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销售合同及资料管理办法
销售合同及资料管理办法
第一章总则
第1条为了加强对营销合同及营销资料的规范管理,做好各部门的协同工作,保证企业的商业信息,特制定本协议。
第2条本办法适用于销售合同,报表、信息及相关资料的管理。
第二章购房合同签署及管理
第3条领用购房合同(以下简称合同)
(1)营销部合同内勤要据须要可一次性从区房管局购买一定数量空白合同,并登记合同编号,指定专人保管空白合同、并对领用者进行登记。
(2)因误填等原因作废的空白合同须交回营销部销毁,如有丢失,应及时告之营销部,并根据合同编号登报声明。
第4条购房合同签署过程
(1)购房合同由本企业法人代表委托授权人员负责签署,营销部应将企业留存的原件全部交由合同内勤保管。
(2)收取定金。
客户定金无论数额大小,一律由财务部收取,出纳(或专案秘书)应以最快的速度到达销售现场,时间不得超过30分钟,(或客户自行到指定银行指定帐户存入,带回存款回单)。
第5条合同条款的依据(企业方)
(1)合同面积以总工办出具的《暂测面积》为标准,以非标准分割单位出售,须经总工办测定,总经理签字认可。
(2)合同金额以总经理签发的《价格报告书》为标准。
以低于标准的价格出售时,须经总经理签字同意。
(3)付款方式、违约责任、设计变更、质量承诺、产权登记、物业管理、保修责任等各项事宜均以总经理签发的有关文件为标准。
(4)以上标准文件应交综合办存档,由财务部备份。
第6条合同更改
因某种原因更改合同的,经双方协商后(企业方必须经总经理同意)签署程序同上,作废合同处理办法同上。
第7条合同查询及使用
(1)营销部负责合同资料的准确性、及时性、保密性。
(2)购房合同的查询权限为总经理、副总及总经理助理、营销部经理、该合同签署人,财务部经理、综合办主任、合同管理员。
(3)调用或查看原件的权限为总经理、副总及总经理助理、营销部经理、该合同签署人,财务部经理、综合办主任。
其余人员须经以上人员同意,方能调用或查看购房合同。
第8条合同内容审查
营销经理及财务部以合同条款为依据,分别及时(二个工作日内)对每份进行审查,如有不符合标准的情况,须立即核实。
第9条建立客户档案,以便跟踪
(1)客户个人资料(如《通信方式明细表》、《生日情况明细表》)。
(2)每份合同变更情况(《客户合同更改申请表》、《批核单》、《业务处理单》、《催款单》等)。
(3)《客户合同执行情况表》。
第10条运用购房合同,跟踪客户
(1)根据客户合同的执行情况,合同内勤定期列出应收款明细及客户联系电话,交由售楼员催款。
(2)根据合同执行情况,合同内勤第周一列出待办按揭的客户明细,交由合同外勤(按揭经办人)催促并协助客户办理按揭。
(3)每月统计出客户生日明细,提供给客户服务人员安排寄送生日礼品。
第三章销售报表编制及管理
第11条销售报表种类
销售报表一般主要包括销售日报、周报、月报及来访来电客户情况、《客户合同执行情况表》、《销售价格监控情况表》等。
第12条销售日报的填制内容、时间及申报程序。
(1)填制内容:
当天销售情况、回款情况、办理预售合同情况、办理按揭合同情况以及更改合同房号、面积、总价情况、销售率、平均单位、回报率。
(2)填制时间:
第二天(工作日)上午10点前。
(3)申报程序:
以书面形式由报表填制人员交给营销部经理审核,再由营销经理发给企业经理及以上人员,财务部及全体售楼员传阅。
第13条销售周(月)报的填制内容、时间及申报程序
(1)填制内容:
本周(月)报的销售情况、回款情况。
(2)填制时间:
每周(月)首日上午12点前。
(3)申报程序:
以书面形式,由报表填制人员给营销部审核,营销部经理再发给综合办公室及各部传阅。
第14条来访来电客户情况的填制内容、时间及申报程序
(1)填制内容:
每天来访来电的客户情况,并做分拆,以图表形式表示。
(2)填制时间:
每周一上午12点以前。
(3)申报程序:
以书面形式由现场场专案秘书填制,报营销部经理审核,发给经理级以上人员传阅。
第15条合同执行情况表的填制内容、时间及申报程序
(1)填制内容:
销售的每个单位房号、面积、成交价、首期款、按揭款、各期付款时间和金额、逾期款。
(2)填制时间:
每天上午10点前统计前一天的合同执行情况。
(3)申报内容:
在销售专用电脑上共享,方便售楼员随时查阅。
第16条销售动态监控情况表的填制内容、时间及申报程序
(1)填制内容:
销售总情况、各房型的销售情况销售楼盘表、销售分析数据及判断。
(2)填制时间:
每周一上午10点前。
(3)申报程序:
以书面形式,由专案秘书填制,向总经理、营销部经理、财务部经理汇报。
第四章销售资料保密
第17条保密对象、价格制定策略、营销方案、广告计划、未施行的促销手段,任何关开销售资料的草稿等。
第18条认购书、合同档案由专人负责保管,在未征得营销部经理的允许下,不得将认购书及合同原件、复印件外传。
第19条未经上级主管允许时,售楼员不得带客户进入售楼中心各办公室。
第20条售楼员随时整理各项销售文件,把属于保密的资料保管完善。
第21条在接待大厅中,售楼员每天整理销售资料,除张贴的表格,外流的楼书外,其他销售资料(尤其是销售手册,实际销售楼盘表等)必须在每天下班前放进销售办公室保管,不得放在接待大厅。
第22条不得在复印机、传真机、打印机上留下任何销售资料。
第23条未经营销部经理允许,不得在其他部门留下任何销售机密性资料。
第24条不得把销售机密性资料透露给公司外各宣传媒体和任何公司,在不影响企业经营的情况下,由营销部经理统一对外口径。
第五章附则
第25条本办法发送对象包括营销部、综合部、财务部及售楼中心。
第26条本办法由营销部负责制定,修订与解释。
第27条本办法经营销分管负责审核,报总经理审批后执行。
(四)委托代理销售和开发方营销组织架构及岗位职责
一、组织架构
二、岗位职责
委托代销,公司营销系统岗位设置为:
营销部经理(兼售楼中心主任)专案秘书、合同内勤、合同外勤、客服专员。
三、岗位职责
(一)营销经理(兼售楼中心主任)的职责
1、基本任务
(1)充筹整个项目的策划、推广、销售运作、提高部门工作效率。
(2)指导、监督各小组的工作(根据项目的运作情况,将销售队伍分成若干小组)。
(3)协调与代销公司之间、本公司部门之间的沟通与协调工作。
(4)制定培训计划,提高营销队伍的整体素质。
(5)加强协调对外公共关系,提高项目的知名度。
(6)统计、分析、评估项目的销售状况、业绩。
2、主要职责
(1)下达公司的经营策略,方针及各项管理制度。
(2)根据公司经营计划,制定本部门间的周、日、季、年度工作计划及目标。
(3)协调与其他部门的沟通与协作,参因公司例会,提出有建议性的建议。
(4)制度部门各种管理规章制度,处理部门日常管理事务。
(5)主持销售例会,促进内部交流与合作。
(6)合理调配部门人力资源,运用有效的方法,激励下属员工的士气,充分发挥员工的工作能力及积极性,提高工作效率。
(7)做好有关销售的各项统计与分配工作。
(8)制定各销售报表,使其更切实、合理、有效。
(9)统筹制订本部门的各项合理化指标。
(10)催收客户专款,确保房款及时到位。
(11)深入一线销售现场。
了解销售现场的管理状况。
(12)依据考核奖惩办法,公平合理地处理所属人员的考核奖惩升降事宜。
(13)处理项目突发案件及重大纠纷。
3、组织关系
(1)辖销售总助批挥与监督,并向其直接报告。
(2)对属下管理权、监督权、承担对其工作的指导考核等职责。
(3)对公司经营项目的营销工作负责人员调配。
(4)以诚恳、友好的态度与其他部门协调、联系、并就其所提有关本部门工作询问、质疑予以解答。
(5)为完成本项目的工作任务,与其他有关方面建立与保持必要的联系。
(二)专案秘书(兼出纳)的职责
1、基本任务
(1)协助营销经理做好销售现场的日常管理工作。
(2)负责房款收取,督促催款工作。
(3)负责日、周、季、年度统计分析工作。
(4)加强自身工作计划性,提高工作效率。
(5)完成上级分派的其他工作。
2、主要职责
(1)协助营销经理制定工作计划。
(2)严格执行销售管理制度,协助营销经理指导、监督销售人员的销售工作。
(3)积极协助销售人员促成销售。
(4)完成销售中心的日常考勤、排班、值日卫生管好排等事宜。
(5)负责监督销售中心工作日志的填写。
(6)负责销售中心资料入库,出库登记及销售中心资料的补添。
(7)负责销售中心文具申领及管理。
(8)负责周边市场调查资料的档案管理。
(9)负责客户资料搜集、保管及每天客户情况的登记。
(10)负责监督样板房的使用、管理。
(11)负责现场宣传效果的跟踪、反馈联系等工作。
(12)认真履行现场收款职责
①确保现场收款的安全性、准确性、及时对款项进行有效与转移。
严格审核售楼员房款定金收取条款,正确具收据和发票,及时发现异常情况并主动处理。
②编制详细客户付款情况变动表,与合同条款相互配合,定时通知销售人员与客户联络进行缴款工作,对特殊付款情况进行详细记录,及时与销售员编制的现场销售报表进行核对。
③与公司财务衔接监督不得擅自与客户
④
⑤现场备用与各项支出严格控制,定时上报财务部。
⑥编制现金收支报表,与传达单一同交财务部。
⑦建立现金日记帐,对所发生费用、收取的房款等逐笔登记。
⑧做到日结日清,即每日下班前对库存现金与帐有现金进行核对工作。
(13)协助营造、控制日常销售现场的销售气氛。
(14)协助营销经理召开销售现场例会,做好会议记录。
(15)协助营销经理完成其他工作。
3.组织关系
(1)受营销经理指挥与监督。
(2)以谦虚、友善的态度做好与其他同事的沟通、协作工作。
(3)对本项目现场收款负责。
(4)为完成本身的工作任务,与其他有关方面建立、保持必要联系。
(三)客服专员的职责
1.基本任务
(1)搜集客户资料、建立客户档案。
(2)与客户保持经常、畅通的联系,解决产品销售问题。
(3)接受客户咨询解答相关疑问,提升客户满意度。
(4)提升企业的服务品质和能力。
提升品牌形象。
2.主要职责
(1)统筹安排交接等相关工作,审核已签合同,业主产权等资料。
(2)拟定收楼等相关通知书,控制内部工作相关操作时间及对客户的发信件时间计划。
(3)跟进、处理客户投诉、诉讼事宜,做好项目各部门及对外相关部门的协调工作。
(4)定期安排业主活动或家访工作、计划、安排派发业主节日礼品。
(5)完成营销经理交办的其他任务。
(6)统计维修、赔偿情况,并定期做报表。
(7)负责服务专线电话的接听、反馈意见的登记,解答客户、业主的资料,及时传达所接听客户申请及投诉意见。
(8)投诉资料输入、整理、归类、存档、汇总投诉内容,每日、每周、每日报表。
3.组织关系
(1)受营销经理指挥与监督。
(2)以谦虚、友善的态度做好与其他同事的沟通、协助工作。
(3)为完成本身的工作任务,与其他有关方面建立,保持必要联系。
(四)合同内勤
1.基本任务
(1)负责认购书、订购书、商品房买卖合同的领取,整理、发放及建立台帐;
(2)负责售房签收的资料准备、审查、送鉴。
(3)协助产权证的办理。
(4)整理归档的相关资料。
2.主要职责
(1)每日依据订购情况明细表准备预售合同。
(2)收到合同进行审查、复核、办理合同的盖章手续。
(3)对已签合同统一编号,一个客户一个文件袋,并填写《客户资料目录表》。
(4)按程序妥善办理更改、补充、退房合同的处理手续。
(5)承办合同查询。
(6)负责客户催款跟踪。
(7)根据公司要求对违约客户发出或提诉讼。
3.组织关系
(1)受营销经理指挥与协调。
(2)以谦虚、友善的态度做好与其他同事的沟通、协助工作。
(3)对合同档案资料完全负责。
(4)为完成本身的工作任务与其他有关方面建立、保持必要联系。
(五)合同外勤
1.基本任务
负责“商品房买卖合同”甲乙方签署局的房管局鉴证(备案登记)、银行按揭贷款、产权证的办理以及客户要求的公证事宜。
2.主要职责
(1)负责商品房买卖合同的政府鉴证(备案登记)的资料准备。
(2)负责协助需要银行按揭贷款或公积金贷款客户的贷款手续准备及承办。
(3)办理客户产权证手续及登记资料准备。
(4)客户要求公证的负责办理公证事宜。
3.组织关系
(1)受营销经理指挥与协调。
(2)以谦虚、友善的态度做好与其他同事的沟通、协作关系。
(3)对承办资料安全保密负责。
(4)为完成本身的工作任务与其他有关方面建立、保持必要的联系。
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