最新 会计电算化讲义0301.docx

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最新会计电算化讲义0301

第三章　会计软件的应用

　　1.章节内容：

　　2.考情分析

　　主要体现为实务操作题，也可以出现在单选题、多选题和判断题中，至少60分。

本章是非常重要的关键性章节，学习效果的好坏将直接决定能否通过该科目的考试！

　　在无纸化考试系统中，实务操作题会给出真实的会计软件操作环境，完成题目给定的操作任务。

系统会记录操作路径，按步骤自动判分。

客观题一般考查软件操作的具体规范或者注意事项。

　　3.学习方法

（1）务必要下载真实的会计软件，不能仅使用模考系统练习；

（2）反复勤加练习，熟练掌握软件功能界面、菜单位置；

　　（3）把握初始化设置对日常处理和期末处理的影响。

第一节　会计软件的应用流程

　　一、系统初始化

（一）系统初始化的特点和作用

　　系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。

　　【思考】自行开发的会计软件，需要系统初始化吗？

　　【特点】

　　1.系统初始化是会计软件运行的基础。

　　2.系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。

　　3.系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。

（二）系统初始化的内容

　　1.系统级初始化

　　系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。

　　系统级初始化内容主要包括：

（1）创建账套并设置相关信息（系统管理）；

（2）增加操作员并设置权限（系统管理）；

　　（3）设置系统公用基础信息（T3→基础设置）。

　　2.模块级初始化

　　模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。

　　模块级初始化内容主要包括：

（1）设置系统控制参数；

（2）设置基础信息；

　　（3）录入初始数据（初始化）。

　　二、日常处理

（一）日常处理的含义

　　日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。

（二）日常处理的特点

　　1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；

　　2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。

　　三、期末处理

（一）期末处理的含义

　　期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。

主要包括成本及费用的计提、分摊、期末结转业务，以及试算平衡、对账和结账等工作。

（二）期末处理的特点

　　1.有较为固定的处理流程；

　　2.业务可以由计算机自动完成。

　　四、数据管理（系统管理）

（一）数据备份

　　数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。

数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。

（二）数据还原

　　数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。

它与数据备份是一个相反的过程。

数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。

　　【例题·判断题】系统初始化的部分设置可以在系统使用后进行修改（　）。

『正确答案』√

『答案解析』系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。

　　【例题·单选题】下列属于会计软件日常处理特点的是（　）。

　　A.会计软件运行的基础

　　B.在系统初次运行时一次性完成

　　C.在每个会计期间内重复发生

　　D.由计算机自动完成

『正确答案』C

『答案解析』选项AB为系统初始化的特点，选项D为期末处理的特点。

第二节　系统级初始化

　　一、创建账套并设置相关信息

（一）创建账套

　　账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。

　　一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。

　　建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。

在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。

（二）年度账管理（账套主管）

　　在用友T3中,用户不仅可以建立多个账套,而且每个账套中还可以存放不同年度的会计数据。

年度账管理包括年度账的建立、清空、恢复、输出和结转上年数据等。

　　年度账与账套是两个不同的概念。

一个账套中包含了企业所有的数据,把企业数据按年度进行划分,称为年度账。

年度账可以作为系统操作的基本单位,因此设置年度账主要是考虑到管理上的方便性。

　　会计软件、账套、年度账的关系：

　　（三）设置账套相关信息

　　建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。

账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。

　　【例题·实务操作题】建立账套

（1）账套信息

　　账套号：

886；账套名称：

北京A科技有限公司；采用默认账套路径；启用会计期：

2014年1月；会计期间设置：

1月1日至12月31日。

（2）单位信息

　　单位名称：

北京A科技有限公司；单位简称：

A科技；单位地址：

北京市海淀区知春路

　　（3）核算类型

　　记账本位币：

人民币（RMB）；企业类型：

工业；行业性质：

2007年新会计准则；账套主管：

赵淼；按行业性质预置科目。

　　【提示】由于尚未添加用户，此处账套主管暂时选择“demo”，后面讲解用户管理后，再修改账套主管。

考试时，用户在前，建账在后。

　　（4）基础信息

　　该企业有外币核算,进行经济业务处理时,需要对客户、供应商进行分类。

　　（5）分类编码方案

　　科目编码级次：

4222；其他：

默认。

　　（6）数据精度

　　采用系统默认值。

　　（7）系统启用

　　“总账”、“固定资产”、“工资管理”、“购销存”、“核算”模块启用时间为“2014年1月1日”。

　　【提示】

　　1.各子系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用时间。

　　2.建立账套时也可以不启用账套，而是以后以账套主管的身份进入“系统管理”，根据实际需要启用相应的子系统。

　　3.一个账套可以设定多个账套主管。

账套主管自动拥有该账套的所有权限。

　　（四）账套参数的修改

　　1.账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。

　　2.如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。

　　二、管理用户并设置权限

（一）管理用户

　　用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。

管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。

　　在用友T3中，只允许以系统管理员（admin）的身份管理用户。

（二）设置权限

　　在增加用户后,一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。

通过设置权限,用户不能进行没有权限的操作,也不能查看没有权限的数据。

　　在用友T3中只允许以两种身份注册进入系统管理,一是以系统管理员（admin）的身份;二是以账套主管的身份。

　　【例题·实务操作题】设置增加操作员，并设置权限。

操作员资料如下表所示。

编号

姓名

口令

所属部门

权限

101

赵淼

1

财务部

账套主管

102

王毅

2

财务部

现金管理、总账出纳签字

103

刘丽

3

财务部

公用目录设置、固定资产、工资管理、总账、应付管理、应收管理、核算、采购管理、销售管理、库存管理

　　【提示】

　　1.操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。

　　2.所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。

　　3.新建账套的账套主管，应在新建账套时指定。

　　三、设置系统公用基础信息

　　设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。

（一）设置编码方案

　　设置编码方案是指设置具体的编码规则,包括编码级次、各级编码长度及其含义。

其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。

级次是指编码共分为几级,级长是指每级编码的位数。

　　设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。

编码符号能唯一地确定被标识的对象。

（二）设置基础档案

　　1.部门档案

　　2.职员信息

　　3.往来单位信息：

客户、供应商

　　4.项目信息

　　项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。

企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。

　　【例题·实务操作题】

　　1.设置部门档案，部门档案资料如下表所示。

部门编码

部门名称

部门属性

1

管理中心

管理部门

101

综合部

综合管理

102

财务部

财务管理

103

人事部

人事管理

2

销售中心

市场管理

3

采购中心

采购供应

4

生产中心

研发产品

　　2.设置职员档案，职员档案资料如下表所示。

职员编码

职员名称

所属部门

职员属性

101

赵淼

财务部

会计主管

102

王毅

财务部

出纳

103

刘丽

财务部

会计

104

张力

综合部

总经理

201

赵飞

销售中心

部门经理

202

孙科

销售中心

业务员

301

曹孟

采购中心

部门经理

302

周阳

采购中心

业务员

401

马南

生产中心

部门经理

402

王萍

生产中心

工人

　　【提示】输入一个职员的档案信息之后,必须按“回车键”或者单击“增加”按钮至出现空白行才能保存。

　　3.设置客户分类及档案。

　　客户分类

分类编码

分类名称

01

长期客户

02

短期客户

03

其他

　　客户档案

客户编码

客户名称

客户简称

所属分类码

税号

开户银行

银行账户

地址

001

北京

前进中学

前进中学

01

11111

工商银行

11111

北京市朝阳区

开拓路1号

002

大连

志明公司

大连志明

01

22222

工商银行

22222

大连市和平区

胜利路2号

003

长春

鸿翔公司

长春鸿翔

02

33333

中国银行

33333

长春市平安区

红旗路3号

　　4.设置供应商分类及档案。

　　供应商分类

分类编码

分类名称

01

本地供应商

02

外地供应商

　　供应商档案

供应商编码

供应商名称

供应商简称

所属分类码

税号

开户银行

银行账户

地址

001

北京科瑞有限公司

北京科瑞

01

44444

建设银行

44444

北京市昌平区

东关路4号

002

上海力源有限公司

上海力源

02

55555

建设银行

55555

上海市浦东区

光明路5号

003

深圳兴盛有限公司

深圳兴盛

02

66666

建设银行

66666

深圳市新华区

华茂路6号

　　【提示】必须先选择末级分类,然后才能输入客户（供应商）档案。

　　5.设置项目目录。

　　项目目录及设置

项目大类

工程

核算科目

1604在建工程

项目分类

1.自建工程

2.外包工程

项目目录

101办公楼

（所属分类：

1.自建工程）

102研发楼

（所属分类：

1.自建工程）

　　【提示】项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。

如：

在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为“工程”项目，而不是“在建工程”。

项目信息与会计科目信息要通过科目的辅助核算建立联系。

　　（三）设置收付结算方式

　　目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式,方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。

　　【例题·实务操作题】设置结算方式。

A科技采用的结算方式如下表所示。

　　结算方式

结算方式编码

结算方式名称

1

现金

2

转账支票

3

现金支票

4

银行汇票

　　（四）设置凭证类别

　　设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。

　　用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目,两者组成凭证类别校验的标准。

　　在会计软件中,系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。

凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。

　　用友T3中,系统提供五种常用分类方式供选择：

记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。

　　【例题·实务操作题】设置凭证类别，A科技公司采用“收款凭证、付款凭证、转账凭证”类别。

如下表所示。

类别

限制类型

限制科目

收款凭证

借方必有

1001,1002

付款凭证

贷方必有

1001,1002

转账凭证

凭证必无

1001,1002

　　（五）设置外币

　　为了处理外币辅助核算,便于会计核算软件进行日常外币业务核算和期末处理汇兑损益,会计核算软件提供了外币币种和汇率设置功能。

　　【例题·实务操作题】设置A科技公司外币及汇率。

资料如下：

　　币符：

USD；币名：

美元；

　　汇率小数位：

2；1月份美元记账汇率：

4.6

　　折算方式：

外币*汇率=本位币

　　（六）设置会计科目

　　设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。

设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。

　　1.增加、修改或删除会计科目

　　【提示】

　　1.增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。

会计科目编码、会计科目名称不能为空。

增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。

各级科目编码必须唯一。

　　2.删除会计科目时应遵循“自下而上”的原则，即必须先从末级会计科目删除。

删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。

　　3.科目一经使用，只能增加同级科目，不能在该科目下增设下级科目。

　　4.指定会计科目是指指定出纳专管的科目，指定科目后，才能执行出纳签字，才能查看现金或银行存款日记账。

　　5.辅助核算一般设置在末级科目上。

某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。

　　2.设置科目属性

（1）会计科目编码

　　会计科目编码按照会计科目编码规则进行。

在对会计科目编码时,一般应遵守唯一性、统一性和扩展性原则。

（2）会计科目名称

　　从会计软件的要求来看,企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号,但不能为空。

　　（3）会计科目类型

　　按照国家统一的会计准则制度要求,会计科目按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共六种类型。

用户可以选择一级会计科目所属的科目类型。

如果增加的是二级或其以下会计科目,则系统将自动与其一级会计科目类型保持一致,用户不能更改。

　　（4）账页格式

　　一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。

　　（5）外币核算

　　用于设定该会计科目核算是否有外币核算。

　　（6）数量核算

　　用于设定该会计科目是否有数量核算。

如果有数量核算,则需设定数量计量单位。

　　（7）余额方向

　　用于定义该会计科目余额默认的方向。

一般情况下,资产类、成本类、费用类会计科目的余额方向为借方,负债类、权益类、收入类会计科目的余额方向为贷方。

　　（8）辅助核算

　　一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。

　　【项目核算】功能类似明细科目,但弥补了明细会计科目设置过多不利运行等缺陷,并能够重复使用下挂到各个科目下。

　　例如：

按照产品类别核算成本、收入，只需要在对应科目上挂“存货”核算项目。

　　假如某公司生产甲、乙、丙、丁等多类产品，而每大类旗下还有多种具体型号不同的产品。

如果是不采用项目核算，一般情况下，我们设置会计科目体系如下：

　　5001生产成本

　　500101直接材料

　　50010101甲类产品

　　50010101001甲01产品

　　50010101002甲02产品

　　……

　　500102直接人工

　　50010201甲类产品

　　50010201001甲01产品

　　50010201002甲02产品

　　……

　　500103制造费用

　　50010301甲类产品

　　50010301001甲01产品

　　50010301002甲02产品

　　……

　　假如产品有200种，那么就需要设置3×200=600（个）科目，而通过项目核算设置，则只需要设置3个科目。

　　（9）日记账和银行账

　　用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。

　　【例题·实务操作题】会计科目的相关操作。

　　1.增加明细科目；删除“6901以前年度损益调整”科目。

　　2.设置相应科目的辅助核算性质

　　3.将“库存现金”指定为现金总账科目,将“银行存款”指定为银行总账科目。

　　如下表所示。

　　会计科目表

科目代码

科目名称

辅助核算

科目类型

方向

币别核算/账页格式

1001

库存现金

日记账

资产

借

1002

银行存款

资产

借

100201

工行存款

日记账和银行账

资产

借

100202

中行存款

资产

借

币别：

美元

账页格式：

外币金额式

1101

交易性金融资产

资产

借

110101

股票

资产

借

1122

应收账款

客户往来核算

资产

借

1221

其他应收款

个人往来核算

资产

借

1231

坏账准备

资产

贷

1402

在途物资

资产

借

140201

A材料

数量核算

资产

借

账页格式：

数量金额式　

s　

计量单位：

千克

资产

借

140202

B材料

数量核算

资产

借

账页格式：

数量金额式

计量单位：

千克

资产

借

1403

原材料

资产

借

140301

A材料

数量核算

资产

借

账页格式：

数量金额式　

计量单位：

千克

资产

借

140302

B材料

数量核算

资产

借

账页格式：

数量金额式　

计量单位：

千克

资产

借

1405

库存商品

资产

借

140501

甲商品

数量核算

资产

借

账页格式：

数量金额式　

计量单位：

件

资产

借

140502

乙商品

数量核算

资产

借

账页格式：

数量金额式　

计量单位：

件

资产

借

1601

固定资产

资产

借

1602

累计折旧

资产

贷

1604

在建工程

项目核算

资产

借

2001

短期借款

负债

贷

2202

应付账款

供应商往来核算

负债

贷

科目代码

科目名称

辅助核算

科目类型

方向

币别核算/账页格式

2221

应交税费

负债

222101

应交增值税

负债

22210101

进项税额

负债

22210102

销项税额

负债

22210103

未交增值税

负债

22210104

进项税额转出

负债

222102

应交消费税

负债

222103

应交所得税

负债

222104

应交个人所得税

负债

4001

实收资本

所有者权益

贷

4002

资本公积

所有者权益

400201

资本溢价

所有者权益

4101

盈余公积

所有者权益

贷

410101

法定盈余公积

所有者权益

贷

410102

任意盈余公积

所有者权益

4104

利润分配

所有者权益

贷

410401

提取法定盈余公积

所有者权益

410402

提取任意盈余公积

所有者权益

410403

应付股利

所有者权益

410404

未分配利润

所有者权益

贷

5001

生产成本

成本

500101

甲产品

成本

500102

乙产品

成本

5101

制造费用

成本

510101

工资

成本

510102

折旧费

成本

510103

其他

成本

6601

销售费用

损益

660101

工资

损益

660102

折旧费

损益

660103

其他

损益

6602

管理费用

损益

660201

工资

损益

660202

折旧费

损益

660203

差旅费

部门核算

损益

科目代码

科目名称

辅助核算

科目类型

方向

币别核算/账页格式

660204

办公费

部门核算　

损益

660205

其他

损益

6603

财务费用

损益

660301

利息收入

损益

660302

利息支出

损益

660303

手续费

损益

6901

以前年度损益调整

损益

第三节　账务处理模块的应用

　　【功能描述】账务处理模块是以凭证为数据处理起点,通过凭证输入和处理,完成记账、对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。

　　目前许多商品化的账务处理模块还包括往来款管理、部门核算、项目核算和管理及现金银行管理等一些辅助核算的功能。

　　一、账务处理模块初始化工作

　　【提示】属于“模块级初始化”。

（一）设置模块控制参数

　　在用友T3软件中,对于以上控制参数是在信息门户“总账”模块下的“设置——选项”中完成的。

　　在此路径下可以完成对“凭证”、“账簿”、“会计日历”和“其他”的设置。

　　【例题·实务操作题】设置账务处理模块控制参数：

　　支票控制

　　其他默认

（二）录入会计科目初始数据

　　会计科目初始数据录入是指第一