项目文件的管理与归档.docx

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项目文件的管理与归档

5项目文件的管理与归档

5.1项目文档管理的几个基本概念

为方便后续的讨论，首先有必要对项目文件形成、整理和立卷等文档工作中常涉及到的一些基本概念进行介绍如下。

5.1.1项目文件recordsofproject

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

5.1.2项目前期文件prophaserecordsofproject

指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

5.1.3项目竣工文件recordsoncompletionofproject

指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

5.1.4项目施工文件Implementingrecordsofproject

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

5.1.5项目竣工图drawingoncompletionofproject

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

5.1.6项目监理文件recordsofsupervision

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

5.1.7项目竣工验收文件reoordsoftestoncompletion

指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

5.1.8立卷filling

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

5.1.9项目文件归档filingofprojectrecords

建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件：

项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

项目档案archivesofproject

指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

建设项目constructionproject

指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

单项工程unitofproject

指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

5.2项目文件管理与归档的重要作用和必要性

5.2.1重要作用

项目文件是项目档案的前身和来源。

项目档案是建设者在建设、管理过程中形成的，具有保存价值的，各种形式的历史记录，是建设者的智慧结晶，是工程项目的重要组成部分和社会的宝贵财富。

其重要作用我们可概括为以下几个方面：

a）记录建设史实；

b）指导施工组织；

c）规范质量行为；

d）监控工程质量；

e）方便日后利用。

5.2.2必要性

国家对项目文件和项目档案工作非常重视，对其要求可以说是全面性、强制性的。

例如，从以下国家颁布的相关法律、法规和标准中都分别对项目文件的形成、整理、归档和验收等都做出了具体的要求和规定，这些法律依据足以说明要认真做好此项工作的必要性。

《中华人民共和国档案法》（1987年9月5通过　1996年7月5日修改）

第三条一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

即首先以法律的形式明确了全民保护档案的义务。

第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

即以法律的形式明确了应归档文件材料的所有权及见文即归的滥用和擅自扩大归档范围。

第二十四条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；?

（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的”。

本条规定了涉及档案方面的违法行为及其法律责任。

《建设工程质量管理条例》（中华人民共和国国务院令第279号）

第十六条　建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。

　　建设工程竣工验收应当具备下列条件：

（一）完成建设工程设计和合同约定的各项内容；

（二）有完整的技术档案和施工管理资料；

　　（三）有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告；

　　（四）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；

　　（五）有施工单位签署的工程保修书。

　　建设工程经验收合格的，方可交付使用。

竣工验收应当具备的条件共五条，其中四条都是对项目文件的规定。

第十七条建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。

由此可见国家对工程建设项目文件及归档工作的重视程度。

5.2.2.3《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号国家档案局、国家发展和改革委员会联合颁布）

第四条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。

未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第十五条?

?

项目档案验收会议的主要议程包括：

（一）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；?

?

?

?

（三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

（四）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；

（五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

从验收办法可看出国家对项目档案验收重要性和必要性的进一步明确和强调。

《建设工程监理规范》（GB50319-2000）

5.7.1总监理工程师应组织专业监理工程师，依据有关法律、法规、工程建设强制性标准、设计文件及施工合同，对承包单位报送的竣工资料进行审查，并对工程质量进行竣工预验收。

对存在的问题，应及时要求承包单位整改。

整改完毕由总监理工程师签署工程竣工报验单，并应在此基础上提出工程质量评估报告。

工程质量评估报告应经总监理工程师和监理单位技术负责人审核签字。

从本条可出监理单位和监理人员在文件形成中的重要作用。

《（各专业）施工及验收规范（验评标准）》

在竣工验收条款中也都对施工文件检查和提交列出了明细（详见各专业施工及验收规范相应章节，此处从略）。

所以，搞好项目文件管理与立卷归档，对项目建设、竣工验收以及竣工投产后的生产经营管理、技改、扩建和改建等都有着不可忽视的至关重要的作用和意义。

5.3项目文件形成、组卷的通病及产生的原因

5.3.1通病

纵观我们有色金属行业工程建设领域的项目文件形成和组卷状况，其出现和存在的通病主要表现为：

a）各级项目管理人员和文件责任者对项目文件和项目档案工作，基本概念不清、职责错位或职责不明；

b）项目不完整或重复（单位工程、分部工程、分项工程、检验批遗漏或重复）；

c）项目文件不完整或重复（卷内缺少或重复）；

d）文件工程项目名称填写混乱（同一项目，出现多种名称）；

e）文件形成时间逻辑错误；

f）文件内容不完整、不准确；

g）文件的生效标识不符合规定；

h）文件复制件不符合归档要求（文件字迹不清，不易利用）；

j）文件整理组卷欠系统、合理和规范。

根据我们多年来工程实践的认识和体会，我们认为产生上述通病的原因主要有以下几个方面：

法制意识淡薄，对法律法规的有关规定，缺乏必要的认识和了解

存在问题的项目，首先是领导法制意识、档案意识淡薄，对档案、归档以及为什么要归档？

等概念存在着一些模糊认识，从而导致了其组织实施反应迟钝，忽视和放松了项目文件和项目档案工作即：

a）建设单位没有起到项目法人的全面组织、协调和指导作用；

c）监理单位没有尽到监督、检查、审核的应尽责任；

d）承包单位没有尽到合同约定和法规、标准规定的形成、收集、整理、编制的应尽义务。

其中相当部分的从业人员，乃至主要管理人员、专职文件和档案管理人员，还不知道或不清楚法律法规、规范、标准对项目文件和项目档案管理的具体要求和规定。

许多人头脑中仍然存在有“重工程实体，轻工程资料”、“重工程进度，轻质量安全”等一些错误思想认识。

他们认为，文件资料是给别人看的，是应付检查的，是项目创优的“包装”，只要工程实体做完了，资料无所谓，文件资料可以后补……等等。

即从根本上曲解、割裂和忽视了，项目文件在工程建设中“规范质量行为”、“指导施工组织”、“监控工程质量”、“记录建设史实”、“方便日后利用”的本质和作用。

他们对该项工作的态度时常是：

说起来重要，做起来次要，忙起来不要。

从而影响了项目文件与工程建设的同步，影响了项目文件的完整、准确与系统。

专业管理人员的数量、素质和经验，满足不了项目文件及档案管理的需要

我们有色金属工业重大基本建设项目一般都具有：

工程内容多、建设周期长、文件形成领域广泛、记录形式多样，时效性、专业性强等特点。

由于这样的一些特点，就更需要我们的建设项目，要按相应的工作任务配足有较丰富工作经验，有较高的技术业务素质，有高度责任心的管理人员。

但事与愿违的是：

目前业内人力资源的发展和配置，还满足不了经济建设高速发展的需要，施工、监理单位专业管理人员更替频繁的现象较为普遍。

特别不能令人满意和担忧的是在同一建设项目上，业主、承包、监理各方，同时存在人员素质和数量不能满足管理需要的现象即：

a）承包单位的专业施工员（工长）、项目专业质量检查员、项目技术负责人、项目经理等施工文件形成的主要作者或责任者，不但不直接操作、记录和监控文件的形成，甚至不了解、不熟悉、不掌握项目文件的形成、收集、整理的规定要求；而项目文件的形成却会被领导指定由不熟悉工程管理和工程技术业务，不熟悉工程内容、项目文件内容的“资料员”来承担。

例如：

国家验收标准明确规定：

《检验批质量验收记录》由施工项目专业质量检查员填写；《分项工程质量验收记录》由项目技术负责人填写检查结论。

但实际上许多项目，专业质量检查员甚至、项目技术负责人、项目经理的职责都被一个“资料员”所替代了。

所以，此类概念模糊不清、职责错位不明等糊涂做法是项目文件出现“先天不足”的重要原因。

b）监理人员也不熟悉项目文件的内容、项目文件的形成、收集、整理的规定要求。

从而，对于已出现的“先天不足”不能及时发现和诊治，进而造成“残疾”项目文件的大量积压。

c）承包、监理等参建单位均缺乏对工程质量验评项目划分的概念，有的项目工程实体完工时，工程项目划分还不能划分清楚，报审确认。

d）建设单位档案管理人员综合素质差，只注意了施工和监理文件，而忽视了自身承办和管理的前期文件；缺乏对全局有效的组织、协调和指导能力。

5.4项目文件通病的防治及对策

5.4.1总体思路

根据文件的生命周期理论，项目文件通病防治的总体思路是：

树立文档一体化思想，实施项目文件的“优生优育”战略。

所谓文档一体化就是将文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。

即对文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存这一完整的生命过程，实施有机的统一监控管理。

5.4.2具体对策

在总体思路的引导下，我们认为可采取如下的具体对策。

强化普法贯标建立健全项目文件和档案管理体系

项目建设单位（项目法人）是项目建设的第一责任人，是项目建设的总体组织者，其对项目建设的认识水平及建设行为，对整个项目建设的全局起着至关重要的龙头作用。

所以项目建设单位首先应采取具体措施，加大普法贯标力度。

同时将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理。

明确项目档案工作的领导、部门及其相关人员的岗位工作责任，并采取有效的考核措施，建立起切合实际的项目档案工作的管理体系和工作程序，以做到项目档案工作有法可依，有章可循。

在建设单位各部门和设计、施工、监理等参建单位，建立起项目文件和档案管理网络。

即各责任主体单位都必须明确一位领导分管项目文件和档案工作，同时建立、配备与项目文件和档案工作任务相适应的管理机构或人员，（并将其机构或人员名单，报送建设单位档案项目管理机构）以便通过项目档案管理网络，落实统一领导，分级管理下的各项档案工作内容。

实现对项目文件全过程，全方位的组织、协调和监督、指导。

确保项目文件和项目档案工作与项目建设同步进行。

将项目文件的形成、收集、整理和归档纳入合同管理，以合同形式落实设计、施工、监理、设备订购、技术服务等各参建单位，对项目文件工作的责任和义务。

在合同文件条款中明确，应归档项目文件的归档数量、质量和时间以及违约责任等具体事项要求。

实行工程总承包的项目，特别要注意在总承包合同中明确：

立项、审批（核准）、招投标、勘察、设计等项目前期文件，由谁统一收集、整理、立卷归档；由谁编制竣工图等具体事项，以免造成缺漏、重复等混乱现象。

加大教培力度，完善知识结构，提高从业人员素质

众所周知，任何一项事业发展的水平高低和任何一个经济组织的实力强弱，都越来越取决于所拥有的劳动者的素质（专业化、职业化水平）和数量。

毫无疑问，加大教育培训工作力度，努力提高相关人员的政治、业务素质，完善和优化其知识结构，是以人为本，防治通病，提高工作质量、工作效率，保证项目文件和项目档案工作达标的有效方法和必由之路。

因此，我们的教育培训策略应是：

a）要在工程技术和工程管理专业学历教育和执业资格培训中，增添文档管理课程，使受教育者在学习工程技术和工程管理专业的同时，还要学习必要的文档管理方面的知识，以便不断完善其知识结构。

b）要根据科学技术的发展和文档工作的实际需要，理论联系实际的把重点与难点等问题结合起来,以新知识、新理论和新技术为主要内容,组织具有针对性、实用性、补充性、拓展性和更新性的岗前培训和在岗人员的继续教育，并将其制度化。

c）监理单位是受业主委托，在业主授权范围内对工程项目质量、进度、投资和安全，实施独立的全过程的专业化工程项目监管的责任主体。

建设过程中，几乎所有竣工文件从形成、收集至立卷、归档全过程各环节，都要经监理人员审核、确认和验收。

高素质的监理人员可以及时发现、纠正工程建设中的各种问题（包括项目文件），把问题消灭在萌芽状态中。

监理人员对保证竣工文件的齐全完整、真实准确、系统合理，肩负着其它责任主体无法替代的项目文件“优生优育大夫”的重要作用和责任。

把监理人员列入教育培训的主要对象，也是教育培训工作的重中之重。

总之我们的目标就是要培养和造就出即懂工程技术、工程管理，又懂项目文档管理，具有较强业务管理能力，能够适应和满足现代化工程项目和文档管理需要的高素质管理人才。

及早合理组织工程项目的划分

工程项目划分（单位、分部、分项）是质量控制、质量验收以及项目文件形成、整理立卷的必要前提和基本条件。

实践证明，不预先在开工前对工程质量验评项目进行合理划分，在施工阶段形成的项目文件中，就可能出现填写混乱、文件遗漏或重复、文件无所归属等无序无组织状态，就会形成严重阻碍文件的整理、立卷及竣工验评工作的瓶颈，以及影响日后的有效利用。

注意加强项目文件的日常管理

a）组建机构

b）建立制度

c）配备人员

d）配置设备、装具

e）建立类目

5.5施工文件的组卷及案卷质量

5.5.1施工文件的组卷

总体原则

施工文件的组卷（案卷划分）应遵循其形成的规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学便于利用；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求等原则。

一般应按：

a）施工文件按其所从属的单项工程、子（孙）项工程、单位工程顺序划分组卷；

b）单位工程是项目竣工验评和项目文件组卷的基本单元；

c）一个单位工程可根据文件材料的多少，组成一卷或若干卷（册）；

d）项目竣工图按原设计文件（施工图）的项目、专业顺序组卷；

e）设备文件按其所从属的单项工程、单位工程、专业、台件等组卷；

f）组卷时应同事考虑业主档案管理部门对项目档案分类编号的有关规定，以便移交后的利用和管理。

“单位工程”组卷的六大组成部分

仔细分析工业建设项目的各种应归档施工文件的形成规律，将单位工程的施工文件按以下六部分进行分类、归纳和排列、组卷，较为系统合理，可以较好的保持文件的成套性及有机联系，方便利用。

“单位工程”的施工文件一般可按以下六大部分组卷和排列：

a）施工管理文件；

b）施工记录文件；

c）质量保证文件；

d）质量验评文件；

e）竣工图（设计变更可单独组卷）；

f）其它应归文件（如声像资料等）；

六大部分的文件组成及排列

a）“施工管理文件”的组成及排列：

1）合同文件：

可按时间顺序排列。

2）技术交底（设计、施工组织设计/方案）：

可按分部、分项分类及时间顺序排列。

3）图纸会审：

可按专业分类及时间顺序排列。

4）施工组织设计（方案）：

方案可按分部、分项分类及时间顺序排列。

5）施工技术及安全措施、施工工艺文件：

可按分部、分项分类及时间顺序排列。

6）施工现场质量管理检查记录：

有多份时可按分部及时间顺序排列。

7）开工报告：

有多份时可按时间顺序排列。

8）施工计划：

可按分部、总体、年度、季度、月度（旬）分类排列。

9）工程洽商、工程联系单、备忘录：

可按分部、分项分类及时间顺序排列。

10）工程总量表、材料/设备明细表、装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单：

可按专业分类顺序排列。

11）施工预、决算、总结及其它管理性文件：

可按专业、问题分类及时间顺序排列。

b）“施工记录文件”的组成及排列：

1）各类施工自检自查记录：

可按分部、分项、问题分类及时间顺序排列。

2）试运转记录：

可按分部、分项分类及时间顺序排列。

c）“质量保证文件”的组成及排列：

1）设备、器具及原材料、构配件等的出厂质量证明（合格证、性能检测、质量鉴定、试验报告等）：

可按分部、品种、级别、规格分类及时间顺序排列。

2）设备、器具及原材料、构配件等的复检质量证明（复验报告）：

同上。

3）施工定位测量记录：

可按专业、部位及时间顺序排列。

4）施工检测、试验、调试记录/报告：

可按专业、问题及时间顺序排列。

5）隐蔽工程验收记录：

可按分部、分项分类及时间顺序排列。

6）工序检验记录：

可按分部、分项、工序分类及时间顺序排列。

7）交接检验记录（基础交接、中间交接）：

可按分部、工序分类及时间顺序排列。

8）质量问题及事故处理记录：

可按专业、问题分类及时间顺序排列。

9）试运记录（证书）：

可按分部、分项、问题分类及时间顺序排列。

10）其它质量保证文件（工程质量保修书）：

可按分部、分项、专业、问题分类及时间顺序排列。

d）“质量验评文件”的组成及排列

1）有色金属工业安装单位工程质量综合评定表

2）有色金属工业安装单位工程质量核定申请书

3）单位（子单位）工程验收报告

4）单位（子单位）工程质量评估报告

5）单位（子单位）工程竣工报验单

6）安装工程质量保证资料检查记录：

按时间顺序排列。

7）安装工程观感质量评定表：

按时间顺序排列。

8）分部工程质量验评记录：

“各分部工程质量验评记录”放在组成该分部工程的“第一个分项工程质量验评记录”之前。

9）分项工程质量验评记录

e）“竣工图”的组成及排列

1）竣工图纸：

可按图纸设计编号顺序排列。

2）设计变更文件（单独组卷放在竣工图前）：

可按专业、变更文件号分类及时间顺序排列。

3）设备图纸、使用说明书：

可按分部、类别、规格型号分类排列。

f）“其它应归文件”的组成及排列（应附有对事由、时间、地点、人物、作者等内容的文字说明，按分部、分项、问题分类及时间顺序排列。

）

1）照片

2）录音

3）录象

4）其它应归文件

5.5.1.4竣工图

a）项目竣工图应由施工单位负责编制。

如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

b）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

c）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

d）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。

e）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。

重绘图按原图编号，末尾加注“竣”宇，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。

f）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

g）建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

h）竣工图图幅应按GB／T10609．3要求统一折叠。

j）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

k）竣工图的更改方法

1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

3）无法在图纸上表达清楚的．应在标题栏上方或左边用文字说明。

4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

5）有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。

当更改内容较多时，可采用注记说明。

6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

m）竣工图章

1）竣工图章内容、尺寸如图5-1所示。

2）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。

3）行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。

竣工图标的内容格式由行业统一规定。

4）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

n）竣工图的审核

1）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。

3）竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。

4）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。

5）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。

5.5.1.5案卷编目

a）卷内文件页号的编写

1）案卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。

2）已有页号的文件可不再重新编写页号。

3）卷内目录、卷内备考表不编写页号。

b）案卷封面的编制

1）案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式，封面式样见图5-2。

2）案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括产品、科