商务邮件写作步骤英文版.docx
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商务邮件写作步骤英文版.docx
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商务邮件写作步骤英文版
商务邮件写作步骤英文版
1、邮件开头称呼要恰当StartWithanAppropriateSalutation
Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”.It’spolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:
有些人写邮件不喜欢加称呼,甚至连简单的“你好”都忽略,直接开始正文内容。
孰不知就像在传统的信件上一样,写上称呼是一种礼貌的象征。
称呼可以这样写:
DearSir/Madam亲爱的先生/女士
DearMr.Johnson亲爱的约翰逊先生
HiSue苏,你好
HelloFred你好,福瑞德
Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer,“DearMr.Johnson”isprobablythebestwaytogo.“HiBob”isgoingtolookunprofessional。
称呼必须恰当。
若邮件对象是你未来的上司,“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。
像“你好,鲍勃”更适用于随意的场合。
Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou’rewritingtoafriendofafriend,using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted。
那么,是不是正式的用语就万能呢?
绝对不是。
若你给你朋友的朋友写邮件,那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。
Ifindoubt,“Dear[firstname]”willusuallyworkjustfine。
当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适,你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。
2、直奔主题GetStraighttothePoint
Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue,don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest。
相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论,所以你需要直奔主题。
如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友,开头先把你的建议亮出来,然后再用你的亲身经历来辅助说明。
Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis:
直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样:
I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions。
我现在正在写一篇要交给某某xx关于极致控件的文章,不知道您有没有时间回答3个问题呢?
Couldyousupplymewithaeforthefollowingproject?
可否对下面的设计项目进行引证?
I’dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?
我想和你谈谈修订的事。
这周二下午两点您有空吗?
I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday。
昨天会议上您要求的文件已附上,请查收。
Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestionestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply。
当然,你需要再增加更多的细节内容。
若将邮件重点放到内容的开头,你将收到更加及时的回复信息。
如果你的问题在邮件后头,收信人可能都不会意识到你在等他回复。
3、内容言简意赅KeepitShort
Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein。
尽可能将你的邮件内容写得简单明了。
文章太长不易阅读和吸收。
Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat’srequired.Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachment–you’llhavemoreflebilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily。
当然,你需要再增加更多的细节内容。
若将邮件重点放到内容的开头,你将收到更加及时的回复信息。
如果你的问题在邮件后头,收信人可能都不会意识到你在等他回复。
4、将内容编好UseNumberedPoints
Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forxxtance:
对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件,最好将问题一点一点的列举出来,以便于他人对每个问题作答,尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。
例如:
Couldyouletmeknow:
能否告知:
1、Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign
网站设计费用
2、Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure
网页设计加一份三页宣传册的费用
3、Whetheryoucouldplete#2bytheendofApril
您能否在四月底完成第二点所述工作?
It’salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed。
将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的,倘若你用一段话将几个点全部涵盖,那对方有可能会漏看其中的几点。
5、重新阅读一篇,校对拼写错误Re-readandUseSpell-Check
Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:
amissing“not”,forxxtance,couldpotentiallycauseproblems。
排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。
尤其当你用邮件来沟通专业性内容时,这样的错误就很尴尬,甚至有些失礼。
它可能改变你整个邮件的意思。
比如:
少写了个“不”,就可能会引起某些问题。
Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes–butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwon’tpickup.Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyou’vetyped。
因此检查拼写将避免你犯这些低级错误,但这里强调——不仅仅用眼睛检查,还得用大脑思考。
有些错误不一定能轻易检查出来。
如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能,一定要把写出来的内容再通读检查一遍。
6、充分利用邮件签名MakeYourSignatureUseful
Doyouhaveanemailsignature?
(That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail。
)Somepeopledon’tuseoneatall;othershaveafunnyeorfavoritesaying。
你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方自动生成)?
有些人从来都没有使用过它,但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。
Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:
无论你是为了工作还是私人聊天,加注签名对你和邮件接收者都有好处,因为这意味着可以:
Givingthelinktoyourwebsite
加上你的网页链接
Includingyourworkaddressand/orphonenumber
写上你的工作地址或电话号码
Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts
注上你的社会媒体工具帐号(例如博客,微博,论坛)
Puttinginalinetopromoteyourrecentbook/blog/product
宣传你最新的书籍,博文或产品
Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes(e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts)。
有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务(比如:
一个对朋友使用,一个对新结识的企业伙伴使用)。
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