园区用友协同管理方案书.docx

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园区用友协同管理方案书

重庆******工业园区建设有限公司

协同办公系统

技

术

方

案

版本

撰写人

类型

时间

备注

V1.0

二○一○年二月

第一章项目升级背景

一.1项目升级背景

通过前期重庆******工业园区建设有限公司（以下简称园区管委会）对用友致远A6公办软件的应用,我们了解发现用友致远办公平台已经成为了园区管委会的日常办公平台，工作人员在办公平台上进行了频繁的文件传送、资料的共享，以及园区管委会加强了自身园区管委会文化的建立，办公效率得到明显改善。

但是随着园区的不断发展状大，现园区办公平台（软件、硬件）上对以下几点控制力度不够：

1、实现行政管理规范化。

把园区内部的行政管理工作纳入办公平台管理。

比如：

人事管理、物品管理、车辆管理等。

对科室办公设备、办公用品、文印用品等项目进行计算机档案化管理。

计算机在行政管理中的运用，既提高了行政管理的工作效率，又极大地推动了园区管委会管理的规范化建设。

2、及时获取项目信息。

通过协同办公系统进行对各项目进行管理，项目又可以与人与项目管理中的各种事件关联，既可以使项目的管理者及时了解项目进展情况，又便于所有项目成员通过项目模板完成规范化的项目文件、各种审批表格的提交；各种项目文档、合同等规范管理，更有利于加强项目的可控性。

3、有效的工作审批。

通过系统模板直接发起各项申请，无需当面递交，避免了因为等待审批而浪费时间。

园区管委会内各项审批管理制度可与系统模板进行结合，申请发出后系统可根据审批事件内容、申请人情况自动进行智能解析和判断，让所有人员自觉地、良好地执行园区管委会各项管理要求。

所有需要审批的事项都集中在领导的待办事项中，审批工作可以集中处理。

领导不会因为下属经常敲门而入，被打断思路。

所有审批事件均可追溯，也可进行统计和查询

4、提高管理效率。

表单和各种资料审批也不必像以前那样繁琐，把每一类工程文件、表格制成固定的格式，使用时只需填写上相应的内容，然后把它发送给需审批的领导，领导就会在网上看到并审批。

这种形式即方便又快捷，同时安全性、保密性也很强。

原来需要跑好几个部门才能完成的工作，现在只要在网上发出文件，轻点几下鼠标，几分钟就可完成，工作效率大大提高。

5、日常工作进度安排。

通过协同办公系统可以实现网上布置工作、网上日程安排、网上工作日记、网上重要事件提醒等功能，可以帮助领导和员工记忆工作安排情况，又加强了日常工作的资料保密性；还可以让其他人员了解到工作动向，及时调整工作重点。

6、实现移动办公。

通过协同办公平台移动办公插件，可以实现远程通过手机上网处理重要协同工作，并且不线可以进行手机短信提醒，持有者根据协同工作的重要和紧急程度，决定是否登录手机移动办公。

7、办公平台安全性。

由于前期网络硬件建设中对安全性考虑不够，没有设置硬件防火墙，OA办公系统和财务系统共用一台服务器，造成一套系统感染上病毒其他系统也无法避免。

鉴于以上情况导致本来应该是更高的工作效率受到影响。

结合我们在信息化建设过程中所积累的成功经验和园区管委会具体情况，以下提出解决方案供参考。

第二章系统特点

二.1系统特点

二.1.1融合先进的技术和现代办公管理理念

用友致远协同管理软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件。

它有三个显著的特征：

第一是以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；第三是以管理组织中占信息总量80％的“非结构化”信息为重点。

用友致远A6协同管理软件强调“以人为中心”的管理理念

协同管理就是基于为组织中协同事件建立责任关系的管理方法；协同管理软件是以人为中心，通过信息化手段，为组织中每个人构建协同工作平台，通过对每个协同事项建立可视化流程的责任关系，对其过程、结果进行有效监督管理，加强人与组织的财、物、时间、信息之间的效率，在实现个人形成良好的、长期的工作习惯，进而形成人与事与物之间个人效率提升，从而达成组织整体效率提升，最终提升组织的执行力，增强竞争力。

用友致远A6协同管理软件有机融合东西方行为管理思想。

西方管理以“法”为重心，强调精确、量化、分解、逻辑和规范，形成以制度为主体，倡导科学主义的管理原则。

协同管理以流程管理、规则管理、授权管理、时间管理、计划管理、知识管理应用等体现西方管理特征。

东方管理以“情”为特质，强调“崇义为本”，即人无“信”不立，人无“义”不正。

体现以“以人为本”、追求因和果的人文主义管理哲学。

用友致远A6协同管理软件中以“人”为中心的设计、刚性流程与柔性规则的结合、事务处理中垂直管理和全程可控的策略都体现东方的管理特征。

在“中学为体、西学为用”的原则上，有机地把西方科学的管理方法与深厚的中国文化相融合，创造出一种“情、法、理”和谐统一的管理新境界，这是现代园区管委会管理的追求、也是协同管理软件的发展方向。

二.1.2可集中、分布式办公的灵活机制

可根据需要灵活搭建园区管委会的协同办公系统，又可以通过内部平台和交换中心，将其他子系统有机整合在一个大型协同应用平台的灵活架构和应用机制。

二.1.3完善的自定义功能

系统中的各种管理表格/表单、流程设计、格式、公文红头、收发文单都可以完全按照单位自己的格式和样式进行自行设计，方便地将组织自身的管理体系融合在系统中。

二.1.4完备的公文收发文和公文交换

公文管理具有从发文管理、收文管理、公文交换、公文督办、公文档案和公文统计的全过程的完备应用，后面将在相关章节进行详细介绍。

二.1.5简单易用、易实施、易维护特性

产品特有的易用性设计，在拥有完备功能的前提下，对应用界面精心设计和打造，对各项日常办公管理应用进行高度抽象和模型提取，采用少数万能功能模块满足日常办公中80%以上的关键性、经常性应用，使得易用性大幅度提高。

同时采用先进的技术封装和打包等手段，实现了产品的“一键式安装”及数据自动备份等功能，极大地提升了实施效率和可维护性，降低了实施风险。

二.1.6与其它系统方便地整合、集成和扩展应用

系统采用关系型数据库，多层体系结构，同步国际的基于WEBSERVICE的SOA和以AJAX为技术核心的WEB2.0等的先进网络技术实现。

接口间采用国际统一的基于XML协议标准，可以与其它系统进行方便地整合。

二.1.7严密的安全性和认证体系

严密的安全体系，集成CA认证技术、支持防火墙、VPN等的专业防护，包含数据库安全、系统数据安全和附件加密、应用服务器安全、传输通道安全及身份认证等五重防护措施，多种安全认证，确保服务和应用安全。

第三章产品功能及模块设计

三.1产品功能模块概述

个人工作桌面管理：

提供个人首页和单位首页，个人首页提供个人待办事项和跟踪事项提醒，单位首页提供单位新闻、公告等；可定制日程安排、系统模板、关联系统、关联项目/关联人员、单位知识库、公共信息发布、员工讨论区等各类板块；同时首页可以象QQ、MSN等软件一样最小化到WINDOWS系统托盘并可以实现开机自动登录和系统新信息自动提醒并实现Word/Excel/PowerPoint/Outlook直接转发到系统流程。

协同工作：

可实现工作安排、工作汇报、项目审批、内部行政审批、信息专报、工作简报、重要情况反映等；对各种工作中间的协作、申请、批复、工作汇报、任务下达；图片、视频、文档等各种资料传递；各种信息传递、各种审批流转、报送；各种财务、人事、设备、行政、质量、安全、生产报表的数据采集、传递、查询和统计。

流程制订、流程申请、流程监控、流程批复。

公文管理：

包括公文收文、发文、单位部门间公文交换、公文督办、公文信息管理、公文统计、公文归档及公文档案查询等

表单管理：

可以根据园区管委会的实际管理要求，设计相关的行政管理、投资项目管理、生产管理、报表管理、人事工资管理、设备管理、电话记录、接待、考核、干部任免等各种审批表格的流转、审批、查询和统计等

知识管理：

可开设政治学习、法律文件、安全文件、规章制度、网上教育、技术知识、电子书库等栏目

行政管理：

可实现物品申请管理、车辆安排管理、会议室安排管理、通讯资料管理、员工事务管理、员工资料管理、在线申请物品、查询本人值班时间、安排本人工作计划、日程安排和进度等

单位信息发布：

可开设时事新闻、园区管委会新闻、最新通知、奖励表彰、网上调查、投票表决、员工论坛、专题讨论、留言簿管理、通告信息管理等栏目

信息传递：

可以相互留言、在线交流、在线提醒、短信提醒等

关联系统整合：

可以完成与外部系统之间的整合，实现书籍购买、飞机票火车票查询、与各种业务网站、上下级单位网站连接等

这些信息资料包括各种文字、图片、照片、音像等资料，资源丰富，为员工们提供大量的新闻、图片、文件、信息资料检索等服务，使员工们可以浏览到国际、国内的最新动态，了解外部情况，及时收到本系统的最新通知，遵守各项规章制度，学习网上所提供的计算机硬件知识和软件知识，对新闻、工作等方面内容进行交流，提供意见和建议等，及时完成领导交办的各项工作；使各级领导可以方便地对各种交办工作进行跟踪、督办，对下级的各种报告、汇报、申请进行快速审批，有效地提高了广大工作人员的沟通和交流效率，强化了园区管委会的审批和管理制度。

三.2系统管理

协同办公管理系统的操作人员分为系统管理员、部门管理员、文档管理员、表单管理员、公文管理员、人事管理员以及U8管理员和一般操作员等。

可方便地对使用单位、部门、人员、岗位以及流程、栏目等内容灵活定义，对人员可以进行批量倒入，支持一人多岗以适应实际工作的角色需要，通过一定的配置就可以实现系统的适应性，保证系统维护的简易性、应用程序及接口的一致性。

设置专门的文档管理员角色并按照实际需要就进行分级文档权限的管理，可以采用多种方式确定相关的角色权限，以确保信息安全。

对使用单位、部门、人员、岗位以及流程、栏目等内容灵活定义，通过一定的配置就可以实现系统的适应性，保证系统维护的简易性，应用程序及接口的一致性。

◆可以设立部门系统管理员。

部门管理员可以对自己部门的人员及权限进行管理，可以配置部门人员的相关功能、人员岗位调整，适应实际办公的需要

◆可以支持批量导入方式。

有大量人员需要录入的时候，可以采用批量导入方式，大大减轻技术部门的负担

◆提供文档管理的分级授权。

系统文档管理员作为系统中资源中心的最高权限，可以通过分级方式将权限逐步下放，使得系统能够按照级别和相关业务来进行灵活的权限分配，做到看该看的，看能看的。

◆提供表单管理的分级授权。

表单作为园区管委会中与业务关联最紧密的工具，普遍应用在各种业务部门，表单的分级授权保证了各部门可以根据自己的实际需要制作适合自己部门的表单和管理流程，有效地提升了部门管理的有效性。

◆提供公文管理员设置。

公文管理员与传统公文收发员对应，保留了园区管委会对内外公文的管理的严谨性

◆提供节点权限调整设置。

对流程节点的调整，保证了能够按照园区管委会自身的管理环节名称来设定管理流程，使员工不需要学习就能掌握相关工作流程的含义，方便管理流程的推广。

◆人员基本信息、权限和主副岗位，包含用户标识、登录口令、用户名称、年龄、性别、电子邮箱、单位、部门、职位等。

同时对所建立的人员进行权限的定义。

支持一人多岗。

◆提供格式设计。

万能的格式设计，能够完成园区管委会目前所有流通中的各种文件、资料、简报、工作汇报、信息采集的各种文本格式，保持原有的风格

◆提供园区管委会邮箱设置。

◆提供系统日志统计。

◆提供印章管理工具。

完整的印章管理工具，方便的导入符合国家标准的各种印章，并保证印章的合法性和安全性。

◆提供公文文号管理。

自动按照单位公文的编号方法进行编号，减少了查找的困难。

系统可以实行灵活的权限分配和系统设置规定为系统管理员有权修改系统设置，但涉及安全的信息资料如资源中心的管理，可以由最高管理者决定权限的分配。

三.3日常公共办公平台

包括园区管委会页面和个人工作页面。

该页面可以根据需要自行进行定义，方便工作。

园区管委会页面体现为园区管委会公共信息视窗，可定制包括共享文档、最新动态、新闻、公告、调查、园区管委会论坛、领导专栏等内容；可以提供园区管委会的各种公共信息，包括单位的相关信息、单位的行政任免、单位的业务状况、业内新闻、单位新闻及各种调查问卷。

并且提供完整的员工社区，方便大家交流。

个人页面为个人工作界面，包括个人日常待办事项和跟踪事项提醒、个人关联项目管理及人员配置。

个人的各种模板的快捷调用、各种会议通知、计划管理、时间管理、事件提醒等多种内容。

能够方便的进行公文管理，会议管理，制度管理，资质管理，办公用品管理，通讯录，车辆管理，党群工会管理，园区管委会论坛，电子邮件等功能的操作。

系统应可以方便地进入到单位的其它系统，如视频会议系统、监控系统、党群工会管理系统等。

全国首创的设计使得系统可以通过独立登录或将窗口最小化，形成在windows界面中的托盘，启用时通过框架调用IE并传递相应权限信息，调用相应功能发起协同事件。

通过该功能实现整合桌面，要整合OFFICE系统以及Outlook，Word、Excel、PowerPoint这些Office系统中最常用的工具，通过集成Word、Excel、PowerPoint作为文件、附件的编写器，可有效完成信息的集成；这种人性化的设计，极大地方便领导登录并不进入浏览器也可以随时进行消息提醒，同时最小化托盘程序还提供多种方便的功能：

◆发送协同：

直接进入协同新建页面

◆发送公文：

直接进入公文的发文或是收文

◆批量上传文件进入到我的文档和单位文档中

◆设置手工登录、自动登录、开机登录三种登录协同方式。

Office打通：

在word、Excel、PowerPoint文件中嵌入系统，在编辑文件后可以直接通过系统发送到协同、公文，上传到文档管理中。

三.4协同工作管理

协同工作单元是组织内部员工间的协同工作平台（包括异地分分支部门协同），是日常办公最基本的工作形式。

支持各种模式和格式的简捷的文字编辑，包含工程项目管理、人力资源管理、经营管理、园区管委会资源管理等各种审批信息流转、可以方便地完成意见加载、然后可以通过双方的多次振荡回复，将各种事件进行反复确认交流，确保信息不失真；

各种格式附件比如生产图纸、产品资料等上传、图片粘贴等，支持协同和邮件的互通。

协同工作单元还应该能够实现自建流程、调用各种模板流程、自建个人模板格式和模板流程、调用格式、制作各种表单、导入表单、为表单捆绑多种流程、调用统计表单等功能，以完成本单位的资料传递、审批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容。

具体特点如下：

●图形化流程：

可以图形化的方式，由客户端灵活地自建流程等。

方便地快速发起，实时监控。

●分支流程：

可以整合多个流程，可以在选择支点进行多种数据类型的条件判断，除数字类型判断外，还必须支持非数字类型。

自动地根据职务级别、岗位、部门等条件来选择相应的管理流程。

Ø1、系统模板定义：

协同、公文模板的分支流程定义（普通模板分支流程二种分支条件定义，表单模板三种分支条件定义）；

Ø2、分支条件定义：

A自动条件：

支持部门、组、岗位、职务级别的组合条件定义；B自动数据条件定义：

对表单的数据项的主表字段和重复项字段设置逻辑表达式；C手工分支，由处理节点来选择后续流转分支；

Ø3、分支流程增加强制条件，设定为强制的分支，由系统根据设定条件自动判断分支条件满足或不满足，流程处理者不能进行手工选择修改；

●丰富的流程策略：

可以终止、回退、回收、撤销、加签、知会、转发和重复发起等。

●协同振荡回复：

发起人可以在流程结束前添加正文补充，处理人可以在流程结束前对已经回复意见的协同进行振荡回复，回复的意见可以设置为隐藏（隐藏时只对发起人、回复人可见）；打印振荡回复的讨论意见；

●流程查看功能：

在流程查看中可以对流程内的所有流程参与人发送在线消息；

●可以使用统计表单，完成对表单数据的交叉统计和汇总统计。

●可以图形化的方式对协同流转进行全程跟踪、催办、查办协同的处理等

●协同支持OFFICE功能，提供手写签名识别、WORD、EXCEL等对正文的处理等功能扩展。

●协同转日程：

查看已发协同时,转化为日程的系统出现在处理人的日程事件列表中。

●内部协同与外部邮件可以互相转发。

●协同进行归档和预归档。

三.5公文管理

公文流转作为办公室工作的重要内容，也是OA系统的核心部分，功能包括收文管理、发文管理、部门发文及流转、跟踪、督办等；内容包括各种下发和上呈的公文、信息的通报、会议通知、应急通知等。

要求必须实现公文稿纸与正文分离，通过公文流转系统实现收发文管理的自动化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题。

具体要求如下：

●收文管理：

进行收文处理，实现收文的登记到办理的全部过程；支持两种方式建立公文流程：

一种是调用公文模板来建立；二是由公文收文登记人员自定义公文传输流程；全面支持公文节点的自定义。

●发文管理：

进行发文处理，实现发文的登记到审核办理的全部过程；支持两种方式建立公文流程：

一种调用公文模板来建立；二是由公文收文登记人员自定义公文传输流程；全面支持公文节点的自定义。

●公文交换：

发文封发完毕，进入公文交换发送到各个公文接收单位，公文接收单位进行公文的签收；支持查看发送单和签收单；

●公文督办：

公文拟办人员在处理公文时可以指定该公文的督办人和督办期限，被指定的督办人员可以对公文的流程进行改变；

●公文单催办功能：

可以进行催办，并对催办记录进行查看；

●公文档案：

进行公文文件存储，提供公文组合查询；

●公文统计：

支持依照公文的收、发文状态进行统计和查询；支持收文统计、发文统计、归档统计、已封发和流转中发文查询；同时支持公文单的摘要、处理情况、备注的信息填写。

该功能权限授予公文收发员；

●痕迹保留：

提供全面的键盘批注和手写批注的痕迹保留，在进行修改文字时的全痕迹保留，包括键盘修改和手写修改的痕迹保留。

将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改；

●手写批注：

提供全面的键盘批注和手写批注功能；

●电子签章，签名：

支持电子签章和手写签名；提供安全的电子签章，签名管理和盖章、签名功能，在文档上任意地方加盖签章（单位印章或个人手写签名）；

●文档清稿：

实现草稿和文档对照功能，进行文字清理；

●套红封发：

实现封发时公文文头信息修改；发文支持实现自动公文红头套用；

●公文节点权限:

定义公文流程节点名称和操作,切合实际公文流转过程名称；

●公文文号管理:

实现建立公文收发文自动文号；

●印章管理：

可实现对电子印章的统一管理，分配/收回用户签章权限、访问记录等；

●公文管理员统计功能：

单位公文管理员可以形成公文统计表；

●公文模块二次开发接口：

提供外部公文导入的SDK开发，交换中心webService接口。

三.6表单管理系统

该功能主要完成单位的申请类、统计采集类、资源类、静态表单类从填写到审批到统计的全过程。

包括：

财务日报表、周报表、月报表/安全报表/费用申请/特价申请/普通发票申请/增值税发票申请/费用报销/差旅申请/报告流程/合同审批/采购申请/固定资产报废申请/公务联络/办公用品申报/公章借用/接待申请/用车申请/培训申请/部门用人申请/人员调动申请/员工奖励审批/员工违纪处罚报批/员工转正审批/加班申请/考勤汇总/出勤补登/请假申请单/工作交接/重要工作请示单/空白合同申请、合同分包申请、单项工程考核单/调转/退休会签单/人力资源材料借阅表/考勤表（可提取数据形成工资表的一部分）/招聘需求表/招聘人才考核表/培训需求表/人员调动/起薪/止薪单开介绍信申请表/开法人委托申请表/协助投标邀请函/合同评审表/工程报告签发转运单/单项工程内部核算表/工程备案资料签发转运单等。

通过定义信息载体（表单）和切合园区管委会组织管理实际的应用流程，方便单位领导和各部门相关领导快速统计数据，了解情况。

三.6.1设计简单

通过word就可以任意设计表单图表，同时提供设计平台和丰富的控件类型（数字、日期、文本、复选、单选、流水号、重复项表格字段等），不需要专业开发语言，仅仅通过鼠标就可以快速完成设计，并可导入OA协同工作系统；此外还可以将表单样式导出到本地，再次导入时包括样式和表单元素均可一起导入。

三.6.2开放式

可以将设计和管理表单的权限下放到中层管理人员。

三.6.3表单审批流

将设计的表单与单位各职能部门的管理规定结合，快速定制出审批流；并可以针对相关部门、级别、岗位、个人进行授权。

表单还支持并发流程。

三.6.4统计方便

可以根据表单的内容进行任意的统计设置，并支持表单报表导出、支持结果转发协同和内容转发协同功能。

三.6.5可以穿透查询

领导对表单统计表中异常的数据可以直接进行查询数据的来源和处理内容。

三.6.6表单与其他系统关联

表单审批流可以存放在资源管理中心。

三.7人力资源档案管理

企事业在日常办公中对于人员的基本信息、薪酬记录、招聘管理、培训管理及工作经历等需要进行记录，同时在企事业中员工工作变动是经常的事情，员工转岗、调动、离职等变动人事信息也都要进行记录。

人事管理主要是加强人员基本信息的登记和管理。

同时可以完成对人力资源管理的各种申请表进行审批和流转，常用的如：

培训申请表、部门用人申请表、人员调动申请表、员工奖励审批表、员工违纪处罚报批表、员工转正审批表、加班申请表、考勤汇总表、出勤补登标、请假申请单、工作交接单、招聘需求表、招聘人才考核表、培训需求表、人员调动、起薪/止薪单、开介绍信申请表等各种表格等。

人事档案管理：

提供人事基础资料，联系资料,学习、培训经历,工作履历等信息记录；

业务管理：

人员转正单，入职单，离职单，调职单等变动信息的记录；并提供将相关信息转发协同；

人事检索综合查询统计：

进行人员花名册的查询和相关信息的统计；

日志管理：

由HR主管查看HR操作员变更人事数据的记录日志查询；

HR操作员管理：

由HR主管负责分配HR操作员和相应的功能操作权限，可以设置多个人事档案管理员。

自定义信息：

自定义人事档案扩展信息,自定义人事枚举数据；如可以根据需要任意自定义新的管理信息，比如党员登记、离退休管理、工会会员管理、员工奖惩记录等。

三.8项目审批

对各种项目报批文件传送；项目建设计划及进度情况；临时下发的各种通知及需报送的数据；安全文件、通知、工作检查简报等；安全信息发布；安全工作月报表；伤亡事故报表；各项安全工作完成情况反馈及未完成工作说明、计划等；安全教育及安全技术措施；基建项目建设基本内容；各项建设进展及计划（动态管理）；项目申请立项计划；产财务快报表（月报）；财务指标（月报）；水消费、能源消费表（月报）；主要经济指标（月报）；系统产量表（月报）；实业法人月报表；订货情况月报表；其它临时报表填报及传送。

三.9关联项目管理

关联项目管理主要是指作为项目的管理者或项目成员对投资项目、管理项目、等项目的过程控制，而非指具体某一类别的项目细节过程管控，针对所用项目而言，其宏观管控内容涉及如下：

结合ISO质量体系对项目进行全面管理，对项目的登记—〉项目的资金情况—〉人员安排情况—〉相关表单全过程及资料文档进行管理。

项目沟通管理：

项目沟通的文档、留言、协调文件，项目过程、监控、变更、收付费等审批流程