其实你还不懂Word.docx
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其实你还不懂Word.docx
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其实你还不懂Word
其实你不懂Word:
Word进阶介绍
2010-06-0820:
19
==========原创文章,转载请注明出处========
记得上大学的时候,写毕业论文,第一次涉及较长篇幅的word文档编辑,公式编号、章节编号、引用文档编号、目录自动生成搞得我一头雾水。
后来听人说过一本书的名字叫《其实你不懂Word》,想想也是,微软的拳头产品,功能应该是强大无比,我们平时用的也就10%的最基本功能吧。
不过我还是没去借这本书看看,太懒~(~o~)Y
最近博士论文总算是搞得差不多了,两百多页的咚咚用word排版起来比想象的轻松许多。
周围好些个哥们懒得动手研究word这个东西,我想想我闲着也是闲着,就以港大的博士论文章节内容为基础,把一些常用的自动编号和文章内超链接功能简单的介绍一下,方便大家排版写作吧(知道的人请出门右转)。
请注意以下的介绍都基于Word2007!
一、设定格式
首先定制我们需要的格式,譬如大章节的格式,小章节的格式,图片标题的格式等等,定义方法大同小异。
我定义了如下几种格式
Non-chapterPartStyle:
用于章节内容前的declaration、content、acknowledgement等等
ChapterStyle:
用于定义章标题
SectionStyle:
用于定义节标题
Sub-sectionStyle:
用于定义小节标题
FigureChapterStyle:
用于定义图片章节
FigureCaptionStyle:
用于图片标题
这里以Non-chapterPartStyle为例,在空白文本处随便输几个字并调整自己需要的样式出来,譬如置中,加粗,TimesNewRoman字体,小二号大小。
设置好这些后,用鼠标选取这些字,点右键->Styles->SaveSelectionasaNewQuickStyle如下图
之后出现一个简易调整窗口,点Modify后变为下图所示,在Name里输入样式的名字“Non-chapterPartStyle”,在Stylebasedon里选择Heading1,Styleforfollowingparagraph里选择刚刚输入的“Non-chapterPartStyle”,其它设置如图所示
点OK后保存。
为Chapter、Section、Sub-section、FigureChapterStyle、FigureCaption样式做类似的定义,具体样式看需要了。
但这里要注意的是这个“Stylebasedon”选项,它决定了章节的层次,因此为Chapter、Section、Sub-section分别选择Head1、Head2、Head3,为FigureChapterStyle选择Head1,而FigureCaption则可以选择Normal即正文。
做了这些工作后在Word顶部的样式表里会出现已经自定义的样式,如下:
这六种格式构成了整个论文格式的主体。
有了这些格式,我们可以对相应文字或段落应用这些格式。
如此,可以通过word生成具有相同格式的各种列表,目录就是这样生成的,下面会有详细介绍。
二、自动编号
在定义了章节的样式后,我们希望每一章,每一节,每一小节的编号Word都能帮我们代劳,这样子样式整齐且不容易混乱,而且后面在文中引用章节编号时也需要。
现在我就简单介绍一下自动编号的定义。
由于章节的编号是多级的,因此使用Word提供的“MultilevelList”,点击如果所示的高亮小图标,在图形菜单中点击下方的DefineNewMultilevelList
出现新窗口后点击More以展现更多选项,如下
在这一窗口中,我们需要将之前定义的几种章节样式和自动编号里的level关联起来。
具体做法如下:
在左侧level中选择1,在右侧的“Linkleveltostyle”中选择ChapterStyle,然后在“Leveltoshowingallery”中选择Level1。
最后,在“Enterformattingfornumber”的自动编号“1”之前加上“Chapter”字样。
以后每当我们应用ChapterStyle于每章的标题时,Word便会自动为标题添加ChapterX。
同理,将SectionStyle与Level2关联,Sub-sectionStyle与Level3关联。
对每一个Level,在“Follownumberwith”里选择“nothing”,当然你也可以根据需要选择其他选项。
每个Word文档中可以存在多个MultilevelList,你只需要将指定的样式和Level想关联便可以得到需要的自动编号效果。
这里,我们为各章节的图片定义一个新的MultilevelList,并将FigureChapterStyle与Level1关联,以生成如FiguresforChapterX效果的自动编号。
另一方面,将Level2与FigureCaptionStyle想关联,便可以得到Figure的效果。
如下图所示
至此,我们可以为文章建立一个简易的模板,为每一个章节应用相应的样式,在word上方打开view->documentmap,我们已经可以看到整齐的文章构架了。
如下图
下一篇将介绍如何在文章中引用这些自动编号,如何生成目录或图片列表等小技巧。
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在上篇文章中,我简单介绍了Word2007的样式定义以及多级自动编号功能。
在本篇文章中,我将介绍如何充分利用Word对已建立的自动编号和样式进行索引和链接,以及其他一些小技巧。
跟上篇一样,已经知道的请出门右拐。
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一、在文章中插入引用
在Word上方打开Insert面板,选择Cross-reference,弹出如下的窗口
此窗口罗列了所有自动编号的章节以及图片,可以选择需要的内容插入到正文中。
如此,以后对章节、图片进行添加删除导致编号发生改动,则不必手动更新正文中引用他们的地方,只需要在引用的地方使用“UpdateField”命令(右键菜单)。
当然,绝大多数情况下我都是点Ctrl+A选取全文,然后按UpdaeField的快捷键F9去更新全文中所有引用的地方。
二、生成目录及其他列表
Word提供了一整套自动生成列表的功能,而且对列表的格式也可以自由定义。
这里介绍一下如何生成目录列表。
打开References面板,选择TableofContents,出现如下的菜单
之后选择底部的InsertTableofContents,弹出新窗口
在这里我们可以看到目录的预览效果。
我们发现Head1和Head2也被包含其中,点Options打开窗口进行进一步设置
在这里我们可以看到Word为各种Style分配了一个TOClevel,1、2、3、4从高到低,对于ChapterStyle,Non-chapterPartStyle及FigureChapterStyle这些章标题我们设置为1,SectionStyle设置为2,Sub-sectionStyle设置为3,其他的style都不要设置level。
设置完毕后关闭这两个窗口,便会看到整齐的目录了!
由于论文需要我们列出一个图片的标题列表,原理和目录列表一样,新建一个TableofContants,并为FigureCationStyle分配一个TOCLevel便可以了。
因为Word为每一个TOClevel设定了一个独立的样式,所以我建议大家为不同列表分配不同的Level,否则调整单个列表时候会连带将所有分配这一level的列表都给调整了。
对生成的目录、列表样式不满意没关系,按快捷键Ctrl+Alt+Shift+S调出Word里的所有样式列表,然后对需要的TOCLevel样式进行更改就可以啦,非常方便。
说了这么多,我个人的感觉是,Word里各种排版和引用的功能都基于样式的管理,所以在上一篇文章中开篇便建立几种常用的样式是非常非常有必要的!
下一篇将介绍同一个word文档中,建立不同页码,及对Mathtype公式排版的小技巧。
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前面两篇把Word2007里的样式定义、自动编号、引用及自动列表都简单的展示了一下。
至此,论文模板应该有个大概了。
这篇小文将介绍一些比较琐碎但常用的编排技巧。
一、章节的Pagebreak
论文中,每章的开头Chapter标题不可能紧接着上一章的内容格两三行后继续写,一般大家都会在每一章的末尾插入一个pagebreak。
不过,每次都要插入pagebreak感觉很麻烦,而且以后删减段落的时候经常把pagebreak误删了。
其实在Word里,我们可以在每章的标题样式里直接定义一个pagebreak,以达到每章开始自动换页的效果。
方法很简单,以之前我定义的那几个样式为例,在Word的样式表里右键点击需要修改的样式,如ChapterStyle,选择Modify则出现样式编辑窗口(这个窗口功能强大,大家要多多利用)
在上一窗口的左下角中点击Format按钮,选择Paragraph,出现针对Paragraph设置的窗口,选择LineandPageBreaks面板,勾选Pagebreakbefore,单击ok。
如此我们便为ChapterStyle样式定义了一个pagebreak,也因此在所有使用这一样式的地方全部自动添加一个pagebreak。
简单吗确实简单!
二、同一文档,不同页码
这里我们要做的是在不同段落设置各自的页码。
譬如说对于Title是一个独立的部分,Declaration,ListofSymbos,Content这些东西是一部分,而后面的正文、插图及Reference又是一个部分。
因此我们在论文第一页标题的末尾及目录末尾插入SectionBreak将文章分成三部分。
插入方法是在PageLayout面板,点如图所示的Breaks按钮,之后选NextPage,便可以在下一页之前插入一个SectionBreak。
插入完SectionBreak后,页面看起来并无变化。
双击第一页的页尾,便进入到页尾编辑状态,此时便可以看到Word标出了Section1及Section2
此时进入第二页的页尾并插入页码,但整个文章依然是从第一页开始计算页码。
勾选DifferentFirstPage选项,这使得第一页不在编号范围内。
之后选中页码,接着在菜单上选择PageNumber->FormatPageNumbers
弹出详细的窗口,选择Startat即可从1开始计数
同理在Chapter1的第一次对页尾的页码进行同样的操作。
至此,同一文件内,不同页码的插入工作已经完成了。
三、页边距与MatyType排版
在大家用MathType输入了N多公式后,突然想起来装订的时候左边要多留点空格,于是修改了页边距。
这下可好,发现所有的公式都无法对齐了,一个个调整,倒是可以,但如果论文里有几十、上百个公式,那就有点。
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稍安勿躁,其实MathType的公式对齐也是通过样式来控制的。
在Word里按Ctrl+Alt+Shift+S呼叫出所有样式列表,你会找到MTDisplayEquation这个样式,它就是负责公式排版的东东了。
对这个样式选择Modify,打开样式编辑窗口,在Option按钮中选择Tabs,弹出具体的设置窗口
控制MathType对齐的就是这个Tabs,里面有两个数值,一个数值是公式的位置,另一个是公式编号的位置。
要改变这两个设置先按ClearAll,之后在选中Center的情况下输入两个新数值,每次输入后记得按Set进行设置。
定义完毕后按OK可以立马看到效果,如果还没有对齐,那重复上面的步骤慢慢调整那两个数值吧。
至此,我在写phdthesis里总结的个人Word排版经验就全部介绍完毕了,我按照自己说的内容建立了一个模板,有需要的可以到这里下载(),希望对大家有所帮助吧。
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