仓库管理系统分析.docx
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仓库管理系统分析
仓库管理系统分析
第二章系统需求分析
系统需求分析主要任务是调查现行系统存在的问题,弄清用户对新系统的要求,提出可行的方案,为管理层决策提供依据。
系统分析(又称逻辑设计)是管理信息系统开发的关键环节,要求在系统调查的基础上,对新系统的功能进行细致的分析,并建立一个新系统的逻辑模型。
新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成。
最后要完成系统分析报告(也称为系统逻辑设计说明书)。
系统逻辑模型就像在根据需要建设一座学校前,按照学校教育的层次(初等、中等、高等)、规模、投资、地理环境、技术水平等条件的要求和约束,先由建筑设计院进行设计,保证学校建成后的各种功能得以实现,之后才能进行工程设计和施工一样。
在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作,避免新系统在功能上存在先天不足或缺陷。
因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的基础上的,所以系统调查工作要进行得深入、细致、全面。
用户可以对新系统的逻辑模型提出意见,双方经过讨论、修改,最后达成共识,并完成系统分析报告(系统逻辑设计说明书),经有关领导审批通过之后,转入系统设计(又称系统物理设计)阶段。
2.1现行业务描述
2.1.1组织结构
本企业单位由在企业单位管理层下设财务部、仓储部、采购部、保管部、销售部。
组织结构图见图2.1。
图2.1组织结构图
组织结构图中,各部门的职责描述见表2.1。
表2.1组织结构职责表
部门
职责
董事会
企业单位投资与经营战略决策
总经理
管理企业单位营运事务,实现营运目标,向董事会负责
财务部
管理企业单位资金来源与资金运用,支持各部门工作。
仓储部
从事企业单位生产与服务所需物资的入库、储存、发放,实现物品仓库管理。
采购部
制定采购计划,进行供应商管理,向市场采购企业单位所需各项物资
销售部
管理企业单位的销售工作。
仓管员
发放物品和作帐
2.1.2业务流程分析
在本系统的业务流程分析中,采用的工具是业务流程图,这是一种表明系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图,它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理。
业务流程图中的符号说明如下:
现在分别分析采购与仓库管理业务流程和物品仓库管理业务流程。
一、采购与仓库管理业务流程分析:
本企业单位采购与仓库业务流程重点管理物品周转,主要包括以下几步:
1、仓库管理员根据物品实存不足的情况,向采购部发出订货通知;
2、采购部组织供货,仓库管理员验货入库,采购部根据实际入库的货品情况填制进货单,仓库管理员登记进货单进账;
3、销售部门填制销售单,仓库管理员登记销售单进账,并发货给销售部门;
4、定期编制物品仓库报表,上报经理。
采购与仓库管理业务流程图,见图2.2。
图2.2采购与销售管理业务流程图
二、物品仓库管理业务流程分析:
目前,本企业单位保管业务流程重点管理保管资金流程,对物品的保管主要包括以下几步:
1、保管人员保管物品;
2、员工向保管人员提出销售请求;
3、保管人员为员工或客户填写发票;
4、保管人员将发票清单传递给员工核查;
5、员工核查发票清单无异议后,签字提交仓管员;
6、仓管员提供给员工物品。
2.2现行系统存在的主要问题
现行系统是手工运作的系统,可以支持向员工提供物品服务功能,但是,存在以下薄弱环节:
1.现行系统是手工运作的系统,人员手工作业量大,数据传递不及时,对数据的统计和计算运程中易发生差错,工作效率较低;
2.业务流程管理不够严密;
3.主要从保管收入角度向管理层提供数据,不能满足管理要求(例如不能提供的保管排行、实时发票状况统计等信息);
4.向员工提供的发票清单手工书写,常发生字迹不清晰的问题,并且格式也不统一;
5.历史账务的查询也不方便。
现行系统的上述弱点,实质上反映企业单位在企业单位服务员工的过程中,对信息的产生、传输、加工与挖掘分析利用方面存在不足,不能满足企业管理与业务发展的要求,也对企业形象造成不利的影响。
这也正是提出新系统的直接原因。
2.3解决方案
建议采用的新系统,是一个人机系统,采用本地机结构,同时为了加强系统的适应能力,采用本地机技术,这样即使在网络中断的情况下,也可以继续管理。
也就是说,单机主要起到存储数据的作用。
新系统能够实现现行系统的功能,并且能克服现行系统的上述弱点,与现行系统相比,将有如下改善之举:
1.对发票信息的采集与记录更加细致与全面,能满足不断增长的管理需求;
2.利用计算机对数据进行加工、统计、分析,提高工作效率;
3.实现完成的信息管理流程,支持业务管理制度的完善工作;
4.提供统一格式的计算机打印单据与报表,提升企业形象;
5.重视对历史数据的存储保护、追溯、分析,为管理层对企业的经营预测与决策提供及时有效的帮助。
2.4可行性分析与抉择
当接受一个软件开发任务,就进入软件生命的第一个阶段,即进行可行性的研究。
并不是所有问题具有简单的解决办法,许多问题不能在预定的规模之内解决。
因此通过可行性的研究分析可以知道问题。
有无可行性的解决方法,进而避免人力、物力和才力的浪费。
在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标,即新系统建立后所要求达到的运行指标,这是系统开发和评价的依据。
系统目标应充分体现,直接为仓库管理系统服务,并且,程序可以分期分批实现。
但是,需要指出的是,系统目标是不可能在总体规划阶段就提得非常具体,它还将在开发过程中逐步明确和定量化。
以达到更加出色的程序系统。
可是,目标的提法不尽相同,例如:
●提高仓库管理效率,减轻劳动强度;
●提高信息处理速度和准确性;
●为仓库管理者提供更方便、科学的服务项目。
系统的目标确定后,就可以从以下几方面对能否实现新系统目标进行可行性分析:
2.4.1技术可行性
根据客户提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件,根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备,本系统是一个数据库管理和查询的系统,现有的技术以较为成熟,硬件、软件的性能要求、环境条件等各项条件良好,估计利用现有技术条件应完全可以达到该系统的功能目标。
同时,考虑给予的开发期限也较为充裕,预计系统是可以在规定期限内完成开发。
最近20年来,管理信息系统技术得到了充分的发展与完善,使得开发本系统在技术可行性成为可能,利用VB开发工具,使得本系统不存在技术上的障碍。
该系统的软件研发阶段,由我协助该企业单位管理企业单位提出需求、进行系统设计与开发,拟采用成熟的数据库技术与软件开发技术,具有技术可行性。
2.4.2经济可行性
笔者参与本系统的研发工作,主要是为了综合运用在计算机信息管理本科段自学的各科知识,通过理论与实践的结合,提高本人的专业技术知识的应用能力,所以主动免费承担本系统的软件研发工作。
估算新系统的成本效益分析,其中包括估计项目开发的成本,开发费用和今后的运行、维护费用,估计新系统将获得的效益,估算开发成本是否回高于项目预期的全部经费。
并且,分析系统开发是否会对其它产品或利润带来一定影响。
因为本系统投产后,不必增减企业单位人员的工作岗位及职工人数,故没有人力资源成本的增加与减少。
新系统(第一期)的费用与收益分析如下:
(1)一次性项目建设费用为人民币36000元。
其中:
软件研发经费:
人民币0元;
计算机设备及系统软件费:
人民币35000元;
培训费:
人民币1000元;
整个项目建设期为0.5年
(2)投产后的年发生费用预计为人民币12000元。
其中:
年运营耗材费:
人民币6000元
年折旧费(支付系统软硬件维护及更新):
人民币6000元
(3)新系统投产后预期年经济收益人民币30000元
保管信息利用增值:
人民币20000元
工作效率提升的收益:
人民币10000元
(4)预计本系统使用寿命五年,按后年利率5%计算:
项目投资回收期=项目投资/(年收入–年支出)
=36000/(30000-12000)=2年
净现金流量=Sum(年净收入/(1+年复利息率)
)–项目投资
=(30000-12000)*(0.9524+0.9070+0.8638+0.8227+0.7835)-36000
=77929-36000=41929元
可见,本系统的投资回收期不很长,在项目运管理5年内,企业单位仍能获得超过4万元的净现金流量,本项目经济上可行。
2.4.3营运可行性
在本系统的运营阶段,使用系统的工作人员,除了需要具备在MicrosoftWindows平台上使用个人电脑的知识,并不需要特别的技术能力。
这方面的知识,在该企业单位与本项目运营相关的直接人员(包括经理层、仓储部、销售部)中已经具备。
并且在项目投产前,还会安排对操作系统的人员进行必要的培训。
系统技术维护支持工作,在初期仍将硬件供应商及本人完成。
在企业单位信息化建设及业务拓展到适当规模后,宜由企业单位雇用专业技术人员担任此项工作。
在具体实施过程中,企业单位同意建立这样的运营管理机制:
由企业单位管理层一名高级管理人员领导,仓储部与销售部具体负责本项目的运营;同时,采购部负责对系统运营过程中的计算机耗材的供应。
因此本系统营运方面可行。
综上所述,实施本系统,已具备技术可行、经济可行、营运可行的条件,所以企业单位决策层同意开发和使用本系统。
2.4.4法律可行性
新系统的研制和开发,将不会侵犯他人、集体和国家的利益,不会违反国家政策和法律。
第三章新系统逻辑方案
根据用户的需求,新系统应实现如下功能
物品发放功能:
支持物品入库、出库管理功能;
支持进货单、销售单的增加、修改、删除、查询功能;
其中,必须支持对进货单信息的加工:
进货单号、经手人、物品名称、数量、单价;
必须支持对销售单信息的加工:
销售单号、经手人、物品名称、数量、单价;
对货物物品情况的查询功能;
统计各部门在指定时间段中实际销售的物品情况。
系统维护功能:
操作人员及操作权限、供应商,业务员的设置等等。
综合统计功能:
1、物品仓库管理综合统计:
采购员进货查询、供应商供货查询、部门销售查询、物品查询、销售单查询、进货单查询;
2、物品仓库信息查询:
⑴.实时管理监控:
管理信息等实时监控;
⑵.保管分析:
保管情况,保管金额,进货情况,进货金额进行分析;
⑶.员工销售单查询:
可以查询每一档销售情况。
下面分别从数据流图、数据字典、基本加工角度对本系统要实现的功能进行详细说明。
3.1数据流图描述
数据流图是对组织中信息运动的抽象,是管理信息系统逻辑模型的主要形式。
它不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织,是用图形语言及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能,及所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。
本文中数据流的中的符号解释如下:
3.1.1系统关联图说明
首先,根据对管理信息系统建设的总体要求,确定系统的外部项,即系统数据的数据来源和去处。
通过分析,掌握本系统的外部项和输入输出数据流,绘制本系统的关联系图见图3.1。
图3.1系统关联图
从系统关联图(图3.1)中可以看出:
采购部向本系统提供进货单信息(F2),并可以通过从本系统获得订货需求报告(F1)、查询进货入库信息(F3);
销售部等部门对物品的领用(F4)信息提交本系统进行管理,也可以通过本系统查询物品销售信息(F5);
客户填过出库单获得物品(F6);
每日管理收市本系统生成保管分析报表(F7),有力地支持企业单位的日常营运管理;
另外,本系统支持经理对营运数据的统计分析功能(F8)。
3.1.2系统顶层数据流程图说明
本系统的顶层数据流程图见图3.2。
图3.2顶层数据流程图
在顶层数据流程图(图3)中,一共有四个主要的加工:
“P1物品进货管理”,“P2物品销售管理”、“P3库存管理”、“P4统计报表”。
P1物品进货管理:
处理各种物品入库操作。
P2物品销售管理:
处理客户信息,处理各种物品销售操作生成“分析报表”上报给企业单位经理。
P3库存管理:
基于各项数据表的数据根据进货和保管生成库存记录。
P4综合统计:
基于各项数据表的数据进行管理信息统计分析。
3.1.3物品进销管理数据流程一层图说明
物品仓库管理数据流程一层图见图3.3。
图3.3物品进货管理数据流程一层图
图3.3中主要有三个加工:
P1.1入库处理,P1.2需求管理
入库处理:
主要形成“D1.1库存操作记录”在具体处理的实现中,都包括新增、查询、修改、等处理过程。
“D1.2库存代码”“D1.2入库基础数据”为P1.1入库处理提供数据。
需求管理:
是根据系统设置的订货点,与物品库存量进行对照,形成缺货数据;仓库管理员根据缺货数据,编制“订货需求报告”给采购部。
图3.4物品销售管理数据流程一层图
图3.4中主要有三个加工:
P2.1出库处理,P2.2销售管理
出库处理:
主要形成“D2.1出库操作记录”在具体处理的实现中,都包括新增、查询、修改、等处理过程。
“D2.2库存代码”“D2.2入库基础数据”为P2.1出库处理提供数据。
销售管理:
是接受员工的销售信息;仓管员根据销售信息开出发票。
3.1.4物品库存管理数据流程一层图说明
物品库存管理数据流程一层图见图3.5。
图3.45物品库存管理数据流程一层图
从图3.4可以看出,将进货和销售记录经过合计形成库存记录。
3.1.5综合统计数据流程一层图说明
综合统计数据流程一层图见图3.6。
图3.6综合统计数据流程一层图
图3.5中,将顶层图3.2中“P4综合统计”分解为“P4.1进货统计”、“P4.2保管统计”“P4.3库存统计”两个加工,分别基于各项数据表的数据进行管理信息统计分析。
3.1.6数据流程图二层图说明
二层图较多,因篇幅限制,下面“P2.1销售信息”二层数据流程图为例加以介绍,详见图3.7。
图3.7保管信息录入数据流程二层图
3.2数据字典描述
建立数据字典是为了对数据流程图上各个元素做出详细定义和说明。
数据流程图配以数据字典,就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行描述,从而形成一个完整的说明,为以后系统设计的进行提供必要的详细信息。
对数据流图中所有的数据流都要加以说明,现在以“F7.2进货单”为例进行说明,见表3.1。
对数据流图中所有的数据元素都要加以说明,现在以“进货单编号”为例进行说明,见表3.2。
对数据流图中所有的数据存储都要加以说明,现在以“D2.1入库操作记录”为例进行说明,见表3.3。
对数据流图中所有的外部项都要加以说明,现在以顶层图中“E04客户”为例进行说明,见表3.4。
对数据流图中所有的数据加工都要加以说明,现在以顶层图中“P1物品仓库管理”、“P2物品仓库服务管理”和“P3综合统计”为例进行说明,见表3.5,表3.6和表3.7。
表3.1 数据流---进货单
数据流
系统名:
仓库管理系统 编号:
F2
条目名:
进货单 别名:
来源:
采购部
去向:
入库处理
数据流结构:
编号
进货日期
库存号
单价
数量
供应商
简要说明:
进货单记录物品每次入库情况。
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.2 数据元素---进货单编号
数据元素
系统名:
仓库管理信息系统 编号:
E2.1
条目名:
进货单编号 别名:
属于数据流:
F2
存储处:
D2.1
数据元素值:
取值范围含义:
代码类型:
字符 第1至8位为年月日
长度:
12位 第9至12位为序列号
简要说明:
进货单编号是进货单的识别符,每个进货单都有且仅有一个进货单编号
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.3 数据存储---入库操作记录
数据存储
系统名:
仓库管理信息系统 编号:
D2.1
条目名:
入库操作记录 别名:
存储组织:
每次入库一次就有一张进货单,按编号顺序排列
记录数:
只记录入库记录,记录数不限,存储上限由磁盘可用空间控制。
主关键字:
编号
记录组成:
项目:
编号+进货日期+库存号+单价+数量+供应商
近似长度(字节):
12+8+8+4+8+50=42
简要说明:
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.4 外部项---顾客
外部项
系统名:
仓库管理信息系统 编号:
E04
条目名:
顾客 别名:
输入:
F6顾客求购
具体包括:
F6.1销售信息
F6.2员工信息
输出:
F7发票
主要特征:
记录顾客信息;
员工:
编号+姓名+电话+地址
简要说明:
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.5 数据加工---物品进货管理
数据加工
系统名:
仓库管理信息系统 编号:
P1
条目名:
物品进货管理 别名:
输入:
F2进货单
D1.2库存代码
D1.3入库基础数据
输出:
F3入库查询信息
D1.1进货记录
处理逻辑:
1.根据采购部提供的进货单进行入库处理,形成入库操作记录,更新物品库存量及成本单价。
2.根据需要,提供出入库操作的查询信息。
简要说明:
“物品仓库管理”加工,可以基本满足仓库管理员的日常工作需要。
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.6 数据加工---物品销售管理
数据加工
系统名:
仓库管理信息系统 编号:
P2
条目名:
物品仓库服务管理 别名:
输入:
F4出库单息
D4出库管理基础数据
输出:
F7发票
F5出库查询
F8出库分析报表
D4出库管理基础数据
处理逻辑:
1.根据客户提供的销售信息,进行保管数据录入,更新基础数据。
2.交易成功时,根据信息,开票并记录明细账,更新基础数据。
4.保管分析处理,将保管明细账生成报表给经理。
简要说明:
“物品仓库服务管理”加工,可以基本满足物品仓库员的日常工作需要。
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.7 数据加工---库存统计
数据加工
系统名:
仓库管理信息系统 编号:
P3
条目名:
库存统计 别名:
输入:
D1进货记录
D3销售记录
输出:
D3库存记录
F11综合统计报表
处理逻辑:
1.根据D1查询生成进货统计;
2.根据D2查询生成出库统计;;
3.根据D3,查询生成物品库存量报表
简要说明:
“综合统计”加工,根据各项数据表的数据进行管理信息统计分析,提供相应报表,满足经理对管理信息的需要。
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
3.3基本加工的简要说明
限于篇幅,在本文中,没有收录全部基本加工的说明,下面以“P2.1出库信息录入”的各个基本加工(一共有2个)为例进行说明。
P2.1.1开票:
BEGIN
提交“物品库存编号”请求给系统。
系统显示目前所有的物品库存编号;
选择其中所有“库存编号”其中的一个,输入出库单号;输入其他相关信息
提交给系统;
IF“出库单号”重复
提示“出库单号重复,请重新录入”信息;
操作员确认后,返回BEGIN;
ELSE
更新“出库记录表”;
操作员确认后,结束本加工;
ENDIF
END
P2.1.2员工信息录入:
BEGIN
输入员工相关信息
提交给系统;
系统为员工自动编号;
更新“员工信息表”;
操作员确认后,结束本加工;
END
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