Domino Document Manager.docx
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DominoDocumentManager
DominoDocumentManager(DDM)与QuickrDomino产品特性比较
燕涛,软件工程师,IBM
简介:
DominoDocumentManager(DDM)作为一款成功的文档管理软件,在全世界拥有众多的用户,随着DDM历史使命的终结,QuickrDomino成为DDM客户数据迁移的首选产品。
本文将从文档的层次结构、安全性、文档类型和管理流程以及用户接口等多方面对DDM和QuickrDomino进行比较,以帮助DDM用户更好的了解、使用QuickrDomino,为将来的数据迁移做好准备。
概述
自1998年第一版发布以来,DDM为客户提供了十几年的文档管理服务,已经到了功成身退的时候。
IBM公司宣布将在2012年的9月30日起停止对现有DDM客户提供服务,QuickrDomino作为替代的产品,DDM用户将可以自动地获得其License。
不过QuickrDomino作为新一代协作软件,而DDM只是一款文档管理软件,它们之间存在着一些差异,为了帮助客户更好的了解、使用QuickrDomino,我们从以下几个方面来对比它们在产品特性上的不同。
∙层次结构;
∙安全设置;
∙文档管理模型;
∙文档管理功能;
∙用户接口;
∙其他特性。
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DDM的层次结构
1.DDM的主要目标是为了更好的管理文档。
在DDM的结构中,分为Library、Room、Cabinet、Category、Binder五种基本层次。
如图1所示。
图1.DDM层次结构
∙Library是DDM中最顶层的结构,包含了所有的其他元素,用户必须首先创建一个Library;
∙Room是一个虚拟的层,被用来对Cabinet分类;
∙Cabinet中存放Binder,并且支持在该级别设置权限;
∙Category的作用和Room相同,也是一个虚拟的层,用来对Binder进行分类;
∙Binder是真正用来存放文档的地方,在DDM中,文档只能存放在Binder中。
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QuickrDomino的层次结构
在QuickrDomino中,有Place、Room和Folder三种层次结构。
如图2所示。
图2.QuickrDomino层次结构
∙Place是QuickrDomino中最顶层的元素,首先需要创建一个Place,在Place里面可以再创建Room或者Folder来保存文档;
∙Room可以看着是Place的子场所。
它允许在Place内再设定访问权限,只允许Place内特定的用户访问其中的内容。
用户可以在Place或者Room中再创建Room,但是不能在Folder里面创建Room;
∙Folder表示一组的信息或文档。
可以在Place,Room或者Folder中再创建Folder。
Library是QuickrDomino自带的一个Folder。
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层次结构的比较
DDM系统可以比作一个图书馆(Library),里面会有不同的房间(Room),在房间里存放着很多柜子(Cabinet),每个柜子都有抽屉(Category),在抽屉里面还有文件夹(Binder),而文档全部存放在文件夹里面。
这种强制性的层次要求虽然使得文档存放结构清晰,但是DDM用户在组织文档的时候却也显得缺乏灵活性。
QuickrDomino允许将文件放在任何地方,这样为客户组织文档提供了更大的灵活性,如果在DDM中你并不需要层次结构,在QuickrDomino中完全可以使用平面结构,如果用户需要使用层次结构来组织文档,那么QuickrDomino提供了更多的选择,更多的层次嵌套,更多存放文档的地方。
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DDM的安全设置
作为LotusDomino的一个应用,DDM提供了非常优秀的安全性(这也归功于Domino独特的、强壮的安全性基础结构)。
DDM支持DominoDirectory和LDAPDirectory,允许在FileCabinet、Binder、Document一级设置权限,并提供了Reader、Editor、Manager和BinderCreator几种角色。
下面用表1来详细介绍。
表1.DDM的角色与权限
级别
Reader
Editor
Manager
BinderCreator
Cabinet
查看文档
创建、编辑文档
修改安全设置,编辑文档
如果设置,具备和Editor同样的权限,并且允许创建Binder
Binder
查看Binder属性,不能添加或删除文档
查看、编辑Binder属性及文档,创建文档
查看、创建、编辑、删除Binder和文档,修改Binder安全设置
如果设置,具备和Editor同样的权限并且允许创建Binder
Document
查看文档
查看、编辑文档
查看、编辑、删除文档,修改文档的安全设置
在DDM中,安全设置可以从父一级继承,也可以在cabinet、binder或者document一级明确设置。
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QuickrDomino的安全设置
QuickrDomino同样也支持DominoDirectory和LDAPDirectory,此外还可以直接在Place里面创建本地用户。
QuickrDomino中的安全级别及角色如表2所示:
表2.Quickr的角色与权限
级别
Reader
Author
Editor
Manager/Owner
Place
访问Place,查看文档
访问Place,查看文档,创建文档并编辑自己的文档
访问Place,查看、创建、修改文档
查看、创建、修改和删除文档,创建、删除Room,管理成员,修改各级别的安全设置,删除Place
Room
访问Room,查看文档
访问Room,查看文档,创建文档并编辑自己的文档
访问Room,查看、创建、修改文档
访问Room,查看、创建、修改、删除文档,创建子Room,添加成员,修改各级安全设置,删除Room
Folder
访问Folder,查看文档
访问Folder,查看文档,创建文档并编辑自己的文档
访问Folder,查看、创建、修改文档
访问Folder,查看、创建、修改、删除文档,创建Folder,添加成员,修改安全设置,删除Folder
Document
查看文档
查看、修改、删除文档,修改文档访问权限
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安全设置的比较
DDM和QuickrDomino使用相同的Directory,在将DDM的内容往QuickrDomino上迁移的时候,安全设置也同样可以迁移。
我们只需要在QuickrDomino上使用配置同样的Directory,在数据迁移之后,DDM中的安全设置就会在QuickrDomino中发挥作用。
虽然DDM和QuickrDomino都是使用Domino的安全性基础结构,但是两者在安全设置级别和角色上还是有些不同。
QuickrDomino中多了author和owner两个角色,没有bindercreator,在数据迁移的时候,可以考虑将bindercreator映射到folderowner或者roomowner,这些取决于客户自身的需要与设计。
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DDM的文档模型
DDM和QuickrDomino都是将文件和相关的数据存放在服务器上,它们使用LotusDominoServer,以NSF数据库作为主要的存储。
DDM将一个上传的文件(file)看作是一个可管理的文档,将其他输入的信息看作是该文档的元数据,这些元数据和文档的属性(profile)相关,也就是说文档的类型不同,元数据也有所不同。
举个例子来说,在DDM中创建一个Contracts类型的文档,该文档包含了“Preparedby”,“Date”,“BriefDescription”,“CompanyName”四个属性。
如下图3所示。
图3.Contracts类型的文档
DDM默认提供了Application,ArchiveSample,AssetValuation,ClientCorrespondence,Contract等25个文档类型。
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QuickrDomino的文档模型
在QuickrDomino中,每一个上传的文件都被看作一个新的页面的附件。
这个页面是基于QuickrDomino中的表单(Form)来创建的,它包含了文档的名称和附件本身。
图4显示了根据“upload”表单来创建页面。
图4.创建Upload页面
除了Upload,QuickrDomino还提供了Importedfile,Page和Link三种Form。
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文档模型的比较
在文档模型方面,DDM提供了大量的文档类型(25个),但是却不够灵活,如果要添加新的类型就非常困难,需要对代码做改动。
虽然QuickrDomino默认提供的文档类型有限,但是QuickrDomino具有自定义Form的功能,这个功能能够使用户创建出自定义的文档类型,具有很大的灵活性,当然也包括DDM中所使用的文档类型,而且不需要对代码做任何改动,非常方便。
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DDM的文档管理功能
版本控制
在DDM中,对正式文档和草稿都提供了版本控制的功能,称之为主要的(major)和次要的(minor)版本控制。
一个主要的版本用整数来表示,例如1.0、2.0,而次要的版本则用小数来表示,例如1.1、1.2。
正式版本和草稿都支持checkin、checkout的操作,默认情况下,正式版本具有完全的访问权限,但是草稿只是对那些具有编辑或者管理权限的用户可见。
Checkin/Checkout
Checkin/Checkout的机制能够阻止不同的用户在相同的时间对同一个文档进行操作。
DDM通过复制数据库的方式在分布式环境中工作。
为了确保一个文档不会同时被两个用户所修改,checkout的操作只允许在主server上操作。
这个方法虽然避免了文档发生冲突,但是却会导致延迟,有些时候,用户并不能直接访问主server,因此checkout的操作需要先保存到主server上的Transaction数据库,然后再执行。
文档工作流
DDM为文档还提供了复杂的审批、检查的功能。
用户可以在一个文档上设置:
哪些人可以检查该文档;通过什么样的方式;如果是由多人检查,是并行还是串行的方式;如果检查者没有响应,多少天后通过邮件的方式发送通知等等。
在检查的工作流中,用户还可以指定检查者是否能够编辑文档或者只能够添加注释。
在审批的流程中,用户可以指定当所有的审批者都批准了之后,该文档是自动checkin成一个版本还是保留草稿的状态,由用户自己checkin。
这些都为用户的操作提供了灵活性。
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QuickrDomino的文档管理功能
版本控制
QuickrDomino中版本控制的工作方式和DDM有所不同。
QuickrDomino也支持版本和草稿,但是当一个草稿升级为版本之后,这个草稿就会被自动删除,所以在QuickrDomino中不会出现多个草稿的版本。
如果用户将一个文档保存为草稿,那么这个文档将只对该用户可见,不能够给其他用户查看或编辑该草稿的权限。
Checkin/Checkout
QuickrDomino中的checkin/checkout的操作和DDM中的相同。
QuickrDomino也支持在集群环境中创建副本。
但是QuickrDomino没有提供一种机制确保不同的用户在不同的服务器上checkout同一个文档。
这样会存在潜在的保存、复制冲突,但是发生这种情况的几率很小。
文档工作流
和DDM一样,QuickrDomino也提供了一些工作流功能,这些设置是在Form中定义的,用户不需要改变文档的工作流设置。
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文档管理功能的比较
通过下面的表(表3)能够总结DDM和QuickrDomino在文档管理方面的不同
表3.DDM与QuickrDomino文档管理功能的比较
DDM
QuickrDomino
版本控制
支持主要版本和次要版本
支持主要版本
Checkin/checkout
有机制确保在集群环境下避免文档冲突,但是效率比较低
在集群环境下有可能发生文档冲突,但是效率较高
工作流
支持并行和串行的工作流方式;
Approver列表能够自动产生;
工作流的设置需要在每个文档上进行设置;
能够设定时间并支持通知功能;
需要专业人士来创建工作流;
支持串行的工作流方式;
Approver列表可以在相关的Form中指定;
工作流的设置在Form中定义,根据此Form创建的文档自动获得设置;
工作流中没有时间约束,支持通知功能;
用户可以在没有编程技巧的情况下进行工作流Form的开发;
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DDM的用户接口
DDM和QuickrDomino都提供了多种客户端的访问方式,包括Web客户端,Windows平台下的本地应用程序客户端,以及Notes客户端等等,但是它们之间还是有些不同。
Web客户端
Web客户端是DDM主要的用户接口(图5),它允许用户使用HTTP和HTTPS协议来访问DDM中的library及内容,它支持各种主流的浏览器。
由于DDM最后一个版本是在2005年发布的,而最近几年浏览器的更新换代又在加快,所以DDM并没有官方声明支持最新的浏览器版本。
图5.DDM的WebClient
桌面客户端
DDM为用户提供了一个可选的用户接口(图6),称之为DesktopEnabler(DTE)。
它是一款基于Windows平台的桌面应用程序,和Windows的Explorer很好的集成在一起,可以使用HTTP和Notes协议来访问Library。
DDM还提供了与Office集成的客户端,这使得用户可以非常方便的通过Office应用程序来操作DDM中的文档。
图6.DDM的桌面客户端
Notes客户端
DDM是一个纯粹的Domino应用,因此用户可以通过Notes客户端来访问它。
同时,Notes客户端(图7)也作为一个DDM管理员的主要用户接口,管理员通过Notes客户端来创建Library、Cabinet、Binder以及进行配置。
图7.DDM的Notes客户端
API接口
DDM提供了一组API,DTE的实现就是基于这组API,同样客户也可以使用它们创建其他用户接口与DDM进行集成。
API提供了24个类以帮助用户使用DDM的文档管理功能。
在使用之前需要先安装API。
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QuickrDomino的用户接口
Web客户端
Web客户端(图8)同样是QuickrDomino的一个主要的用户接口。
作为新一代协作软件,QuickrDomino在设计与开发中大量使用了Web2.0技术与模式,从而使QuickrDomino的Web界面更加友好,易用性更强。
Web客户端能够完成QuickrDomino中所有的操作以及基本的管理任务。
图8.QuickrDomino的WebClient
桌面客户端
QuickrDomino的桌面应用程序统称为Connectors,它和很多其他的应用程序都做了很好的集成,包括:
MicrosoftWindowsExplorer、MicrosoftOffice、MicrosoftOutlook、LotusSymphony、LotusSametime以及LotusNotes。
Connecotr能够访问QuickrDomino中的内容,并执行checkin/checkout,创建版本等基本的文档操作。
在QuickrDomino中,Notes不再作为一个主要的管理员客户端来使用,它的作用是使用户保存邮件或者附件到QuickrDomino的Place中。
图9是一个WindowsExplorerConnector的截图。
图9.QuickrDomino的WindowsExplorerConnector
API接口
QuickrDomino能够通过API与IBMContentManager和IBMFileNet集成,同时,QuickrDomino还公开了一组基于SOAP和REST的API,其他应用程序可以通过访问这组API来和QuickrDomino集成。
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用户接口的比较
DDM和QuickrDomino都是将Web客户端作为其主要的用户接口,同时搭配一组桌面应用程序作为另外一种选择,而且也都提供了开发的API以方便用户进行系统集成。
但是,QuickrDomino在这三个方面相对于DDM都具有一定的优势。
∙QuickrDomino采用了Web2.0技术,使得Web客户端不论从样式还是用户体验上都要强于DDM,而且,QuickrDomino还提供了自定义主题的功能;
∙在桌面应用程序的支持上来说,QuickrDomino能够支持的应用程序比DDM的更为广泛,除了WindowsExploer和Office以外,还支持Symphony、Sametime和Notes;
∙QuickrDomino的API都是以为Web服务的方式发布出来的,而且提供了SOAP和REST两种风格的调用方式,比DDM所提供的API更易于集成。
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其他特性的比较
除了标准的文档管理功能以及强大的安全性,DDM还提供了一组有用的特性,这些使得它能够成为文档管理解决方案中的佼佼者。
同样作为一个协作平台,QuickrDomino也具有类似先进的特性,这使得它具有很好的用户体验以及非常容易定制。
下面(表4)分别做个介绍。
表4.其他特性比较
Features
DDM
QuickrDomino
搜索
能够在一个library中跨多个cabinets搜索,结果会显示在一个单一的视图上。
所有的用户接口都可以执行搜索的操作,其他集成了DDMAPI的也可以;
同样支持搜索的功能;
书签
通过创建书签,可以为别的binder里面的文档创建一个虚拟的拷贝,通过书签,用户能够直接打开目标文档。
DDM中支持为任何binder中的任何文档创建书签;
可以创建Link类型的文档实现该功能;
协作工具
DDM中提供的论坛允许具有相应权限的客户针对某个文档展开讨论;
作为一个协作平台,QuickrDomino提供了更多的协作工具,如groupcalendar、wikis、blogs和discussionforums等;
定制
使用agent开发,需要掌握相关技术;
QuickrDomino从placetemplate、form、theme等方面都支持定制,而且不需要掌握其他技术;
收藏夹
用户可以创建收藏夹来保存文档和binder,通过收藏夹用户可以直接从library进入到相应的目录,所有的用户接口都支持创建收藏夹;
可以通过创建folder以及Link类型的文档实现该功能;
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总结
通过前面的介绍我们可以知道,DDM作为一款文档管理软件,虽然取得了巨大成功,但是其功能、界面以及用户体验在目前看来已经不能满足用户的需求。
而QuickrDomino是新一代的协同软件平台,和DDM一样都采用了DominoServer所提供的存储、安全管理等机制,这样使得DDM的用户能够将数据很好地迁移到QuickrDomino中。
同时,QuickrDomino大量采用了Web2.0技术,如公开的WebServices接口、异步调用、统一的WebUI,以及多种访问方式、各种定制功能,会给用户带来更好的用户体验。
此外QuickrDomino还提供了Calendar,Task,List等DDM不具备的功能,能够更好的完成需要团队协作的任务。
相信DDM的用户能够很快的适应并喜爱QuickrDomino这款产品。
参考资料
学习
∙访问developerWorks Lotus专区。
∙随时关注developerWorks 技术活动和 网络广播。
∙参阅:
IBMLotusQuickrInformationCenter.。
∙参阅:
IBMLotusQuickrwiki。
讨论
∙加入 developerWorks中文社区,developerWorks社区是一个面向全球IT专业人员,可以提供博客、书签、wiki、群组、联系、共享和协作等社区功能的专业社交网络社区。
∙加入 IBM软件下载与技术交流群组,参与在线交流。
关于作者
燕涛,来自IBM中国软件研发中心,目前从事LotusQuickrDomino产品开发工作,同时负责DDM的客户支持。
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