英语实用文体写作系列 7备忘录.docx
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英语实用文体写作系列7备忘录
Unit7
备忘录(MemorandumorMemo)
一、写作技巧
(一)概述
备忘录(MemorandumorMemo)是一种用以备忘的简易公文,是一种正式的专业文件。
在公文函件中,它的等级是比较低的,主要用来提醒、督促对方,或就某个问题提出自己的意见或看法。
在业务上,它是各部门书面联系的一种手段,一般用于内部传递信息,将实情、信息、观察资料等进行传阅,一般用来补充正式文件的不足。
它结构清晰、阅读方便、传递迅速,经常为公司或团体所使用。
大多数备忘录的特点是简明扼要,但它们同时也应具备优秀应用文的其他写作原则:
面向读者,表达清楚且准确。
备忘录简洁短小,各部分题目虽然看上去有些唐突,但它们可以使读者对事情有个大致了解并快速做出反应。
备忘录通常要发送、张贴、转寄,也就是说它们要迅速送到很多人手里。
粗心就会出错,其影响会迅速扩大,为了纠正错误人们往往会写更多的备忘录。
备忘录也要归档,这意味着它们将来有一天还会纠缠你。
事实上“memo”来自于拉丁语“memorandum”,意思是“必须记住的东西”。
它的内容可以分为以下几项:
书端(Heading)
收文人的姓名、头衔、地址(Addressee'sName,Title,Address)
称呼(Salutation)
事因(Subject)
正文(Body)
结束语(ComplimentaryClose)
署名(Signature)
其标准格式如下:
Heading(书端)
From(发文人)Date(日期)
To(收文人)
Subject(事由)
Body(正文)
(二)写作注意事项
1、书端(Header/Heading)部分包括发文机关的名称、地址、发文日期,有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。
许多机关有自己特制的信笺,在写书端时,其格式和标点符号的使用与一般信件的写法相同。
2、称呼从左边顶格写起,对一般机关、团体的负责人一般用DearSir,对政府官员可用Sir。
3、在date,to,from,subject字样后填上相应的内容。
Date:
(日期,如September12,2005)
To:
(收文人/致,如AllFaculty)
From:
(发文人/自,如JimB.Hardemann)
Subject:
(事由/由,如FacultyMeeting)
日期:
要采用正式的全部拼写。
因为在有些国家,“12/01/05”是指“2005年12月1日”,而在其他国家却是“2005年1月12日”。
致和自:
通常省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。
“自:
”后面写你名字的首字母大写,然后接你的姓。
事由:
要具体。
例如:
Date:
January24,2006
To:
F.Prefect
From:
A.Dent
Subject:
MySuggestedRevisionstotheLocalDemolitionSchedule
日期:
2006年1月24日
致:
F.普里费科特
自:
A.邓特
由:
关于地方拆除计划的建议修订案
4、在上述字样下面空两行写正文,阐明写作原因(purpose)。
采用回答记者问题的方式,回答:
who,what,when,whereandwhy。
5、一般不用称呼和结尾礼词。
6、发文人的姓名首字母写在与正文末行空一行的地方。
三、经典范文
例1、Directions:
Writeamemorandumofabout100wordstothestudentservicedepartmentandaskthemtofixatelephoneforeachdormitory.
MEMO
Date:
August16,2006
To:
Theleaderofstudentservicedepartment
From:
LiMing
Subject:
Telephone
DearSir,
Iwouldliketoremindyouthatweareinwantofatelephoneforeachdormitory.Asauniversitystudent,weneedtocopewiththedailyincreasingcommunicationswithteachers,friendsandpeopleoutsidethecampus.
Weneedatelephonetogetandsendmessage,whichisimportantforus.Thoughmostofushavemobilephonesande-mailaddress,atelephoneinthedormitoryisafterallthemostconvenientandcheapesttoolofcommunication.Ihopethatyouwillpayattentiontothisproblemandsolveitassoonaspossible.
Regards.
Yours,
LiMing
备忘录
日期:
2006年8月16日
致:
学生服务部门领导
从:
李明
主题:
电话
亲爱的先生,
我想提醒您,我们每一个宿舍都需要一部电话。
作为大学生,我们需要应对日益增多的与老师、朋友和校外人士的交际。
我们需要电话接收和发送信息,这对我们很重要。
尽管我们大多数有手机和电子邮件,宿舍中的电话毕竟是最方便和最便宜的交流工具。
我希望您会注意这个问题并予尽快解决。
问候。
真诚的,
李明
例2、Directions:
YouaresupposedtowriteaMemorandumofabout100wordstotheleaderofthesupplysectiontoborrowonemoremicroscopeforyourbiologicalexperiment.Itshouldinclude:
1)Whyyouneedthemicroscope.
2)Whenyouneedit.
MEMO
Date:
July12,2006
To:
Mr.Gates,leaderofthesupplysection
From:
LiMingofthebiologicallaboratory
Subject:
Microscope
DearSir,
I'mastudentofbiologydepartmentandwearebadlyinneedofanextramicroscopeinordertoimproveourexperimentalwork.
OurexperimentwillstartonFriday,sopleaseissueamicroscopetousassoonaspossiblesothatwecanpreparebetterfortheexperiment.
Withkindregards.
Yourssincerely,
LiMing
注:
在写备忘录的时侯,一定要注意它的格式,尤其要在开头写清楚是谁写给谁来备忘的,用“From:
/To”两个单词即可。
备忘录
日期:
2006年7月12日
致:
盖茨先生,供应科长
从:
李明,生物实验室
主题:
显微镜
亲爱的先生,
我是生物系的学生,我们非常需要另外一台显微镜以改进我们的实验工作。
星期五我们的实验将开始,所以请尽快配备显微镜以便我们能更好为实验做准备。
致以亲切的问候。
敬上,
李明
例3、Directions:
Ifyouaretheteacherofthestudents’counselor’soffice:
P.Steelpes,andyouhavereceivedaletterforrequestingforpaideducationleavefromastudent.Writehimamemotoreplyhimincludingdetails:
1)Theresultofhisrequirement.
2)Thereasonforrejecting.
3)somesuggestions
Youshouldwriteabout100words.
To:
RecordsSection
From:
P.Steelpes,CareerPlanning
Subject:
RequestforPaidEducationLeave
Date:
May22,2006
InresponsetoyourrequestforoneyearofpaideducationleavetotakeadegreeinEnglishliterature,Ihavetoinformyouthatwecannotauthorizethisleave.
Whileweappreciateyourdesiretoimproveyourknowledge,wefeelthatEnglishliteratureisnotdirectlyrelatedtoyourpresentpositionandtothegoalsofthisorganization.
Iamawareofyourgreatinterestinliterature,andIwouldliketopointoutthatyoucouldgainadvantagetoapplyforleavewithoutpay.
Ifyouneedanotherinformationontheabove,donothesitatetokeeptouchwithmeatanytime.
P.Steelpes
注:
本篇备忘录的格式很标准。
致:
档案科
从:
P.斯蒂尔皮斯,职业规划
主题:
要求有偿的教育事假
日期:
2006年5月22日
谨复您的一年有偿的教育事假而取得英语文学学位的请求,我必须通知您,我们无法批准这事假。
我们赞赏您改进知识的欲望,但我们认为,英国文学不是直接地与您的当前职位和跟机构的目标有关。
我意识到您对文学有浓厚兴趣,我想指出,您能申请无薪休假。
如果您需要其它关于上面的信息,请随时与我联系。
P.斯蒂尔皮斯
例4、Directions:
Youareasupervisorofabigcompany.Thechiefofoperationswantstoadoptthe“punch-in”systemtoincreaseproductivity.Writeamemototalkaboutthis:
1)Doesthe“punch-in”systembenefitthecompany?
2)Ifthecompanydoesn’tadoptit,whatelsecanwedotoincreaseproductivity.
Youshouldwriteabout100words.
To:
DavidGreen,ChiefofOperations
From:
TonyParty,Supervisor
Subject:
Commentsonthe“Punch-in”System
Date:
March.22,2006
ThisisfurthertoyourmemodatedMarch.20,2005,inwhichyouproposedthatemployeesadoptthe“punch-in”system.
Ifullyagreewithyouthatwemustincreaseproductivity.Asfarasyourproposalthatifthe“punch-in”systemisadopted,wewouldhaveatightercontrolovertheemployeesisconcerned.However,Idon’tthinkso.Ipersonallythinkthat,toaccomplishthis,weshouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster.Ifeelthatifwe(thesupervisors)couldmeetwithyou,wecoulddiscussdifferentpossibilitiestocreatesuchincentiveness.
Yourconsiderationofthissuggestionwouldbeappreciated.
TonyParty
注:
此篇是对一篇备忘录的回复。
生产主管认为实行打孔考勤制度(“punch-in”system),有利于增加生产效率,但督察却不这样认为。
他认为“shouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster”。
致:
大卫·格林,生产主管
从:
托尼·帕蒂,督察
主题:
关于打孔考勤制度的评论
日期:
2006年3月22日
这是进一步来回复您2005年3月20日的备忘录,其中您提议雇员应采取打孔考勤制度。
我完全同意,我们必须增加生产力。
就您的提案,如果采取打孔考勤制度,我们可以更牢固地控制雇员。
但是,我并不这样认为。
我个人认为,为了完成这项工作,我们应该给予雇员更多鼓励使其更快地工作。
我觉得如果我们(监督员)能和您会面的话,我们可以谈论创造这样激励的不同的可能性。
我们非常重视您对这个建议的考虑。
托尼·帕蒂
例5、Directions:
YouareamanagerofadministrationofficenamingVera.M.Bradford.TheboardofdirectorshavedecidedtoanewtheFitnessCenter.Writeamemototellalltheemployeesthat:
1)Howlongwillthisprojectbelastfor?
2)Welcometheemployeestoprovidesuggestions.
Youshouldwriteabout100words.
To:
EveryEmployees
From:
BrianAponte
Date:
November18,2005
Subject:
FitnessCenter
TheboardofdirectorsapprovedtheideaforanewFitnessCenteratitsmeetingyesterday.
WorkontheFitnessCenterwillbeginrightnowandshouldbecompletedwithin90days.Anemployeerepresentativefromeachdivisionwillbeappointedtodeterminethetypeofequipmentandprogramsthatwillbemadeavailable.
Wearehappytobeabletoprovideafacilitythatwillcontributetothephysicalfitnessofallouremployees.Yourrepresentativeonthetaskforcewillcontactyousoonforyoursuggestionsaboutactivitiesandequipment.
BrianAponte
AdministrationOffice,Manager
注:
这是一篇关于公司修建健身中心的备忘录。
备忘录中说健身中心工作马上开始而且“completedwithin90days”。
而且希望各部门代表与主办部门联系,征求关于活动和设备的意见。
致:
每个雇员
从:
布赖恩・阿庞特
日期:
2005年11月18日
主题:
健身中心
理事会昨天在会议上批准了为健身中心更新设备的建议。
健身中心的更新工作从现在开始,应该在90天之内完成。
每个部门都将有一个雇员代表来决定设备类型和可用项目。
我们非常高兴能提供有助于所有我们雇员的身体健康的设施。
您的工作小组的代表将很快与您联系,了解您关于活动和设备的建议。
布赖恩・阿庞特
管理办公室经理
例6:
考研样题:
Directions:
Youareanactivememberofthestudentnewspaper.Thenewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Writeamemothatwillappearinthenewspapernextweekdescribingthepositionavailable.
Youshouldwriteabout100wordsonANSWERSHEET2.
范文:
Date:
October10,2005
To:
Allstudents
From:
A.Buttle
Subject:
JournalistPositionAvailablefortheSummerSemester
Thestudentnewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Applicantsshouldcurrentlybestudyingattheuniversity,andshouldpreferablyhaveatleasttwoyears’writingexperience.
Thesuccessfulapplicantwillbeexpectedtowritetwoarticleseveryweekonhappeningsinthecityandoncampus.ThepositionwillcommenceattheendofMayandwilllastthroughtotheendofAugust.Thesalaryforthepositionisnegotiableandwillbebasedonexperience.Ifyouareinterested,pleasesendyourresumetothecampusnewspaperoffice.
日期:
2005年10月10日
致:
全体学生
自:
A.巴特尔
事由:
夏季学期记者招聘
学生报正在招聘夏季学期的记者。
条件是应聘人应是本校的在校生,最好至少有两年的写作经验。
被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。
工作是从五月底开始,一直持续到八月底。
工资待议,且会以其经历为依据。
感兴趣者,请把你的简历寄到学校报社。
Notes:
1.“remind”一词用法比较多,可以在后面直接接人或宾格,如“提醒我”译为“pleaseremindme”。
如果提醒某人某事则用“remindsomebodyofsomething”,也可以在后面加从句,即“remindsbthat”,“remind”还有一个意思为“使想起”同样用“remind…of…”的结构,应注意与提醒某事区分。
2.文中的“badly”是“非常的,迫切的”意思。
3.短语“inorderto”同下句的“sothat”意思是一样的即:
为了,目的是。
不同的是前者后接动词原型而后者常跟目的状语从句,类似的短语还有“inorderthat”,用法与“sothat”相同。
4.inresponseto反馈。
如,Inresponsetoyourinquiry…谨复阁下询问……
5.request(n.)for要求,请求。
如,repeatedrequestsforhelp一再请求帮助;makearequestforquiet请求安静。
6.beawareof注意到、当心。
e.g.Wearenotfullyawareofthegravityofthesituation.我们十分明白形势的严重性。
7.pointout指出。
e.g.pointoutamistake指出错误
Canyoupointoutthemanyoususpect?
你能把你怀疑的那个人指出来吗?
8.incentiven.动机,刺激,鼓励。
三、常用句型USEFULEXPRESSIONS
1.TherearetwoproblemswhichIwouldliketobringtoyourattentionconcerningthestaffchangesinmyDepartment.
就我部人事变动事宜,我有两个问题向你汇报。
2.IwouldsuggestthatweapproachtheworkersunionandaskMr.ChenX
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