审计法务部部门手册.docx
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审计法务部部门手册
营运管理手册
编码:
HHSY-SJFW001
海航实业控股(集团)有限公司
审计法务管理手册
批准人:
受授状态:
受控文件
分发号码:
E
版次:
第壹版
发布日期:
2012年12月日
章.节标题页码
手册概述
海航实业董事长声明
海航实业审法管理手册阐明了海航实业控股(集团)有限公司审法管控工作目标和实施措施,明确了公司审计法务部的组织职能及工作职责,对公司的日常审计法务工作程序进行了描述,强调了审计法务整体运行的基本原则和要求,是公司风险内控管理体系有序和有效运行的指导性文件,是公司审计法务管理活动的基本依据。
本手册已通过海航实业审计法务部总经理审核,并经海航实业董事长批准,现予以颁布实施。
公司审计法务部全体员工、各部门管理干部以及相关岗位应切实遵守本手册的各项规定,提高审法管理工作效率和质量,进而实现既定的工作目标。
特此声明
海航实业董事长
签名:
二○一二年月日
手册说明
编制目的
为建立健全的海航实业审法管理机制,完善审法管理组织架构,明确审法管理责任,有效识别和主动管理、防范、处置风险,进一步提升海航实业的管理水平,促进海航实业审计法律事务工作的规范化、专业化,维护海航实业的合法权益,实现海航实业健康持续规范发展,特制定本手册。
编制依据
本手册依据我国相关的法律法规,海航集团有关审法的文件制度,海航实业有关审法的文件制度,并结合公司有关政策及实际运行情况而制定。
手册适用范围
本手册适用于海航实业所有部门、成员企业、项目部及其工作人员。
使用要求
要求海航实业及成员企业在实际工作中执行本手册的规定,并在实践中不断提出改进意见,已持续完善本手册。
手册管理
编写、修订、审核和批准
本手册由审计法务部组织编写和修订,由各中心协调及手册监督责任人审核,
编写和修订后的最终批准人为海航实业董事长。
手册的修订
1)当集团直管部门管理、服务方面的政策改变,当集团管理机构及有关
管理人员发生调整时,将对手册进行临时修改、补充;
2)对本手册的每次修改都应编写修订说明,修订说明应包括修改原因、
修改的主要内容以及修改所涉及的章节条款、页码;
3)当公司机构发生大变动,或手册修订幅度超过50%时,将对手册进行换版修订。
换版时,新版手册各页的修订状态恢复初始状态。
审核和批准
1)本手册修改后内容的最终批准人为海航实业董事长,报批流程为:
审
计法务部总经理→海航实业副董事长兼首席执行官→海航实业执行董事长→海航实业董事长;
2)根据相关法律法规的规定对手册存在问题进行的修正、公司下发的各
类文件对手册进行的修改、对错误问题及错别字的纠正,由审计法务部修改后生效,并对修改的正确性负责,无需遵守以上所述的通常修改报批流程。
手册管理责任单位及职责
手册管理单位及岗位的确认
本手册的管理责任单位为海航实业审计法务部。
手册管理职责
1)保持手册内容符合适用的相关规章;
2)保持手册内容始终适用于公司现行运行状况,分析研究手册在执行中
所存在的问题,并按规定进行修正;
3)负责手册的维护、更新、上传、发放和有效性跟踪;
4)建立规范的培训程序和制度,使集团审法管理人员及相关单位能够接
受到手册的培训,确保集团审法管理标准的贯彻落实。
持有人责任
1)负责接收本手册及其修正换页;
2)负责插入有效版修正页,取出作废的页次;
3)保持手册的完整性。
修正记录
本记录页应保留在手册中,需修正换页时应及时将修正页插入手册中,在修正记录的相应栏内填写修正次数、修正日期、插页日期和插页人。
每次修正文件的说明页须放在本修正记录的前面直到用下次修正文件予以替换,当手册改版后该修正记录次数从换版后开始。
修正说明
修订次数
修订说明
涉及的页码
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修正记录
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审计法务部简介
审计法务部是海航实业审法管理的核心机构,下辖法律中心、审计中心、风险控制中心三个中心。
主要职能:
1.负责拟订、修订审法政策,并推动其贯彻落实;
2.负责跟踪国家法律法规、行业管理规定的变动、发展,并根据其有关要求提出制订或者修订管理制度的建议;
3.负责获取审法情况信息,就具体的法律事项或重大违规情况展开独立或联合调查,主动识别、评估、监测和报告公司管理风险,并提出有效的风险处置方案;
4.对发现的管理风险或问题,提出整改要求,并对整改结果做出评估;对严重违规或者可能涉及重大违规的人员和事件,提出处罚建议;
5.制定风险控制的操作性制度及基本的风险信息收集或者风险点识别方案,并指导、监督相关职能部门贯彻落实;
6.制定和健全内部审计制度,规范内部审计工作程序,严肃审计工作纪律,严密审计工作方法;
7.审查海航实业及成员企业各项业务活动过程及相关财务活动的真实性、合法性、效益性;
8.负责诉讼案件调处,并完成领导交办的其他工作。
完善审法管理组织架构,明确审法管理责任,有效识别和主动管理、防范、处置管理风险,进一步提升海航实业的管理水平,促进海航实业审法事务工作的规范化、专业化,维护海航实业的合法权益,实现海航实业健康持续规范发展。
工作目标
质量方针
建立规范化的审法工作标准体系,规范操作程序,确保实现高效的管理目标,为公司建立卓越的内部管控结构,加强内部审计督察,持续提升公司美誉度。
质量目标
审计法务部为实现高效审法管理目标,特制定以下指标要求:
高效完成日常审计法务工作:
合同达到98%以上,各项审计工作完成98%以上;
完成领导交办的专项任务:
对公司领导交办的任务及时完成98%以上;
处理好公司发生的争议案件:
审计法务部接收的案件要为公司争取最大利益;
对重大项目的审计工作达到98%以上;
组织机构
组织机构
海航实业审计法务部是海航实业审计法务管理机构,负责全面管理、指导海航实业系统内的审计法律事务工作,参与公司经营管理活动,出具法律意见并提供法律建议。
组织职能
本手册所称合法,是指海航实业及其成员单位以及员工的经营管理和业务开展行为应符合法律法规、监管政策、内部规章制度、企业文化,以及社会公认并普遍遵守的职业道德和行为准则。
本手册所称法律风险,是指海航实业及其成员单位以及员工因不合法行为而可能遭受法律制裁或监管处罚、财务损失或声誉损失的风险。
本手册所称风险控制管理,是指海航实业及其成员单位依据法律法规、监管政策、内部规章制度、企业文化,以及社会公认并普遍遵守的职业道德和行为准则等,主动制定和修订与之相符的符合规定的政策、操作规程、行为准则及相关管理制度,并对其执行情况进行监督检查,以有效预防、识别、评估、监测、报告、应对和处置管理风险的一个循环过程。
为建立健全审计法务管理机制,完善管理组织架构,明确管理责任,有效识别和主动管理、防范、处置管理风险,进一步提升海航实业的管理水平,促进海航实业审计法律事务工作的规范化、专业化,维护海航实业的合法权益,实现海航实业健康持续规范发展,制定本手册。
审计法务部要顺应公司从粗放型拓展到精细化管理的趋势,在公司管理内控中发挥核心作用,确保公司外部经营持续安全,促进内控管理持续规范。
控制风险、保驾护航,做好参谋。
打击不是目的,是教育;服务是定位,更是宗旨;参谋是重点,也是保障。
岗位职责
岗位设置
海航实业审计法务部是海航实业审法管理机构,负责全面管理、指导海航实业系统内的审计法律事务工作,参与公司经营管理活动,出具合法意见,提供合法解决方案。
编制设置如下:
总经理、副总经理;法律中心1+N人、审计中心1+N人、风险控制中心1+N人(弹性编制)
岗位职责
协助公司领导正确执行国家法律、法规和政策,对公司重大经营决策提供法律意见;负责组织编制海航实业一•三•五战略规划,建立战略规划实施情况的风险控制体系,及时监督、校对、调整战略方向偏差;
负责权限内公司合同的法律审核,并跟进合同法律条款的落实;
负责建立并完善外部律师合作资源信息平台及评价体系;
根据海航实业管理要求,建立健全公司审计体系,制定相关制度;
建立健全工程审计制度规范,建立重大项目的全程管理跟踪审计及其他事项的报备抽查体系;
对公司及成员单位重大投资和大宗招标、采购项目等进行审计;
负责对海航实业各单位财务情况进行审计;
负责对海航实业各单位中高层管理职位干部、部分关键岗位人员进行离任审计、经济责任审计、海航实业各单位案件处理工作,维护公司合法权益,最大限度避免公司损失。
审计法律服务
审法人员派驻管理规定
1 总则
1.1 目的提供一线审计法律服务、形成完整完善的审法服务及风险控制保障体系,契合海航实业管控架构调整实际,为海航实业整体健康及可持续发展保驾护航。
1.2 相关定义
1.2.1 本规定所述之指派单位系指海航实业审计法务部。
1.2.2 本规定所述之派驻单位系指海航实业主要业态成员企业,包括各业态管理机构及根据实际需要派驻审法人员的一线业务单位。
1.2.3 本规定所述之合审法人员系指海航实业审计法务部所属审计中心、法律中心、风险控制中心。
1.2.4 本规定所述之派驻系指审法人员在指派单位的领导与安排下,赴派驻单位并为派驻单位提供一线审计法律服务,进行风险控制。
1.3 原则
1.3.1 垂直性原则,即审法人员作为指派单位人员,接受指派单位的垂直管理,审法人员与派驻单位之间不存在任何隶属关系。
1.3.2 主动性原则,即审法人员需多措并举综合施策,主动为派驻单位提供一线审计法律服务,力争事前识别风险,事中防范风险,事后处置风险,协力合法。
1.3.3 独立性原则,即审法人员开展审计、法律、风险控制服务工作不受派驻单位相关领导及部门干涉,但后者必须充分配合,统一于派驻单位经营的合法化、损失的最小化。
2 分则
2.1 指派单位职责
审法人员接受指派单位的垂直领导与管理,指派单位听取审法人员述职报告,并对审法人员考勤管理。
指派单位应当明确审法人员职责,为审法人员布置工作并协调其工作中遇到的问题。
2.2 审法人员职责
2.2.1 审法人员协助派驻单位建立健全风险防控体系,协助派驻单位相关领导正确执行国家法律、法规、政策以及公司规章制度,对派驻单位重大经营决策提供法律意见。
2.2.2 审法人员列席派驻单位周例会。
审法人员负责推广及提升所在派驻单位范围内的法律意识,协力创建人人主动合法、合法创造价值的理念。
2.2.3 在业务审核的基础上,审法人员负责派驻单位合同的法律审核(包括邮件预审与公文签批),未落实法务员审核意见的,派驻单位印鉴管理员有权不予盖章。
审法人员负责指派单位同意立案或收案的涉及派驻单位的诉讼案件调处。
2.2.4 审法人员按公司领导、指派单位的指示,负责对派驻单位相关业务、项目等开展风险控制。
2.2.5 审法人员负责对派驻单位风险事项进行信息的采集、分析、评估,并据此提出相应解决办法或改进意见。
2.2.6 审法人员在指派单位的垂直领导与管理下独立主动开展工作,审法人员负责指派单位交办的其他工作。
审法人员在派驻单位现场办公的时间每周原则上不得少于两个工作日,具体由指派单位视情决定。
2.3 派驻单位职责
2.3.1 派驻单位有接受审法人员法律服务的权利,有保障审法人员风险防控的义务。
派驻单位保障审法人员列席派驻单位周例会,提供公司日常经营管理的相关信息,保障审法人员现场办公的条件(包括但不限于办公桌椅、办公电脑)。
派驻单位协同审法人员营造并维护相关公、检、法司法资源并提供相应人力物力及财力保障。
2.3.2 派驻单位应与审法人员充分沟通协调,确保日常审计法律服务顺畅。
派驻单位需求专项审计法律服务,应事前商指派单位同意。
2.3.3 派驻单位有权提请审法人员就管辖内规章制度的合法合规性出具意见。
派驻单位有权对审法人员现场办公秩序进行检查。
2.3.4 派驻单位有权将管辖内的风险事件交由审法人员牵头,派驻单位配合处理的原则,但应同时抄报指派单位同意。
2.3.5 派驻单位的权利即为审法人员的义务,派驻单位的义务即为审法人员的权利。
审法管理规定
1总则
1.1 审法目的
为建立健全海航实业控股(集团)有限公司(以下简称“海航实业”)审法管理机制,完善审法管理组织架构,明确管理责任,推动文化建设,有效识别和主动管理、防范、处置法律风险,进一步提升海航实业的管理水平,促进海航实业审计法律事务工作的规范化、专业化,维护海航实业的合法权益,实现海航实业健康持续规范发展。
1.2 适用范围
海航实业及其成员单位应当遵照本规定执行,受本规定的约束。
1.3 合法相关概念界定
1.3.1 本规定所称合法,是指海航实业及其成员单位以及员工的经营管理和业务开展行为应符合法律法规、监管政策、内部规章制度、企业文化,以及社会公认并普遍遵守的职业道德和行为准则。
1.3.2 本规定所称法律风险,是指海航实业及其成员单位以及员工因不合法行为而可能遭受法律制裁或监管处罚、财务损失或声誉损失的风险。
1.3.3 本规定所称风险管理,是指海航实业及其成员单位依据法律法规、监管政策、内部规章制度、企业文化,以及社会公认并普遍遵守的职业道德和行为准则等,主动制定和修订与之相符的法规政策、操作规程、行为准则及相关管理制度,并对其执行情况进行监督检查,以有效预防、识别、评估、监测、报告、应对和处置风险的一个循环过程。
1.4 合法管理目标
合法管理的目标是通过设置审法管理部门,制定和执行合法政策,开展风险控制检查和法律培训等措施,预防、识别、评估、监测、报告、应对和处置风险,促进全面风险管理体系建设和完善,以及企业健康运营。
2 审法机构与业务管理
2.1 机构设置
2.1.1 海航实业审计法务部是海航实业审法管理机构,业务上接受海航集团审计法务部垂直管理,对海航实业董事长负责并汇报工作。
负责全面管理、指导海航实业系统内的审计法律事务工作,参与公司经营管理活动,出具合法意见,提供合法建议。
2.1.2 海航实业审计法务部内设法律中心、审计中心、风险控制中心,具体管理审计法务部的各项事务。
2.2 业务管理
2.2.1 海航实业审计法务部在海航集团审计法务部垂直管理下,全面负责海航实业及其成员单位的审计法务管理工作,协助海航实业经营班子有效识别和主动管理、防范、处置管理风险。
3 审法职责
3.1 海航实业经营班子审法职责
3.1.1 海航实业经营班子承担以下审法职责,并海航实业系统内的管理风险承担最终责任:
3.1.1.1贯彻执行海航集团合审法政策,接受海航集团监督;
3.1.1.2根据海航集团的要求,建立健全海航实业的审计法务管理部门,完善审计法务管理职能;
3.1.1.3审议海航实业审计法务政策,监督审计法务政策的实施;
3.1.1.4审议海航实业审计法务部提出的审计法务工作计划并组织实施;
3.1.1.5审议向海航集团审计法务部和外部监管部门提交的各类审计法律报告;
3.2 海航实业审计法务部职责
3.2.1 海航实业审计法务部承担以下审法职责,并对海航实业的审法管理风险承担直接责任:
3.2.1.1负责落实海航集团审计法务政策,并接受海航集团审计法务部的垂直业务管理;
3.2.1.2负责制订海航实业的审计法务政策,并为海航实业及其成员单位和员工的恰当执行提供指导、咨询;
3.2.1.3负责制订海航实业的审计法务工作计划,并在批准后具体执行;
3.2.1.4持续关注涉及海航实业各业态及上市公司法律法规、监管政策的最新变动情况,正确理解法律法规、监管政策的含义及精神,准确把握法律法规、监管政策对海航实业经营的影响,向海航实业经营班子提出合理建议;
3.2.1.5负责海航实业各项法律事务,并对海航实业的重大决策、重要政策、重要规章制度的制订进行合法性审查,根据法律法规、监管政策的最新变动情况提出制订或修订建议。
3.2.1.6积极主动地预防与识别与海航实业经营活动相关的法律风险,实施法律风险评估和监测,提出有效的风险处置方案,就处置方案及时向相关单位提出整改要求,并对整改结果进行验收;
3.2.1.7负责对因海航实业重大法律风险而导致的诉讼、仲裁等案件进行调处;
3.3 全员合法职责
3.3.1 合法是海航实业所有成员单位、职能部门和员工的共同职责。
除海航实业审计法务部及专职审法人员以外的其他职能部门、部门负责人和员工均应对其职责范围内的合法管理承担首要责任。
3.3.2 海航实业审计法务部应当向其他职能部门及其员工提供法律指导,逐步组织和帮助其他职能部门制订岗位合法手册,促进合法管理。
4 法律风险管理
4.1 法律风险管理原则
4.1.1 主动性原则。
海航实业审计法务部应当就公司行为是否合法进行审查并主动报告法律风险,并有权参加或者列席与其履行职责相关的会议,调阅相关文件资料,获取必要信息。
4.1.2 独立性原则。
海航实业审计法务部独立开展审法管理工作,任何单位或个人均不得擅自干预,并在必要时有权聘请外部专业机构或人员协助其工作。
4.2 法律风险管理对象
4.2.1 法律风险管理的主要对象包括但不限于:
4.2.1.1业务行为的法律风险,包括但不限于项目开发与工程建设、品牌宣传、产品销售、招标采购、技术质量、售后服务、投诉处理、人事管理等方面的风险;
4.2.1.2项目运作的法律风险,包括但不限于公司设立、变更、合并、撤销、并购、重组、战略合作过程中的风险;
4.2.1.3资金运用的法律风险,包括但不限于担保、融资、投资等;
4.2.1.4市场竞争的法律风险,包括涉及不正当竞争、限制竞争或垄断等市场竞争方面的法律风险;
4.2.1.5制度执行的法律风险,包括公司决策、规章制度等在执行方面的合规风险;
4.2.1.6行业监管的法律风险,包括执行监管法规政策、行业自律约束等方面的法律风险;
4.2.1.7违法犯罪的法律风险,包括员工涉嫌违法犯罪等而给公司带来的法律风险;
4.2.1.8其他法律风险,包括劳动保障、环境保护、安全生产等方面的法律风险。
4.3 法律风险的认定与处置
4.3.1 海航实业审计法务部应当主动识别、评估公司面临的各类法律风险,并依照职责及时做出有效处置。
有下列情形之一的,可以认为构成法律风险:
4.3.1.1违反公司章程或规章制度的;
4.3.1.2违反行业或地方监管政策的;
4.3.1.3违反法律法规的、现行的公司规章制度执行可能构成法律风险的;
4.3.1.4可能给公司造成财务损失或声誉损失的。
4.3.2 对已经被识别和评估的法律风险,审计法务部应当制作《法律风险报告书》,提出处置方案,并对处置方案的执行情况进行验收。
4.4 法律风险检查
4.4.1 定期检查。
海航实业审计法务部原则上每年开展一次法律风险检查工作,内容包括法律风险类别、风险生成原因、风险程度、法律风险整改情况、风险管理体系缺陷等。
4.4.2 专项检查。
海航实业审计法务部根据集团审法主管部门或海航实业经营班子的要求和工作需要,对特定事项的合法性进行专项检查。
4.4.3 海航实业审计法务部应就检查情况制作《法律风险检查报告》,并对检查过程中发现的法律风险发出《法律风险督查意见书》,并指导、监督《法律风险督查意见书》的执行情况。
4.5 审法人员权利
4.5.1 海航实业审法工作人员在风险控制管理过程中享有以下权利:
4.5.1.1信息知情权。
在进行风险控制管理过程中,享有与履行合法职责相关的信息知情权,相关单位及人员应予以提供。
4.5.1.2资料调取权。
在进行风险控制管理过程中,有权调取相关资料、文档、数据。
4.5.1.3人员询问权。
在进行风险控制管理过程中,有权对相关人员进行询问,相关人员及其所在单位应予以配合。
4.6 违法违规举报和投诉
4.6.1 海航实业审计法务部设立并公布举报和投诉专用电话及电子邮箱。
4.6.2 审计法务部应对员工举报、客户投诉进行分析、识别,对其中可能存在风险的,应当指定专人进行调查核实。
4.6.3 审计法务部将对举报人、投诉人身份情况及举报、投诉内容严格保密。
任何单位或个人对举报人、投诉人进行打击报复,经查证属实的,审计法务部有权建议人事部门给予处分,涉嫌犯罪的,将移送司法机关处理。
4.6.4 举报人或投诉人在案件调查或处理后要求在海航集团内部调整岗位的,海航实业应予以支持并负责协调接收单位。
4.6.5 举报和投诉内容,一经查证属实,将根据涉案金额、给公司挽回损失等具体情况给予举报人或投诉人物质奖励。
4.7 风险预警
4.7.1 海航实业审计法务部通过审查风险报告、开展风险检查和风险咨询、受理员工举报与客户投诉等方式,对已经被识别和评估的风险进行整理归类,并对具备以下情形之一的风险事项及时做出风险预警:
4.7.1.1统计结论显示,发生频率较高的风险;
4.7.1.2已经发生重大风险的管理环节或业务领域;
4.7.1.3因制度体系不足或制度执行偏差,可能会发生重大风险的管理环节或业务领域;
4.7.1.4因法律法规、监管政策发生变化,可能会发生的风险;
4.7.1.5海航实业审计法务部认为应当预警的其他风险。
5 风险控制工作
5.1海航实业审计法务部根据本办法第四章的规定开展风险控制工作。
6 法律知识培训
海航实业审计法务部负责制订海航实业法律知识培训目标和计划,并组织实施。
在法律知识培训结束后,海航实业审计法务部应对参训人员进行考核,参训人员应签署《法律知识培训确认书》,并承诺在工作中严格遵守和执行。
7 法律风险文书
7.1 法律文书包括《法律风险报告书》、《法律风险检查报告》、《法律风险督查意见书》、《法律风险建议书》、《法律知识培训确认书》等。
8审法档案
8.1已经被识别、评估、审计的法律风险、已经发生和处理的法律风险事件、各类审法文书、法律知识培训情况、法律风险预警信息等,审计法务部应予以分类归档。
8.2审法档案的存档、登记、借阅、移交、注销、保密等,遵照海航实业档案管理相关规定的要求执行。
9风控奖励与处分
9.1对于严格执行法律法规、监管政策和公司规章制度,有效避免重大管理风险发生或对减少财务或声誉损失有直接贡献的单位或个人,海航实业审计法务部有权予以在海航实业内进行通报表扬并建议所在单位人力资源主管部门给予奖励。
9.2对于未能严格执行法律法规、监管政策和公司规章制度,造成重大管理风险或造成财务或声誉损失的单位或个人,海航实业审计法务部有权有权予以在海航实业内进行通报批评并建议所在单位人力资源主管部门给予处分,涉嫌犯罪的,将移送司法机关处理。
日常审法工作流程
1 总则
1.1 为规范海航实业控股(集团)有限公司日常审法工作开展程序,推动审
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