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如何实现工作目标
如何实现工作目标
学习导航
通过学习本课程,你将能够:
●学会如何正确安排工作;
●把握提升员工执行力的方法;
●发挥各类会议的作用;
●学会如何正确撰写会议纪要。
如何实现工作目标
一、掌握实现目标的控制方法
1.“项目执行四要素”法
安排工作的切忌用语和态度
根据目标找到根本原因后,管理者就要将其变成项目,安排相关工作。
此时,管理者要注意以下切忌用语和态度:
◆我将尽快完成。
◆大家好好做。
◆我们一定要把这件事情做好。
◆好好做,公司会考虑的。
安排工作的四要素
安排工作时,必不可少的四要素是:
项目负责人。
负责人是指对项目结果承担不可推卸责任的人。
每个项目必须有唯一的负责人。
项目完成标准。
项目完成标准必须客观、量化,不能由项目负责人自己评价。
项目完成的最后期限。
安排工作时必须明确项目完成的最后期限。
结果考核评估。
结果必须经过考评,考评必须客观量化、按时进行,并与激励直接挂钩。
项目执行力的五个力源
除去上述四要素外,项目执行力的力源还包含经理人的领导力,这五个要素组合成为保证项目执行力的五个力源。
要想具备高效执行力,五个力源缺一不可。
要点提示
项目执行力的五个力源:
①项目负责人;
②项目完成标准;
③项目完成的最后期限;
④结果考核评估;
⑤经理人的领导力。
2.“工作布置表”管理法
工作布置表也就是项目安排表。
总项目和分项目的关系
制定项目安排表前,管理者要明确总项目和分项目的关系:
总项目负责人承担总项目不可推卸的责任,分项目虽然由具体分项目负责人负责,但总项目负责人仍对其下属的分项目负有不可推诿的责任;分项目负责人只承担分项目结果的不可推卸的责任。
项目安排表
通常情况下,项目安排表有以下项目:
◆项目名称;
◆项目负责人;
◆项目完成期限;
◆项目完成过程;
◆项目完成标准;
◆完成结果;
◆考评人。
3.“关键路径”控制法
关键路径的计算与控制是一种非常专业的方法。
如果项目很大、很复杂,每个项目之又有非常密切的逻辑关系,那么关键路径的计算与控制就显得很重要。
工具表单
表1项目安排表
项目名称
项目负责人
项目完成日期
完成标准
完成结果
考评人
使用方法:
目的:
帮助经理人合理安排项目。
填写:
结合实际,分别填写项目的负责人、完成日期、完成标准、完成结果以及考评人。
表2健全的公司会议体系表
会议架构层次
目的
人员
频率
要求
决策层
管理层
执行层
使用方法:
目的:
帮助经理人了解并建立健全公司会议体系。
填写:
结合实际情况,根据每个层次会议的相关情况,对应填写该会议的目的、人员、频率和要求。
二、了解PDCA循环的含义和作用
在管理过程中,“想当然”是管理者的“毒品”。
找到根本原因,将其变成项目以后,管理者不能想当然地执行。
而是应当牢记,再好的流程和规范都不会自动实现,就像设计好的电炉需要电压一样,流程也需要“电压”,即所谓的PDCA。
1.PDCA的含义
PDCA分别指:
P,计划(Plan);D,执行(Do);C,检查(Check);A,改变(Action)。
如图1所示:
图1PDCA示意图
2.PDCA与管理会议
每家公司的运行都需要很多时间召开会议,这是讨论决策的过程,也是PDCA的重要形式之一。
会议的五大意义
执行中永远存在偏差、自由主义。
管理者如果不想出现偏差,就要在PDCA循环中经常开会。
会议有以下五大意义:
第一,讨论、决策;
第二,制定项目,执行计划;
第三,反馈信息,是闭环控制的关键一环;
第四,沟通、理解;
第五,保持组织中各部门间的协调统一。
会议的五大缺陷
会议有重要意义,但很多管理者的会议也存在缺陷,主要有:
第一,有讨论,没决策;
第二,项目计划要素不全;
第三,反馈不畅,熟练的无能;
第四,沟通中总是一团和气;
第五,组织各部门间协调统一的过程中存在推诿、沉默、指责、保护的情况。
此外,会议的大量时间都在讨论观念和想法,没有深入,即忽略了重要的一点——仅有好的观念和想法是不能创造价值的。
三、掌握实现目标的会议管理方法
实现目标的会议管理方法主要有:
设置健全的公司会议体系、掌握会议的五个组成要素、避免“老鼠会议”、执行开会五步曲、撰写会议纪要。
1.设置健全的公司会议体系
公司的会议框架应该分为:
决策层会议、管理层会议、执行层会议。
决策层会议
决策层会议是公司的战略会议,主要制定3至5年的战略方向,根据公司的经营环境和竞争对手的情况,制定战略规划和资源规划。
一般来说,此类会议时间比较固定,根据行业性质,选择季度、半年或年度一次的频率,与会人员通常是公司内部人员和适当的外部人员,如专家。
在分析公司的经营环境和竞争对手的情况时,可以使用PEST、SWOT的方法。
PEST方法。
PEST分别指:
P,政治环境(Politics);E,经济环境(Economy);S,社会环境(Society);T,技术环境(Technology)。
SWOT方法。
SWOT分别指:
S,优势(Strength);W,劣势(Weakness);O,机会(Opportunity);T,危险(Trap)。
管理层会议
常见的管理层会议为年度目标会议,主要决定当年的预算目标,及时寻找发现问题的解决方案,确保目标完成。
一般来说,此类会议根据行业和部门性质选择月度或季度的频率,与会人员通常是掌握相关信息或资源的人员,详细、合理的年度预算表是会议的主要依据。
管理层还有很多配套会议,主要包括:
市场会议、销售会议、技术会议、人力资源会议、财务会议、客户服务会议、物流会议、各部门协调会议等。
【案例】
微软目标预算和考核
微软公司负责人每个财年需要过三道数字关:
年初预算、年中考评、年终考评。
公司总裁要带领管理团队,认真填写厚达42页的标准格式预算表。
以第4页“竞争对手分析”为例,包括竞争对手、营业额、利润等内容,一律要写得清清楚楚。
预算表通过后,会被放进微软的数字神经系统,每个月实际数字与预算的比较也会在这个系统中随时公布,全球分公司都能看到。
预算数字不能高到给自己下套,也不能低到令老板不满,做预算成了最费神的事。
一般而言,预算体系和目标管理解决的问题有:
目标问题、资源问题、业务分析、改进措施、授权问题、便于反馈。
执行层会议
执行层会议的主要目的是:
提高完成具体项目的速度和质量,针对发现的问题及时寻找解决方案,确保目标完成。
一般来说,此类会议根据部门和项目性质选择日会、周会或月度会议的频率,与会人员通常是项目的具体操作和管理人员。
会议要求按照项目管理原则,分配各个可执行的项目,发布指令,因而,PDCA是非常适用的方法。
执行层会议主要有以下几种:
晨会、夕会。
这是很好的制度,通常在每天上下班前举行,时长15到30分钟。
周会。
总结本周情况,通常2到4小时。
月会。
总结当月情况,通常4到8小时。
项目执行会议。
对项目工作进行分解和检查。
经理人在执行层例会时常犯的错误是将会议开成办公会或常务会。
这两种会议没有明确区分出决策层会议、管理层会议和执行层会议的层次,由职位最高者而不是掌握足够信息和资源的人来决策。
2.掌握会议的五个组成要素
通常来说,会议的五要素包括:
目的明确
只有会议目的单一、明确,才能确保其效率,避免因跑题而变成既费时又无成效的马拉松式会议。
人员合适
会议不是为了展示人员的地位,而是决策和执行的需要,因此,管理者要根据掌握相关信息的数量选择合适的人员。
时间固定
按照会议性质固定会议时间,不能由领导的主观意愿决定。
频率适中
根据会议性质,确定合适的频率。
会议纪要
会议一定要有纪要,且格式规范,内容有效、完整,并进行科学归档。
3.避免“老鼠会议”
熟练的无能
在很多公司会议上,往往会出现以下情况:
几乎每个与会者都知道有什么问题,但就是无法将其指出来。
这种现象被称为“熟练的无能”。
【案例】
“相敬如宾”的会议
某合资公司召开决策层会议,有很多高层管理者参加。
会议开始后,一位财务副总因故要迟到一刻钟,主持人决定等他来后再正式开会,于是大家开始闲聊。
物业管理者提到大楼里出现了老鼠,于是大家就这个问题纷纷议论起来,每个人都眉飞色舞。
等到财务副总一到,正式开会时顿时没有了声音。
讨论营销问题时,只有营销副总发言,其他人不进行任何质疑;讨论物业问题时,情况依然如此。
最后,整个会议就在这种“相敬如宾”的状态下结束了。
对于这种现象,哈佛大学长期研究团体管理学习行为的学者阿吉瑞斯指出:
“大部分的管理团体都会在压力之下出现故障,团体对于例行的问题可能有良好的功能,但是当遭遇到使人感到威胁与困窘的复杂问题时,团体精神似乎就丧失了。
”他指出,目前团体学习效果不彰的原因是:
大部分管理者害怕在团体中相互追根究底地质疑求真所带来的威胁。
大多数公司只奖励提出主张的人,而不奖励深入质疑复杂问题的人。
“老鼠会议”的类型
害怕在团体中相互追根究底地质疑求真所带来的威胁,会导致“老鼠会议”出现,任何对潜在威胁的探究都会被这种会议扼杀。
通常来说,“老鼠会议”有以下类型:
权力的会议,谁的职位高,谁就能主导整个会议;利益的会议,首先是维护自己和本部门利益,然后才是团体利益,导致部门之间常常互相推诿;观念的会议;性格的会议;心情的会议。
“老鼠会议”的结果
一般来说,“老鼠会议”会产生以下两种方案:
大多数人接受的方案。
这是一种妥协的方案,是对探究“根本原因”的妥协、对寻找“正确方法”的妥协、对维护“客户价值”的妥协、对“既得利益者”的妥协。
不正确的方案。
一般来说,获得通过的方案是不正确的,正确的方案是会遭到质疑的方案。
4.执行开会五步曲
避免会议成为“老鼠会议”,使会议达到预期目的,有以下五步曲:
第一步,确定计划目标;
第二步,确定实际完成的量;
第三步,算出“实际”与“计划”的差距;
第四步,找出产生差距的根本原因;
第五步,制定解决差距的方案和执行计划。
5.撰写会议纪要
会议纪要
会议纪要的常规格式要体现出:
第一,时间、地点、主持人、参加人、议题;
第二,交流的内容;
第三,各自的意见;
第四,决策的过程;
第五,项目管理四要素,这是会议纪要的核心内容。
如何评价会议效果
评价会议效果,可以用POC法:
过程(Process)。
开会的过程是否有效率。
产出(Output)。
是否发现了根本原因,是否制定了具有四要素的项目计划。
气氛(Culture)。
会议是否做到了用幽默感缓解紧张气氛,避免、化解冲突。
另外,会议传递的信息,体现出的领导风格、部门合作、员工心态、业绩改善等,都是评价会议效果的重要元素。
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