会议室预约管理系统方案书说课讲解.docx
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会议室预约管理系统方案书说课讲解
会议预约管理系统
系
统
方
案
一、系统概述
为符合现代信息化的考虑,在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统,用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。
每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统,用于显示该会议的会议内容,参与人员等信息。
会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统,用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。
该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告,各种社会公共信息(如天气预报、新闻等公共信息)、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。
同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。
1.1什么是会议预约管理
●会议预约管理
线下型管理:
这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业,会议安排全部依赖人工的上传下达,还需要协调其他部门,对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。
线上型管理:
这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强企业,已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑,常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等,也有一些OA或ERP中集成这类应用。
这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调,是比较先进的会议管理方式。
●会议室管理
粗放型管理
这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制,可以随意在某个会议室召开会议,会议的召集和会议资源(投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务)有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。
这种方式在会议的协调性比较差,如果需要辅助工作配合,在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多,不利于办公效率的提高。
人工型管理
这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排,所有会议的召集和访客的管理,相关的会议资源也有此人进行协调。
这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理,但对整个工作流程来说,有依可寻,从而提高了会议室的管理效率,缺点是对于工作的“痕迹”管理来说,还停留在人工记录或简单的电子表格记录。
1.2会议管理趋势
二、系统功能
为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会议过程管理,特研发了这套“会议预约管理系统”。
该系统简化了会议室管理,灵活调度手段可以及时进行会议室预定,并且可以邮件或短信通知与会者确认。
所有用户无需安装和配置,因为系统就是基于B/S架构,直接通过浏览器使用。
2.1功能特点
●可对操作员进行增加、删除、修改操作,可以灵活设定操作员的管理权限。
●可自定义会议室名称,并进行增加、删除和修改操作。
可以设定会议室的使用时段。
可以设定会议室的使用权限,让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议。
●可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作,企业内部各部门按树状列表显示。
●可对企业员工进行增加、删除、修改操作。
可以直接创建企业员工的系统账户。
可以查询企业内所有员工的联系信息。
●操作员可以创建、撤销、恢复会议预定。
系统管理员可以操作所有会议记录。
●可以在日历上拖放创建会议,可以创建周循环会议和月循环会议。
●可以查询会议室的预定信息、并以日历的方式直观展示出来。
●可以汇总本周或本月内,关于个人用户参加的会议和预定记录。
●系统支持通过E-mail、手机短信等方式,对参会人员进行会议信息通知及提醒的功能。
●可以统计会议室的无效会议占用,会议的召开效率、会议室的使用率等。
●可对系统操作日志进行管理,查询所选时间段内的操作日志;记录系统服务的操作日志,会议状态、预约状态的操作和变化信息等;
●可实现数据库的备份,可修改用户登陆密码。
●会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容,也可以显示所有会议室的会议信息。
当没有会议召开时可以显示其他内容,如:
天气预报、多媒体视频、新闻资讯等。
●会议显示屏版面可以自定义,实现中英文显示;可以发送通知到会议屏上;可以远程开关会议显示屏,可以远程监控会议显示屏。
2.2系统优势
●会议进程免打扰
●会议安排无纸化
●会议信息电子化
●会议记录数据化
●使用状况对比化
●会议进程可视化
●操作使用图形化
●会议预约异地化
2.3系统界面
三、系统部署
会议室门口、咖啡厅、大堂等地安装一台显示器和播放器,播放器和显示器之间用VGA线连接,播放器网口插入网线设置好IP地址连入服务器。
会议系统采用B/S架构,安装在服务器里,网内的用户通过自己的账号进入系统进行会议预约。
所有的会议预约信息由播放器准时在屏幕上显示。
显示的内容样式可以自定义。
因为采用了B/S架构,服务器可通过企业内的核心交换机接入互联网,用户可以随时随地的进行会议预约操作。
3.1安装示意图
3.2安装实景图
四、会议显示
Beadwrks公司还组织各国的“芝自制饰品店”定期进行作品交流,体现东方女性聪慧的作品曾在其他国家大受欢迎;同样,自各国作品也曾无数次启发过中国姑娘们的灵感,这里更是创作的源泉。
三、主要竞争者分析
我们从小学、中学到大学,学的知识总是限制在一定范围内,缺乏在商业统计、会计,理财税收等方面的知识;也无法把自己的创意准确而清晰地表达出来,缺少个性化的信息传递。
对目标市场和竞争对手情况缺乏了解,分析时采用的数据经不起推敲,没有说服力等。
这些都反映出我们大学生创业知识的缺乏;
五、应用行业
7、你喜欢哪一类型的DIY手工艺制品?
5.1教育行业
利用会议预约管理系统安排会议和活动,简化调度和协调非教育活动策划,每个事件管理所需的所有设备和资源,以及用户之间共享调度信息化解决方案。
5.2法律行业
朋友推荐□宣传广告□逛街时发现的□上网□明了的资源调度室是律师事务所必不可少的。
使用会议预约管理系统安排客户会议,证言,视频会议等,并确保A/V设备,餐饮服务等始终同步协调。
月生活费人数(频率)百分比5.3医疗保健
(二)大学生对DIY手工艺品消费态度分析医院、多医师设施,诊所和研究实验室都需要一个明确的,有效的协调制度,让他们有更多的时间来工作。
看看会议预约管理系统授权简化调度的医疗服务。
月生活费人数(频率)百分比5.4企业
创业首先要有“风险意识”,要能承受住风险和失败。
还要有责任感,要对公司、员工、投资者负责。
务实精神也必不可少,必须踏实做事;具有可扩展,易于安装的功能,不强调现有的IT资源,会议预约管理系统可以通过定制与现有系统无缝集成,处理任何调度需求。
市场环境所提供的创业机会是客观的,但还必须具备自身的创业优势,才能使我们的创业项目成为可行。
作为大学生的我们所具有的优势在于:
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部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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