第8讲 表格.docx

第8讲 表格.docx

《第8讲 表格.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第8讲 表格.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

第8讲表格

第八讲表格的使用

一、表格的建立

在Word中可以使用几种不同的方法创建表格。

（一）用“常用”工具栏创建表格

工具栏可直观地创建规范的表格，其操作方法如下：

1．单击要创建表格的位置。

2．单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，显示制表示意框。

3．在示意框中向下拖动鼠标指针，选定所需的行、列数。

当表格行列数达到所需行列数，释放鼠标左键即可。

例：

在“交会日期一览表”文档中使用工具栏中的按钮创建5行4列的表格。

（二）使用“插入表格”对话框

用菜单命令创建表格的操作方法如下：

1．单击要创建表格的位置。

2．在“表格”菜单中选择“插入”子菜单，然后选择“表格”命令，或者显示“表格和边框”工具栏，然后单击工具栏上的“插入表格”按钮显示，显示“插入表格”对话框。

3．在“表格尺寸”区域中输入行数和列数。

选择“自动调整”等操作方式等。

4．单击“确定”按钮，Word将创建表格。

例：

在“课程表”文档中使用“插入表格”对话框创建7行5列并套用“网格型7”样式的表格。

（三）绘制表格

绘制表格的操作方法如下：

1．将插入点定位在需要创建表格的位置。

2．单击“常用”工具栏上的“表格和边框”工具栏按钮，显示“表格和边框”工具栏。

3．单击“表格和边框”工具栏上的“绘制表格”按钮。

鼠标指针变为铅笔形状光标。

4．按住鼠标左键在文档编辑窗内拖动，可以先绘制一个矩形，确定表格的外围边框，然后在矩形框内画横线、竖线和斜线等。

5．如果要清除一条或一组框线，单击“擦除”按钮，鼠标光标变为橡皮形光标，然后拖过要擦除的线条，可擦除已绘制的线。

6．表格创建完毕后，单击其中的单元格，然后便可键入文字或插入图形。

例：

在“商标注册申请书”文档中使用铅笔手工创建表格。

（四）将已有文字转换成表格

将已有文字转换成表格的方法：

1．在要划分列的位置插入所需的分隔符。

例如，插入制表符来划分列，插入段落标记来标记行结束。

（注：

“逗号”单选框中，英文逗号可以，中文逗号不可以）

2．选定要转换的文字

3．单击“表格”菜单中的“转换”子菜单，然后单击“文字转换成表格”命令。

弹出“将文字转换成表格”对话框。

4．该对话框中的行、列等参数是用户所选定欲转化为表格的文档的数字，在“文字分隔位置”下，单击所需的分隔符选项。

选择其他所需选项。

例：

将“订书单”文档中的文本转换为表格。

二、输入表格内容

（一）在表格中定位

在表格中移动插入点有以下方法：

v在单元格中单击，Word会将插入点移动到该单元格的开头或单元格文字中单击的位置。

v利用键盘上的箭头按键在表格中移动插入点（光标）选定单元格，可使用如下表所示的按钮。

移动

按键

移至下一单元格

按Tab键

移至前一单元格

Shift+Tab组合键

移至上一行或下一行

按向上或向下（↑↓）箭头

移至本行的第一个单元格

Alt+Home

移至本行的最后一个单元格

Alt+End

移至本列的第一个单元格

Alt+PageUp

移至本列最后一个单元格

Alt+PageDown

开始一个新段落

回车键　（Enter　　　）

在表格末添加一行

则在最后一行的行末按下Tab键

在位于文档开头的表格之前添加文档

则在第一个单元格的开头按下回车键

注意：

如果单元格为空，按箭头键可以将插入点向上、向下、向左或向右移动一个单元格。

如果单元格中包含文字，按箭头键会在单元格内左右移动一个字符，或上下移动一行，但插入点位于单元格时例外。

按Tab键向前移动一个单元格，按Shift+Tab组合键向后移动一个单元格。

但如果插入点位于表格底端最右边的单元格时按Tab键将添加新行。

（二）在表格中输入文本

在表格中输入文本内容非常简单，其方法为：

1．在要输入文本内容的单元格中单击鼠标左键，将插入点定位到该单元格中。

2．输入所需的内容即可。

例：

在“购销合同”文档中的表格内输入文本。

例：

在“交会一日期一览表”文档中的表格内输入如图所示的文本。

（三）设置文本格式

设置表格中文本格式，其方法与在Word文档中设置的方法相同。

1．选取需要设置的文本。

2．单击工具栏中的按钮或打开相应的对话框进行设置。

例：

在“购销合同1”文档中将字体设为隶书，并将第1行单元格中的文本居中。

例：

在“课程表”文档中输入文本，并将第1列设置为左对齐，其他列设置为居中对齐。

三、表格的编辑与修改

（一）选定表格编辑对象

选定表格的有关操作如下：

选定区域

鼠标操作

整张表格

以选定行或列的方式垂直或水平拖动鼠标，或选择“表格”菜单中的“选择”子菜单，然后选择“表格”命令。

单元格中所有文字

在单元格的左边缘处单击鼠标（即在单元格的左边框与文字之间）

单元格

在单元格中任何地方单击鼠标

一组相邻的单元格

单击并拖动鼠标

一行

在文档中该行左页处单击鼠标，或在行中单击鼠标，然后选择“表格”菜单中的“选择”子菜单，然后选择“行”命令

多行

在文档左页处单击并拖动鼠标

一列

按住Alt键，然后在列中单击鼠标，或在列中单击鼠标，然后选择“表格”菜单中的“选择”子菜单，然后选择“列”命令

多列

按住Alt键，然后拖动到要选定的各列，或将鼠标指向表格的顶端边框，然后拖动到要选定的各列

（二）增加/删除行和列

1．添加单元格

添加单元格操作方法是：

（1）选定添加单元格的位置，选定的单元格数与要插入的单元格数相同；

（2）单击菜单栏“表格”，弹出下拉菜单，再单击“插入”菜单中的“单元格”命令，将弹出“插入单元格”对话框；从对话框中可以选择插入单元格后，原位置的单元格内容如何移动：

v若选择"左侧单元格右移"，则插入到所选定单元格的左边；

v若选择"活动单元格下移"，则插入到所选定单元格的上边；

v若选择"整行插入"，则在所选定单元格之上插入一整行；

v若选择"整列插入"，则在所选定单元格左边插入一列；

（3）选定之后按"确定"即可。

2．添加行

选定将在其下面插入新行的行，常用工具栏上的“插入表格”命令按钮将相应地变为“插入行”命令按钮。

单击“插入行”命令，则新行被插入到选中行的下边。

（1）选定将在其上面插入新行的行，选定的行数与要插入的行数相同；

（2） 单击菜单栏“表格”，弹出下拉菜单，再单击“插入”子菜单，然后单击“行（在上方）”或“行（在下方）”命令。

或单击“表格和边框”工具栏上“插入表格”旁边的箭头，然后单击所需的“插入”命令。

如果在表格末添加一行，请单击最后一行的最后一个单元格，再按下Tab键。

3．添加列

选定将在其上面插入新列的列，常用工具栏上的“插入表格”命令按钮将相应地变为“插入列”命令按钮。

单击“插入列”命令，则新列被插入到选中列的右边。

（1）选定将在其插入新列的列，选定的列数与要插入的列数相同。

（2）单击菜单栏“表格”，弹出下拉菜单，再单击“插入”子菜单，然后单击“列（在左侧）”或“列（在右侧）”命令。

或单击“表格和边框”工具栏上“插入表格”旁边的箭头，然后单击所需的“插入”命令。

4．删除表格、单元格、表行和表列、删除表格内容

用户可以删除单个或多个单元格、行或列，也可删除整张表格，还可只清除单元格的内容而不删除单元格本身。

（1）删除整个表格

删除整个表格，必须首先选择整个表格；再单击常用工具栏上的“剪切”按钮。

（2）单元格、行或列的删除

①选定要删除的单元格、行或列。

删除单元格时，要包括单元格结束标记。

删除行时，要包括行结束标记；

② 单击“表格-删除”菜单中的“表格”、“单元格”、“行”或“列”命令；

③ 根据需要删除的内容选择，如果删除单元格，请单击所需的选项。

（3）删除表格内容

首先选定要删除的表格项；然后按下键，则被选定的表格中的内容就被删除，只保留表格的单元格。

操作类型

“表格”中的命令

“常用”工具栏中的按钮

增加行

插入行

“插入行”按钮

增加列

插入列

“插入列”按钮

删除行

删除行

“剪切”按钮

删除列

删除列

“剪切”按钮

增加单元格

插入单元格

“插入单元格”按钮

删除单元格

删除单元格

无按钮

注意：

若要在表格的最末增加一行，则把光标移到表格单元格，按Tab键即可。

同样，要在表格的最右增加一列，则选定表格最右行末符，再进行插入列的操作。

当选定某单元格后进行相应的增加、删除单元格操作时，Word会提示现有单元格位置如何确定某单元格后进行相应的增加，删除单元格操作时，Word会提示现有单元格位置如何确定。

例：

在“物料进厂检验图表”文档的表格中的第3行上方插入整行单元格。

例：

在“物料进厂检验图表4”文档的表格中第2行单元格的下方增加一行。

例：

在“物料进厂检验图表5”文档的表格中第3列删除。

（三）移动或复制表格内容

有时需将表格中的内容进行移动或复制操作，使用左键拖动、右键拖动和剪贴板都可实现。

1．左键拖动

使用左键拖动方式移动或复制表格内容的方法为：

（1）选定需要移动或复制的单元格中的内容。

（2）按住鼠标左键（同时按住“Ctrl”键即可进行复制）不放并拖到目标单元格中。

（3）释放鼠标左键完成移动。

例：

在“销售额提高率表”文档中将第3行第4列单元格中的内容移动到第4行第2列单元格中，将第3行第5列单元格中的内容复制到第4行第4列单元格。

知识点：

按住“Ctrl”键进行复制时，指针下方会出现一个+号标志，若没有出现该标志，则该操作为移动未进行复制。

2．右键拖动

使用右键拖动方式移动或复制表格内容的方法为：

（1）选定需要移动或复制的单元格中的内容。

（2）按住鼠标右键不放并拖到目标单元格中。

（3）释放鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“移动到此位置”或“复制到此位置”命令即可完成移动。

例：

将“销售额提高率表1”文档中将第4行第2列单元格中的内容移动到第4行第3列单元格中，将第5行第3列单元格中的内容复制到第7行第2单元格中。

知识点：

若使用右键移动或复制表格内容时，未移动到目的单元格，可在弹出的快捷菜单中选择“取消”命令，重新进行移动或复制。

知识点：

当文本进行移动或复制后将弹出一个剪贴板的智能标志，单击它可选择粘贴后的格式。

3．使用剪贴板

使用剪贴板移动或复制表格内容的方法为：

（1）选定需要移动或复制的单元格中的内容。

（2）单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮或“复制”按钮。

（3）在目标单元格中单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，从而完成单元格内容的移动或复制。

例：

将“销售额提高率表2”文档中将第3行第2列单元格中的内容移动到第4行第2列单元格中，将第6行和第4列单元格的内容复制到第7行第8列单元格中。

（四）调整行高和列宽

1．使用“表格”菜单

（1）选定要改变的行或列。

例如，选定表格的第一行。

（2）选择“表格”菜单中的“表格属性”命令，然后选中“表格属性”对话框中的“行”选项卡。

选定的行编号显示在“行”选项卡的上方。

这是因为在“表格属性”对话框中每次只能处理一行。

（3）选中“指定高度”复选框，在其后的数值框中输入数值，在“行高值是”下拉列表框中选择需要的选项。

（4）单击“上一行”或“下一行”按钮查看并修改其他行的高度。

在“表格属性”对话框中，行选项卡中有以下两个附加选项：

v允许跨页：

让Word将过高的行断开，使其分别位于两页之上，而不是将整行移动到下一页。

v在页顶端以标题行形式重复出现：

该选项只在处理表格首行时有效。

它与“表格”菜单中的“标题行重复”命令功能相同，但它只对表格首行有效。

如果需要在每页形状重复出现多行表格，则可以使用“标题行重复”命令。

（5）单击“列”选项卡，选中“指定宽度”复选框，并在其后的数值框中输入数值，在“列宽单位”下拉列表框中选择需要的选项，单击“前一列”或“后一列”按钮对其他列进行设置。

（6）单击“确定”按钮，完成设置。

例：

利用鼠标拖动调整“耗材统计”文档中表格的列宽。

2．用鼠标调整行高和列宽

改变表格行列大小的最简单的方法是拖动边框，具体操作步骤如下：

（1）将鼠标指针指向行或列的边框，鼠标指针变为黑色双箭头。

（2）两条小竖线像个小夹子一样把行列分隔线夹在中间，按下左键，然后左右拖动边框（改变列宽）或上下拖动边框（改变行高）。

例：

使用“表格属性”对话框，将“机器工作效率日报表”文档中的表格行宽均设置为0.6厘米，列宽设置为2厘米。

更简便的方法通过鼠标指向欲变行高的标尺处的行标志上或列宽的列标志上，此时显示“调整表格行”或“移动表格列”的提示并且鼠标指针变成一个双向箭头，按下鼠标左键拖动即可。

（1）将插入点定位于表格中的任意位置，在页面视图下的上面和左面的标尺中出现制表符。

（2）用鼠标拖动上面标尺中的制表符，可调整列宽。

（3）用鼠标拖动左边的标尺中的制表符，可调整行高。

注意：

如要更改多组相邻单元格间的边框，可选定这些单元格，然后拖动它们之间的边框。

3．自动调整列宽和均匀分布

将插入点定位在表格中，在“表格”菜单中选择“自动调整”命令，在弹出的下级菜单中选择相应的命令可对表格进行相应的调整。

其中“根据内容调整表格”是指调整到最合适的。

（五）合并和拆分单元格

1．合并单元格

（1）选取要合并的多个单元格

（2）在“表格”菜单中选择“合并单元格”命令或选中单元格后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“合并单击格”命令，可将选取的多个单元格合并为一个单元格。

例：

在“物料进厂检验图表2”文档的表格中将第1行的第1列和第2列单元格进行合并。

2．拆分单元格

（1）选取要拆分的单元格

（2）在“表格”菜单中选择“拆分单元格”命令或选中单元格后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“拆分单击格”命令，显示“拆分单元格”对话框。

（3）在“列数”和“行数”框中分别输入要拆分的行、列数，对于拆分多个单元格时，选中“拆分前全合并单元格”复选框，在拆分前先进行单元格合并，然后再拆分单元格。

（4）单击“确定”按钮。

例：

在“物料进厂检验图表3”文档的表格中将第2行的第2个单元格拆分成2行2列的表格。

知识点：

若选中几个单元格进行拆分，需要在“拆分单元格”对话框中选中“拆分前合并单元格”复选框，否则会将每个单元格拆分成设置的列数和行数。

注意：

在Word中，合并和拆分单元格更方便的方法是直接通过“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”和“擦除”按钮实现，这就如同拿了一支笔和一块橡皮直接在表格上修改。

（六）使用对话框创建斜线表头

绘制斜线表头的方法为：

（1）将插入点定位在表头。

（2）选择“表格→绘制斜线表头”命令，打开“插入斜线表头”对话框。

（3）在“表头样式”下拉列表框中选择样式，在“字体大小”下拉列表中选择字号，在“行标题”和“列标题”文本框中输入需要的信息。

（4）单击“确定”按钮完成设置。

例：

在“销售计划”文档中创建“样式四”表头，在“行标题”文本框中输入“日期”，在“列标题一”文本框中输入“地区”，在“列标题二”文本框中输入“销量”。

（七）调整表格

1．拆分表格

在Word中有时需要把一个表格分为几个较小的表格，其方法为：

（1）把插入点定位在需要拆分开这一行的单元格中。

（2）选择“表格→拆分表格”命令，将这个表格分为两个表格。

2．调整表格大小

如果要调整表格边框的大小，其方法为：

（1）把鼠标光标移到边框的右下角，等鼠标光标变成一个向左倾斜的双箭头时，按下左键，然后拖动鼠标。

（2）表格边框的右下顶点将随鼠标的移动而移动，边框也随之改变，表格的单元格也一起改变。

例：

打开“耗材统计2”文档对表格大小进行调整。

（八）改变单元格中文字的显示方向

其操作步骤如下：

（1）选定要改变文字方向的单元格

（2）在“格式”菜单中选择“文字方向”命令，将显示出“文字方向”对话框。

（3）在“方向”框中单击所需的文字方向。

（4）单击“确定”按钮完成设置。

四、表格的格式化

（一）表格的对齐

对于表格，需要考试它在页面它在页面上的位置及对齐方式，其设置的方法为：

（1）将插入点定位在表格中。

（2）在“表格”菜单中选择“表格属性”命令，将显示“表格属性”对话框。

“表格属性”对话框中有表格、行、列和单元格四个选项卡。

单击“表格”选项卡，将显示“表格属性”对话框。

（3）在“对齐方式”栏中可选择“左对齐”、“居中”和“右对齐”等对齐方式，在“文字环绕”栏中可选择“无”和“环绕”方式。

（4）如果需要设置表格边框和底纹，单击“边框和底纹”按钮，可显示出“边框和底纹”对话框，单击“选项”按钮，可设置表格的其他选项。

（5）单击“确定”按钮。

例：

打开“生产力分析表2”文档，将表格对齐方式设置为左对齐，左缩进0.75厘米。

知识点：

设置表格对齐方式，是设置表格在文本中的位置，表格中的文本位置不发生变化。

（二）表格内容的对齐

每个单元格中的文本，根据需要可设置不同的对齐方式，其方法为：

（1）选中单元格。

（2）单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令，在其后弹出的下级菜单中选择需要的对齐方式即可。

也通过“表格和边框”工具栏对齐方式下拉式按钮菜单来实现。

例：

打开“生产力分析表3”文档中文字部分的单元格设置为左右居中，数字部分的单元格设置为上下居中，左对齐。

知识点：

打开“表格属性”对话框，单击“单元格”选项卡，在其中可设置单元格对齐方式。

（二）置表格边框和底纹

1．设置表格边框。

（1）选取需要设置边框的单元格或整个表格。

（2）在“视图”菜单中选择“工具栏”命令，然后在“工具栏”命令的下层子菜单中选择“表格和边框”命令,或选择“格式→边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。

（3）单击“边框”选项卡，在其中设置边框的样式、线型、线条粗细等。

在“线型”列表框中选择适当的边框线型；在“线条粗细”列表框中选择适当的线条,单击“外部框线”右面的下箭头,并从外围线列表框中选择所需的边线。

（4）单击“确定”按钮，完成设置。

例：

打开“生产力分析表”文档，为表格设置边框。

2．添加底纹

设置表格底纹的方法为：

（1）选取需要设置底纹的表格，如果将插入点定位在表格中，则默认对整个表格进行设置。

（2）选择“格式→边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，单击“底纹”选项卡，在其中选择填充色等。

（3）单击“确定”按钮，完成设置。

例：

打开“生产力分析表1”文档，将日期为“1”、“3”“5”和“7”所在行的表格设置灰色-15%的底纹。

知识点：

也可用“格式”/“表格和边框”/“底纹”选项卡或“边框”选项卡来设置表格单元格的边框或底纹,这样可选择更多的边框和底纹模板。

（三）套用表格格式

其操作方法如下：

1．在表格任意地方单击鼠标。

2．选择“表格”菜单中的“表格自动套用格式”命令,显示“表格自动套用格式”对话框。

3．在“格式”列表框中选择一种表格格式,同时在右边的“预览”框中显示出相应表格格式的外观。

4．在“要应用的格式”栏中设置表格的“边框”、“字体”、“自动匹配”、“底纹”和“颜色”等。

5．在“将特殊格式应用于”栏内设置表格“标题行”、“首行”、“末行”和“末列”等特殊格式。

6．单击“确定”按钮,即可将当前表格按套用格式进行处理。

要取消表格自动套用格式，可将插入点放于表格中，然后在“表格”菜单中选择“表格自动套用格式”命令，在“格式”列表框中选择“（无）”，再单击“确定”按钮。

五、表格的处理

（一）表格的计算

Word的表格更加完善了计算功能，虽然可供使用的选项与MicroslftExcel相比十分有限，但是应付日常的办公已绰绰有余了。

同Excel软件一样,表格中的单元格列号依次用A、B、C……这些英文字母表示,行号依次用1、2、3……表示,例如：

C4表示第3列第4行的单元格。

如果表示表格区域,其表示形式为：

“左上角单元格：

右下角单元格”（如：

A1：

C4）。

表格的数值计算有以下两种方法：

1．利用“表格和边框”工具栏的“自动求和”按钮。

（1）单击表格中要放置计算结果的单元格

（2）选择“视图→工具栏→表格和边框”命令，打开“表格和边框”工具栏。

（3）单击“表格和边框”工具栏中的“自动求和”按钮即可。

例：

打开“工作量统计表1”文档，使用自动求和的方法填写“合计”栏。

知识点：

若一行或列中有空白单元格，此时需要给该行或该列求和，应先在空白单元格中输入“0”。

知识点：

求和的位置必须是空白的，同时确认表格中输入的是符合标准的数字，如果该行或列中含有空单元格，则Word将不对这一整行或整列进行累加。

2．利用“表格”菜单中的“公式”命令进行复杂运算。

（1）将插入点定位在存放运算结果的空白单元格中。

（2）选择“表格→公式”命令，打开“公式”对话框。

（3）在“公式”列表框去除默认公式“Sum（Left）”，只保留“=”，在“粘贴函数”下拉列表框中选择所需要的公式，在函数括号内输入要引用的单元格的内容，并设置数字格式

（4）单击“确定”按钮，得到运算结果。

例：

打开“学生成绩统计表”文档，计算每位学生的平均成绩。

知识点：

在Word中，对多项重复的计算没有捷径，必须重复使用上述步骤进行每一位同学总分和平均分的计算，但在Excel中则可方便地进行计算。

注意：

表格公式中的单元格引用总是绝对（固定）引用，如果后来插入了新行或新列，改变了被引用单元格的位置，公式将得到错误结果。

（二）表格的排序

表格的排序有以下两种方法：

1．快速排序。

（1）在要所排序的列中单击鼠标。

（2）单击“表格和边框”工具栏上的“升序”或“降序”按钮即可。

2．使用“排序”对话框。

（1）选择欲排序的列（注：

表格中不能有合并的单元格）

（2）选择“表格”菜单中的“排序”命令,显示“排序”对话框

（3）按对话框提示,设置排序的优先次序和排序方式

（4）单击“确定”按钮完成设置

例：

打开“工作量统计表”文档，将表格中的内容按“EF-192”进行升序排列。

知识点：

使用“表格和边框”工具栏上的按钮排序时，如果使用“表格”菜单中的“标题行重复”命令指定了标题行，Word会对除标题行以外的所有行进行排序。

如果只想对选定行进行排序，请使用“表格”菜单中的“排序”命令。

知识点：

要使“平均分”列中存放的学生各科成绩的计算公式AVERAGE（自变量列表）为有效排序，排序类型不能为“数字”和“日期”。

六、由表生成图

其操作方法如下：

1．选定表格中要生成图的全部或部分数据。

2．在“插入”菜单中选择“图片”命令,从联级菜单中选择“图表”命令,进入MicroslftGraph2000工作环境,并显示一个缺省图表和数据表。

3．当对图表满意后按任意键,Word就将生成的图表插入文档中。