《无锡职业技术学院设备和家具采购实施细则》.docx
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《无锡职业技术学院设备和家具采购实施细则》
无锡职业技术学院文件
锡职院资〔2019〕3号
关于印发《无锡职业技术学院设备和家具
采购实施细则》的通知
各部门:
《无锡职业技术学院设备和家具采购实施细则》已经校长办公会议讨论通过,现予印发,请遵照执行。
无锡职业技术学院
2019年3月25日
无锡职业技术学院
设备和家具采购实施细则
第一章总则
第一条为加强设备和家具采购管理工作,规范采购行为,提高工作效率,以《无锡职业技术学院采购管理办法》、《无锡职业技术学院招标投标管理办法》为依据,制定本实施细则。
第二条本实施细则所规定采购范围包括教学仪器设备、科研仪器设备、行政办公设备、后勤生活设备、家具等物资(以下简称设备)。
第三条学校设备采购工作的归口管理部门为资产管理处。
第二章采购计划、申请及审批
第四条各部门应在每年规定的时间内完成下一年度设备采购计划的申报,经采购计划归口管理部门初审,报学校批准后方可实施采购,采购计划归口管理部门划分如下:
1.教学仪器设备采购计划归口管理部门为教务处;
2.科研仪器设备采购计划归口管理部门为科产处;
3.行政办公设备采购计划归口管理部门为资产管理处;
4.上述范围外的设备,申购部门即为采购计划归口管理部门。
第五条教学、科研设备的采购计划,应列入实验(训)建设、科研建设等项目中,以项目形式向教务处或科产处申报,由教务处或科产处组织项目论证后,报学校批准。
第六条行政办公设备采购计划,由各部门根据部门人员组成情况及现有设备使用年限提出,由资产管理处汇总报批,经学校批准后列入年度预算中。
第七条设备采购计划一经学校批准,各相关部门不得擅自变更计划。
若原采购计划不能满足要求,必须变更的,需经采购计划归口管理部门同意,并视变更程度大小报相关校领导批准。
以项目形式申报的教学及科研类设备采购计划,如变更程度过大,原则上应重新组织项目论证。
第八条计划外应急采购项目,申购部门应办理计划外用款申请手续,经学校批准,落实好专项资金后,方可实施采购。
第三章采购范围的划分
第九条参照《江苏省省级政府集中采购目录和采购限额标准》有关做法,学校设备采购按统分结合原则分为学校集中采购、二级部门自行采购两类,采购范围划分如下:
1.二级部门自行采购范围为单价或批量不满1万元的设备(不含下列学校管控设备:
功率5KW以上设备、空调、电加热器、复印机、照相机、摄像机、服务器、计算机、打印机)。
属二级部门自行采购范围的设备,各二级部门可自行采购,也可交资产处进行学校集中采购。
2.二级部门自行采购范围外的,均属学校集中采购范围。
第十条设备采购应采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购及网上商城、协议供货(定点采购)、跟单等采购方式,具体适用情形详见《无锡职业技术学院采购管理办法》。
第四章采购程序
第十一条各申购部门应重视设备采购前期的调研及论证工作,除设备本身外,还应充分考虑配套用房、水电气及土建改造等配套建设要求。
申购设备有规定配置标准的,原则上不得超标准申购。
通用办公设备家具配置标准按照《江苏省省级行政事业单位通用办公设备和办公家具配置标准》(苏财规〔2017〕17号)执行。
第十二条属学校集中采购范围的,各申购部门提出设备采购申请,经采购计划归口管理部门审核、分管校领导批准(科研设备达5万元,其他设备达1万元的)后,交资产管理处实施采购:
1.达到学校招标标准的(单价5万/批量10万),应填写《无锡职业技术学院招标采购申请表》(附件1)。
2.达不到学校招标标准的,应填写《无锡职业技术学院设备采购申请表(非招标)》(附件2)。
第十三条属学校集中采购范围,达到学校招标标准的,应实行招标采购,具体按《无锡职业技术学院招标投标管理办法》有关规定执行。
第十四条属学校集中采购范围,达不到学校招标标准的,按以下规定执行:
1.省级网上商城能满足要求的,应优先实施省级网上商城采购(操作流程见附件8)。
2.省级网上商城如不能满足要求,应合理选用询价、竞争性谈判、单一来源等其他采购方式。
(1)采用询价方式的(操作流程见附件9),无锡政府采购网协议供货专栏如有协议供货单位,应优先向协议供货单位询价采购当期中标结果内的产品。
(2)采用竞争性谈判、单一来源方式的,由资产处组织申购部门(项目归口管理部门)代表及有关专业技术人员组成谈判小组与供应商进行谈判。
第十五条对于需要重复采购的设备,如果6个月内已经进行过招标采购或3个月内已经进行询价采购,在该设备市场价格相对稳定的情况下,如添购资金总额不超过原合同采购金额百分之五十(且不超过10万元),可以采用跟单的方式进行采购。
第十六条属二级部门自行采购范围的,原则上应安排2人以上共同实施采购,参照学校集中采购流程采用询价、谈判或大型商场、超市直接购买等方式,并留工作底稿。
第十七条项目实施过程中,项目负责人应及时掌握项目进展及项目资金使用情况(包括已付款、已签合同未付款、结余款),项目经费不足的,应提请办妥项目经费追加审批手续。
第五章合同、验收、入库及付款
第十八条合同的有关规定:
凡学校采购项目,标的金额达到2万元的,原则上应签订合同,具体要求详见《无锡职业技术学院经济合同管理暂行办法》(锡职院审〔2019〕1号)。
第十九条验收的有关规定:
所采购的设备运抵学校后,标的金额2万元以下的,由申购部门组织项目负责人(设备保管人、部门资产管理员)及有关专家等2人(含)以上进行验收;合同标的金额2-5万元的,由申购部门组织项目负责人(设备保管人、部门资产管理员)及有关专家等3人(含)以上进行验收;合同标的金额达到5万元的,申购部门向采购计划归口管理部门提出验收申请,由采购计划归口管理部门牵头组织申购部门、采购计划归口管理部门、资产管理处及有关专家共同参与。
验收组成员应在验收单(附件6)上签字,并承担相应的法律责任。
验收内容包含:
名称、型号、规格,外观,数量,质量,安装、调试、验收或运行记录等。
对于大型或复杂的设备采购项目,应邀请国家认可的质量检测机构参加验收。
凡不符合标准的应拒收,由项目负责人与相关采购人员按合同条款及时联系索赔事宜。
第二十条入库的有关规定:
各类设备验收合格后,属于固定资产范畴的(见《无锡职业技术学院固定资产管理暂行办法》相关规定),项目负责人(或承办人)凭发票、合同、验收单到部门资产管理员处办理固定资产入库手续,并明确资产存放地点及使用人(保管人),资产管理处审核固定资产入库手续,打印资产入库单及标贴。
第二十一条付款的有关规定:
1.发票、合同(达到合同金额标准的)、验收单、入库单(达到学校固定资产标准的)为财务付款的必备凭证;
2.经费报销应遵循学校财务经费审批权限的有关规定,经费报销审批手续由项目负责人(或承办人)负责办理;
3.质保款(尾款)结算,应由项目负责人(或承办人)填写《无锡职业技术学院供应商产品质量及服务跟踪表》(附件7),确认无质量问题,履行经费报销审批手续后办结。
第六章其他规定
第二十三条自制教学或科研仪器设备,必须先向归口管理部门(教务处或科产处)按相关规定申报立项,经批准后实施。
自制设备所需零部件由自制人员参照上述要求实行“2人以上共同采购”,单价或批量达1万元的,由资产管理处配合自制人员参照本规定进行采购。
自制结束,自制人员应及时完善有关技术资料和试制报告,由项目归口管理部门(教务处或科产处)组织技术鉴定或验收,合格后报资产管理处入库。
资产登记时,设备整体与自制过程中采购的零部件不得重复入账。
如需自制批量设备,应先行试制。
第二十四条根据《江苏省深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革实施办法》(苏教法〔2017〕14号)、《无锡职业技术学院横向科研管理及经费管理条例》(锡职院科〔2019〕3号)等有关规定,使用横向科研项目经费购买设备:
1、委托方有要求或合同有约定的,由项目组按委托方要求或合同约定采购;
2、委托方未明确要求或合同中未约定的,经科产处(或社科处)批准,由项目组2人以上共同实施采购。
第二十五条资产管理处应逐步建立优质供应商库。
资产管理处应定期组织使用部门对供应商诚信情况、供货质量及售后服务等进行动态测评,评价结果作为以后采购中选择供应商的参考依据之一。
第七章附则
第二十六条本办法执行过程中如遇国家相关法律法规调整时,以国家相关法律法规为准。
第二十七条本办法由资产管理处负责解释,自颁布之日起施行。
附件:
1.无锡职业技术学院招标采购申请表(招标)
2.无锡职业技术学院设备采购申请表(非招标)
3.无锡职业技术学院设备询价单
4.无锡职业技术学院设备询价评审记录表
5.无锡职业技术学院设备谈判采购会议纪要模板
6.无锡职业技术学院设备验收报告单
7.无锡职业技术学院供应商产品质量及服务跟踪表
8.网上商城操作流程
9.询价采购操作流程
附件1
无锡职业技术学院招标采购申请表
项目申购部门(盖章):
招标项目编号:
项目名称
申报日期
经费来源及财务处资金编号
招标项目必须首先落实好经费
项目预算金额
项目负责人
联系电话
招标清单及技术、商务要求(可另附页)
(请列出供应商资质要求、拟购置设备的主要技术性能指标和配置要求、供货期、质保期、付款方式、建议采购方式及理由。
)
市场调研及推荐供应商情况(可另附页)
(申请进行校内招标项目,请列出所调研产品性能指标、配置以及代理商信息、市场价格及售后服务等基本情况,一般不少于3家生产厂商产品,并列出3家以上推荐供应商名称、联系人、联系电话。
)
申请改用“邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源”等其他采购方式专家论证意见(可另附页)
招标项目一般采用公开招标方式采购,如申请改用其他采购方式,请依据邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等其他采购方式的适用情形,提供同行专家论证意见。
专家组组长签名:
专家组成员签名:
项目申购部门意见
项目归口管理部门意见
项目归口分管院领导意见
招标工作小组/招标领导小组/校长办公会决议(可附会议纪要)
经审核同意组织:
□邀请招标□竞争性谈判□竞争性磋商□询价采购□单一来源采购
成员签名:
年月日
注:
1、改用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价,经招标工作小组(30万以下)、招标领导小组(30万及以上)批准;改用单一来源,经招标领导小组(30万以下)、校长办公会(30万及以上)批准。
2、科研急需的,改用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价,经项目归口管理部门(30万元以下)、招投标工作小组(30-100万元以下)、招投标领导小组(100万元及以上)批准。
附件2
无锡职业技术学院设备采购申请表(非招标)
(单价5万元以下且批量10万元人民币以下设备适用)
申购部门(公章)
年月日
序号
名 称
详细型号、规格
单位
数量
预估单价
(人民币)
预估总价
(人民币)
建议厂商或询问厂商,厂商联系人、电话及报价
所属项目名称及资金号
备注(学校集中采购/二级部门自行采购)
1
1.
2.
3.
2
3
预估总价合计(人民币)
(大写)
(¥)
项目负责人
联系电话
手机号码
申购部门意见
负责人签字:
采购计划归口管理部门意见(如有)
负责人签字:
项目归口分管院领导
意见
1)如属实验(训)建设项目、科研项目,由归口管理部门根据立项论证报告进行审核,并视变更情况决定是否提交分管院领导批准。
2)上述范围外,预算金额达到1万元(科研设备达5万元),须经有审批权的分管校领导批准。
签字:
附件3
无锡职业技术学院设备采购询价单
采购人发出询价时间:
供应商报价时间
采购人全称
供应商全称(公章)
采购人详细地址
供应商详细地址
经办人
传真电话
联系人、联系电话
物资名称及需求部门
规格、型号及主要性能
数量
响应规格、型号及主要性能
单价
总价
产地
质保期
供货期
备注
询价采购按符合采购需求、质量服务相等、且报价最低的原则确定交易对象。
总报价:
小写
¥
报价截止日期
大写
虚线左方为采购人填写
虚线右方为供货商填写
附件4
无锡技术学院询价评审记录表
采购人
主持人
采购项目
采购申请表编号
评审地点
评审时间
资格性、符合性审核情况(如有不符合,说明具体原因):
技术、商务、其他要求响应情况(如有否定性事项,说明具体原因):
报价情况:
供货商(单位名称、授权代表及联系电话)
报价(万元)
说明
评审报告:
采购工作小组(询价小组)成员签字:
附件5
无锡职业技术学院设备采购谈判会议纪要
项目名称
项目编号
日期
时间
地点
主持人
谈判小组
成员签名
谈判单位
单位授权代表签字
谈判内容纪要:
谈判小组组长签名:
附件6无锡职业技术学院设备验收报告单
货物名称
合同编号
型号规格
出厂号
数量
单价(元)
金额(元)
供货单位
购置日期
生产厂家
生产日期
使用方向
使用日期
使用部门
保修截止日期
存放地点
使用责任人
(保管人)
验收项目
验收记录
1.包装是否完好
2.仪器设备完好程度(有无损伤、损坏等)
3.附件、备件是否齐全(列出清单、数量)
4.使用说明书、技术资料是否齐全(列出清单、数量)
5.仪器设备名称、型号规格配置是否符合要求
6.仪器设备性能及技术指标是否达到要求
7.仪器设备安装、调试、运行情况
8.其它(以上未注明的项目)
验收结论(“合格”或“不合格”)
验收人员(签字):
年月日
使用单位或项目组意见
负责人(签字):
年月日
资产管理处签章
年月日
使用单位(盖章):
验收编号:
附件7
无锡职业技术学院
供应商产品质量及服务跟踪表
项目名称:
项目编号:
合同编号:
使用部门
设备存放地点(及房间号)
使用人
(或保管人)
供应商
设备名称及购置金额(可附页或合同复印件)
质保期起止日期
设备质量
优秀()良好()一般()差()
供应商服务质量
优秀()良好()一般()差()
其他需说明事项及对此类设备采购工作的建议
是否同意按约定支付合同款(含尾款)
项目负责人:
日期:
使用部门负责人:
日期:
附件8
网上商城操作流程
1.申购部门登陆苏宁易购(仅“苏宁自营”范围)、京东(仅“京东自营”范围)查询所需设备品牌、型号、价格、商品编号、有无现货(配送至江苏无锡市滨湖区城区)。
2.根据查询结果,申购部门提出采购申请(附件2),经领导批准交资产处(科研设备达5万元的,其他设备达1万元的,须经有审批权的分管校领导批准)。
3.资产处使用本单位“省级网上商城采购账号”登陆苏宁、京东政采平台下单,经系统确认后生成订单,资产处打印订单。
4.省级网上商城现支持3种付款方式:
1)苏宁平台采用“账期支付”方式的,货到验收合格、办好入库手续后,财务报销时再办理汇款手续,但汇款手续须在约定的账期内办结(苏宁政采付款账户信息:
公司名称:
南京苏宁易购电子商务有限公司;账号:
3200 1881 4360 5250 8322;开户行:
中国建设银行股份有限公司南京徐庄软件园支行)。
2)京东平台采用“对公转账”方式的,须先办妥汇款手续,京东确认到款后发货(京东政采付款账户信息:
公司名称:
上海圆迈贸易有限公司;账号:
121907731210104;开户行:
招商银行北京青年路支行)。
3)京东平台采用“货到付款”方式的,电商送货至申购部门,经申购部门初验合格后,申购人持网上商城订单(资产处盖章)到财务处刷学校公务卡付款。
5.确认收货后,系统自动生成电子发票。
申购部门办理正式验收(填写验收单--附件6)、达到固定资产标准的应办理入库手续(资产处审核并打印入库单),需要换货、退货的,按电商公布的经省财政厅核定的服务流程办理。
6.申购部门携采购全程资料(含采购申请、网上商城订单、发票、验收单、入库单)办理正式报销手续:
1)苏宁平台采用“账期支付”方式的,财务处审核后汇款。
2)京东平台采用“对公转账”方式的,财务处审核后销账。
3)京东平台采用“货到付款”方式刷学校公务卡付款的,报销手续必须在公务卡发卡行规定的免息还款期(每月5日)到期前5个工作日办结,因报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,由申购部门及申购人承担。
附件9
询价采购操作流程
1.申购部门确定所需设备规格、型号、配置、参数等,提出采购申请(附件2),并报各级领导审批后交资产处(科研设备达5万元的,其他设备达1万元的,须经有审批权的分管校领导批准)。
2.资产处会同申购部门共同编制询价单(附件3)。
3.资产处向不少于3家供货单位发出询价单(或通过学校主页公开发布)。
4.供货单位编制报价单,并应在报价截止时间前报至资产处。
5.报价截止后,由申购部门、资产处等部门相关人员根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。
评审结束填写“无锡职业技术学院设备询价采购评审记录表--附件4”。
6.成交金额达到2万元的,应按审计处合同审签的有关规定,由申购部门牵头与成交单位签订合同。
7.供应商送货至申购部门,由申购部门组织验收(填写验收单--附件6),合同标的金额达到5万元的,由项目归口管理部门组织验收小组进行验收),并办理入库(达到固定资产标准)手续。
8.申购部门办理付款手续(携采购申请、询价采购评审记录表、供货合同、发票、验收单、入库单),财务处审核。
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