行政管理部门岗位设置.docx

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行政管理部门岗位设置

行政管理部门岗位设置、定编及岗位职责

第一部分岗位设置及人员定编

一、根据公司行政管理机构设置及职能划分情况,对各行政部门的岗位设置如下：

1总经理

2。

办公室岗位设置：

办公室主任、行政后勤主管、档案管理主管、驾驶员、门卫

3。

计财部岗位设置：

计财部经理（兼主管会计）、物资主管、出纳员、人事主管

4。

商务部岗位设置：

商务部经理、副经理或经理助理、内勤（业务内勤、统计内勤、分部内勤）、直销点经理、直销员、区域市场主管、市场管理员

5.生产技术部岗位设置:

生产技术部经理、技术总监、科技研发主管、技术主管、质量主管、车间主任、供应主管、化验员、班组长

6.信息部岗位设置：

信息部经理、信息部内勤

二、人员定编如下

人员定编原则是“人人有事做，事事有人做”、“一人多岗，一专多能”

1.总经理1人

2。

办公室定编：

专职人员为门卫1人（归生产技术部管理）,驾驶员（兼接待工作）1人（归商务部管理），其他岗位暂不设专职人员,而是由其他部门兼任

3。

计财部定编：

经理（兼主管会计和人事主管）1人,出纳（兼档案管理）1人,物资管理2人

4。

商务部定编（不含直销点经理、直销员、市场管理员）：

经理1人，副经理或经理助理1人，内勤3人。

（直销点经理、直销员、市场管理员因需而设。

）

5.生产技术部定编：

经理（兼技术总监）1人,经理助理（兼车间主任）1人，供应主管1人,技术主管1人，质量主管（兼化验员）1人，科技研发主管1人,项目研发1—2人。

6。

信息部定编：

经理1人，内勤1人

三、编制的管理

公司管理部门人员编制视企业需要和人才情况可酌情调整.原则上是各部门提出,经总经理办公会议讨论同意后确定编制和招聘条件，由人事部门考核聘任.

第二部分岗位职责

一、总经理职责

1、全面负责企业的日常经营管理。

2。

组织制订企业的中长期规划及年度、季度、月度的工作计划,并根据企业整体工作要求提出指导性建议。

科学、果断地做出日常经营、管理决策.

3。

严肃制订和落实各项规章制度严格把关，随时监督检查各项制度的贯彻执行情况,并据执行效果及时组织修正，出台切实可行的管理措施。

4.制定并完善企业内部管理机构设置，负责培养、提名企业中高级职员，发挥集体智慧、增强企业凝聚力。

5。

负责企业人事考核的最终评定，薪金等级的设置和提出年终奖励分配,建立人才的优胜劣汰机制，加强人才储备，为企业的发展奠定基础。

6.负责企业员工重大奖惩的评定,做到公正、合理，激发员工的积极性，树立良好的工作作风和勤勉的敬业精神,塑造企业优良的文化氛围。

7。

组织、协凋好企业各部门间的工作关系，切实解决生产、经营中的重大问题。

8。

组织公司年度和半年度经济工作会议;主持召开全体员工会议、月度工作总结会议,听取各部门工作汇报，并及时纠正偏差,以保证企业按照既定的目标快速健康发展。

9。

加快企业的原始积累步伐,准确、敏捷地把握企业可利用的内外部资源及发展机遇,尽快完成企业由生产经营型向资本经营型的转变，全面开创企业事业扩张的崭新未来。

10.召集、研究并决策突发事件的处理。

二、办公室主任职责

1.执行总经理下达的各项工作任务，直接对总经理负责。

2.协助总经理协调商务部、生产技术部、计财部、信息部等之间工作，使各部门之间合作良好、运转通畅。

3。

负责召集总经理办公会议、周工作碰头会、月度工作会议和年度总结等各种会议，并做好会议服务和会议纪要.

4.根据总经理的安排，起草并修订各项管理制度。

5.协助总经理随时监督检查各部门对企业的各项规章制度的落实和执行情况，向总经理提出建议性意见。

6。

根据企业发展情况，提出行业拓展规划、建议与方案，编制企业中长期发展规划,负责对外联营、合作与协作等。

7。

负责各类文件的收发、传阅及传达工作，文秘档案情报资料的收集整理、分类、存档和保密工作，提供准确而全面的信息.

8。

负责企业的整体宣传策划，并具体落实实施，宣传效果要定期进行追踪调查评估，负责组织出版寄发企业内部通讯及其他书籍，弘扬企业精神及企业文化，树立良好的企业形象.

9。

负责非生产性固定资产的维护和管理。

10.负责车辆的调度和管理。

11。

负责企业日常行政事务的安排，如外联、组织学习、集体活动、办公用品采购发放、用具维修等。

12。

负责企业日常工作安排、调整.如：

值班、加班及员工的考勤管理。

13.接待企业日常来访人员.

14.负责员工住宿安排和管理。

15.负责企业卫生、绿化、安全保卫工作的安排，监督检查,保证舒适安全的工作环境.

三、办公室档案管理员职责

1.制订档案管理制度

2.公司各种档案的收集、整理、分类、立卷并归档.

3.公司档案的装订、清洁、修补和维护。

4。

负责档案的安全保密工作。

5.做好档案的防火、防湿、防窃、防蛀等工作。

6。

各类文件的收发、传阅及传达.

7。

执行档案借阅规定，对借出档案及时催还。

8.按规定定期整理档案,对已到销毁期限的档案列出销毁清单，经批准后予以合法销毁。

9。

其他办公室主任安排的工作。

四、办公室行政后勤职责

1.负责行政和生产区域的文明卫生.

2.负责公司的安全保卫工作。

3。

根据办公用品申购清单，统一购置办公用品，购后入库，领用须登记或以旧换新。

4。

严格执行公司的考勤制度，负责行政管理人员的考勤.

5.落实非生产性固定资产的维护和管理工作。

6。

落实车辆的调度和管理工作.

8.负责公司的绿化工作.

9。

做好后勤服务工作，解决员工生活问题，包括住宿和午餐的安排落实。

10.负责公司的基建、水暖和修缮工作。

11。

按照公司废旧物资管理办法的规定，及时处置废旧物资。

12.协助其他部门做好对外接待服务工作。

13.其他行政后勤管理工作。

五、办公室驾驶员职责

1。

负责公司车辆的保管、维护、维修和使用。

2。

负责车辆的保险缴纳和定期保养工作。

3。

执行公司车辆管理规定，经批准方可使用公司车辆。

4。

及时登记《用车登记薄》，用车人须签名，月终经审核后交计财部。

5。

及时报销车辆用油和车辆过路桥费。

6.不得外借使用公司车辆，特殊情况须经总经理同意。

7.协助商务部和供应部门短途运输工作。

8.协助办公室后勤接待工作。

9。

领导安排的其他工作。

六、门卫岗位职责

1.负责公司的安全保卫工作。

2.负责卫生间、会议室、行政区域公共场所的清洁卫生。

3。

负责午餐、饮用水的订购、签收、发放等.

4.负责来客登记,客人茶水供应等。

5。

负责假期或晚间公司值班电话的接听、登记、转告,紧急情况及时与有关人员取得联系。

七、计财部经理职责

1.完善企业各项财务管理制度.

2。

本着开源节流、增收节支的原则,严格遵守财务制度,切实把好财务关，真正起到“内当家”的作用。

3.负责组织经营计划的编制、调整、修正,并监督考核计划的实施与进度。

4.严格依据报销程序，审核各项费用及支出,据实报销及支付。

5.负责对原始凭证、记帐凭证的审核、编制、据以登记明细帐、总帐。

6。

负责在月末编制对外提供报表，定期向领导提供财务报告.

7。

为日常经营、投资决策提供财务分析，做好领导的参谋。

8。

根据总经理的安排，起草并修订各项管理制度。

9.协助总经理随时监督检查各部门对企业的各项规章制度的落实和执行情况，向总经理提出建议性意见.

10.负责内部核算，向总经理提供预测数据.

11。

负责对企业各种支出的审核，做到合理开支.

12。

负责对固定资产的登记、评估、建帐。

13.协助企业清理欠款工作，督促资金回笼，加快资金周转。

14.办理企业登记手续的变更、验审等工作。

15.负责对外协调工商、税务、银行邮电、劳动局、统计局等部门的工作事务。

16.负责总经理安排的其他工作.

八、计财部出纳职责

1。

负责对原始凭证、记帐凭证的审核、编制、据以登记明细帐、总帐。

2.负责对现金收支、银行存款收支的原始凭据的审查、核对工作.

3。

负责收付现金银行存款，并登记日记帐，做到日清日结。

4.每日工作结束前，要对库存现金进行盘点，保险柜现金存量不允许超出限额。

5.负责催收货款,加快资金周转,调节资金支配。

6。

负责编制资金流量表，按规定报给总经理。

7.每月要与会计核对现金和银行存款账，做到账账相符。

8。

接受并配合会计主管和相关领导进行的不定期盘存现金和银行存款,确保账实相符.

9.负责对银行外部联络工作,做到银企愉快合作。

10.计财部经理安排的其他工作.

九、人事主管岗位职责

1.编制、修订和完善企业人事管理制度,建立人事管理表格。

2。

负责企业人员招聘、录用、登记、转正、解聘、辞退等工作。

3。

对每位员工按规定建立健全人事档案，负责人事档案的整理和归档工作.

4。

负责企业劳资管理,制定工资、福利分配方案报经批准后实施。

5.负责企业人事考核工作。

建立人事考核制度，组织考核小组落实执行,为员工的合理安置、晋级、奖惩提供依据。

6.建立健全人才库，为企业发展储备人才。

7.建立培训制度，提高员工素质。

8。

负责对外协调与人事、劳动等部门的关系。

9.总经理安排的其他事务。

十、物资管理岗位职责

1.负责企业的原料、产品、包装等材料的保管工作。

2.负责验收经生产技术部质检过的原料的数量、品种，按实际品种、数量入库。

3.建立生产使用领料制度和废料报废制度，生产凭领料单方可发料.

4。

对各种原料和产品严格按照先进先出的原则发料.

5。

建立原料的安全库存量，库存少于安全库存量时，及时告之采购部门。

6.及时登记各种原料的进、销、耗、存和产品的产、销、退、存台账，做到账实相符。

7。

按要求报送《原料进、耗、存日报表》/月报表、〈产品产、销、存日报表〉/月报表等报表.

8。

各种原料要分别品种和批次,堆放整齐,建立卡片，注明品种、货物来源、进货日期、保质期等.

9.各种产品要分别品种及生产批次，堆放整齐。

在库存产品多的时候，也要建立卡片管理。

10。

严格按照商务部《发运单》要求及时准确发货。

11。

加强仓库管理,保证仓库安全，注意防火、防漏、防湿、防盗.

12.每月要对库存原料和产品进行盘点,及时查清盘盈和盘亏的原因,追究相应责任人的责任。

13。

接受并配合公司不定期盘点仓库.

14.负责仓库的整洁、美观、卫生等工作。

十一、生产技术部经理职责

1。

全面负责生产和技术工作，对总经理负责。

2.审定各种原料的质量标准，严格把关按照质量标准采购原料。

3.审定本企业的产品质量标准,对产成品进行抽样检查，对不合格产品不允许出库。

4。

审定企业产品包装物的质量标准，负责产品包装物、标签的设计、制作与更新。

5。

负责企业产品资料的编制与更新换代。

6.负责制定、审定企业生产工艺标准，对现有的生产工艺进行改造、优化与升级。

7.生产设备的管理、维护、改造与更新。

8。

审核原料采购计划及资金需求计划，与原料供应商建立良好的合作关系，协调资金调配，树立企业的信誉。

9。

负责产品的技术服务、技术咨询、技术信息的收集与贮备，产品质量信息反馈与收集.

10.生产配方的制作、保密与管理。

11。

技术档案的建立与管理。

12.负责产品质量问题的认定与处理。

13。

负责本部门岗位定员定编定责，人员管理和培训。

14.负责安全生产和现场管理，保证车间的环境卫生。

15。

负责组织产品试验及试验报告的编写.

16.其他日常工作或总经理安排的工作。

十二、生产技术部技术总监职责

1.全面负责企业的技术工作.

2.审定企业各项产品、技术、原料、生产、工艺等标准。

3.审定、制作企业产品生产配方和客户建议配方.

4。

制定技术管理方案和制度,并督促有效实施.

5.制定企业技术保密工作制度与措施.

6。

制定企业质量管理方案与制度，并督促有效实施.

7。

负责企业总体技术路线及产品技术方案,并提出技术发展与调整方案。

8.不断完善、及时更新企业产品技术资料、产品形象.

9。

不断完善企业技术管理工作。

10。

主持企业技术服务工作,提出方案与目标。

11。

最终裁决产品质量问题的鉴定与处理。

12。

负责企业技术工作对外事务及与行业主管沟通联络协调。

13。

审定企业新技术开发方案，新产品研制方案。

14。

负责验收新技术开发、新产品研制成果。

15.负责检测质量争议的处理.

16。

审核检验记录和签收检验报告单。

17。

其他日常工作或总经理安排的工作。

十三、生产技术部车间主任职责

1.根据生产计划，及时安排生产，严格执行配方标准和生产工艺,确保产品质量。

2。

加强安全生产管理，提高工人安全生产意识.

3。

及时检查、维护生产设备。

4。

负责工人、班组长的培训，实行标准化操作。

5.关心工人生活，调动工人工作积极性。

6.及时搜集产品反馈信息，建议改进生产工艺和产品生产质量.

7.对生产现场进行经常性监督、检查。

8.完成部门及企业安排的其他工作任务。

十四、生产技术部采购主管职责

1.根据企业销售计划，制定原料采购计划及资金需求计划，并及时调整、落实.

2.严格合同管理，防范付款风险和质量事故.

3.建立供应商与原料价格档案，及时做出比较.

4.调查市场行情,及时掌握信息，分析原料价格趋势,提出原料贸易建议,确定采购批量。

5。

对所进原料的质量、数量异常情况提出疑议并上报处理。

6。

实行货比三家,按“询价、比价、议价、定价程序”和“同价比质、同质比价、同价同质比付款方式"的原则作业。

7。

合理确定各种原料库存量，及时采购，保证生产使用.

8。

严格质量检测程序，经质检合格，再办理付款手续，合理占用客户货款。

9。

熟悉各种原料的质量标准和技术指标，对新原料及替代原料是否采购做出提议和选购。

10.完成部门及企业安排的其它任务。

十五、生产技术部技术主管职责

1.辅助技术总监工作，当好助手与参谋。

2。

制定企业各项产品、技术、原料、生产、工艺等标准并不断加以修订、完善。

3。

制作或参与制作企业产品生产配方和客户建议配方。

4。

提出企业产品生产配方和客户建议配方的修改建议。

5.负责制定企业车间工艺改造方案和工人标准化操作规程。

6.提出企业《原料供应标准》、《产品标准》、《产品生产标准》修订计划和方案。

7。

提出企业《生产工艺流程》、《生产操作规范》修订计划和方案。

8。

协助企业《技术档案》建立与管理.

9。

协助非标准检测系统的鉴定工作.

10.协助解决检测过程中存在的技术问题。

11。

协助企业的技术服务工作。

12.其他临时性工作。

十六、生产技术部科技研发主管职责

1.辅助技术总监工作，当好助手与参谋.

2.提出企业新技术开发、新产品研发方案,进行可行性分析。

3。

负责经审批的技术开发、产品研发方案的组织、研究、实验及成果（含阶段性）报告的编写。

4。

提出企业产品性能改进方案和原料替代计划与方案。

5。

负责经批准的产品改进和原料替代方案进行实验研究,编写实验报告。

6。

负责企业科技对外联系与联络,搞好协作与合作.

7。

协助企业的技术服务工作。

8.其他日常工作或领导安排的工作。

十七、生产技术部质量主管职责

1.按照《质量管理制度》要求，从事质量管理工作。

2。

按照《质量管理制度》要求,监督相关部门与环节的工作。

3.及时做好从原料进厂到产品出厂全过程中各质量控制点管理条例的落实和执行情况。

4.及时准确做好每批原料进库的采样工作，并对外观（霉变、色深、粒度等）进行感观检查，发现不合格原料要及时向质检及供应科的负责人报告,并提出处理意见和建议。

5。

负责对投入生产的原料进行质量监督，不合格的原料不准投入生产。

6.按规定时间及批次，对各种产品进行采样，并登记好生产日期、品种、班次后,交化验室。

发现不合格产品及时向质检负责人报告，并提出处理意见建议。

7。

认真填写产品质量检查日报表，对生产过程动态监控制。

8.负责企业退货的质量认定工作。

9.每月编写原料、产品质量监察报告，报质检或化验室负责人.

10。

有权拒绝来自行政或其他任何方面对质量监督工作的干扰。

11。

完成领导临时交办的任务.

十八、生产技术部化验员职责

1。

负责检测工作质量，每月向主管质量的负责人报告测试工作质量情况。

2。

负责收集有关检测标准方法，掌握本领域检测技术的发展。

3。

按月编写原料，产品质量检验汇总，分析报告.

4.提出化验测试大纲、检测实施细则、检测操作规程，非标准设备、检测仪器暂行校验方案。

5.严格按照检测规范、检测大纲、测试细则进行各项检测工作，确保检测数据、结果准确可靠。

6.认真填写仪器设备操作使用记录，并做好所负责仪器的维护保养.

7.认真填写检测原始记录，数据处理迅速准确.并及时将项目分析结果报负责人审核、汇总。

8。

负责提出自己检测项目所需仪器、试剂等的采购计划.

9.对所用玻璃仪器用后要洗净，放回原处。

因工作不慎或其他原因损坏仪器,要及时向负责人报告，并填写报损记录.

10。

负责经常打扫工作区的室内外卫生。

十九、生产技术部班组长职责

1.负责本班次工人的管理调配、考勤纪录。

2。

负责本班次原料的领取、投放,产品准确计量.

3。

按公司生产工艺操作规程的规定进行标准化操作。

4.负责本班次原料、产品等台账登记。

5.安全生产及车间卫生。

二十、商务部经理职责

1。

全面负责商务部事务，贯彻总经理下达的年度经营目标及管理指令。

2.制定本部门年度、月度的经营计划（销售计划和回款计划），领导本部门员工积极完成各项任务及指标；分析并报告年度、月度销售及回款情况。

3。

制定并完善销售管理制度，研究并确定销售方式,指导监督销售与回款，建立健全售后服务体系。

4.制定市场宣传、策划、促销方案，报经批准后监督实施。

5.督促检查各片区、各直销点销售人员工作进度,催收应收款项，纠正偏差,作好平衡协调工作。

6。

主持市场调研会，听取汇报，开展绩效讨论，布置工作，妥善解决市场问题.

7.建立健全客户档案，并对客户档案进行分类，研究客户类别.

8.负责本部人员队伍建设,根据需要提出本部人员聘用、晋升、调配计划,熟悉掌握员工的思想状况、工作表现和业务水平，开展经常性的业务培训和职业道德教育，注意培训、考核和选拔人才，通过组织员工活动，激发员工积极性。

9.抓好本部日常管理工作,如接听电话、值班、卫生等工作。

10.妥善处理客户投诉问题，协调商务人员与客户矛盾。

11.负责本部门与企业各部门的配合、协调、联系.

12.参加企业工作总结报告,讨论、修改有关管理制度、工作计划等，提出意见及建议，做出集体决策。

13.负责本部门人员外出安全工作。

二十一、商务部总部内勤职责

根据公司商务工作需要，商务部内勤分设为业务内勤和计统内勤，分别负责日常业务和销售账务处理.具体岗位职责如下：

（一）业务内勤职责

1.负责接听并受理日常电话业务，认真作好电话记录,并及时转告受话人。

处理好来信来函业务，及时进行回复.

2。

负责接收商务人员订单原件或传真件,填写生产通知单，协调生产及时发货.

3。

负责联系货运公司，签订运输合同。

既保障货物安全及时发运到指定站点，又要降低风险，节约运输成本.

4.配合商务部经理做好市场日常联络和协调工作，对业务人员进行日常的电话跟踪，并进行出差登记和考勤,督促销售及回款的顺利进行。

5.及时收集商务信息，上报商务部经理。

每天一次向商务部经理汇报当天的订、发货情况.

6.在保证货物安全准时到达目的地,并收回回执单的情况下，按月进行曲运费结算.

7.根据商务工作需要,对宣传资料、促销用品、赠送品的使用、发放进行管理。

8.负责日常的办公室卫生及室内摆设,处理商务部经理临时安排的其他事务.

（二）计统内勤职责

1.市场信息的收集与整理：

及时收集商务人员所反馈的市场信息,并对收集到的信息加以分析、整理，为公司商务决策提供第一手资料。

2.市场预测及销售计划的制定：

根据市场信息及公司销售的实际情况。

配合商务部经理对市场进行预测,制定月份销售回款计划表。

3.建立商务日记账:

根据销售及回款情况建立客户或商务人员应收账款明细账；根据分部的实际发货及销售建立分部库存日记账；根据应付、已付运费情况建立运费明细账等相应账务。

4.销售及回款月报表:

根据公司的实际销售及回款情况，编制准确的月度销售及回款报表。

5。

运费月报表：

根据运输费用的实际情况,填列准确的月份应付运费明细表，以备公司支付运费.

6.客户档案管理：

督促业务员员及时填写客户资料卡，并注意内容的适时补充，完善客户档案管理.并根据客户的实际情况进行分类管理。

7。

定期将销售及回款表报计财部并与之核对,核对无误后签字确认.

8.统计业务员的销售业绩，报计财部审核。

9.负责日常的办公室卫生及室内摆设，处理商务部经理临时安排的其他事务.

二十二、商务分部内勤职责

河南商务分部为公司下属非独立核算单位，其内勤人员由公司聘任,对总经理负责，业务上受公司计财部指导和监督，行政上受公司商务部的领导。

其岗位职责为：

1。

负责协调联络公司总部、河南片区各直销点、分部直接客户之间的关系，及时将当天的订、发货情况报告商务部经理或计统内勤。

2.负责河南片区的账务处理，具体包括产品库存明细账、产品销售明细账、各直销点的业绩统计、客户欠款明细账、现金和银行存款流水账（其中：

产品销售明细账和客户欠款明细账要具体到每个业务员、每个客户，分三级核算；现金和银行存款流水账要以原始票据为依据，将原始票据编号，按号序时登记）。

3.确定合理的库存量,及时订货、接货、发货,定期盘存仓库,保证仓库账实相符.

4.督促货款的回收，及时将货款汇往公司指定账户，及时向公司报送各种报表。

5。

负责分部的日常费用零星开支，采用备用金制，及时向公司报账。

6。

负责分部的电话管理和日常客户接待工作，受理电话业务.

7.负责河南片区商务人员的出差登记及考勤，及时上报商务部经理。

8.遵守公司的规章制度，坚持原则。

9。

处理商务部经理安排的其他事务，负责分部的办公室日常卫生。

二十三、商务部直销点经理职责

1。

出面与公司签订《直销点经济责任制合同》,组织直销员在直销点内开展销售、回款工作，承担该直销点的经济责任。

2。

负责制订直销点内的组织形式,管理办法，费用分配等并上报总部审批后执行.

3.指导直销员销售公司产品，推广企业品牌和理念，维护企业商业信誉，树立良好企业形象.

4.定期拜访客户,与客户建立良好关系,做好直销点内售后服务工作，帮助客户解决实际问题。

5.认真做好业务总结及月份工作计划，严格执行商务部出差计划，做好行程报告.

6。

收集整理业务信息，每月汇总上报商务部，便于及时取得信息反馈。

7.直接对公司总部负责，及时汇报工作进展情况。

8。

提出直销点内宣传，促销方案，经总部审批后落实执行。

9。

建立直销点内客户档案，不断完善档案内容，对客户进行分类,并上报商务部。

10.努力学习销售及专业知识,提高销售技巧和技能，培养良好的业务素质。

11。

服从领导,遵守企业各项规章制度。

二十四、商务部直销员职责

1。

负责销售公司的产品,宣传、推广企业品牌和技术。

2.严格按企业要求履行销售程序,并对所销售的货物、货款负全责。

3。

定期拜访客户，与客户建立良好的合作关系,不断拓展市场范围和销售渠道.

4。

做好售后服务，帮助客户解决实际问题。

5.收集整理业务信息,每月汇总上报商务部，便于及时取得信息反馈.

6。

建立健全客户档案,制定可行的销售计划。

7.对直销点经理负责，及时汇报工作进展情况。

8.作好业务总结及下月工作计划，写好行程报告。

9。

履行商务部出差计划,不得擅自改变计划。

10。

每月作好业务总结及下月工作计划。

11.努力学习销售及专业知识，提高销售技巧和技能，培养良好