商务会议接待方案范文.docx
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商务会议接待方案范文.docx
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商务会议接待方案范文
商务会议接待方案范文
导语:
商务会议中,常常会出现要接待贵宾的情况。
下面是收集的商务会议接待方案范文,欢迎参考。
一、接待时间:
XX年X月X日一X月X日
二、接待地点:
接送机地点:
西宁机场
下榻酒店:
XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)
会议地点:
XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店
会议厅,青海宾馆会议厅等)
三、接待对象:
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员:
总负责:
接待办
跨部门接待小组:
相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫
五、接待前期准备工作:
1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间
2.食宿安排,提前预定
3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)
5.相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8x0.5x0.75)。
接待组由此将客人集中带出乘车。
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80x180cm以下易拉宝)。
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注:
易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条.
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。
3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。
餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。
由客房服务人员进行相关服务。
2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅。
根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。
根据会议内容,在场内悬挂横幅。
门口张贴欢迎和庆祝标语。
可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。
桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。
提前准备礼仪人员做好相关接待工作
4.会前检查。
提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全
十、会议接待
1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新
2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。
3.联系陪同人员,讲解员。
根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:
会谈开始前1小时,再次提醒相关人员
4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。
一、座谈
1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)
2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。
提前将场地、椅子等布置好,摄影师做
好摄影准备。
会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。
为了接待XXXX年X月X日,XXXXXX一行到公司参观,为确保
本次活动有序开展,特制定如下接待方案:
1.接待时间:
xx-07-0414:
00--xx-07-0510:
00
二、接待地点:
XXXX、XXXX、
三、接待对象:
XXXXXXXXX
四、参观路线及时间表:
xx-07-0414:
00派车到XXXX^15:
00工厂参观—16:
00离开
XX前往XX^16:
30XXXX—16:
lOXXXX^盘讲解—16:
25XXXX彥观
—17:
00离开XX—17:
30XXXX假日酒店—17:
35酒店会议室(项目
讲解与政策沟通)—18:
00酒店晚宴—18:
30休息—次日9:
00送离
XX欢送
五、接待前准备工作安排:
1.成立接待小组
组长:
XXX董事长)
副组长:
XXX总经理)、XXX副总经理)、XXX总监)
成员:
XXX、XXX、XXX
参观团到其部门,由部门总监负责陪同讲解。
2.职责
2.1.XXXX
2.1.1XX行政部(XXX):
2.1.1.1负责现场清洁、秩序的维护及车辆规范停放。
A、在大门设置两名形象保安
B、在行政大楼LED更改欢迎字幕:
热烈欢迎XXXXXXXXX)贵宾莅临参观考察
2.1.1.2XX厂(负责人:
XXXX):
A、负责现场的清洁卫生
B、负责现场的工作秩序
C、负责参观路线
D、负责现场的讲解
2.1.1.3XXXXX(负责人:
XXX):
A、负责现场的清洁卫生
B、负责现场的工作秩序
C、负责参观路线
D、负责现场的讲解
2.2.XXXX
2.2.1政部人事部(负责人:
XX)
2.1.1.1保洁(负责人:
XXX):
A保洁于X日下午开始对xxxX7卜进行清扫,尤其是地面的顽迹。
B4日早上8:
00上班,再次打扫确保XXXX^b围,XX周围清洁
卫生。
CXXXX室内清洁,洗手池外无水渍,卫生间无异味,纸巾完备。
DXXX室内及卜围清洁,无白色垃圾。
2.1.1.2保安(负责:
XXX)
A保安于XXX区域)安排两人、XXXXE门外两人、XXX正门外
【XXX、XXX[XXX石凳外设置太阳伞。
安排四名形象保安穿保安
工作装,戴白手套。
形象保安于4日14:
30分到位。
B4日早7:
30XXXX路口安排一名保安,放置锥形桶,禁止一切
车辆进入xxxX7卜围。
在参观领导到来之前,打开通道,并行礼。
车辆过后,再将锥形桶复原,禁止非参观车辆进入XXXX外围。
C4日下午14:
30其他三名形象保安到指定位置,立军姿待命。
D4日下午14:
45XXX外保安将石凳搬开,打开一个通道,让参观车辆通行。
其余时间,禁止其他车辆进入。
E4日保安加强巡逻,防止一切车辆进入XXXXXX间的广场停放。
F【XXX负责外围车辆停放秩序、客人考察参观期间,在XXXX
及XXX正大门安排形象保安。
尤其是要位置好当天机动车停放秩序,接待前30分钟在XXX及XXXX安排形象保安。
2.1.1.3【XXX负责所有设备正常运转,完成时间4号上午12:
00.
2.1.1.4信息中心【XXX负责XXXLED1示屏欢迎词的更换,
内容为:
XXXXXXX欢迎您光临。
2.1.1.5XXX负责车辆的安排;
A7月4日下午2点派4辆依维柯及2辆商务车到XXX接待客
人。
并按参观流程,负责全程的接送工作。
B依维柯上准备视频资料(播放公司宣传片)。
C、每辆车上准备2件水。
2.2.2招商部(负责人:
XXX)
2.2.2.1XXX负责XXXX的现场维护及秩序。
2.2.2.2协调沙盘人员进行沙盘的讲解.
2.2.2.3负责酒店会场现场氛围的布置。
(会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置丄ED欢迎词的拟定,会场内适当的轻松盆景盆花.桌面上摆放矿泉水,摆放美观统一.
2.2.2.4坐席上摆放参会者的姓名水牌
2.2.2.5物料准备:
精美签到布1件,签到指示牌1个,宣传资料,招商手册、手提袋各73份,矿泉水20件,黑色中性笔2盒,会议结束后,每人发放一份宣传资料.
222.5人员分工:
签到人员:
XXX引领人员:
XX,主持人:
XX
2.2.2.6具体操作过程:
沙盘讲解,讲解人XX-----从XXXX统一接参会者到达下榻酒店会场参会者依次签到XX引领已签到人员至会场就座
主持人XX暖场,X总致欢迎词并介绍xxxxxXI体规划-----主持人介绍XXX上台讲话------主持人XXX做会议总结、结束词——公司安排车辆统一送参会者离场。
2.2.3XX部(负责人:
XXX)
2.2.3.1负责现场秩序维护及管理。
2.2.3.2负责参加路线的确定及讲解。
2.2.3.3准备矿泉水。
2.2.3.4负责现场导购及灯光的处理。
2.2.4XX部(负责人:
XXX)
2.2.4.1负责全程摄影拍照。
2.2.4.2负责全程串词及发言稿的拟定
1.由行政人事部【XX、【XXX和【XXX,在7月4日下午
14:
00对整个接待现场进行最终检查。
2.陪同人员在7月4日14:
45,在XXXX大门口集合。
七、总结:
1.留下相关的___。
2.将本次接待影像保留档案部。
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