XX银行科技档案管理规定.docx
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XX银行科技档案管理规定.docx
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XX银行科技档案管理规定
XX银行科技档案管理规定
第一章总则
第一条为规范XX银行科技档案的管理,以便更好的分析利用,防范科技风险,依据《中华人民共和国档案法》,结合XX银行实际,特制定本规定。
第二条本规定明确了XX银行科技档案归档的范围、要求、档案的介质、保管、调阅、销毁等内容和要求;本规定适用于XX银行科技档案的管理。
第三条科技档案是指XX银行开展各类信息系统建设、应用、管理过程中形成的,具有保存价值的计算机程序、文档、图表、数据、影像资料等以各种形式为载体的文件材料。
第四条科技档案管理应当遵循全面搜集,依法保管,合理利用,到期销毁的原则。
第五条安全管理岗负责档案的归档与保管、接收档案调阅申请、为外部单位办理档案调阅、接收销毁申请和实施档案销毁。
第六条科技条线总经理负责权限内档案调阅、档案销毁的审批。
第七条主管行领导负责科技条线总经理权限外档案调阅、档案销毁的审批。
第二章归档与保管
第八条档案的收集
(一)科技条线工作人员在开展工作过程中,形成的资料应及时按照有关规范进行整理,并及时提交到安全管理岗,任何人不得拒绝上交档案资料。
(二)安全管理岗应积极、主动、及时收集各类档案资料。
(三)安全管理岗负责对全体人员上交档案资料的质量进行检查。
第九条档案的整理
(一)分类
技术档案分类原则:
1.按项目分类整理。
比如按制度、规范性文档、管理类、设备类、项目类进行分类。
2.按内容分类:
立项、需求、开发、测试、上线、运行管理等。
3.遵循其他有关技术档案分类的原则。
(二)编号
整理完毕后,应进行编号,注明类别、年度、日期、项目名称、所编的号码不得出现重复。
(三)编目
归档文件应根据分类方案和内容顺序,编制目录,目录号不得重复,注明介质的内容。
第十条档案的归档
(一)安全管理岗根据整理后的科技档案填写《科技档案登记簿》(见附件2)进行归档。
(二)归档范围
1.科技档案应涵盖信息化建设全过程中的所有范畴。
2.科技档案包括:
信息化项目建设的论证报告、设计方案、审批资料、采购资料;各类系统的建设资料、开发资料,各类源代码、各类文档、各种设备资料、数据资料、各类记录等。
(三)档案的介质
1.档案包括以各类形式存放的信息资料档案,如:
纸质资料、光盘、磁带、硬盘、存储卡、IC卡、专用存储设备等。
2.科技档案可采用纸、磁、硬盘、光盘等方便实用、易于保管的介质保存。
原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料,应保存纸质档案。
第十一条档案的保管
(一)科技档案保管应做到“六防”、“五无”、“二不”:
1.六防:
防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防有害生物。
2.五无:
无虫蛀、无鼠咬、无霉烂、无损坏、无化学异味。
3.二不:
不丢失、不泄密。
磁介质档案保管应具备防磁条件,按规定需双备份的科技档案应异地分别存放。
(二)档案的保管期限
1.各类信息系统建设档案,保存至该系统停止使用或有重大修改后5年。
2.各类业务系统及管理系统开发和修改过程中形成的源代码和文档,保存至该系统停止使用或有重大修改后5年。
3.各类信息系统安装、管理、维护、维修类资料,保存至该系统停止使用或有重大修改后5年。
4.各种系统备份档案保留十年。
5.各种数据备份档案,按照备份策略计划执行。
对需要长期保留的数据备份,永久保留。
6.各类管理资料、表格,如值班记录表、故障处理记录等历史记录资料应作永久保存。
7.各种硬件设备资料的保存期限与设备的使用寿命相同,直到设备报废。
(三)科技档案管理的基本要求
1.技术档案应做到妥善保管、有序存放、方便查阅,防止科技档案毁损、散失、泄密。
2.基于技术档案的特殊性,应安装专用存放、存储系统或设备保管各类技术档案。
如防磁、防辐射等特殊要求的设备、设施。
(四)科技档案的保密制度
1.科技档案管理人员要热爱本职工作,刻苦钻研业务,保证工作任务的顺利完成。
2.档案管理人员应严格执行档案管理制度,严禁违规借阅、销毁档案。
同时应加强档案保密宣传学习,牢固树立保密观念,养成自觉遵守保密制度的习惯。
3.工作人员因玩忽职守,造成技术档案的损毁、丢失、泄密的,应追究责任人的法律责任。
第三章调阅
第十二条科技条线安全管理岗收到《科技档案借阅申请表》(见附件3)后应及时上报有权审批人审批。
第十三条科技条线总经理负责科技档案调阅申请的权限内审批;权限外的应及时上报主管行领导审批。
审批通过后,安全管理岗方可为外部单位办理档案查询。
第十四条经科技条线总经理或主管行领导批准后,借阅人方可抄录、照相、复印或复制,但不得将信息档案拆封、损坏。
科技条线安全管理岗应对借阅情况进行记录,并由借阅人签字确认。
第四章销毁
第十五条销毁申请
保管期限界满的科技档案,由档案管理人员编制《科技档案销毁清册》(见附件4),提交科技档案销毁申请。
第十六条审批
科技条线总经理负责档案销毁的权限内审批,权限外报主管行领导审批,审批通过后由安全管理岗实施销毁。
第十七条档案销毁
销毁实行双人操作,科技条线总经理实行监督。
销毁科技档案时,应将档案信息与其保存介质一同销毁。
第五章附则
第十八条本规定由XX银行科技条线负责解释和修改。
第十九条本规定自印发之日起施行。
[参考文件]
1.中华人民共和国档案法
2.企业档案工作规范
附件:
1.科技档案管理流程图
2.科技档案登记簿
3.科技档案借阅申请表
4.科技档案销毁清册
附件1:
附件2:
科技档案登记簿
档案名称
介质种类
□纸介质□磁介质□光介质
登记时间
档案完整性
.
负责人意见
安全管理岗
档案编号
备注:
附件3:
科技档案借阅申请表
档案名称
介质种类
□纸介质□磁介质□光介质
借阅目的
借阅人
借阅时间段
负责人意见
安全管理岗
档案编号
归还日期
档案完整性
是/否
备注:
附件4:
科技档案销毁清册
档案名称
介质种类
□纸介质□磁介质□光介质
销毁时间
销毁原因
负责人意见
安全管理岗
档案编号
备注:
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