todolist使用课案.docx
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todolist使用课案.docx
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todolist使用课案
ToDoList使用简要教程
ToDoList简介:
绿色小巧但又异常强大的开源任务管理工具,支持多列表、多层级、多种属性、任务计时、多人协作以及与多种软件互转数据…
ToDoList软件主界面flash动画演示1.54M(F11全屏观看,Esc或F11退出全屏状态)软件界面为简单的列表形式,非常容易上手,一般只需要尝试着新建几个任务,然后稍微摸索个几分钟,就可以掌握软件的基本操作了,就任务管理而言,日常需要做的也就这么几步:
新建任务(标题、备注、属性…)–查询任务–修改任务(状态、内容…)–完成归档;
而在ToDoList中你可以通过如下简单的快捷键操作,完成上述过程:
——————–第一次使用时——————–
1、新建任务列表:
Alt+F->回车;
——————–平时常用操作——————–
2、打开任务列表:
Ctrl+O->Shift+Tab(聚焦至文件夹对话框中)->[Backspace(向上一层)]-><选择*.tdl文件>->回车(一般默认会自动上次软件关闭前打开过的任务);
3、新建任务:
Ctrl+N-><输入任务标题>->回车(Ctrl+Shift+N-新建子任务);
4、编辑任务属性及备注:
Tab-><输入或选择相应内容>(含分类、状态、预计开始结束时间、指定/委派人、设置提醒、备注等);
5、保存任务列表:
Ctrl+S;
6、查找/筛选任务:
Ctrl+F–<输入查找条件>->回车;
7、选择相应的任务:
方向键向上或向下;
8、修改任务列表:
(设置完成进度,开始计时等)F2-><输入新的标题>->回车->Tab-><修改相应的任务属性>(Ctrl+方向键,调整任务位置或层级);
——————–以下为可选步骤——————–
9、将已完成任务归档:
Alt+S->向右->H;
10、共享/分享任务:
Ctrl+E(导出)/Ctrl+I(导入)……
从上面可以看出软件的操作并不复杂,但如果你想充分的发挥ToDoList的作用,建议尝试下以下几个实用的小技巧,也许它们可以帮你让日常的工作更轻松、更有效率:
Ⅰ、闹钟提醒
Ⅱ、预设属性参数
Ⅲ、自动格式化
Ⅳ、自定义显示内容
Ⅴ、命令行使用
Ⅵ、桌面显示待办任务
Ⅶ、ToDoList常用快捷键
注:
正文中每一个小技巧将被分解为3-4部分来介绍:
1、功能需求背景2、功能效果演示/需求预期目的3、软件操作方法4、个人心得
======================================================================Ⅰ、闹钟提醒
一、功能需求背景:
列表中有些事务/计划对时间要求比较严,指定了明确的开始或结束时间(如会议)。
而在执行该任务前,我们不可能去时刻惦记着它,当然更不能忘记疏忽了,此时就需要让电脑能在到点前自动提醒一下自己,而这就可以用到ToDoList中的提醒功能了。
二、功能效果/需求目的:
Todolist中当任务到期时将自动弹出图1所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃:
图1:
任务到期提醒对话框
三、操作方法:
1)、选中需要设置提醒的任务;
2)、通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“SetReminder…”,如下面图2所示;
3)、设置预定提醒时间:
开始/到期前__时间(可以设定0分钟-4周),或具体的提醒时间;
4)、指定提示声音文件(必须为WAV格式),然后点击“OK”(建议不要使用过大,过长的声音文件);
5)、此时设置工作结束,但如果要让提醒有效,还需要保持ToDoList处于打开状态,详见下方附注的小技巧;
6)、当指定时间到点时,系统将自动弹出图1中所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃,此时我们可以按照预期计划处理执行该任务,也可以选择延迟提醒(可以设定5分钟-6小时);
7)、另外如果您想提前取消该闹钟提醒,可以通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“ClearReminder”;
图2:
闹钟提醒设置,点击后放大查看注,
版本区别:
6.0.8版(有中文版)中可以实现任务到期或开始前__分钟自动弹出提示对话框,并播放指定声音,此功能对于循环事件依然有效;
6.1Beta版(只有英文版)中则又另外新增了直接设定具体提醒日期及时间的功能。
********************保持ToDoList处于打开状态的小技巧分割线********************
打开ToDoList后,依次点击:
菜单“Tools”->“Preferences…”->“General”->勾选第三项“MinimizeToDoListtothe‘SystemTray’When:
”(最小化ToDoList至系统栏)->选择下面下拉条中的“theMinimizeorCloseButtonisSelected”(最小化或关闭时)->同时也可以继续勾选下面的“ToggleVisibilityonclickingthetrayicon”(单击系统栏图标是切换显示或隐藏ToDoList)。
另建议:
勾选该页中的GlobalHotkey(全局快捷键),并指定相应的调用快捷键,如我设置为:
Ctrl+T,以方便随时快速的重新打开ToDoList。
=====================================================================
Ⅱ、预设属性参数
一、功能需求背景:
一般受工作、个人习惯的限制和影响,在添加新任务时,很多任务属性的内容可能都是固定的。
此时,如果能预先定义好相关字段,以后直接点击选用的话,那就可以非常有效的节约输入时间,方便筛选及后期数据汇总分析…
二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):
1、分类、状态、制定人、委外人等变化比较少,可以直接预先设定好常用内容,后期点击选用,而对于不常用或在没有预设的内容,则直接在任务列表中单独输入;
2、新增任务时,由ToDoList自动补充填入预设属性;
3、新增子任务时,自动继承上一级(父级)任务的属性;
三、操作方法:
1、依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“DefaultTaskAttributes”打开如下图3所示:
图3:
预设属性字段设置,点击后放大查看
2、分别设置:
“默认属性”、“继承属性”、“默认下拉列表”
1)、默认属性:
针对上述需求2,作用是在输入任务标题后自动填入部分其他相关属性,此处直接输入相应的内容即可;
2)、继承属性:
针对上述需求3,自动继承上一级任务属性,先勾选“创建子任务时,继承父级任务的如下属性”,然后选择下面相应需要继承的属性;
3)、下拉列表:
针对需求1,预先定义,后期直接点击选用,在右下角的下拉列表区域内包括:
Category(类别)、States(状态)、AllocatedBy(指派人)、AllocatedTo(接收人),输入方法:
输入完一条内容后,直接回车,然后继续输入第2条内容,回车,…….(如果需要删除某个预设内容,可以选中该内容,然后按Ctrl+Delete键)。
注:
以上设置是针对所有的任务列表有效,如果想不同的列表使用不同的预设效果,可以参见正文下面的”多配置文件灵活应用”,如果只是想在个别列表中实现“输入属性后,后期选用”的效果,就不需要单独设置,ToDoList默认就带有此功能,你可以自己现在就输入看看
四、个人小建议:
上图右下角的下拉列表设置中,我们需要认识到设置分类的目的:
是为了能在最短的时间里找到NextAction(下一步行动)。
所以这里无所谓权威,结合个人实际设置就好了,以下分类仅供参考,请勿生搬硬套,但强烈建议在分类前加上数字序号,方便排序后更容易找到。
同时需要预先提醒的是:
同步数据(如导出通用“*.Ics”格式文件)时,在其他软件中一般默认只认可”Category(类别)”分类(这个只能怪其他软件都是粗线条管理^.^)。
1)、Category(类别)的设置可以参考学习GTD中常用设置,如:
收集/待整理:
@Inbox(收集箱);
需要行动:
@NextAction(下一步行动,马上要做的),@Calendar(安排至日程表,特定时间再做),@WaitingFor(已经委派给他人做了,现等待结果);
无需行动:
@Someday/Maybe(将来也许会做),@Reference(灵感或参考资料);
或者单独以场景来分类:
@Computer(在电脑上),@Call(在电话里),@Home(在家),@Work(在公司),@Errands(在外),@AnyWhere(随便什么位置);
2)、States(状态),
可以设置为人的状态,即任务对精力、体力的要求:
巅峰、旺盛、一般、疲惫;
也可以设置为任务状态:
#DoingNow(正在做),#DoitASAP(尽快做),#InCalendar(放入日程表中,将来做),#Waiting(暂定/等待),#Done(已经完成),#Review(待回顾);
3)、AllocatedBy(指派人),可以设置为:
上级领导、同事、客户、供应商、常打交道的一些联系人、朋友、家人、自我…
4)、AllocatedTo(接收人),可以设置为:
同上,也可以将此字段看做一个任务的预期目的,进一步细化,如:
个人-健康,个人-情义,个人-理财,个人-学习,个人-兴趣……
********************特别说明:
多配置文件灵活应用********************
以上预设是对所有任务列表均有效,默认配置文件保存在ToDoList文件夹下的ToDoList.ini文件中;如果想仅仅针对某些单独列表有效的话,可以灵活的利用上述的ini配置文件,操作如下:
1、关闭ToDoList,复制ToDoList.ini文件,原地粘贴,并改名(本例中更名为new.ini);
2、右键ToDoList.exe,发送至->桌面快捷方式->回到桌面->右键刚才新建的快捷方式->属性->修改“目标”,在ToDoList.exe后添加上引号中的内容:
”-inew.ini”->点击“确定”;
3、双击打开刚才修改完毕的快捷方式,修改相应的选项属性,此时修改后的配置将自动保存至new.ini;
4、以后双击此快捷方式后,ToDoList将加载new.ini配置中的设置用于某些特定任务列表管理;
5、类似的,我们可以创建多个ini配置文件用于实现特殊的个性配置要求,当然也可以不用建快捷方式,直接以命令行的方式加载不同的列表,具体方法后文中再继续讲;
***************补充说明:
如何删除单个列表中无用的非预设字段***************
当我们在ToDoList中输入一些任务属性时,ToDolist会自动记忆之前输入过的内容,并保存在该任务列表文件(*.tdl)中,作为可选项提供给后期任务选择输入。
这是一个非常方便的功能,但也有个小bug:
当之前输入错误,重新输入更正后,我们会发现原错误数据依然会保留在该文件中,成为无用的垃圾数据,且无法直接删除。
此时如果想清除掉他们,我们需要这样做:
方法1、在列表属性区,点击欲修改属性字段后的小三角,展开显示所有的内容后,鼠标移至欲删除的内容上,不要点击,在展开状态直接按Ctrl+Delete键即可删除。
方法2、右键点击该任务列表文件(*.tdl),选择用记事本之类的软件打开,在文件的最底端可以找到该错误数据,直接删除相应内容。
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Ⅲ、自动格式化
一、功能需求背景:
当列表中的任务越来越多,而我们又不想通过筛选来查看某些任务的时候,此时就可以使用ToDoList的自动格式化功能,以色彩视觉来区分不同类型的任务。
二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):
1、当给任务设定不同Category(类别)的,该任务字体颜色(或背景色)将自动变为预先设定好的颜色;
2、同上,只是设定依据为优先级或分配人;
3、到期的任务/今日到期任务/已完成任务/已标记任务与正常待处理任务通过色彩自动区分;
三、操作方法:
1、依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“FontsandColours”;
2、选中“ColourTaskTitlesbyCategory”(按分类自动设定任务颜色),然后输入Category类别名称,选择相应的颜色,回车添加后继续设置其他Category的颜色;
图4:
自动格式化设置(点击放大查看)
3)、其他设定可以参照上图中的说明,除了按分类设定颜色外,你也可以勾选使用优先级或任务分配人来定以任务的颜色;
4)、此外,您还可以同时设置到期/今天到期、已完成、已标记的任务颜色;
个人建议:
勾选“UseaTask‘sColourforitstitlebackground”(将字体颜色设定为其背景色),以加强视觉刺激效果;
======================================================================Ⅳ、自定义显示内容
一、功能需求背景:
想添加or隐藏部分任务属性,或者想修改某些栏目的显示效果,或者不习惯当前默认的界面……
二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):
1、显示/隐藏备注&属性栏;
2、调整备注显示位置;
3、调整任务标题显示位置;
4、切换任务显示树形/平行结构方式;
5、显示隐藏某些任务属性;
6、调整任务属性显示方式;
三、操作方法:
1、显示/隐藏备注&属性栏:
快捷键:
Ctrl+M(最大化任务列表,隐藏备注&属性栏)、Ctrl+Shift+M(最大化显示备注,隐藏任务列表&属性栏)
2、调整备注显示位置(可以在列表的右边或下面切换):
依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“UserInterface”->“Location”->选择“BelowTasklist”(列表下方),或默认的“RightofTasklist”(列表右边)
3、调整任务标题显示位置(可以设置为标题在左侧-前,属性在右侧-后,或者相反):
依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“ColumnSelection”->勾选或取消勾选“Showcolumnsontherightofthetasktree”(在任务树的右边显示任务属性)
4、切换任务显示树形/平行结构方式:
快捷键:
F10
5、显示隐藏某些任务属性:
依次点击菜单“View”->“SelectColumns…”->勾选或取消相应的任务属性(参看下图)->勾选设置后的作用范围(默认仅对当前列表有效)->点击“OK”;(也可以通过下面第6步来设置默认显示属性)
图5:
任务属性字段显示/隐藏(点击放大查看)
6、调整任务属性显示方式:
依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“ColumnSelection”->勾选或取消勾选相应的选项,具体内容请参照下图中英文对照说明,或参照《ToDoList功能界面演示Flash版(1.54M)》查看更多选项设置;
图6:
任务属性显示设置/隐藏(点击放大查看)
======================================================================Ⅴ、命令行使用
一、功能需求背景:
每回都要打开ToDoList才能进行相关的操作,有没有更简单、更快的添加任务方法呢?
前面介绍过可以通过在快捷方式后加参数,来加载不同的配置表来满足个性需求,要不再折腾下ToDoList的另类小用法……
二、功能效果/需求目的:
1、不打开ToDoList程序,直接通过“Win+R”快速打开运行来添加新任务;
2、加载不同的配置表启用ToDoList;
3、其他辅助命令行命令;
三、操作方法:
原本命令行也可以用于Dos下面,或通过快捷方式后面添加参数来运行,不过一方面现在的Dos控太稀有了,另一方面也不够偷懒,比较麻烦,故而略过,这里只介绍下如何通过”Win+R”打开运行来使用ToDoList的命令行功能。
1、不打开ToDoList程序,直接通过运行来添加新任务:
1)、为了偷懒,这里建议先做下准备工作,将ToDoList程序的快捷方式所在文件夹路径加入系统变量中,桌面->右击“我的电脑”->“属性”->“高级”->“环境变量”->“系统变量”->选中“Path”->点击下面的“编辑”->在变量值的末端粘贴入您软件快捷方式所在的路径,并用英文状态的“;”与前面其他变量区分开来,如:
“;D:
\Personal\MyDocuments\Shortcut”,为了进一步偷懒可以将Shortcut文件夹中的ToDoList快捷方式名称“TodoList”改名为“td”;
2)、“Win+R”快速打开系统自带的运行;
3)、输入“td-nt测试任务标题-cm测试备注”,然后敲击“Enter”键确认;(此处根据您的需要请自行修改标题和备注)
4)、此时如果之前您已经打开了ToDoList程序的话,上面的“测试任务标题”任务及备注会自动添加至当前活动列表中;否则Todolist会自动创建一个新列表,并加入上述任务及备注;(关于保持ToDoList的打开状态可以参见ToDoList实用小技巧01-闹钟提醒底部的小技巧)
2、加载不同的配置表启用ToDoList:
如:
输入“td-inew.ini”,然后敲击“Enter”键确认。
如果配置表比较多,建议还是利用快捷方式后添加不同参数,然后修改快捷方式的名字更快,详细做法可参见《ToDoList实用小技巧02-预设任务参数》下面的特别说明。
3、其他辅助命令行命令:
1)、“-v”强制打开ToDoList最后一次保存时的状态;
2)、“-i”加载指定配置文件;
3)、“-x”关闭密码提示,除非第一次打开加密列表;
4)、“<文件路径>”打开指定文件;
5)、“-tid<任务id>”在激活状态的任务列表中选择指定ID的任务;
6)、“-nd<标题>[-cm<备注>]”在当前任务列表中插件指定标题和备注的新任务,如之前没有打开任何列表则自动新建一个列表后;
7)、“-h或-help或-?
”打开此命令行帮助信息对话框;
图7:
ToDoList_Commandline命令行6.1b2版,排得有点乱,但6.1B4版已修正(点击放大查看)
****************关于“Win+R”运行快速启动指定程序的分割线******************
个人关于快速启动某程序的小习惯:
1、建立一个单独的“Shortcut”文件夹用于存放软件的快捷方式,如:
“D:
\Personal\MyDocuments\Shortcut”;
2、将Shortcut文件夹加入系统环境变量,方法参见上面正文所述;
3、每次新装软件后,直接将其快捷方式移至Shortcut文件夹,然后修改文件名为简短易记的名字(为了偷懒,我一般就设置为1-2个字母);
4、在Shortcut文件夹手工建些常用文档/文件夹的快捷方式,并更名,如C盘为“c”,D盘为“D”,Shortcut文件夹为“s”(在忘记某些非常用程序的快捷名时,可以直接进入这里);
5、要打开某软件、文档、或文件夹,就按下“Win+R”键,打开运行后,然后输入相应快捷方式的简短名,回车即可;
另:
更详细的玩法可参考善用佳软的最绿色最高效,用win+r启动常用程序和文档(http:
//xbeta.info/win-run.htm)
======================================================================Ⅵ、桌面显示待办任务
一、功能需求背景:
一般来说,在管理计划、项目任务时,查看、检查、回顾(只读)往往比制定、修改(写)要更频繁些,如果每回都要打开特定软件才能查看到近期计划的话,就太麻烦并有点浪费时间了,如果可以不用做额外的打开动作,而直接在桌面查看近期事件or待办任务……
二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):
如下图图所示,借助Rainlendar在桌面直接显示ToDoList中的当日待办任务:
图8:
系统当前日期为2月13日,桌面任务显示效果(点击放大查看)
ToDoList中的原有任务清单截图:
图9:
任务属性显示设置/隐藏(点击放大查看)
注:
默认情况下,ics只显示在上图的Event中,上图为手工单独导了个ToDo格式的ics文件用于演示对比。
三、操作方法:
说明:
此功能是利用ics中转,默认情况下,ToDoList中只能导出添加了日期的任务,凡是没有指定日期的,导出时,均被自动忽略,如上图中ToDoList里最后一个任务就是因为没有指定日期,所以导出时没有该任务,同时在桌面上显示时默认自动转入到上图中左边的Event(事件)列表中,显示近几日的待办事项。
功能欠缺:
因为是以ics中转,目前只能单向的由ToDoList编辑,Rainlendar中显示而已。
而不能做到Rainlendar中修改,然后自动同步到ToDoList里,期待高手弄个插件,让Rainlendar可以直接读取写入*.Tdl文件(Rainlendar中留有API接口),以实现双向同步;
1、设置ToDoList保存时自动导出ics文件,方法如下:
点击菜单中的”Tools”->“Preferences…”->“FileAction”然后如下图所示,在右下角中勾选”Other”(其他格式),选择”iCalendar”格式,在”ToFolder”中指定该文件存放位置,点击”Ok”,设置完毕后,当ToDoList中的列表被保存的同时,将在指定的文件夹中自动生成一个同名的ics文件(针对所有列表有效);
图10:
自动保存文件设置(点击放大查看)
2、下载安装Rainlendar后,新建一个ics格式日历,方法如下:
右键点击系统栏中的Rainlendar,选择”Options…”->点击”Calendar”日历分页->点击”Add”->选择”iCalendarFormat”ics格式->指定ics文件存放位置->点击”OK”即可,过程如下图所示:
图11:
Rainlendar中新增ics日历
3、设置完毕,现在您可以在ToDoList中添加几个任务执行测试看看,另:
ToDoList默认每隔一分钟自动保存一次,也就是ics文件也会每分钟自动更新,而Rainlendar默认需要手动更新下(可以设置快捷键,如“Ctrl+F5”):
4、
********************附加说明:
关于Event和ToDo的区别分割线********************
关于Event和ToDo两者的区别,可以参看白鸦博客上的精彩讨论,或者電腦玩物的介绍Rainlendar行事曆軟體中的
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