

5.税务机关批复

6.主管税务机关需要的其它资料、证件

五、检查类

按照市局检查处的有关规定归档和保管。

六、其他类

（一）听证、行政处罚资料

（二）开具涉税证明及附列资料

（三）土地增值税项目资料

（四）其他税务资料

1.《校办企业认证情况表》

2.《安置随军家属企业认证情况表》

3.《安置随军家属企业年检表》

4.《福利企业年检表》

5.《劳服企业年检申请审批表》

6.《监狱、劳教企业年检表》

7.《安置下岗失业人员、主辅分离或辅业改制表》

8.《安置自主择业军队转业干部表》

9.《特殊企业年检表》

l0.《企业主管部门收取管理费资格申请表（表一）》

11.《企业主管部门管理费支出计划审批表（表二）》

l2.《企业主管部门管理费收取计划审批表（表三）》

七、发票类

（一）发票审批资料

1.《北京市地方税务局纳税人发票及税控装置选型申请表》

2.发票核定信息变更资料

3.主管税务机关需要的其它资料、证件

（二）发票管理资料

1.《购领发票审批单》

2.《北京市地方税务局暂停供应发票通知书》

3.《北京市地方税务局暂停恢复发票通知书》

4.《北京市地方税务局缴销（销毁）发票申请表》

5.《发票挂失声明申请丢失毁损审批表》

6.《发票担保书》

7.《发票担保财产清单》

8.特种票（交通运输业）的资料

9.换型（注销）收回税控密码器和IC卡

lO.《企业自印发票审批表》及其附属资料

11.主管税务机关需要的其它资料、证件

（三）工本费收据（发票购领凭单）

11.《企业主管部门管理费支出计划审批表（表二）》

l2.《企业主管部门管理费收取计划审批表（表三）》