SAP物料分类账的应用.docx

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SAP物料分类账的应用

物料分类账的应用

背景分析

中国会计准则规定，对存货的核算必须采用历史成本法，即实际成本法，如果企业采用计划成本法，例如标准成本进行日常核算，应当在月末结算成本差异，或将计划成本调整为实际成本。

为满足中国的会计准则，在传统的手工帐时代，对于业务量较大的企业，人们更倾向采用“加权平均法”计算物料实际成本，即在物料发生业务时，产生的凭证只有数量，不包含金额，当月末计算物料的实际成本后，再补齐整月凭证；另一种处理方式是“先进先出法”，但这种计价方式工作量大，适合于业务较单一的中小型企业。

从效果来看，这两种结算方式并没有真正的体现出财务管理的思想，因为技术条件的限制，这些做法只是机械的迎合会计准则的需要。

管理学认为，对企业财务的控制应当分为事前计划，事中控制及事后分析，而单一的事后核算对企业现代化发展，毫无帮助。

所以，采用标准成本法进行计价，为绝大多数咨询公司所推荐。

在SAP系统中，如果物料的计价方式为标准价，并且系统没有启用物料分类帐功能，当业务发生的实际价与标准价不一致时，系统会自动计算差异，并将这笔差异计入表外科目，这些差异通常会在月结时，手工分摊至销售成本和库存子项目中。

但这种做法并不能够使企业了解每种物料的实际成本，因为分摊差异并没有对应到具体的物料。

如何在SAP中计算出物料的实际成本？

如何才能将差异，分摊至每一种物料？

带着这两个问题，我们进入下一阶段的讲述。

启用物料分类帐的前提

对于差异的处理，SAP提供了多种解决方案，下面，我们将以采购差异为例，对比不同的处理方式，从而明确启用物料分类帐的前提。

下图是进行采购收货时产生的会计凭证：

可以看到，因为采购价与标准价的不一致，产生了-4095.82元的材料采购差异，对于这笔差异的处理方式，我们可以采取的措施有以下几种。

结转至销售成本（新奥月结也是将本月的材料差异分摊到销售成本中）

如果差异较小并且相对平稳，我们可以将所有差异直接通过手工帐的方式，直接结转至销售成本。

在西方国家，这是一种非常普遍的差异结转方式，但在目前中国的会计制度下，这种方式仍存在争议。

这是传统手工帐时代的思想，这样做的好处就是：

简单。

坏处就是：

过于简单。

如果差异较小，这样做是可行的，但在目前激烈的市场竞争环境中，采购压力越来越大，随着近年来不断升高的通胀压力，工业原材料的价格水涨船高。

价格的波动将直接导致差异的增加，如果将巨额的差异直接转至销售成本中，这将直接影响本月的损益，导致利润虚低，这将成为审计上的风险，同时，这也限制了企业对物料实际成本的管理。

期间分配法

从上一种方法中，我们可以了解到，当采购差异很大时，我们原则上不允许将差异直接转至销售成本中，我们采取的方式是，将差异在销售成本和物料中进行分摊，举例来说，如果本期共生产A物料100PC，销售60PC，40PC存入仓库，采购差异为200元，则销售成本需分摊120元差异，库存应承担40元差异。

其中，库存所承担的差异，又将经过多级滚算，分配到不同的产成品、半成品、原材料中，从而还原出物料的实际成本，并将另一部分差异，结转至销售成本。

目前存在的问题

如果需要在SAP中实现期间分配法，我们可以采用物料分类帐，来实现所谓的“成本还原”。

但物料分类帐也有一些不足之处。

如果要使用物料分类帐，建议使用标准价格体系，因为移动平均价已经是一种实际价格，不需要进行还原。

并且如果使用了物料分类帐，所有物料的标准成本，必须在当月物料发生业务交易之前进行修改。

原因是物料分类帐计算的逻辑，是以标准价为唯一标准，经和实际价对比后计算差异，修改标准价格将导致计算差异依据的变更。

所以财务部门必须提前规划好标准价格的发布时间。

物料分类帐对企业后勤业务的管理水平，有相当的要求。

因为如果要将差异正确的进行分摊，那就必须指定每一笔差异所对应的物料、发生原因等关键数据。

某些不规范或不合理的业务，将直接影响差异分摊的正确性。

例如盘点差异，如果企业每月都会进行盘点，实盘库存与系统库存差异巨大，这部分差异将无法正确的进行分摊，导致实际成本的不正确。

除此之外，因为物料分类帐关于库存差异的分摊是层层上滚的，如果产品BOM的层次比较复杂，半成品较多，很可能导致系统运行缓慢，影响月末CO结算速度。

综上所述，启用物料分类帐的前提有：

Ø采用标准价格对物料进行管理

Ø企业材料采购差异较大，价格不稳定

Ø企业物料数量较少，BOM结构较为简单

Ø企业管理规范，有能力建立相关配套制度

注意：

原则上如果物料使用移动平均价时，也可启用物料分类帐，但移动平均价反应的已经是实际成本，所以启用物料分类帐的意义不大。

物料分类帐差异分摊原理

首先明确一点，无论是否使用物料分类帐，只要系统使用了标准价格甚至移动平均价，发生业务时都有可能产生差异。

简单的说，物料分类帐不会对差异的产生造成影响，物料分类帐真正的作用是规范了差异的分摊，并利用分摊的结果，计算物料的实际成本

差异类别

在讲述差异分摊的原理之前，首先需要介绍的是差异的类别，物料分类帐中，差异分为两类：

单层差异、多层差异。

简单的讲，单层差异就是物料自身所产生的差异，例如材料采购差异、生产订单差异、发票校验差异、期初导入差异等。

多层差异一般是由这个物料的下层物料分摊而来的差异，例如生产订单中，投入到这张订单中的物料所差生的差异，这部分差异主要由BOM结构来确定，位于BOM底层的物料不会吸收多层差异，但会向他的上层物料分摊自身的单层差异，这笔差异对于底层物料来说，是由单层差异引发的，而对上层物料来说，是一种多层差异，所以多层和单层的概念是相对的，不能一概而论。

差异分摊原理

下面我们将举例说明差异分摊的原理。

假设产成品F001，该物料的BOM结构如下：

这5个物料当月进销存情况如下：

则这5个物料的差异分摊情况如下：

举例分析物料R003差异走向：

Ø首先原材料R003因为自身原因，产生了一笔300元的单层差异。

R003当期的消耗与库存之比为1：

2，所以应当上滚的单层差异为100元，应当被库存所吸收的差异为200元。

ØR003将100元的单层差异上滚至半成品H001，原因是H001是R001的上层物料，生产H001需要投入R001。

这100元便成为H001的多层差异，同时，H001因为自身生产而发生了100元的单层差异，并且H001还从R002吸收了20元的多层差异，在月末结算时，H001的总差异为100+100+20=220元。

ØH001当期消耗与库存之比为1：

1。

所以应当上滚的总差异为110元，应当被库存吸收的差异也为110元。

ØF001吸收了下层物料R001和H001共计160元的多层差异，与此同时，生产F001产生了80元的自身差异。

当月F001的总差异为50+110+80=240元。

Ø当月F001全部出库，因为F001是顶层物料，所以F001的出库被认为是销售出库，F001的240元差异将直接进入当期损益，即销售成本。

差异计算逻辑

目前差异的计算逻辑仍存在分歧，主要有两种计算方法：

Ø按照数量分摊差异；

Ø按照实际成本分摊差异。

按照数量分摊差异

简单的说就是按照累计库存与消耗之比分摊差异。

生产订单共消耗该物料3268件，当期累计库存为8998件，总差异为150，计算公式为：

当期消耗/累计库存×总差异=消耗承担的差异

按实际成本分摊差异

简单的说就是通过累计库存和当月差异，计算出物料的实际成本，公式为：

[（期初库存+当期收货）×标准价+差异]/（期初库存+当期收货）=实际成本

根据实际成本与当期消耗所对应的价格进行对比，计算得出消耗所应承担的差异，公式为：

（标准成本–实际成本）×消耗数量=消耗承担的差异

而库存承担的差异计算公式为：

总差异–消耗承担的差异=库存承担的差异

这两种差异计算逻辑的正确性有待进一步研究。

但广义上讲，第一种理解更具普遍性。

物料分类帐的前台操作

物料分类帐前台的操作，主要有两部分，分别为日常处理及月末结算。

日常处理的主要工作由后勤模块执行，关键在于规范业务流程，避免某些不合理业务的发生。

月末结算时需要注意的有：

Ø物料分类帐月结流程；

Ø处理未分配、未分摊差异；

Ø分析错误差异产生的原因。

物料分类帐的日常处理

在实施过程中，首先需要明确，企业中有哪些业务，是与物料分类帐有冲突的，例如物料转物料。

启用物料分类帐，是对企业管理水平的一次考验，如果企业内部的业务操作都是合理的、符合相关操作手册的，启用物料分类帐对企业的影响很小。

但如果目前企业的管理较为混乱，则有必要加强企业的内部管理，特别是生产、采购方面管理，并对现有业务进行调整，优化流程，保证差异的合理分摊。

所以在实施物料分类帐之前，建议对客户进行系统性的培训，内容除了常规的系统培训外，还应当包括一下几点：

帮助企业建立一系列规章制度；明确职责权利；严防不规范的操作发生，这类业务主要包括以下几点：

生产订单不规范的跨月投料

在使用SAP的过程中，物流与信息流之间，往往会存在一定的时间差，例如当产成品入库后，仓管员往往会在物料进入仓库一段时间后再进行系统过账，这在平日里对SAP的影响可能并不大，但在月末时，这种影响将是危害性的。

举例来说：

财务部门在月末关闭上月的物料期间，如果某企业采用的是先收货后投料的生产方式，在上月末，车间为了赶指生产标，将刚生产完毕的工件过账入库，而与此同时，原材料仓储部门却没有及时在系统中，将这部分料发至生产订单，导致这类订单有产出，无投入，该入库物料的实际成本将虚低。

所以建议在设计业务流程时，后勤顾问需要尤其关注月末车间的这类情况，及时制定流程进行规避。

非生产性成本中心领用物料

成本中心领用物料是常见的后勤业务。

发生这种业务可能的原因包括以下几点：

Ø车间辅料耗用；车间中某些辅料无法直接对应到生产订单，或价值较低无需耗用大量管理资源，将其搭建到BOM中。

这时，企业会将这些物料直接投入该车间的成本中心，月末通过作业价格重估将这部分制造费用分摊到当月订单。

Ø工件报废；某些企业的报废工件无法准确对应到订单，于是简化了报废流程将报废件直接发入成本中心。

Ø其他损耗；同上。

对于上述的成本中心领料，月末结算时物料的差异将直接进入所对应的成本中心。

如果是生产性成本中心，则差异会根据作业价格重估重新进入到生产订单，在该车间的生产订单中进行统摊。

但如果对应的是非生成性成本中心，则差异只能进损益，这不但有违我国的会计准则，更会使实际成本计算不准确。

物料转物料

物料转物料在企业中也是一种常见的业务，发生这种业务一般是由替代料，或主数据不准确而造成，使用物料分类帐后，将不允许这种业务的发生，原因如下：

首先举例说明物料转物料中的差异流转情况：

如上图所示，企业中发生两笔物料移动：

Ø第一笔为从物料A移动至物料B，移动类型为301

Ø第二笔为从物料B移动至物料A，移动类型也为301

也就是说，物料A、B互为上层物料，月末物料分类帐结算时，物料A存在一笔单层差异，因为物料A曾经转到了物料B，所以差异理应分摊至物料B，成为物料B的多层差异。

而物料B又转到了物料A，物料B所吸收的这笔多层差异又会被物料A所吸收，于是在两个物料间，差异无法进行正确分配。

订单技术性关闭的后续处理

企业中经常会发生这类业务：

订单投料后，发现制造出来的工件不是所需的，于是在订单没有任何产出的情况下，将其TECO，但不对已经投入该订单的物料进行处理。

这些物料的投入，在月结时会自动进入订单差异科目，但这些差异却无法找到吸收的对象。

如果投入到该订单的物料存在单层差异，则这部分差异也必须找到一个归集的对象，即这些物料的上层物料，但此时，这张订单已经关闭，上层物料没有任何产出，也就不能吸收任何差异。

于是，这部分差异将无法进行分摊。

按单物料的管理问题

在SAP中，对物料存在多种形式的按单管理，比如按单生产、特殊的按单库存及按单的结算等。

要保证这类业务的开展，必须在物料移动或其他相关单据发生业务时，指定相应的销售订单行项目。

对于物料移动来说，大多数企业都能够做到明确销售订单行项目，但对于某些非物料移动的业务，则明确难度较大，如发票校验，如下图所示：

该物料入库数量为1，但总差异达23万。

原因是该物料是一个按单的物料，物料分类帐能够区分按单物料和非按单物料的差异。

该物料按照订单收货，在发票校验时，产生了一笔23W的采购差异，但该物料并没有按照订单进行校验，从而，按单的发票校验的差异，直接进入该物料非按单的库存中，直接导致该物料非按单库存的实际价格异常。

总体来讲，物料分类帐的日常处理，主要可以理解为规范后勤业务，财务部门的工作主要是监控，所以我们可以将物料分类帐理解为一种工具，一种提升企业管理的工具。

物料分类帐的月末结算

通过对日常业务的处理、分析，月末时，财务部门需要对收集而来的数据进行整理、计算，并最终得出物料的实际成本。

物料分类帐的结算应该在结算生产订单之后，结转费用及出具报表之前进行。

在月结时，我们需要注意以下几个方面：

物料分类帐月结流程

物料分类帐的结算主要通过9个步骤执行，事务代码CKMLCP，如下图所示：

这个9个步骤的操作方式如下：

第一步：

确定月结的工厂

注意：

相互间有物料移动的工厂，必须同时进行物料分类帐的结算，否则将导致价格异常。

第二步：

选定备选工厂中的物料。

这里可以选择特定物料计算成本。

第三步：

确定物料计算顺序。

系统将自动确定计算差异的先后顺序。

第四步：

计算物料自身差异（计算单层差异）。

Ø如果已经执行过这一步，建议选择“不要处理”来跳过部分没有价格变动的物料；

Ø当单层差异导致物料实际成本改变过大时，可以定义警告及报错信息，及时了解价格变动幅度较大的物料；

Ø计算价格的基准可以是物料的标准价格，也可以是物料月末的移动平均价。

第五步：

计算多层差异

系统允许按物料、工厂、评估类型进行选择需要计算的物料

Ø可以按照差异的大小，发送警告或错误消息。

Ø当产生循环bom时，系统可以自动处理。

举例说明循环bom，如下图所示：

该物料消耗自身进行生产，导致了差异无法分摊，这是典型的循环bom，也是后勤需要避免发生的业务。

不过系统可以自动识别这些错误，并按照业务类型确定自身应当承担的差异。

当差异异常导致物料价格为负时，系统能采取备选取价策略，防止负价格的出现。

一般来讲，当物料的实际价格为负时，系统会自动不吸收这笔可能使物料价格为负的差异。

这笔差异将成为一笔未分摊差异。

第六步：

计算物料实际成本。

执行计算程序，计算物料实际成本，该步骤可以理解为测试运行，不产生任何凭证。

第七步：

产生差异凭证，将差异进行过账。

当确认实际成本后，系统将根据上一步的结果，产生差异过账凭证。

第八步：

将实际价格发布至物料的标准成本。

注意：

在项目中一般不将实际成本发布至标准成本，原因有两个：

Ø物料分类帐结算一般在月结尾进行，而月结一般需要3-10天，所以当实际成本计算完毕后，已经不能发布至当月的标准成本，失去发布意义。

Ø标准成本一般作为物料的考核价，长期不变，而实际成本可能会因为当月的价格波动而改变，所以发布意义不大。

物料分类帐月结后续处理

分析物料实际成本

在完成第六步后，建议使用值流监视器，事务代码：

CKMVFM，如下图所示，对物料实际成本数据进行分析、核对，如果发现差异异常的物料，可以在正式差异过账前对后勤业务进行调整。

调整完毕后，按照调整内容，如果涉及成本中心或生产订单，则可以考虑对生产订单重新结算。

如果涉及面不广，则仅需对物料分类帐重新结算。

调整完毕后，再进入到第七步。

通过值流监视器，可以查看物料的差异分摊情况，如果出现金额较大的未分配为分摊，则可以使用CKM3寻找差异原因，并加以修正。

当确认结算没有问题后，完成第七步凭证过账的操作，然后使用F-02对差异科目的尾差进行结转。

使用报表工具查看后台配置的差异科目。

结算完毕后，这些科目可能会存在小额差异，必须将这部分表外差异科目的余额结转至表内，建议可以直接结转至当期损益。

会计分录如下：

借\贷：

待摊费用-成本递延差异或相应损益科目

贷\借：

手工差异转出

其他消费重估差异（COC）

同时，如果存在成本中心领料，则可能会有差异过账至成本中心，而此时的生产性成本中心已经通过作业价格重估清零，所以需要手工将这部分差异转出，并在下月冲回，或者直接进入当期损益。

借：

待摊费用-成本递延差异或相应损益科目

贷：

成本中心余额转出

然后，将物料分类帐计算得出的实际成本传输至获利能力分析中，事务代码：

KE27

注意：

如果需要完成这步，获利分析需要有相应配置，保证COPA的报表中有实际成本的相关字段，在此不再赘述。

至此，物料分类帐月结结束。

系统环境的变化

启用物料分类帐后，系统会更新所有物料主数据，当物料发生任何收货或发料，系统都会自动产生一张物料分类帐凭证，如果有价格修改，系统还会增加一张价格修改凭证。

物料主数据的变化：

下面是启用物料分类帐后，物料的会计1视图：

从上图我们可以看到，物料除了标准价外，还多了一个周期单位价格。

这个价格类似于移动平均价，不同之处是，这个价格仅在一个周期内有效，我们可以简单的理解为，这是物料在某个期间内，计算得出的移动平均价。

价格确定字段用来控制物料的价格类型，为S还是V。

当价格确定为2时，物料可以使用V或者S作为计价方式；当价格确定为3时，物料只能使用S标准价作为计价方式。

价格确定由后台配置确定，在启动工厂时，自动默认至物料主数据中。

在物料发生业务之前，可以使用CKMM进行批量更改。

如下图所示：

系统内凭证的变化

启用物料分类帐后，当企业内有关于物料的业务发生时，系统会自动代出相关凭证，这里举一个比较复杂的例子，当物料价格发生变动时的凭证：

从上图我们可以看到，有两张物料分类帐凭证，第一帐时传统的物料交易凭证，第二张为物料价格变动凭证，如下图所示：

这里显示180********60这个物料的价格被修改，系统会根据新旧两个价格自动算出库存价值差异。

同时，我们可以在CKM3中对这个物料的价格进行详细的分析，CKM3界面如下所示：

在这里我们可以了解某物料在期间内的情况，包括以下四种数据：

Ø期初库存：

月初的库存量；

Ø收据：

期间内入库的物料；

Ø消耗：

包括对生产订单的消耗等日常物料消耗；

Ø期末库存：

期末物料的库存量。

差异科目的设置

如果不启用物料分类帐，一般企业会将差异科目设为成本要素，当差异发生时，通过OKB9将差异科目按照不同公司，分配至相应的成本中心，月结时，再将差异进行手工结转，如下图所示：

而启用物料分类帐后，差异科目一般设置为资产负债表科目表，表外科目，月末通过物料分类帐的结算，将差异科目调整至表内，具体配置方式详见后台配置一章。

物料分类帐后台配置

关于物料分类帐的后台配置，主要分为下几步：

Ø启动工厂；

Ø激活物料分类帐；

Ø定义材料价格更新结构；

Ø激活物料实际成本核算；

Ø配置自动过账。

下面我们将针对以上五条操作，逐一进行解释。

启动工厂

T-code

CKMSTART

路径

会计>控制>产品成本控制>实际成本核算/物料分类帐>环境>生产启动>将评估范围设置为生产

进入工厂选择界面：

定义所要启用物料分类帐的工厂，以及该工厂所使用的汇率类型，运行后产生以下结果：

这里我们可以看到，3210及3310两个工厂已经启动生产。

注意：

该操作不可逆，执行该操作前，请确保FI、CO货币已经配置完毕。

如果启动工厂后对货币进行调整，将导致工厂物料无法移动！

激活物料分类帐

激活工厂的物料分类帐功能。

T-code

OMX1

路径

IMG>控制>产品成本控制>实际成本控制/物料分类帐>激活物料分类帐的评估区域

在下一级菜单中，选择进入以下界面：

选择激活3210及3310工厂的物料分类帐功能。

然后，进入价格确定选择界面：

Ø选择2时，物料价格控制可同时被定义为移动平均价或标准价。

Ø选择3时，物料价格控制将只能选择标准价。

完成配置后，系统会对该工厂下所有物料进行更新，可以从物料主数据会计视图1中发现以下变化：

Ø在物料发生业务之前，允许批量进行修改物料价格确定。

有业务发生之后则不允许更改。

具体更改方式详见“系统环境的变化”一节。

Ø

这里显示ML作业已经被激活。

同时，我们可以点击直接进入CKM3物料分类帐价格分析。

注意：

推荐使用类型3作为价格确定。

激活完毕后，需要定义物料分类帐使用的货币类型。

T-code

OMX2

路径

IMG>控制>产品成本控制>实际成本控制/物料分类帐>分配货币类型给物料分类帐类型

进入后界面如下：

首先，自定义ML类型的编码

然后在上打勾，这里表示物料分类帐的货币与FI及CO模块一致，如果需要手工修改，则取消这两个选项而在打勾，这时，我们可以在

处自定义货币类型，不建议使用所以这里不再赘述。

注意：

启动工厂时，系统会读取这里的物料帐货币类型，如果物料分类帐货币与CO或FI货币不一致，将导致严重的后果。

因为启动工厂操作不可逆，除非删除所有业务数据后使用程序RKALLEWS重置货币，其他没有任何解决方案。

报错如下图所示：

当运行程序RKALLEWS时，系统首先会读取表COEP有无数据，这张表是记录CO模块行项目的表，如果发现有数据，则终止程序。

将上面配置的ML类型分配给工厂。

T-code

OMX3

路径

IMG>控制>产品成本控制>实际成本控制/物料分类帐>分配材料分配帐类型给评估区域

进入后界面如下：

激活工厂的动态价格发布

T-code

SPRO

路径

IMG>控制>产品成本控制>实际成本控制/物料分类帐>设置动态价格变化

启用物料分类帐后，标准价格只允许发布在下期，为了防止遗漏发布价格，系统允许使用动态价格发布。

举例说明：

A物料在1月份标记价格，滚算日为2月1日。

2月1日是没有通过CK24发布价格，如果启用动态价格发布，当2月1日后勤对A物料发生任何一笔产生会计凭证的业务时，会自动将新价格发布至2月1日，也就是说，在第一笔业务发生的时候，产生的会计凭证除了物料移动自身所对应的凭证外，同时会附带一张价格修改凭证。

进入后界面如下：

注意：

不建议激活动态价格发布，目前该功能存在bug，激活后将可能导致物料在主数据下的标准价，与物料分类帐中的标准价不一致。

系统响应如下：

使用事务代码：

CKMC，查找价格不一致的物料，如下图所示：

查看价格异常的物料，如下图所示：

可能导致这个BUG发生的原因有很多，常见的原因是：

Ø系统激活了动态价格更新功能；

Ø物料在存在一个有效的标记价格，但没有被发布；

Ø该物料发生业务，新的标记价格通过动态价格更新，发布至物料的标准成本中。

除此之外，CopyClient；修改FI或CO的货币类型等，都有可能导致这个BUG的发生。

注意：

目前这个问题没有很好的解决方案，对于生产机，建议联系SAP直接改表，统一两边价格；对于测试机，可直接重置物料分类帐，并取消激活动态价格发布，重置物料分类帐的方法参见本章最后一节。

与这个问题相关的NOTES有：

137499、757732。

定义材料价格更新结构

T-code

SPRO

路径

IMG>控制>产品成本控制>实际成本控制/物料分类帐>物料更新>定义材料更新结构

对物料分类帐进行结算时，系统会根