企业标准编制管理办法.docx
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企业标准编制管理办法
Q
国康联合(北京)管理咨询有限公司企
业标准
Q/GK001-2014
公司标准编制管理办法
2014 年 月日发布2014 年 月 日实施
国康联合(北京)管理咨询有限公司发布
1
目次
前言
1、范围
2、规范性引用文件
3、术语
4、标准的编写
4.1 标准编写的基本原则
4.2 标准编写的基本要求
4.3 标准要素编写的要求
4.3.1 标准封面的编写
4.3.2 标准目次的编写
4.3.3 标准前言的编写
4.3.4 标准范围的编写
4.3.5 标准“术语”和“定义”的编写
4.3.6 标准“要求”的编写
4.3.7 标准附录的编写
4.3.8 标准格式的要求
5、标准编写与制修订程序
6、标准的层次
6.1 部分
6.2 章
6.3 条
6.4 段
6.5 列项
7、标准结构示例
2
前言
本标准编制格式按 GB/T1.1-2009《标准化工作导则 第一部分:
标准的结构和编写规则》GB/T1.2-2009《标准化工作导则 第二部分:
标准的制定程序》 GB/T20001.1《标准编写规则 第一部分:
术语》
编写,同时执行 GB/T15496-2003《企业标准体系要求》
GB/T15498-2003《企业标准体系技术标准体系》GB/T15499-
2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》规定的要求。
本标准由国康联合(北京)管理咨询有限公司提出。
本标准主要起草人:
张英侠
本标准于 2014 年 11 月首次发布。
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1、范围
本标准规定了公司标准的类别和标准编写的一般要求。
2、规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注日期的引用
文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,
其最新版本适用于本文件。
2.1 标准化工作导则
2.1.1GB/T1.1 第一部分:
标准的结构和编写规则
2.1.2GB/T1.2 第二部分:
标准的制定程序
2.2 标准编写规则
2.2.1GB/T20001.1 第一部分:
术语
2.3 企业标准体系
2.3.1GB/T15496《企业标准体系要求》
2.3.2GB/T15498 《企业标准体系技术标准体系》
2.3.3GB/T15499《企业标准体系管理标准和工作标准体系》
3、术语
下列术语适用于本文件
3.1 标准
为在一定范围内获得的最佳秩序,经协商一致制定并由公认机构
批准,共同使用和重复使用的一种规范性文件。
是使用者的自我声
明。
3.2 技术标准
技术标准是对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标
准。
公司的技术标准包括公司采用和贯彻的国家标准、行业标准、
地方标准和自己制定的技术标准。
标准的存在形式可以是:
标准、
规范、规程、守则、作业指导书。
3.3 管理标准
4
管理标准是对标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标
准。
3.4 工作标准
工作标准是对标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标
准。
3.5GK
GK 是国康联合(北京)管理咨询公司的缩写
4、标准的编写
4.1 标准编写的基本原则
4.1.1 目标及要求;
4.1.1.1 总要求
内容完整;表述清楚和准确;充分考虑最新水平;为未来技术发
展提供框架;能被未参加标准编制专业人员所理解。
4.1.1.2 统一性
结构的统一;文体的统一;术语的统一。
4.1.1.3 协调性;
普遍协调;特殊协调;本领域协调。
4.1.1.4 适用性;
便于直接使用;便于直接引用。
4.1.1.5 一致性;
保持与国际文件一致;明确一致性程度。
4.1.1.6 规范性
预先设计;遵守制定程序和编写规则;特定标准的制定必须符合
相应基础标准的规定。
4.2 标准编写的基本要求
4.2.1 编写标准应严格遵循 GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分:
标准的结构和编写》中的第四章总则的要求。
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4.2.2 编写标准应注意国家标准、行业标准、地方标准、企业标准四
层标准之间下层标准要和上层标准协调统一,本企业标准之间要协
调统一,不能出现矛盾。
4.2.3 不要用空洞内容追求标准文本的完整性。
4.3 标准要素编写的要求
4.3.1 标准封面的编写
封面是标准的必备要素,每一项标准都应有封面,封面的主要内
容包括:
标准的类别;标准的标志(代号);标准的编号;被代替标
准的编号;标准的中文名称;标准的发布和实施日期;标准发布的
部门或单位。
4.3.1.1 标准的类别
我国标准分为:
国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四类,
标准上部居中位置为标准类别说明,如“国康联合(北京)管理咨
询公司企业标准”等。
4.3.1.2 标准的标志(代号)
标准的标志(代号)在标准封面的右上角用汉语拼音的缩写字母
表示,企业标准用“Q”表示。
4.3.1.3 标准的编号
1)标准编号的位置
标准编号的位置在标准类别的右下方。
2)标准的编号
标准的编号由标准代号、顺序号和年号三部分组成。
国康公司标
准编号为:
Q/GK×××-2014,其中 GK 是国康公司代号,是国康的汉
语拼音缩写。
×××是企业内标准的顺序号。
2014 是年号。
标准顺序
号每年从 001 开始,按顺序往下排。
4.3.1.4 被代替标准的编号
如果编写的标准代替了已有的某个或某几个标准,则应在标准编
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号之下另起一行标明被代替的标准编号。
4.3.1.5 标准的名称
标准的名称在封面居中位置,中文名称用 1 号黑体字。
标准名称
是对标准主体最集中、最简单的概括,也是向标准的使用者传递标
准的特征、范围的重要信息,不可以在编写标准名称时在标准名称
前出现与标准主题和内容不相干的奇特名称、商品名称或牌号名称。
4.3.1.6 标准的发布和实施日期、标准发布的部门或单位
标准封面的最下端要标注标准的发布和实施日期,用 4 号黑体字,
发布与实施日期应有间隔时间,如“2013-07-01 发布”、“2014-01-01
实施”。
在发布和实施日期下面居中的位置,应标注标准的发布部门,
字体用 2 号扁小标宋。
4.3.2 标准目次的编写
目次的作用是可以一目了然的展示标准的结构和主要内容。
目次
中所列各项内容和顺序如下:
1)前言;
2)范围;
3)章的编号、标题;
4)条的编号、标题;
5)附录的编号、附录性质、附录标题;
6)附录条的编号、标题;
7)图的编号、图题;
8)表的编号、表题;
9)列出上述内容后,还要给出内容所在的页码。
10)所列目次的章、条要注意退格。
4.3.3 标准前言的编写
4.3.3.1 每一项标准都应有前言,应视情况依次给出下列内容:
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1)标准结构的说明;
2)标准编制所依据的起草规则标准代替的全部或部分其他文件的说
明;
3)与国际、国外文件关系的说明;
4)有关专利的说明;
5)标准的提出或归口信息;
6)标准的起草单位和主要起草人。
4.3.3.2 编写前言需要注意的问题
1)前言中不应给出要求;
2)前言中不应包含范围一章的内容;
3)前言中不应规定配合使用的文件;
4)前言中不应阐述编制标准的意义或介绍标准的技术内容;
5)前言中不应介绍标准的立项情况或编制过程。
4.3.4 标准范围的编写
每一项标准都应当有范围,且位于每项标准正文的起始位置,也
就是标准的第 1 章,范围的内容分为两部分,一部分是本标准中
“有什么”,另一部分是本标准“干什么用”。
在编写“干什么用”
时,要特别注意,要写标准本身干什么用,而不是写本标准所描述
的标准化对象能干什么用。
在特殊情况下,才陈述“不能干什么用”。
范围表述形式:
“本标准规定了....的外形尺寸”。
“本标准适用于.
....”。
4.3.5 标准“术语”和“定义”的编写
编写这一章的目的是为了给使用者提供方便,将标准中使用到的
不易理解的术语一一列出并进行定义。
“术语”和“定义”的表述形
式是:
引导语+术语条目(清单),因此在给出具体的术语和定义之
前应有一段引导语,如“下列术语和定义适用于本文件”。
4.3.6 标准“要求”的编写
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4.3.6.1“要求”编写的原则
1)目的性原则
要求是正文的核心也是标准的核心。
目的性原则就是要求解决对
标准化的对象的哪些内容需要进行标准化的问题。
对产品标准来说,
保证产品的统一性和适用性是最重要最常见的目的。
此外还有:
接
口、互换性和兼容性的目的;保障健康、安全、环保的目的;节约
资源、合理利用能源的目的等等。
对工作标准来说,其目的是要明确工作的范围、职责、工作的
程序和要求、必要的记录和考核。
对管理标准来说,其目的是要明确管理的责任部门、职责、权
限、管理内容、要求以及记录和考核等。
2)性能原则
性能原则就是要解决标准化对象需要满足的性能特性和使用功能
的问题。
对产品标准来说,就是外形尺寸、强度、精度、寿命、安
全、限值等等。
对工作标准来说,就是工作如何做,做到什么程度,
达到什么要求。
3)可证实性原则
可证实性原则就是要解决标准化对象的那些性能指标可以标准化
的问题。
对产品标准来说,不论出于何种目的,凡是列入标准技术
要求的性能特性都应能在较短的时间内被证实。
管理标准和工作标
准是通过实地试验和检查来证实。
4.3.6.2 管理标准
管理标准通常描述跨职能的活动,突出的是对某事的管理程序,
回答办理此事时,各职能部门如何协调,以及明确“5W2H”的问
题。
编制要点包括:
1)应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求,采取
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的措施和方法;
2)逐步列出展开此项活动的细节,明确输入、转换的各环节和输出
的内容,其中包括人员、物资、信息和环境等方面应具备的条件,
与其他活动接口处的协调措施;
3)明确每个过程中各项工作由谁干、干什么、干到什么程度、何时
干。
何地干、怎么干,以及为达到要求应如何进行控制,并注明需
要注意的任何例外或特殊情况,必要时辅以程序或流程图;
4)管理要求尽可能量化,不能量化的要求应用可比较的特性表述。
4.3.6.3 工作标准
工作标准是对标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标
准。
工作事项主要指在执行技术标准和管理标准时与管理人员或操
作人员的工作岗位的职责、权限、基本技能、工作内容、要求和方
法、检查、监督和考核以及相关记录表格等有关的重复性事务概念。
工作标准的目的是通过责、权、利的一致以及岗位工作规范化进而
保证技术标准和管理标准的有效实施。
4.3.6.3.1 编制要点包括:
1)最高决策者及决策层其它管理人员,每个职务都应制定明确的职
责和权限;
2)中层管理人员,正职和副职的职责和权限都需要定;
3)部门工作标准可用部门正职的工作标准代替;
4)一般管理人员的工作标准应按岗位制定,其职责、权限体现在工
作标准中,不按现实分工制定;
5)应为操作人员制定企业员工必须遵从的通用的工作标准;
6)对特殊工种、特殊任务的人员制定相应的具体的工作标准;
7)操作人员的职责和权限应体现在具体的岗位工作标准中,应按工
种制定。
4.3.6.3.2 工作内容与要求编写的要求
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1)明确该岗位在企业生产经营管理活动中所应承担的工作目标;
2)最高决策者的工作内容,主要是确立企业的方针目标,围绕创造
并保持使员工充分参与实现企业目标的内部环境所作出的决策、提
供资源、监督实施、持续改进等;决策层人员的工作内容应由最高
决策者决定,相互之间不易交叉,各负其责,协调接口,互相支持;
3)管理人员的工作内容应注意尽量避免交叉,明确接口,工作内容
应主要由主管管理者确定,对管理人员应侧重于效率和服务的要求;
4)对岗位的工作应偏重于质量要求,也包括数量和时间方面的要求,
能够定量的要求尽可能定量化,凡能规定定额的岗位,均应制定定
额,包括时间消耗定额、物资消耗定额;
5)对特殊工作岗位,如电工等的作业要求,应参照国家有关部门颁
布的规定制定;
6)对每个工作岗位按作业顺序列出工作细节,明确输入、转换的各
环节和输出的内容,其中包括人员、物资、信息和环境等方面应具
备的条件,并与其他工作接口处的相互协调。
应明确每个环节转换
过程中的各项因素,以及要达到的要求,说明需要注意的任何例外
或特殊情况,必要时辅以程序或流程图;
4.3.7 标准附录的编写
附录是标准表现形式之一,主要是为了突出标准的主要内容,使
标准的整体结构更为合理,层次更清楚,如果需要设置附录,应在
标准的正文中提及附录。
标准的附录分为两种,一种是“规范性附
录”,一种是“资料性附录”,附录的内容是构成标准整体内容不可
分割的一部分,在标准中的作用与标准正文相同。
第一行是附录的
编号,编号由汉字“附录”和随后表明附录顺序的大写英文字母组
成,字母由“A”开始,依次顺序排列。
第二行是是表明附录的性质,
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注明是“规范性附录”还是“资料性附录”,第三行是附录的标题,
每个附录均应当有标题。
4.3.8 标准格式的要求
4.3.8.1 纸张
纸张选用标准的 A4 型纸。
4.3.8.2 格式排版
标准的正文采用 4 号宋体,一般每页排 34±1 行,每行排 28±1 个
字。
4.3.8.3 页码
标准的页码标示,要求用小四号半角阿拉伯数字。
五、标准编写与制修订程序
5.1 预阶段:
在研究论证的基础上提出制定项目的建议;
5.2 立项阶段:
对项目建议进行必要的、可行性分析和充分论证;
5.3 起草阶段:
编写标准草案及编制说明;
5.4 征求意见阶段:
广泛征求意见;
5.5 审查阶段:
对送审稿进行审查,根据意见并对送审稿进行修改形
成报批稿。
5.6 报批阶段:
审查、批准、编号;
5.7 出版阶段:
发布、印刷出版、备案;
5.8 复审阶段:
适时复审,及时修订;
5.9 废止阶段:
不再需要。
六、标准的层次
标准的层次划分和设置为部分、章、条、段和附录形式。
但无论
什么样的标准,标准中至少要有章、条、段三个层次。
6.1 部分
部分是一项标准被分别批准发布的系列标准之一,一项标准的不
同部分具有同一标准顺序号,他们共同构成一项标准。
如
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GB/T20001.1-20001.5 是由一系列编写规则标准构成,部分的编号位
于标准顺序号之后,用从“1”开始的阿拉伯数字编号,部分的编号
与标准顺序号之间用下脚点隔开。
6.2 章
章是标准内容划分的基本单元,是标准或部分中划分出的第一个
层次,是标准的主体和基本框架,在每一项标准中章的编号应从范
围一章开始,也就是第一章应该是“范围”,用阿拉伯数字“1”编
号,下面的每一章依次类推,每一章都要有标题,标题在编号之后
空一个汉字的位置,并与其后的条文分行。
6.3 条
条是对章的细分。
章以下所有又编号的层次均称为“条”,条的
设置是多层次的,每章里面可以有一条或多条,每一条里面也可以
有一条或多条,条可以分为几个层次,每个第一层次的条最好给出
一个标题,标题位于编号之后空一格个汉字,并与其后的条文分行。
同一层次的条有无标题应统一,第二层的条是否设置标题应根据编
写内容的具体情况处理。
6.3.1 条款内容的表述形式
6.3.1.1 条文
条文是条款的文字表述形式,应使用规范的简化汉字,标点符号
应符合 GB/T15834《标点符号用法》的规定。
6.3.1.2 注和脚注
注和脚注是条款的辅助表述形式,通过注和脚注的解释和说明,
为条款的理解和使用提供帮助。
注的表示:
在条文下,在第一行文
字前加小 5 号黑体字注和冒号。
一章或一条中有多个注时应标示:
“注 1”、“注 2”等;脚注可用阿拉伯数字加半括号表示,如:
“1)”
、“2)”。
脚注号应放在被注的文字的右上角,应与正文用四分之一
的短线分开。
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6.3.1.3 示例
示例是条款的另一种表述形式,通过示例可以帮助使用者尽快掌
握条款的内容。
6.3.1.4 图
图是条款的特殊表述形式,所要表达的内容比文字更简单明了。
在标准中图的构成至少包括:
图、编号、图题、图注、图的脚注。
图注“注:
”表示,图的脚注用小写的 a、b、c 表示,图的脚注应
在图题之上,紧跟图注。
6.3.1.5 表
表也是条款的特殊表述形式,当需要对大量数据或事件进行对比
对照时,表的优势就显而易见。
使用表时应注意:
1)每个表在条文中都应提及;
2)不允许有分表或次级表,但允许有续表,如:
“表 1(续)”;
3)每个表应有编号,如:
“表 1”“表 2”,只有 1 个表也要表为
“表 1”;
4)表题在表上方居中位置;
5)表头不允许有斜线;
6)表允许有表注,在表的最下方通栏。
表的脚注在表注下方,与注
通栏分开。
6.4 段
段是对章或条的细分,段没有编号,段一般都是在每一条的下面,
可能是一段,也可能是多段。
6.5 列项
列项是段的另外一种表示形式,一般没有编号,作用是突出并列
的各项,强调各项的先后顺序。
列项的引导语不能省略,引导语与
内容不应重复。
七、标准结构示例
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××工作标准
封面
前言
范围
职责
权限
工作内容与要求
工作中形成的文件与记录
检查与考核
附录 A
15
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