创奇文书档案管理系统v3.docx

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创奇文书档案管理系统v3

创奇文书档案管理系统v3

创奇文书档案管理软件

使用手册

DAGL-008文档编号

状态修订版

日期2013-09-16当前版本8.1

前一版本8.0

创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

1安装与运行...............................................................................................................................3

2概述...........................................................................................................................................3

3功能详细说明...........................................................................................................................4

3.1系统主界面........................................................................................................................4

3.2系统结构及应用................................................................................................................5

3.3文件级档案........................................................................................................................6

3.3.1概要说明..................................................................................................................6

3.3.2文件编辑.................................................................................................................7

3.3.2.1文件增加...............................................................................................................7

3.3.2.2文件修改...............................................................................................................8

3.3.2.3文件删除...............................................................................................................9

3.3.2.4文件装盒...............................................................................................................9

3.3.2.5文件件号...............................................................................................................9

3.3.2.6文件导入.............................................................................................................10

3.3.2.7文件汇总.............................................................................................................10

3.3.3文件查询................................................................................................................11

3.3.4文件借阅................................................................................................................11

3.3.4.1文件的借阅.........................................................................................................11

3.3.4.2文件的归还.........................................................................................................11

3.3.5处理单打印............................................................................................................11

3.3.6归档目录打印.......................................................................................................13

3.3.7档案设置................................................................................................................14

3.4数据备份与恢复..............................................................................................................194.关于购买......................................................................................................................................21

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1安装与运行

系统安装方法

首先运行安装程序，系统将自动开始安装，在安装过程中，用户可根据自己的需要修改安装目录路径，按照安装向导完成软件安装。

（提示:

系统手动或重新搭建请参考后面的“数据备份与恢复”章节）

系统运行方法

选择WINDOWS开始?

程序?

创奇文书档案管理软件v8.0?

创奇文书档案管理软件菜单或将鼠标双击桌面‘创奇文书档案管理软件v8.0’快捷图标，即可运行本软件。

（提示:

若软件已启动，再次运行将会提示软件已运行的信息）

系统初始用户

用户编号密码用户姓名用户权限

00000000管理员管理（包括所有权限,此用户不能删除只能修改密码）99999999维护员维护（除设置用户权限没有外，其它权限都有）66666666借阅员借阅（不能增删改记录，可以查询及借阅记录）88888888查询员查询（不能增删改记录，仅可以查询记录）（提示:

系统首次运行可用初始用户登录，新增或修改用户信息在主界面菜单“系统设置/用户设置、密码设置”进行相应操作）

2概述

该系统根据国家档案局最新颁布的行业标准开发设计，适合于各行政机关、企事业单位使用，并完全符合档案达标升级的要求，同时该系统也可作为资料信息电子化管理的工具。

系统主要特点:

1、系统提供方便功能强大的查询功能。

2、系统提供上传附件的功能，可把制作好的PDF、WORD、JPG图片等文件上传进来了，实现在电脑上查看就能查看原文件内容，也可以直接连接扫描仪扫描上传原文件附件。

3、系统能方便快速录入文件信息，录入完全键盘控制，并支持定义简单的值替代录入和对下一条记录文件条目值进行递增、重复、空值的处理。

4、系统表格支持EXCEL文件导入。

5、系统表格支持多种导出格式（EXCEL、WORD、HTM、TXT）。

6、系统提供简单有效数据备份和恢复功能，使您无后顾之忧。

7、系统界面背景及表格的位置、宽度、高度、颜色、字体可以自定义。

创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

3功能详细说明

3.1系统主界面

文书档案管理:

主要应用于按件来整理的文书类档案，及资料、知识文档管理。

提示:

还有科技档案管理、会计档案管理、设备档案管理，用户可以根据需要选配相应的模

块。

科技档案管理（案卷级档案）:

主要应用于科技类、项目合同类、按案卷整理的文书类

的档案管理。

会计档案管理:

主要应用于会计类档案管理。

设备档案管理:

主要应用于设备资产管理。

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

3.2系统结构及应用

文书档案管理:

没有案卷层，以“件”为最小单位来的管理，一个文件可关联0-N个附件，适用于文书档案、资料数据管理，其它基于这种架构的信息数据管理，文件条目名称稍加修改，都可采用本软件。

附件1

附件2文件1附件3…

附件n

文件2

附件1

附件2文件3附件3…

…附件n

文件n

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3.3文件级档案

3.3.1概要说明

系统操作主要集中在文件管理，它的功能分布见下图。

首先要认识下面几个区:

查询条件区:

区域见下图，点“查询”按钮，按钮会处在按下状态，查询条件区会显示1.

出来，再次点“查询”按钮，按钮会切换到弹起状态，查询条件区会隐藏。

此区用户录

入要查询的条件，然后点“执行查询”。

此区提供六个查询条件，可以根据需要自己定

义修改设置，在“设置”按钮下的“设置显示查询条件”设置。

2.树型层次区:

区域见下图，点“设置”按钮下“显示树型层次”可以进行树型层次区显

示与隐藏的切换，层次是在“设置树型层次显示顺序”设置。

3.文件表格区:

区域见下图，结构可查草案看此文档“3.2系统结构及应用”说明。

表格

设置可参考下面表格设置说明。

4.文件附件区:

区域见下图，点“附件”按钮下“显示文件附件”可以进行文件附件区显

示与隐藏的切换，文件附件区内显示的附件为文件表格选中行（深色）的文件下的附件，

也就是说附件是挂在文件下，结构可查看此文档“3.2系统结构及应用”说明。

附件增

加、删除功能只在此区右键菜单中，注意若文件表格中没有文件记录选中或文件表格是

空的是不能进行附件的增加的，因为附件是挂在文件上的。

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

3.3.2文件编辑

3.3.2.1文件增加

用鼠标点击“增加”按钮将转至文件增加界面

1.有*符号为必录条目，E（英文Easy）按钮表示条目快捷录入设置，C（英文Code）按钮

表示条目代码设置。

快捷录入功能例:

录入责任者“##有限公司”因这个单位经常会录

入，这样可定义快捷值“gs”，完整值“##有限公司”，录入信息时，只要录入“gs”

回车即可。

2.文本一、二、三、日期一、选择一、选择二等其它所有条目都修改设置为需要的条目名

称。

例把文本一修改为“存放位置”

3.点设置按钮设置条目在录入界面排列顺序与是否条目需要显示，把需要录入条目值设置

显示在前，增加时对一些条目值不变（记忆上一次条目内容）或递增（数据增加一）可

根据“条目默认设置”生成的设置显示在后。

4.条目录入完全可以键盘控制，回车下移焦点，方向键“?

”“?

”上下移焦点，可大大

提高录入速度。

5.附件新增，首先找到要增加附件的文件，在表格中选中它（深色为选中），然后附件区

右键增加附件。

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

3.3.2.2文件修改

文件修改:

先选中要修改的文件，用鼠标点击“修改”按钮将转至文件修改界面，操作如下图

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

3.3.2.3文件删除

“文件删除”:

点击菜单下的“删除”按钮，将删除当前文件及附件

3.3.2.4文件装盒

文件的盒号进行批处理设置。

3.3.2.5文件件号

“件号”:

插入一个件号表示在现连接的件号序列中插入一个空的件号。

例如:

若有A分类方式下有件号为1、2、3、4的四个文件，现发现一新文件与件号为2的文件内容是连贯的，需要编在其后面，这时在A分类方式下插入件号3，原四个文件件号变为了1、2、4、5，空出件号，然后新加那个新文件把件号设置为3，就把新文件插入在需要的位置了。

删除一个件号表示在现连接的件号序列中删除一个空的件号，是插入件号反操作。

例如:

若有A分类方式下有件号为1、2、4、5的四个文件，发现空出一个件号3，因件号要求连贯

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

的，这时在A分类方式下删除件号3，原四个文件件号变为了1、2、3、4。

3.3.2.6文件导入

“文件导入”:

点击“导入”按钮。

a、年度/文件日期为数字，不能录入全角的中文数字，年度为YYYY格式的数字，必须

为4位数，文件日期为YYYYMMDD格式的数字，必须为8位数字。

b、保管期限、年度、机构问题、件号、文件题名是不能为空的，必须有内容。

3.3.2.7文件分类汇总统计

“文件分类汇总统计”:

点击“统计”按钮。

用来分类统计文件数，提供最多支持四个分类统计。

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3.3.3文件查询

文件的查询在“文件查询”模块中进行，先打开“文件查询”模块，点击“查询”按钮打开查询条件区，然后在查询条件区录入要查找的条件，条件之间是并的关系，最后点击“执行查询”按钮。

3.3.4文件借阅

文件借阅:

包括文件的借阅、归还以及借阅记录查询。

3.3.4.1文件的借阅

文件的借阅:

操作在“文件管理”模块中进行，首先打开找到要借阅的文件，选中在右键菜单中点“文件借阅”，然后弹出界面中录入借阅信息，点击确定即可。

3.3.4.2文件的归还

文件的归还:

点“归还”按钮，在“文件借阅”模块中进行，首先打开找到要借阅的文件，选中在右键菜单中点“文件借阅”，然后弹出界面中录入借阅信息，点击确定即可。

3.3.5处理单打印

软件支持以下书签:

收发编号、公文种类、保管期限、年度、机构问题、件号、盒号、全宗号、责任者、收发日期、文件日期、文件字号、文件题名、密级、紧急程度、份数、页数、主题词、备注、文本一、文本二、文本三、日期一、选择一、选择二

“处理单打印”:

先设置处理单模板，点击“打印/处理单模板设置”，模板文件为一个Word文件，根据实际情况设置好Word书签，

打开模板后在Word菜单“工具/选项”中“视图”页中显示与关闭“书签”标识

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册“书签”的删除:

以“收文编号”为例说明，在Word中先把光标移到要删除书签“收文编号”的位置，然后选择Word菜单“插入/书签”，删除“收文编号”书签

“书签”的添加:

以“收文编号”为例说明，在Word中先把光标移到要添加书签“收文编号”的位置，然后选择Word菜单“插入/书签”，添加“收文编号”书签

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

“书签”的格式设置:

选择有书签表格，然后设置字体及排列格式

设置好“处理单模板”,然后然后点击Word中保存按钮，关闭Word打开的“处理单模板”，在档案软件中点击“打印/处理单打印”打印。

3.3.6归档目录打印

首先点击“打印”按钮下的“归档文件目录打印”，然后在打印界面设置需要打印的内容，点击“打印”按钮即可。

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

3.3.7档案设置

文件条目名称设置:

点击“管理”界面下的“设置”按钮下“设置条目名称及默认值”,可以将条目名称设置为你所需要的。

树型层次区、文件附件区是否显示设置:

点击“文件管理”界面下的“设置”按钮下“显示树型层次”、“显示文件附件”来开关是否显示此区，打勾了表示已显示。

树型层次显示顺序设置:

点击“文件管理”界面下的“设置”按钮下“设置树型层次显示顺序”设置树层次，有四层可以定义。

序号:

为层号。

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册表格内容排序设置:

点击“文件管理”界面下的“设置”按钮下“设置表格内容排序方式”设置树层次。

按序号的顺序来优先排序。

各区显示大小调整:

鼠标光标移到区的边线处，出现如图的光标后就可用改变区大小了。

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

表格列的宽度调整:

操作与EXCEL操作一样，鼠标光标移到列的边线处，出现如图的光标后就可用改变列宽了。

提示:

系统将保存您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示表格

表格行的高度调整:

操作与EXCEL操作一样，鼠标移到行的边线处，出现如图的光标后就可用改变行高了。

（提示:

系统将保存您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示表格，

表格标题行的高度在“设置软件界面”中设置，此处仅是调整表格内容区行的高度）

表格列的排列顺序调整:

鼠标移到要移动的列的标题上，然后按住鼠标左键不放，向左向右移到您所需的位置后，放开鼠标左键即可。

（提示:

系统将保存您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示表格）

表格升降排序:

点击表标标题就可在不排序、升序、降序之间切换。

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

表格列的列是否显示设置:

“设置”选择“设置表格显示列”菜单，会弹出若下界面，不需要显示的把勾去掉即可。

（提示:

系统将保存您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示表格。

同时打印只打印表格中显示的条目，这样根据需要定义打印表格中内容了，当打印字

较小时可设置一些条目不显示或把表格的高调大点以多行打印）

表格导出功能:

点击导出菜单后，系统将弹出一个对话框，录入导出的保存文件及文件类型后，按保存按钮即可。

（提示:

导出支持EXCEL、WORD、网页、文本文件四种格式）

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册表格颜色字体设置:

“设置”中选择“设置软件界面”菜单，会弹出若下界面，根据个人喜好设置表格奇偶行、选中行颜色及字体。

提示:

系统提供五种配置好的主题方案,系统保存

您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示界面

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3.4数据备份与恢复

说明:

创奇文书档案管理软件是绿色软件，软件目录复制到其它计算机上就能运行了～获取软件的安装目录:

点击计算机桌面上“创奇文书档案管理软件”图标，右键选择属性

然后弹出若下界面:

创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

接下来跳到软件安装目录

点击向上备份整个目录

备份:

把当前软件目录复制到其它计算机、优盘，或压缩成一个文件刻录到光盘为了便于记

忆最好作个备份说明文档，记录备份日期、备份人等。

恢复:

把备份好的软件目录复制过来即可，注意覆盖时先要对原软件目录作个一个备份。

提示:

dagl.exe为软件程序文件,进入系统运行此文件，可把此文件在操作系统桌面上作个快

捷方式，data80.dbf为软件数据库文件，upfilew\upfilea\upfilek目录为软件附件存放目

录，系统目录下的dagl80.ini为软件界面设置文件，删除此文件便可初始化设置软件

界面。

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创奇文书档案管理软件V8.0使用手册

4.关于购买

欢迎您选择创奇软件的产品《创奇文书档案管理软件V8.0》，本软件为共享软件。

试用版本限制:

1、只能使用80次，到时会锁定数据。

购买正式版:

1、获得全部功能无限使用。

2、获得技术支持。

购买方式及价格:

网站:

电邮:

fsqcling@

QQ:

908281168

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