Excel函数教程.docx

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Excel函数教程

Excel函数教程

一、什么是函数

excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。

用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。

例如，SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。

函数是否可以是多重的呢？

也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？

当然可以，这就是嵌套函数的含义。

所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。

例如图1中所示的公式使用了嵌套的AVERAGE函数，并将结果与50相比较。

这个公式的含义是：

如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求F2到F5的和，否则显示数值0。

图1嵌套函数

在学习excel函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解。

如图2所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。

如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。

在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。

图2函数的结构

公式选项板--帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。

单击编辑栏中的"编辑公式"按钮，或是单击"常用"工具栏中的"粘贴函数"按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。

整个过程如图3所示。

图3公式选项板

二、使用函数的步骤

在excel中如何使用函数呢？

1.单击需要输入函数的单元格，如图4所示，单击单元格C1，出现编辑栏

图4单元格编辑

2.单击编辑栏中"编辑公式"按钮，将会在编辑栏下面出现一个"公式选项板"，此时"名称"框将变成"函数"按钮，如图3所示。

3.单击"函数"按钮右端的箭头，打开函数列表框，从中选择所需的函数；

图5函数列表框

4.当选中所需的函数后，excel2000将打开"公式选项板"。

用户可以在这个选项板中输入函数的参数，当输入完参数后，在"公式选项板"中还将显示函数计算的结果；

5.单击"确定"按钮，即可完成函数的输入；

6.如果列表中没有所需的函数，可以单击"其它函数"选项，打开"粘贴函数"对话框，用户可以从中选择所需的函数，然后单击"确定"按钮返回到"公式选项板"对话框。

在了解了函数的基本知识及使用方法后，请跟随笔者一起寻找excel提供的各种函数。

您可以通过单击插入栏中的"函数"看到所有的函数。

图6粘贴函数列表

三、函数的种类

excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。

四、与求和有关的函数的应用

SUM函数是excel中使用最多的函数，利用它进行求和运算可以忽略存有文本、空格等数据的单元格，语法简单、使用方便。

相信这也是大家最先学会使用的excel函数之一。

但是实际上，excel所提供的求和函数不仅仅只有SUM一种，还包括SUBTOTAL、SUM、SUMIF、SUMPRODUCT、SUMSQ、SUMX2MY2、SUMX2PY2、SUMXMY2几种函数。

这里以某单位工资表为例重点介绍SUM（计算一组参数之和）、SUMIF（对满足某一条件的单元格区域求和）的使用。

（说明：

为力求简单，示例中忽略税金的计算。

）

图1函数求和

SUM

1、行或列求和

以最常见的工资表（如上图）为例，它的特点是需要对行或列内的若干单元格求和。

比如，求该单位2001年5月的实际发放工资总额，就可以在H13中输入公式：

=SUM（H3:

H12）

2、区域求和

区域求和常用于对一张工作表中的所有数据求总计。

此时你可以让单元格指针停留在存放结果的单元格，然后在excel编辑栏输入公式"=SUM（）"，用鼠标在括号中间单击，最后拖过需要求和的所有单元格。

若这些单元格是不连续的，可以按住Ctrl键分别拖过它们。

对于需要减去的单元格，则可以按住Ctrl键逐个选中它们，然后用手工在公式引用的单元格前加上负号。

当然你也可以用公式选项板完成上述工作，不过对于SUM函数来说手工还是来的快一些。

比如，H13的公式还可以写成：

=SUM（D3:

D12,F3:

F12）-SUM（G3:

G12）

3、注意

SUM函数中的参数，即被求和的单元格或单元格区域不能超过30个。

换句话说，SUM函数括号中出现的分隔符（逗号）不能多于29个，否则excel就会提示参数太多。

对需要参与求和的某个常数，可用"=SUM（单元格区域，常数）"的形式直接引用，一般不必绝对引用存放该常数的单元格。

SUMIF

SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本或表达式，可以应用在人事、工资和成绩统计中。

仍以上图为例，在工资表中需要分别计算各个科室的工资发放情况。

要计算销售部2001年5月加班费情况。

则在F15种输入公式为

=SUMIF（$C$3:

$C$12,"销售部",$F$3:

$F$12）

其中"$C$3:

$C$12"为提供逻辑判断依据的单元格区域，"销售部"为判断条件即只统计$C$3:

$C$12区域中部门为"销售部"的单元格，$F$3:

$F$12为实际求和的单元格区域。

五、与函数图像有关的函数应用

我想大家一定还记得我们在学中学数学时，常常需要画各种函数图像。

那个时候是用坐标纸一点点描绘，常常因为计算的疏忽，描不出平滑的函数曲线。

现在，我们已经知道excel几乎囊括了我们需要的各种数学和三角函数，那是否可以利用excel函数与excel图表功能描绘函数图像呢？

当然可以。

这里，笔者以正弦函数和余弦函数为例说明函数图像的描绘方法。

图2函数图像绘制

1、录入数据--如图所示，首先在表中录入数据，自B1至N1的单元格以30度递增的方式录入从0至360的数字，共13个数字。

2、求函数值--在第2行和第三行分别输入SIN和COS函数，这里需要注意的是：

由于SIN等三角函数在excel的定义是要弧度值，因此必须先将角度值转为弧度值。

具体公式写法为（以D2为例）：

=SIN（D1*PI（）/180）

3、选择图像类型--首先选中制作函数图像所需要的表中数据，利用excel工具栏上的图表向导按钮（也可利用"插入"／"图表"），在"图表类型"中选择"XY散点图"，再在右侧的"子图表类型"中选择"无数据点平滑线散点图"，单击[下一步]，出现"图表数据源"窗口，不作任何操作，直接单击[下一步]。

4、图表选项操作--图表选项操作是制作函数曲线图的重要步骤，在"图表选项"窗口中进行（如图3），依次进行操作的项目有：

标题--为图表取标题，本例中取名为"正弦和余弦函数图像"；为横轴和纵轴取标题。

坐标轴--可以不做任何操作；

网格线--可以做出类似坐标纸上网格，也可以取消网格线；

图例--本例选择图例放在图像右边，这个可随具体情况选择；

数据标志--本例未将数据标志在图像上，主要原因是影响美观。

如果有特殊要求例外。

5、完成图像--操作结束后单击[完成]，一幅图像就插入excel的工作区了。

6、编辑图像--图像生成后，字体、图像大小、位置都不一定合适。

可选择相应的选项进行修改。

所有这些操作可以先用鼠标选中相关部分，再单击右键弹出快捷菜单，通过快捷菜单中的有关项目即可进行操作。

至此，一幅正弦和余弦函数图像制作完成。

用同样的方法，还可以制作二次曲线、对数图像等等。

六、常见数学函数使用技巧--四舍五入

在实际工作的数学运算中，特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题。

虽然，excel的单元格格式中允许你定义小数位数，但是在实际操作中，我们发现，其实数字本身并没有真正的四舍五入，只是显示结果似乎四舍五入了。

如果采用这种四舍五入方法的话，在财务运算中常常会出现几分钱的误差，而这是财务运算不允许的。

那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢？

其实，excel已经提供这方面的函数了，这就是ROUND函数，它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。

在excel提供的"数学与三角函数"中提供了一个名为ROUND（number,num_digits）的函数，它的功能就是根据指定的位数，将数字四舍五入。

这个函数有两个参数，分别是number和num_digits。

其中number就是将要进行四舍五入的数字；num_digits则是希望得到的数字的小数点后的位数。

如图3所示：

单元格B2中为初始数据0.123456，B3的初始数据为0.234567，将要对它们进行四舍五入。

在单元格C2中输入"=ROUND（B2,2）"，小数点后保留两位有效数字，得到0.12、0.23。

在单元格D2中输入"=ROUND（B2,4）"，则小数点保留四位有效数字，得到0.1235、0.2346。

图3对数字进行四舍五入

对于数字进行四舍五入,还可以使用INT（取整函数），但由于这个函数的定义是返回实数舍入后的整数值。

因此，用INT函数进行四舍五入还是需要一些技巧的，也就是要加上0.5，才能达到取整的目的。

仍然以图3为例，如果采用INT函数，则C2公式应写成：

"=INT（B2*100+0.5）/100"。

最后需要说明的是：

本文所有公式均在excel97和excel2000中验证通过，修改其中的单元格引用和逻辑条件值，可用于相似的其他场合。

附注：

excel的数学和三角函数一览表

ABS工作表函数

返回参数的绝对值

ACOS工作表函数

返回数字的反余弦值

ACOSH工作表函数

返回参数的反双曲余弦值

ASIN工作表函数

返回参数的反正弦值

ASINH工作表函数

返回参数的反双曲正弦值

ATAN工作表函数

返回参数的反正切值

ATAN2工作表函数

返回给定的X及Y坐标值的反正切值

ATANH工作表函数

返回参数的反双曲正切值

CEILING工作表函数

将参数Number沿绝对值增大的方向，舍入为最接近的整数或基数

COMBIN工作表函数

计算从给定数目的对象集合中提取若干对象的组合数

COS工作表函数

返回给定角度的余弦值

COSH工作表函数

返回参数的双曲余弦值

COUNTIF工作表函数

计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目

DEGREES工作表函数

将弧度转换为度

EVEN工作表函数

返回沿绝对值增大方向取整后最接近的偶数

EXP工作表函数

返回e的n次幂常数e等于2.71828182845904，是自然对数的底数

FACT工作表函数

返回数的阶乘，一个数的阶乘等于1*2*3*...*该数

FACTDOUBLE工作表函数

返回参数Number的半阶乘

FLOOR工作表函数

将参数Number沿绝对值减小的方向去尾舍入，使其等于最接近的significance的倍数

GCD工作表函数

返回两个或多个整数的最大公约数

INT工作表函数

返回实数舍入后的整数值

LCM工作表函数

返回整数的最小公倍数

LN工作表函数

返回一个数的自然对数自然对数以常数项e（2.71828182845904）为底

LOG工作表函数

按所指定的底数，返回一个数的对数

LOG10工作表函数

返回以10为底的对数

MDETERM工作表函数

返回一个数组的矩阵行列式的值

MINVERSE工作表函数

返回数组矩阵的逆距阵

MMULT工作表函数

返回两数组的矩阵乘积结果

MOD工作表函数

返回两数相除的余数结果的正负号与除数相同

MROUND工作表函数

返回参数按指定基数舍入后的数值

MULTINOMIAL工作表函数

返回参数和的阶乘与各参数阶乘乘积的比值

ODD工作表函数

返回对指定数值进行舍入后的奇数

PI工作表函数

返回数字3.14159265358979，即数学常数pi，精确到小数点后15位

POWER工作表函数

返回给定数字的乘幂

PRODUCT工作表函数

将所有以参数形式给出的数字相乘，并返回乘积值

QUOTIENT工作表函数

回商的整数部分，该函数可用于舍掉商的小数部分

RADIANS工作表函数

将角度转换为弧度

RAND工作表函数

返回大于等于0小于1的均匀分布随机数

RANDBETWEEN工作表函数

返回位于两个指定数之间的一个随机数

ROMAN工作表函数

将阿拉伯数字转换为文本形式的罗马数字

ROUND工作表函数

返回某个数字按指定位数舍入后的数字

ROUNDDOWN工作表函数

靠近零值，向下（绝对值减小的方向）舍入数字

ROUNDUP工作表函数

远离零值，向上（绝对值增大的方向）舍入数字

SERIESSUM工作表函数

返回基于以下公式的幂级数之和：

SIGN工作表函数

返回数字的符号当数字为正数时返回1，为零时返回0，为负数时返回-1

SIN工作表函数

返回给定角度的正弦值

SINH工作表函数

返回某一数字的双曲正弦值

SQRT工作表函数

返回正平方根

SQRTPI工作表函数

返回某数与pi的乘积的平方根

SUBTOTAL工作表函数

返回数据清单或数据库中的分类汇总

SUM工作表函数

返回某一单元格区域中所有数字之和

SUMIF工作表函数

根据指定条件对若干单元格求和

SUMPRODUCT工作表函数

在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和

SUMSQ工作表函数

返回所有参数的平方和

SUMX2MY2工作表函数

返回两数组中对应数值的平方差之和

SUMX2PY2工作表函数

返回两数组中对应数值的平方和之和，平方和加总在统计计算中经常使用

SUMXMY2工作表函数

返回两数组中对应数值之差的平方和

TAN工作表函数

返回给定角度的正切值

TANH工作表函数

返回某一数字的双曲正切值

TRUNC工作表函数

将数字的小数部分截去，返回整数

[dvnews_page=excel函数应用之逻辑函数]用来判断真假值，或者进行复合检验的excel函数，我们称为逻辑函数。

在excel中提供了六种逻辑函数。

即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函数。

七、IF函数

（一）IF函数说明

IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。

它的应用很广泛，可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。

它的语法为IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）。

其中Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。

本参数可使用任何比较运算符。

Value_if_true显示在logical_test为TRUE时返回的值，Value_if_true也可以是其他公式。

Value_if_falselogical_test为FALSE时返回的值。

Value_if_false也可以是其他公式。

简言之，如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果。

IF函数可以嵌套七层，用value_if_false及value_if_true参数可以构造复杂的检测条件。

excel还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。

例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用COUNTIF工作表函数。

如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用SUMIF工作表函数。

（二）IF函数应用

1、输出带有公式的空白表单

图5人事分析表1

以图中所示的人事状况分析表为例，由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写，在总计栏（以单元格G5为例）公式为：

=SUM（C5:

F5）

我们看到计算为0的结果。

如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。

是否有办法去掉总计栏中的0呢？

你可能会说，不写公式不就行了。

当然这是一个办法，但是，如果我们利用了IF函数的话，也可以在写公式的情况下，同样不显示这些0。

如何实现呢？

只需将总计栏中的公式（仅以单元格G5为例）改写成：

=IF（SUM（C5:

F5）,SUM（C5:

F5）,""）

通俗的解释就是：

如果SUM（C5:

F5）不等于零，则在单元格中显示SUM（C5:

F5）的结果，否则显示字符串。

几点说明：

（1）SUM（C5:

F5）不等于零的正规写法是SUM（C5:

F5）<>0，在excel中可以省略<>0；

（2）""表示字符串的内容为空，因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。

图4

2、不同的条件返回不同的结果

如果对上述例子有了很好的理解后，我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。

比如，在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。

现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。

图6

绩如图6所示，为了做出最终的综合评定，我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。

如果各科平均分超过60分则认为是合格的，否则记作不合格。

根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格B12为例）：

=IF（B11>60,"合格","不合格"）

语法解释为，如果单元格B11的值大于60，则执行第二个参数即在单元格B12中显示合格字样，否则执行第三个参数即在单元格B12中显示不合格字样。

在综合评定栏中可以看到由于C列的同学各科平均分为54分，综合评定为不合格。

其余均为合格。

3、多层嵌套函数的应用

在上述的例子中，我们只是将成绩简单区分为合格与不合格，在实际应用中，成绩通常是有多个等级的，比如优、良、中、及格、不及格等。

有办法一次性区分吗？

可以使用多层嵌套的办法来实现。

仍以上例为例，我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过90时，评定为优秀。

如图7所示。

图7

说明：

为了解释起来比较方便，我们在这里仅做两重嵌套的示例，您可以按照实际情况进行更多重的嵌套，但请注意excel的IF函数最多允许七重嵌套。

根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格F12为例）：

=IF（F11>60,IF（AND（F11>90）,"优秀","合格"）,"不合格"）

语法解释为，如果单元格F11的值大于60，则执行第二个参数，在这里为嵌套函数，继续判断单元格F11的值是否大于90（为了让大家体会一下AND函数的应用，写成AND（F11>90），实际上可以仅写F11>90），如果满足在单元格F12中显示优秀字样，不满足显示合格字样，如果F11的值以上条件都不满足，则执行第三个参数即在单元格F12中显示不合格字样。

在综合评定栏中可以看到由于F列的同学各科平均分为92分，综合评定为优秀。

（三）根据条件计算值

在了解了IF函数的使用方法后，我们再来看看与之类似的excel提供的可根据某一条件来分析数据的其他函数。

例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用COUNTIF工作表函数。

如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用SUMIF工作表函数。

关于SUMIF函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍。

这里重点介绍COUNTIF的应用。

COUNTIF可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。

比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数。

在工资表中求出所有基本工资在2000元以上的员工数。

语法形式为COUNTIF（range,criteria）。

其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。

Criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

例如，条件可以表示为32、"32"、">32"、"apples"。

1、成绩表

2、这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法。

我们需要计算的是：

每位学生取得优秀成绩的课程数。

规则为成绩大于90分记做优秀。

如图8所示

图8

根据这一规则，我们在优秀门数中写公式（以单元格B13为例）：

=COUNTIF（B4:

B10,">90"）

语法解释为，计算B4到B10这个范围，即jarry的各科成绩中有多少个数值大于90的单元格。

在优秀门数栏中可以看到jarry的优秀门数为两门。

其他人也可以依次看到。

3、销售业绩表

4、销售业绩表可能是综合运用IF、SUMIF、COUNTIF非常典型的示例。

比如，可能希望计算销售人员的订单数，然后汇总每个销售人员的销售额，并且根据总发货量决定每次销售应获得的奖金。

5、原始数据表如图9所示（原始数据是以流水单形式列出的，即按订单号排列）

图9原始数据表

按销售人员汇总表如图10所示

图10销售人员汇总表

如图10所示的表完全是利用函数计算的方法自动汇总的数据。

首先建立一个按照销售人员汇总的表单样式，如图所示。

然后分别计算订单数、订单总额、销售奖金。

（1）订单数--用COUNTIF计算销售人员的订单数。

以销售人员ANNIE的订单数公式为例。

公式：

=COUNTIF（$C$2:

$C$13,A17）

语法解释为计算单元格A17（即销售人员ANNIE）在"销售人员"清单$C$2:

$C$13的范围内（即图9所示的原始数据表）出现的次数。

这个出现的次数即可认为是该销售人员ANNIE的订单数。

（2）订单总额--用SUMIF汇总每个销售人员的销售额。

以销售人员ANNIE的订单总额公式为例。

公式：

=SUMIF（$C$2:

$C$13,A17,$B$2:

$B$13）

此公式在"销售人员"清单$C$2:

$C$13中检查单元格A17中的文本（即销售人员ANNIE），然后计算"订单金额"列（$B$2:

$B$13）中相应量的和。

这个相应量的和就是销售人员ANNIE的订单总额。

（3）销售奖金--用IF根据订单总额决定每次销售应获得的奖金。

假定公司的销售奖金规则为当订单总额超过5万元时，奖励幅度为百分之十五，否则为百分之十。

根据这一规则仍以销售人员ANNIE为例说明。

公式为：

=IF（C17<50000,10%,15%）*C17

如果订单总额小于50000则奖金为10%；如果订单总额大于等于50000，则奖金为15%。

至此，我们已完全了解了excel函数的逻辑函数，相信大家在实际工作中会想出更多更有用的运用。

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