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基建管理办法
利川农村商业银行基建管理办法
(2020年8月1日起执行)
第一章总则
第一条为进一步加强利川农村商业银行固定资产投资管理,(以下简称基建管理)促使基建工作规范化、制度化,根据国家法律法规和省联社《湖北省农村信用社联合社采购管理暂行办法》(鄂农信发〔2016〕14号)及湖北省农村信用社《全省农商行固定资产管理管理办法》(鄂农信发〔2019〕36号)有关规定,结合我行实际情况,特制定本办法。
第二条基建工作要树立“为发展服务、为一线服务、为员工服务、为效益服务”的观念,从全局出发,突出重点,把投资的效益性、网点布局的合理性和对业务发展的适应性放在首要位置。
第三条基建是指本行的(或本行租赁的)综合营业用房、综合办公用房(含总行机关)及附属建筑物、构筑物的新建、扩建、改建、迁建、装饰、维修、委托建房、联合建房、“五小建设”购置及相关设施的购买等。
基建管理是指基建项目从立项到交付使用的整个管理过程。
第二章工作机构和职责
第四条利川农商行成立以分管领导任组长,综合管理部、合规管理部、计划财务部、安全保卫部、信息科技部、项目建设单位等负责人为成员的基建管理领导小组,负责基建项目的设计论证、监督管理,基建管理领导小组下设物业管理办公室,负责对基建项目的日常工作负责。
第三章工作程序和审批
第五条基建工作程序:
(一)立项管理:
有基建维修或“五小建设“方面购置的各基层各支行、部室,根据工作实际需要,向物业管理办公室申请,经物业管理办公室现场勘察后报分管领导审核,审核认为有必要立项的,报党委会研究,具体流程为:
支行(部门)申请---物业管理办公室实地勘察---分管领导审核---行党委研究同意。
(二)设计管理:
1.党委会对申请的项目研究同意后,由基建分管领导在入围的设计单位中,随机抽选设计单位,物业管理办公室会同设计单位、申报单位进行现场察看,并拟订初步设计施工方案,凡基建工程在人民币10万元(含)以上的项目必须聘请设计单位设计,设计单位由分管基建领导从入围的设计单位中随机抽选。
2.设计方案应根据基建(采购)项目的规模区别对待,对10万元(不含)以下的微小工程,可根据工程状况直接进入预算程序。
对达到相应规模的项目,要求有符合规划、住建等相关部门要求的总平面布置图,建筑方案设计说明(含经济技术指标),建筑方案效果图(彩色图),建筑平、立、剖面图等。
2.达到相应规模的项目,初步设计文件应包括初步设计说明书(包括设计总说明和各专业设计说明书),初步设计图纸(总平面、建筑、结构、设备工艺、水、暖、电、电子监控、综合布线、室外工程、防雷、消防等图纸),主要材料表以及以上文件的电子文档,工程概算书(建筑安装投资、设备投资、各类市政税费及其它费用),工程地勘探报告,政府有关规定的文件。
3.初步设计完成后由分管基建领导组织基建管理领导小组对平面布局、建筑面积、工程造价、建筑标准和使用功能进行会审,作为施工图设计的依据。
4.施工图设计。
经批准后进行施工图设计,涉及安防的,承建方须按安全保卫部的要求设计,并报公安部门审批;涉及综合布线、电子监控、防雷设施等相关工程的,承建方须按信息科技部的要求进行设计。
(三)预算管理:
1.凡基建工程合同估价在0.5万元以上,10万元(不含)以下的项目,必须由分管领导指定第三方机构(或有资质的个人)进行预算,微小工程设计预算可同机构(个人)完成,不允许出现无项目预算或承建方自行预算违规事项;
2.凡基建工程在人民币10万元(含)以上的项目必须预算、设计分离,预算机构由分管基建领导从入围的设预算编制机构中随机抽选。
(四)评审管理:
预算评审机构由行纪委从入围的审计机构中随机抽选,超过人民币10万元(含)以上的项目必须进行预算评审,预算评审主要对工程计价的合规性和工程量的合规性进行审查。
(五)招标管理:
1.基建工程预算评审后价格在10万元(含)以上30万元人民币(不含)以内的项目由分管领导组织基建领导小组选择具有施工资质、施工能力和类似施工经验的建筑企业实施,但参与选择的建筑企业不得少于3家。
2.基建工程预算评审后价格在30万元(含)—100万元(不含)人民币的项目委托入围的招标公司公开招标,评委由行董事长(或纪委书记)临时在支行行长和部门经理中抽选,最低不得低于7人;
3.基建工程预算评审后估价在100万元(含)人民以上的项目,必须进入政府招标中心进行招标,由行党委在得分最高的前二名中研究确定。
(六)询价管理:
设备采购达到10000.00元(含)以上的项目,必须公开询价,报价单位不低于三家,分管领导审核后由物业办公室组织基建管理领导小组成员(不低于5人)合议确定供货单位。
(七)监理管理:
基建工程在30万(不含)以下的项目,由物业管理办公室会同工程所在单位监督管理,基建工程在30万(含)以上的项目,由分管基建领导在入围的监理公司中抽选监理单位。
(八)入围管理:
基建工程实行设计、预算、审计、监理分离制度。
设计、预算、审计、监理单位由基建管理领导小组面向社会公开筛选,各入围机构不低于3家,筛选入围单位合作期限不超过2年,2年后再次公开筛选入围单位。
(九)财务审批:
对党委研究同意立项的项目,由物业管理办公室向财务审批委员会提交财务申请,申请纳入财务预算,对工程(项目)审核审批,财务审批后再签订合同实施。
(十)签订合同:
维修工程金额在10000.00元(含)、设备采购金额在30000.00元以上的项目,必须签订合同后才能实施。
按流程确定承包方和监理单位后,由分管基建领导与工程施工方(项目承包方)签订施工合同。
(十一)组织施工:
合同签订后,基建领导应组织涉及项目关联的部室、承包单位、设计单位、监理单位、工程所在地支行等单位,在施工前通过会议方式进行安排和沟通,明确各自职责及注意事项。
(十二)款项支付:
物业管理办公室应依据合同做好工程款的支付审核工作和财务申请工作。
工程决算以前,可以按进度分阶段申请付款,工程完成80%最多不超过合同金额的50%,工程完成100%最多不超过合同金额的70%,验收决算审计后再拨付25%,另5%为工程质量保证金,质保期到经验收合格后付清。
工程款应根据合同约定转入工程承包方账户,财务部门按合同条款拨付,不得提前拨付和超额拨付。
(十三)增加工程:
施工中的新增工程必须经物业管理办公室请示分管领导同意后,提交设计变更、预算、预算审计等资料。
增加工程量和变更设计导致工程预算增加的需经行党委研究批准重新立项、财务部门审核审批,签订增加工程合同后方可实施。
(十四)竣工验收:
基建工程完工后,承包方按相关流程申请验收,物业管理办公室申请分管领导组织相关部门验收。
(十五)结算审计:
工程结束后,由承包单位提交工程结算报告及竣工相应的竣工资料,物业办公室组织对工程进行审计。
10万元(含)以上30万元(不含)以下的工程,由分管基建领导在入围的审计单位中随机抽选审计单位对工程进行审计;30万元(含)以上100万元(不含)以下行纪委书记随机抽选审计单位对工程进行审计;100万元(含)以上由党委书记随机抽选审计单位对工程进行审计。
结算审计对要审计是否按合同约定工程量进行施工或安装,审计金额不得大于合同金额。
(十六)财务结算:
物业办公室档案管理人员负责审核各环节档案的完整性和真实性。
对归档资料不全、逆程序、环节中存在瑕疵的项目可拒绝提交财务结算手续,同时申请上级单位对项目真实性进行审核。
财务管理部门要根据财务批复情况和财务管理要求审核要件,对资料不全,不符合财务规定的财务报销,可拒绝财务结算。
第六条基建管理实行“统一管理、规模控制、严格审批、分步实施、部门配合、违规处罚”的原则,接受省联社和各级农商行审计部门的监督。
(一)统一管理:
根据农商行经营发展方向和中长期经营战略,制定基建投资项目和总体规模。
物业管理办公室具体负责基建项目的管理。
(二)规模控制:
根据湖北省农村信用社《全省农商行固定资产管理管理办法》(鄂农信发〔2019〕36号)有关规定,全行基建投资总额控制在净资产的40%以内。
总投资超过200万的项目,需要报董事会通过后实施,总投资超过500万(含)的项目需要报董事会通过,恩施农商行进行合规性审核后实施、总投资超过1000万(含)的项目报董事会、股东大会通过,湖北省农村信用联社进行合规性审核同意后实施。
(三)严格审批。
金额在1000.00元(不含)以下的项目,由物业管理办公室立项实施;金额在1000元(含)以上,10000元(不含)以下的项目,由支行或部门申请,物管部门现场勘察,分管基建、财务领导签批同意后实施;金额在10000.00元以上的项目,由支行或部门申请,物管部门现场勘察,分管基建领导审核后提交行党委研究,同意立项的项目,报财务委员会财务审核后实施。
(四)分步实施:
根据业务发展的需要,按照先急后缓,先营业网点后办公设施的原则分期组织实施。
(五)部门配合:
按基建规模和类型设立相应的项目负责小组,实行一个项目一个小组,负责项目的具体实施。
计划财务部负责资金结算、信息科技部协助网络建设、审计监察部负责基建审计监督、安全保卫部负责安全达标。
(六)违规处罚:
基建项目应先立项、后审批、再建设,不得先开工后审批、边报批边施工。
建设过程中因特殊原因确需调整设计方案、预算的,应按基建管理有关规定报批,任何人不得擅自决定实施。
基建管理过程中发生的违规行为,视情节轻重,分别按有关规定进行处罚。
第四章合同管理
第七条根据《中华人民共和国合同法》、《建设工程勘察设计合同条例》、《建筑安装工程承包合同条例》及《工程建设监理规定》等有关法规、条例的规定,依据经批准的基建项目设计方案、施工图方案、中标文件等分别与有关单位签订勘察设计合同、工程预算合同、工程预审合同、工程施工合同、工程监理合同、结算审计合同、物资材料供应合同等相关所有合同。
第八条在合同履行中如发生争议,应本着实事求是的原则协商解决。
双方协商不能解决的可向国家规定的合同管理机关申请调解或仲裁,也可直接向合同履行地法院起诉。
第九条审计监察部门每年对基建工程进行逐项审计,必要时可延伸审计。
第五章招投标管理
第十条基建投资项目按照《中华人民共和国招标投标法》实行公开招标制。
经批准的投资项目在10万元(含)以上30万元(不含)以下,可实行邀标,由分管领导组织基建管理领导小组评审确定;人民币30万元(含30万元)以上的工程应公开向社会招标,响应招标文件条件的投标单位最低不得少于3家,且必须具备国家规定的资质。
第十一条基建管理领导小组可根据实际情况委托入围的造价咨询单位编制招标文件,明确招标范围,计价方式,质量工期,在一定范围内发布招标公告。
委托代理机构必须是依法设立具有独立法人资格和相应招标代理资格,从事招标代理业务并提供相关服务的中介组织。
第十二条基建项目不进入招标中心进行公开招标的,评标委员会按照机关部室负责人、支行行长、职工代表的一定比例组成,临时抽选评标委员会组成人员不得少于7人。
评标时由评标委员会按招标规定进行开标、评标、定标,根据评标细则评出中标单位并出具中标通知书。
第十四条招标分为公开招标和邀请招标。
公开招标是招标人通过指定的媒介发布招标公告的方式邀请所有不特定的潜在投标人参加投标,并按照法律规定程序和招标文件规定的评标标准和方法确定中标人的一种竞争交易方式。
邀请招标是指是指招标方根据供应商或承包商的资信和业绩,选择不低于三家的供应商或承包商,向其发出投标邀请,由被邀请的供应商、承包商投标竞争,从中选定中标者的招标方式。
基建工程招标活动应遵循公开、公正、公平和诚实守信的原则,严格执行招标投标法规和有关程序。
第十五条对报名参加投标的单位,基建管理领导小组要会同审计监察部对投标申请人的资质,技术装备,经营状况和拟派项目经理,主要技术人员的简历和业绩等进行审核和考察,提出考察意见。
第十六条在招标过程中必须先制定好招标文件,明确标的、评分标准、评分办法、质量要求及工程款支付方式等内容。
第十七条审计监察部门要全程参与监督基建的招标投标工作。
第六章工程监督管理
第十八条基建项目现场管理人员要落实现场监管责任,基建工程在30万(不含)以下的项目,由物业管理办公室会同工程所在单位监督管理;基建工程在30万(含)以上的项目,由分管基建领导在入围的监理公司中抽选监理单位,监督工程建设监理人员对工程的质量、进度、工期全面负责,对被监理的工程建设过程进行跟踪监理,按照监理规范的要求,采取旁站、巡视和平行检验等形式。
对违反监理规范要求的行为提出警告,必要时扣减监理费用。
第十九条基建项目具体负责人和相关支行(分理处、营业部)、机关部门应加强对基建材料的审验管理,监督承建方严格按标准、按图纸、按合同组织施工。
第七章档案资料管理
第二十条基建工程档案是基建项目从申请立项到竣工验收及交付使用全过程中形成的文件资料,是工程预测评估、决策设计、竣工验收、检查维护、维修改造的重要依据。
物业管理办公室要明确专人对基建档案进行管理。
项目管理人员及时做好文件材料的形成、积累、收集、整理、归档工作,确保归档文件材料的完整性、合规性、安全性,按照规定需要移交档案馆的及时搞好交接手续,以备查考。
第二十一条基建项目档案资料主要包括以下内容:
(一)建设项目立项;
(二)勘察设计资料;
(三)预算资料;
(四)预算评审资料;
(五)招标资料及招标单位中标资料(含资质及相关人员身份证明);
(六)财务审核审批资料;
(七)承发包合同及合同要求的附属资料,施工许可证或者其他资料;
(八)结算报告及建设工程竣工验收资料;
(九)技术档案资料(规划图,施工图,竣工图);
(十)施工管理资料;
(十一)结算审计资料;
(十二)其他资料。
第二十二条基建项目档案资料的保管期限分为永久、长期、短期三种。
长期保管的档案资料保管期限不得短于建设项目的实际寿命,短期保管的档案资料保管期限一般不少于三年。
对超过保管期限的档案资料必须进行鉴定,已失去保存价值的档案资料应经过一定的审批手续,登记造册后方可处理。
保密的档案资料应按保密规定进行管理。
第八章奖惩
第二十三条奖励。
(一)对严格执行国家和本行有关规定、严格遵守基建工作纪律、基建管理效果明显的单位或个人给予一定奖励。
(二)对积极配合基建管理工作,协调处理基建过程中有关矛盾和问题的单位或个人给予一定奖励。
第二十四条惩罚。
对违反本办法,有以下行为之一者视同违规,并根据情节轻重给予相关负责人经济处罚、警告、记过、撤职处分或解除劳动合同:
(一)对在基建管理过程中不配合工作,不执行本办法,造成经济损失和质量问题的。
(二)未经批准擅自购建、维修的。
(三)基建超标准,又未按规定追加审批的。
第九章附则
第二十五条本办法由湖北利川农村商业银行股份有限公司负责解释和修订。
第二十六条本办法如与省联社新的规定不一致的,按照省联社新的规定执行。
第二十七条 本办法自发文之日起执行,原《利川农村商业银行基建管理办法》文件废止。
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本行领导。
利川农村商业银行综合管理部2020年8月1日施实
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