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认识五常法
认识五常法
(一) 什么是五常法(5S)
在各机构里,五常法是用来维持品质环境的一种技术、是一种管理理念、是一种生活的哲学,是一种长期运用后出管理奇效的利刃。
五法是优质管理的第一步,在确保安全、效率、品质与减少故障方面发挥了简易可行的概念。
(二)五常法的由来:
1. 生于日本江户时代(17世纪初—19世纪中);
2. 成形于香港;
3. 发展、使用于各种行业,餐饮业于2000年开始引进。
Reg.Date
Reg.No.
CompanyName
2003年5月
R034
池记云吞
2003年5月
R035
表哥粥面专家
2003年6
R036
香港美高集团——深圳
2003年6
R037
江门市新会联纺织有限公司(新会)
2003年7
R038
美花卷烟有限公司——厦门
2003年7
R039
杏花楼集团有限公司
2003年7
R040
香港美高集团——北京
2003年8月
R041
英迪高有限公司(香港及东莞)
2003年8月
R0342
祥兴隆酱油有限公司
2003年10月
R047
美心宫大酒楼
2003年10月
R048
福苑火锅酒家
2003年10月
R049
美心快餐
2003年12月
R053
百好食品——稻草物流
2003年12月
R054
联邦酒楼集团
2004年5月
R063
海港烧鹅海鲜酒家
2004年5月
R064
香港扶幼会
☛五常法核心内容
餐饮管理五常法
中文
日文
英文
原义
应用
常组织
Seiri
Structurise
分类处理
用来进行分级管理和原因处理
(分开处理,把不需要的东西抛掉或回仓)
常整顿
Seiton
Systematise
整顿
各部门的贮存方法和消除到处寻找东西的现象
(定量定位,30秒内就可找到物品)
常清洁
Seiso
Sanitise
清理
清洁检查和清洁度
(个人清楚卫生责任)
常规范
Seiketsu
Standardise
规格化
立法守法,目视管理和五常法标准化
(贮藏的透明度)
常自律
Shitsuke
Self-Discipline
修养
习惯的养成和有纪律的工作场所
(守纪守法、每天运用五常法)
☞ 常组织:
分开处理、找出原因(一常)
常组织的涵义是:
判断出完成工作所必需的物品并把它与非必需的物品分开;将必需品的数量降低到最低程度并把它放在一个方便的地方。
1、分层管理
常组织的艺术就是分层管理。
分层管理包括先判断物品的重要性,再减少不必要的积压物品。
同时,分层管理还可以确保必要的东西就在手头从而获得最高的工作效率。
2、“需要”(NEED)与“想要”(WANT)的区别
许多人混淆了客观上的“需要”与主观上的“想要”的概念。
我们当中的许多人都可能遇到过这样的事。
以下是一个根据厨房物品的使用频率来划分的贮藏方法参考例子。
迫切性
使用频率
贮存法
低
一年少过一次
一年一次左右
每二到六个月一次
-丢掉
-贮藏在远处
中
一个月一次
一个星期一次
-置放在厨房内的一个固定地点
高
一天一次
一个钟头一次
-带在身边或放在最方便的地方
3、单一便是最好(ONEISBEST)
有关利用该原则的例子包括:
一套齐全的文具、只须填写一页的表格、一天内处理所有文件、一站式服务和一个档案存放处等。
特别值得一提的是一天内处理所有文件。
中国有一句古话:
“今日事今日毕”。
使用一套文具、储存一份副本、备忘录不应超过一页、只开一小时的会议、一分钟电话、当天内处理完毕应做的工作
☞常整顿:
定量定置(二常,Neatness)
常整顿是研究提高效率方面的学科。
旨在研究你多快就可以取得需要的东西,以及要多久才可以把它储放好。
任意决定东西的存放处并不会使你的工作速度加快。
达到常整顿有四个步骤。
简单地说,餐饮厨房“整理”基本上是将工具、设备和原料的位置确定下来,以便在需要用时能够尽快找到。
以下是一个有用的方法:
①进行现场分析
用图表,详细列出有关的活动和所面对的问题:
活动
发现的问题
1.肯定物品名称
1.贮存地点不明确
2.前往贮存处
2.距离太远
3.寻找物品
3.要来回走动
4.取出物品
4.重复性高
5.放回物品
5.经常忘记
②决定贮存位置
③决定贮存方法
④严格导守规则
认真的进行2S可能会使你吓一大跳,原来公司的浪费惊人,许多东西,没有人知道,或只有一个人知道放置在那里。
定量定置,不但可以节省支出,也可以节省时间,更可以节省地方。
☞三常——常清洁:
清洁检查
“每人都应该清洁地方”,常清洁应该由整个组织所有成员,上至领导下至员工,一起来完成。
澳门新时代美食中心的员工时刻遵守自己的诺言:
“我不会使东西变脏” “我不会随地倒水” “我不会随处扔掉东西” “我会马上清理”
“我会把掉下来的标示再贴上”
等生活格言。
而在办公室,最好是划出每人应负责清洁区域,规定清洁时段。
这样做,分配区域时必须绝对清楚,不能留下没有人负责的区域。
如果每个人都不把这样的警告记在心里,肩负起各自的责任时,你就不能获得任何好结果。
反之:
不要只做表面工夫,大家看不见就算。
3S的精义是:
清洁的目的是检查。
清理工作可以分为三个不同的阶段。
一般情况
大清理,找出污物源头
个别情况
清理厂房和所有器材
详细情况
通过清理与检查、预防机器、夹具和工具出毛病
表3
清理工作场所,可分为四个步骤:
①划定范围、分配工作
②根据地方,根据器材清理有系统地清理个别场地和器材,及时发现潜在问题,避免情况恶化。
③执行改善措施
④建立整洁规则
☞四常——常规范:
立法守法
常规范就是连续地、反复不断地坚持常组织、常整顿和常清洁活动。
确切而言,常规范活动还包括利用创意和“全面视觉管理法”从而获得和坚持规范化的条件以提高办事效率。
规范化,包括立法和守法两方面。
无规矩,不能成方圆,行之有效的方法,一定要有明文规定,订定守则,告示全员,使大家知所依从,才能持之以恒。
其方法是:
1、视觉管理
视觉管理作为一种有效的持续改进手段而格外注目。
视觉管理已经广泛应用在品质、安全以及对顾客的服务上。
色彩管理近来也引起了人们极大的关注。
色彩管理不仅创造出一些颜色代号,而且是为了创造出一个统一规范、轻松、愉快的工作环境。
2、透明度
常规范活动还应考虑的就是透明度。
密封的空间永远都不会引起人们的注意,所以往往是杂乱无章的。
最好的办法就是尽量使用透明度的盖子。
保留一个检查窗口。
这样做的目的就是使所有人都知道内存是什么东西以及它们的外观状态是好是坏。
3、视觉监察法
为了让人看得见风扇吹风的方向,许多地方都会在风扇上系上小小的丝带。
有时,这种方法被称作“视觉监察法”。
4、故障地图
当出现了问题时,你可以把这些问题在地图上表示出来。
例如用大头针来表明问题、紧急出口、救火设备和其它的重要地点。
地图应挂在人人可以看见的地方。
故障地图也可以用来显示不会出故障的地点和过程。
5、量化 不断地进行测量,量化其结果并对其结果进行统计分析,你就会发现工作当中的缺陷并方便你防范于未然,这对员工薪酬的计算也大有裨益。
☞:
五常:
常自律:
保持维护
此处强调的是创造一个具有良好习惯的工作场所。
教导每个人应该做事的方式并让他们付诸实践。
此过程有助人们养成制定和遵守规章制度的习惯。
麦克格里哥于1960年发现人们对待工作的态度有两种。
根据他的X理论,他认为如果某人讨厌自己的工作,他就会尽一切可能来逃避工作。
相反,根据他的Y理论,他认为如果某人喜欢自己的工作,那么他就会努力工作以获得成功。
人类的工作动机就是如此。
Ouchi于1981年指出许多成功的日本公司和美国公司,他们的雇员实际上把自己就职的公司当成了家庭的一部分。
纪律很重要,不服从纪律的,要进行处罚,这在绝大部份员工也能接受,但最有效的纪律莫过于自律。
自律性高,必须先提高员工素质,即个人品质,才能人人自觉,保持维护既定的条规和程序。
5S的最大要点是:
发展全面制度管理和让员工参与规格化文件和检查表的制定工作。
有一家公司,采用了“我的任务”卡片制度。
另一家公司,还发展了一套“明星制度”,以突出个人目标,使它成为改进工作的推动力。
达到或超越自己所定目标的小组正式被誉为“明星小组”
不断培训是保持高效率工作队伍的重要环节。
它不仅提高技术,还加强员工的自信和自豪感。
一家日本公司在厂内设立学习场所,鼓励员工在厂房内接受训练。
这场所被称为“寺小屋”。
“寺小屋”的基本概念是建立一套灵活学习方法,提供公司内部教材/个别传授/交错授课。
许多企业在改进计划实行不久,就无以为继,不能坚持,第5个S就是为了培养好习惯和创造有利环境而设计。
三、举例一:
餐饮行业的五常法——联邦酒楼集团
联邦酒楼集团成立于1999年,2000年于香港联合交易所上市,目前有员工450人,基地设于国内东莞。
管理层希望透过「五常法」的推行可以增加公司的效率及生产力,从而提高公司的形象及客户的满足感,亦因为工作环境的改善,使所有员工工作得更愉快、更投入。
因为东莞分部所涉及的员工较大,楼面面积也较大,所以我们投放的「五常法」资源也是比较多。
首先,我们采用了民主的方法,经过投票,选出了一个「五常法」推动委员会,成员来自不同部门,以确保全面性的参与。
ñ其中主要的措施包括:
聘请精于「五常法」的专家为员工举行培训。
在公司内部刊物上刊登关于「五常法」的文章。
于公司当眼处增设「五常法」专栏,刊登有关的消息。
举办标语及口号比赛。
在文娱节目中加入「五常法」的内容,务求「五常法」进入生活的层面。
ñ要知道活动成功与否,最有效的方法是进行审核。
集团的审核工作有以下三个层次:
每月一次或两次的「定期检查」。
推动委员会联同公司高层进行「覆审」。
由外聘专家进行「外审」。
ñ总结经验,在推动「五常法」的过程中,有以下的困难要克服:
员工阳奉阴违
员工常以工作忙碌为借口,逃避「五常法」的责任。
员工只有五分钟热度
「五常法」的原则需要深化为公司的企业文化,才能贯彻及持久。
ñ经过一年的实施,「五常法」带给集团有以下的好处:
工作环境清洁整齐,增加工作投入感。
工作意外的机会大大减少。
员工的效率得以提高。
工作程序更为顺畅,减少时间及金钱的损失。
给外访者良好印象。
成功案例二:
南山:
海皇渔港吃得放心
出外吃饭,图的是省心和舒心。
但现在天热,总让人对酒楼食肆出品的新鲜及卫生程度颇为担心。
最近南山的“海皇渔港”通过了五常法认证,据说出品服务皆优,食友约我过去看看。
可能很多人不大了解“五常管理法”,其实这是已在香港的数百家机构成功推行的一种新型实用管理方法,主要针对餐饮业。
通过“常组织”、“常整顿”、“常清洁”、“常规范”和“常自律”对整个酒楼从内部环境到出品服务都有严格的规范,责任到人。
不但环境焕然一新,对象摆放井井有条,有效控制了商家的成本,也有效地控制了材料的库存量,使食物保持最新鲜的状态,从最根本处保障了食客的利益。
“海皇渔港”是深圳目前屈指可数的通过五常法认证的酒楼之一,花这么大手笔进行自我调整,足见店家处处为食客着想的一片苦心。
来到“海皇渔港”可别错过它的招牌烧鹅。
这里的鹅都是由指定的农场提供的,出货前用谷物饲养一个多月,不但肥瘦均一,而且经过严格检疫检测,保证安全卫生,健康美观,哪怕有点皮外破损也不会被“录用”。
使用明火木炭加工烧制,入味更香,却不会有油烟等杂味,肥美却不油腻,蘸点“海皇”秘制的酱汁吃更是令人齿颊留香。
还有经济实惠的鸡煲翅,翅汤底是选用赤肉、老鸡、凤爪、火腿等熬足三个半小时而成的,滴滴香浓;再加入精选的三黄鸡、猪腱、凤爪和大块足两靓翅以砂锅煲出,浓香扑鼻,翅针分明、弹牙,味道怎能不鲜美呢?
(滋味)
四、五常法的效用
1、营造清洁、整齐、井井有条的工作环境 2、改善人们的思维过程 3、改善企业管理品质
4、改善企业安全和提升效率。
五、如何实施五常法
5S五常法要求组织内从最高管理者到每一个员工都作出自己的承诺。
组织内部也应有一个5S五常法指导者来指导整个组织一步一步地实施5S五常法活动。
第一步:
获得最高管理者的承诺并做好准备
在推广五常法的运动时,每次只做一件事的方法是很重要的,第一个步骤可以分为如下几个层次:
1、做出一个决定并付诸实施(如:
弃掉所有不必要的东西、进行依次大扫除、进行五分钟清洁活动)。
2、制作并使用工具。
3、做些要求把“改善”作为先决条件的事。
4、做些需要其它部门帮助的事情(如:
修理有缺陷的电子机器、改变工作场所布置、增加设备)。
第二步:
拟定5S五常法促进活动
拟定促进运动要做的第一件事就是要编制5S五常法促进活动时间表。
可以分为以下十项主要活动:
1.获得最高管理者的承诺,评估现状和制定实施计划。
2.为5S五常法促进者设立5S工作室,识别关键的5S活动。
3.第一个5S活动日——常组织(如:
弃掉你不需要的东西)。
4.每个人的日常5S活动。
5.第个5S日——常整顿(如:
给每件东西定名并定好它们的位置)。
6.第三个5S日——常清洁(如:
全体大扫除)。
7.第四个5S日——常规范(如:
视觉管理和透明度管理)。
8.第五个5S日——常自律(如:
进行你自己的5S五常法审核活动)。
9.颁奖给实施5S五常法表现最佳的部门或组别或个人。
10.评审以上的促进活动并为下一步的5S五常法运动作出计划。
第三步:
做好记录
只有把过去的行动记录,人们才会意识到过去一段时间来所取得的进步和需要改善的所在。
采用适当的方法给你正在做的事情和已取得的进步进行量化很重要。
量化工作除了可以帮助你洞察正在作的事情以外,那些数字符号还具备自己独特的说服力来说服所有的持怀疑态度者。
第四步:
评估
工作表来作为你的评估标准,从而创造出一个有利的全面的品质环境。
巡检和相互评估
第五步:
5S五常法培训
5S五常法活动的目标是把所有的东西维持在一个理想的水平,值得强调的是要让每个人自己做自己的事和确定自己解决问题的方法。
真正的进步不是一蹴而就的。
而是通过细小的改善活动所带来的。
后一个步骤总是建立在前一个步骤的基础上,而且更加困难。
六、超越5S
(一) 与ISO9000的异同点
许多日本公司及世界先进的企业,已经超越了5S的范畴。
近年来,有6S及7S的出现和实施。
Motorola更有10S的建立。
10S即:
1S-Sort分类;2S-Set整顿;3S-Shine清扫;4S-Standards标准化;5S-Strict纪律;6S-Safety安全;7S-Security保安;8S-Stout体能强化;9S-Skills技能多样化;10S-Streamline作业精简化。
由此可见,以上范围除了原有5S的工作场所外,还将重点放在个人发展上,同时也隐含了ISO认证的范畴。
是值得注意的趋势。
ISO9000最令人垢病的是,太注重格式化,没有现场感,员工参与程度不高。
ISO9000的各层管理,其优点是规范化,使各部门,各个人员分工明确。
可惜的是,檔一经写了出来,授权签署,发行后,在很短的时间内就可能“死”了。
“死”了的原因可能是在编写时就不合实际;可能是产品流程、产品规格、顾客要求有所改变;可能是增添了先进设备,但没有及时更改檔;也有可能是更改文件的程序太繁琐死板;更有可能是有人认为檔不能改动,或不能经常改动。
要将「死」了的文件「起死回生」,是要事倍功半的。
要解决这个问题,5S是秘密武器。
而且效果立竿见影,十分显著。
方法很简单,在建立ISO9000的同时推行5S。
无论是厂房或办公室都可以推行。
使员工有参与感和可参与实际行动。
而且,要将5S和ISO9000融为一体,切不要建立两套系统,以免员工无所适从。
5S有看得见的“不一样”(observabledifferences)。
有“全员的参与”(totalinvolvement),更有“每一个人的表现”(everybodyperforms)。
(二)6S理论
这里综合常见的数据,加上管理实践经验和认识,特别是对日本企业文化的一些理解,总结了一套系统、简明的6S诠释方案。
这套方案对各要素的名称进行了仔细斟酌,并强调其操作性和相互关联。
1、6S精要说明
安全
采取系统的措施保证人员、场地、物品等安全
系统地建立防伤病、防污、防火、防水、防盗、防损等保安措施。
2、工作现场管理的基本目标
5S/6S的精要之处,在于它总结出了工作现场(包括物品、环境、场所等)管理的要点,并融会了工作与生活的哲学。
如果离开了工作现场管理这个主题,就不容易体会到这几个要素的精练性、可操作性以及完整性,离开了对其背后的哲学或观念的认同,就不容易理解其重要性。
管理良好的工作场所,其状态具备“门类清楚、区隔整齐、标识分明,洁净安全”这样一些基本特征,它们也就是工作现场管理的基本目标。
如表二所列出的6S前四项要素,正是达到和保持这上述基本目标的操作性要点。
4、工作生活哲学
对5S的重视,体现了对这样一种工作生活哲学或者基本观念,即:
诸如次序、清洁、摆放、分类、卫生这样一些看似琐碎、表面的东西,体现了人的素养,同时它们又无所不在地影响着人们的工作生活质量,包括工作的效率、产品的质量乃至心情与健康。
要改善我们的效率,提高工作生活质量,就要从这些基本、基础的地方做起,从5S做起,这种观念在日本的企业文化中的体现是非常深刻和强烈的。
5、小结
6S是一个行动纲领,具有起承转合的内在次序,并且与TQC一样,强调人的因素、人的意识,同时又体现了在诸如ISO9000等管理体系要求中强调的“规范化”或“檔化”的因素。
6S看似简单却精当而实用,它是提升企业管理水平不可多得的良方,同时也是改善个人工作生活素质的秘诀。
总结
5S五常法在香港广为采用,大多数施行者认为五常法不但可改善其工作环境,更可改善其思考过程。
日常工作中的许多问题可透过实施五常法迎刃而解。
我们的目标就是希望通过对这一先进品质管理手段的学习,不断提高我们的餐饮管理水平,向社会各界提供更加全面、快捷、方便、安全的服务,树立形象并创造效益。
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