制作ppt引人注目PPT一些细节.docx
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制作ppt引人注目PPT一些细节
制作ppt引人注目的PPT的一些细节
如果您设计的幻灯片杂乱无章、文本过多、不美观,就不能在演示的时候吸引别人的注意力并有效地传递重要信息。
下面我们就来探讨一下有哪些原则和方法能帮助我们制作出专业且引人注目的Powerpoint演示幻灯片。
一、保持简单
PowerPoint幻灯片本身从来不是演示的主角,听众才是主角。
幻灯片仅仅是人们用来帮助倾听、感受或接受您传达的信息,所以不要让幻灯片喧宾夺主,不要制作得过于繁杂或充满图表垃圾”,应该力求简洁。
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幻灯片应该留有大量的空白空间,或实体周围的空间。
不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。
幻灯片上的混乱越少,它提供的视觉信息就越直观。
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二、限制要点与文本数量
演示的对象是观众。
但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。
应用文本也要遵循这一原则。
最优秀的幻灯片可能根本没有文本。
由于今天人们过于依赖文本型幻灯片,这听起来可能有些荒唐,但如果没有演示者的解说,再优秀的PowerPoint幻灯片也几乎没有什么意义。
记住,幻灯片的目的在于支持解说者的叙述,而不是使解说者成为多余的人。
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经常听到有人这样说:
“对不起,我没有看到您的幻灯片。
听说它很不错,您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗?
”但如果它们是不错的幻灯片,没有您的解说,它们就没有多大用处。
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所以除了PowerPoint幻灯片以外,最好还要准备一份书面资料,强调并详细说明演示中的内容。
向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料,比仅用PowerPoint幻灯片,更利于观众理解演示的内容。
在演示完成以后,再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物,您就不必用大量文本来填充PowerPoint幻灯片。
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我们将在下面的交付部分说明更多细节,但只要涉及到文本,请记住一点,绝不能将背朝向观众,逐字阅读幻灯片上的文字。
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这帧幻灯片很普通,但这样的配色和拥挤的排版让人觉得它更像是一个视力检查表。
文字过多,让人昏昏入睡
推荐使用上面这类针对性强的幻灯片
这样的效果也许更能突出主题
三、限制过渡与动画
制作Powerpoint演示的时候加入一些动画当然不错,但应坚持使用最精致、专业的动画。
应该谨慎使用动画与幻灯片过渡,仅仅突出要点就可以了。
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对于要点来说,使用简单的从左至右显示的动画就行了,但移动(Move>或漂动(Fly>动画就显得过于沉闷与缓慢(然而,今天许多演示还使用这种形式的动画>。
一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。
至于幻灯片之间的过渡,只需要使用二到三种类型的过渡特效,不要在所有幻灯片之间添加特效。
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四、使用高质量的图片
使用高质量的图片,包括照片。
您可以用数码相机拍摄高质量的相片,购买专业图库,或使用网络上的大量优质图像资源。
(但要小心版权问题。
>决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸,使它适合幻灯片的布局——这样做只会进一步降低图片的分辨率。
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避免使用PowerPoint剪贴画或其它卡通式的艺术线条。
而且,如果软件中包含这些内容,观众以前就看过无数次。
在1993年使用这些内容可能会让人感兴趣,但如今还应用剪贴画则会降低制作人的专业水准。
当然也有例外情况,并不是所有的PowerPoint剪贴画都让人生厌,但还是小心谨慎地使用它们为好。
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我经常在幻灯片中使用人物图片,因为人物照片有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。
如果相片处于次要地位,我就降低不透明性,并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态滤镜。
如果相片位于主要区域,我希望观众注意它(例如产品图片>,那么图片可以变得更为显著,且不必要多少(或根本不需要>文字说明。
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避免使用这类低劣的剪贴画
这幅经过编辑的库图片更为显著专业。
在这个字幕幻灯片中,图片占主要地位。
这个幻灯片来自同一演示,首先经过Photoshop的编辑,图片变得次要,并被推到背景部分
五、建立一个视觉主题,但避免使用PowerPoint模板
很明显,在整个演示中,您需要一个一致的视觉主题,但PowerPoint中的大多数模板观众已经看了无数次(另外,用模板开始演示的效果并不那么强烈>。
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观众期待看到一个包含新鲜内容(至少对他们来说是这样>的独特演示。
此外,观众为什么要参加您的演示呢?
没有人会对千篇一律的演示感兴趣,因此我们必须避免使用辅助性的图片,如随处可见的PowerPoint设计模板,它只能说明演示非常刻板,或提前就设计完成了。
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您可以制作自己的背景模板,它能够更为适应您的需要。
然后您可以将这个PowerPoint文件保存为设计模板(扩展名为.pot>,这个新模板就会出现在微软标准模板中,方便以后使用。
您还可以在线购买专业的模板。
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六、应用适当的图表
经常问自己这个问题:
“我需要多少细节?
”一般制作者害怕在幻灯片的图表中加入过多的数据。
有几种以图表形式显示数据的方法。
以下是需要紧记的工具:
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圆饼图:
用于显示比例。
将分割块的数目限制在4-6块,用颜色或碎化的方式突出最重要的块。
柱状图:
用来显示一段时间内数量的变化情况。
将竖条的数目限制在4-8条最佳。
条形图:
用来比较数量。
例如,比较公司四个部门的销售额。
曲线图:
用于说明趋势。
例如,上面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。
增长趋势良好。
最后的箭头强调一个问题:
我们将来的发展似乎不错。
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通常来说,表格最适于比较并行数据资料。
但是,表格可能缺乏视觉效果。
例如,如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门,最好以条线图(见下图>的形式进行说明。
但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实,用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。
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七、使用好色彩
色彩激发情感。
颜色可传递感情。
合适的颜色具有说服与促进能力。
研究表明色彩能够提高兴趣,改善学习过程中的理解与记忆能力。
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您不必成为颜色理论专家,但至少了解一些这方面的知识有会好处。
一般颜色可分为两类:
冷色(如蓝和绿>和暖色(如橙或红>。
冷色最适合做背景色,因为它们不会引起我们的注意。
暖色最适于用在显著位置的主题上(如文本>,因为它可造成扑面而来的效果。
因此,绝大多数PowerPoint幻灯片的颜色方案都使用蓝色背景,黄色文字也就不足为奇了。
但您不必强迫使用这种颜色方案,也可以做一些改变,使用其它的颜色。
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如果您将在暗室(如大厅>中进行演示,使用深色背景(深蓝、灰等>再配上白或浅色文字可取得不错的效果。
但如果您计划将灯打开(这是相当明智的>,白色背景配上深色文字处理会得到更好的效果。
在灯光明亮的房间内,用深色背景配浅色文字效果不佳,但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。
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八、选择适当的字体
字体可传递微妙的信息,所以我们要仔细选择字体。
在整个幻灯片演示中使用相同的字体,补充字体不要超过两个(如Arial和Arial粗体>。
确信自己了解serif字体(如TimesNewRoman>和sans-serif字体(如Helvetica或Arial>之间的差异。
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含有大量文本的材料大多用serif字体。
据说这种字体在小磅值下更易于阅读,但对于屏幕演示而言,由于幻灯机的分辨率相对较低,使用这种字体可能不够清晰。
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sans-serif字体一般用来制作PowerPoint演示,但应尽量避免使用千篇一律的Helvetica字体。
我经常使用GillSans字体,因为它界于serif字体与sans-serif字体之间,看起来专业而友好,并具有“交谈效果”。
不管使用哪个字体,都必须保证在房间后面看得清文字。
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Arial黑体。
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九、应用视频或音频
适当的时候使用视频或音频。
应用视频短片对具体的例子进行说明,可提高主动认知能力,这是人们自然的学习方式。
在PowerPoint中,不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。
应用视频不仅可以更好地说明您的观点,还可以作为变换口味的手段,因而能够激发观众的兴趣。
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您还可以在幻灯片中使用音频剪辑(如采访过程>。
但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效(如过渡幻灯片时使用的号角声或掌声>。
在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。
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十、花时间对幻灯片进行细分
根据多媒体学习理论的细分原则,当信息以小块或小片段的形式呈现时,更易于人们理解。
离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图,您可以查看演示播放的逻辑流程。
在这个视图中,您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片,这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。
您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。
并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据,增加幻灯片的视觉清晰度,提高信息传达效果。
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如何选择恰当的图表类型
在ExcelPro的图表博客看到了国外某人总结的一份“如何选择恰当的图表类型”,跟我之前在麦肯锡基础上总结的差不多,增加了几个图<如不等列柱图),或者比我那份少了几个图<比如帕累托图)。
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对于PPT图表类型的选择其实首先有一个重点,即你要展示的是静态的图表还是动态图表。
静态的图表一般展示的是关系,组成要素,结构,二维或多维比较。
而动态图表一般展示的是时间,趋势,分布等相关内容。
这类似于原来我在PPT制作里面提及到的组成要素构图和流程构图两个内容。
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对于相关性的展示,注意两个变量直接用散点图,三个变量可以用气泡图。
气泡的大小即一个变量。
同时注意气泡图还可以扩展,比如对气泡加不同的颜色即可以展示另外一个重要的变量属性。
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对于分布图,一个变量的分布图如果数据量小可以直接采用柱状图,而当数据量较多或者想体现连续变量的分布的时候直接用分布曲线即可。
对于两个变量的分布仍然是可以采用散点图,而三个维度的变量分布则需要采用三维的3DAreaChart区域图来展示。
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对于比较,截图上面的解释感觉还不是特别清楚。
比如要比较两个企业的08年每月的营销工程数,这种情况直接用叠加的柱状图即可很好的展示和对比。
而如果要比较在不同的温度和发酵程度下烤面包的酥松度,则需要的是一种两维的矩阵图,比较的结果刚刚在具体的内容单元格中。
对于雷达图也是常用的一种比较,在我们用$APPEALS方法论进行需求收集和细分市场的时候用到过雷达图,其具体的应用场景就是一个目标受到多个目标因子的影响,而且影响因子之间本身也可能相关,影响因子或者又有相同的等级定义,在这种情况下我们一般应用雷达图来看我们在哪些因子方面占据优势,在哪些方面偏弱。
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对于叠加图的应用个人感觉是最有难度的,包括了柱状本身的叠加,柱状和趋势线的叠加等。
这里可以留意各个证券研究结构的行业研究报告里面的图,很多都使用了叠加的方式,在此不再叙述。
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如何制作精美的Excel与PPT图表
首先我们先来了解一些色彩的基本知识:
1.颜色是因为光的折射而产生的。
2.红,黄,蓝是三原色,其它的色彩都可以用这三种色彩调和而成。
Excel/PPT图表的色彩表达即是用这三种颜色的数值表示例如:
红色是color(255,0,0>十六进制的表示方法为(FF0000>白色为(FFFFFF>,我们经常看到的"bgColor=#FFFFFF"就是指背景色为白色。
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3.颜色分非彩色和彩色两类。
非彩色是指黑,白,灰系统色。
彩色是指除了非彩色以外的所有色彩。
4.任何色彩都有饱和度和透明度的属性,属性的变化产生不同的色相,所以至少可以制作几百万种色彩。
Excel/PPT图表制作用彩色还是非彩色好呢?
根据专业的研究机构研究表明:
彩色的记忆效果是黑白的3.5倍。
也就是说,在一般情况下,彩色页面较完全黑白页面更加吸引人。
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我们通常的做法是:
主要内容文字用非彩色(黑色>,边框,背景,图片用彩色。
这样页面整体不单调,看主要内容也不会眼花。
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非彩色的搭配
黑白是最基本和最简单的搭配,白字黑底,黑底白字都非常清晰明了。
灰色是万能色,可以和任何彩色搭配,也可以帮助两种对立的色彩和谐过渡。
如果你实在找不出合适的色彩,那么用灰色试试,效果绝对不会太差。
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彩色的搭配
色彩千变万化,彩色的搭配是我们研究的重点。
我们依然需要进一步学习一些色彩的知识。
一、色环
我们将色彩按"红->黄->绿->蓝->红"依次过度渐变,就可以得到一个色彩环。
色环的两端是暖色和寒色,当中是中型色。
红.橙.橙黄.黄.黄绿.绿.青绿.蓝绿.蓝.蓝紫.紫.紫红.红.暖色系.中性系.寒色系.中性系gIiSpiue7A
二、色彩的心理感觉
不同的颜色会给浏览者不同的心理感受。
红色---是一种激奋的色彩。
刺激效果,能使人产生冲动,愤怒,热情,活力的感觉。
绿色---介于冷暖两中色彩的中间,显得和睦,宁静,健康,安全的感觉。
它和金黄,淡白搭配,可以产生优雅,舒适的气氛。
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橙色---也是一种激奋的色彩,具有轻快,欢欣,热烈,温馨,时尚的效果。
黄色---具有快乐,希望,智慧和轻快的个性,它的明度最高。
蓝色---是最具凉爽,清新,专业的色彩。
它和白色混合,能体现柔顺,淡雅,浪漫的气氛(象天空的色彩>
---具有洁白,明快,纯真,清洁的感受。
黑色---具有深沉,神秘,寂静,悲哀,压抑的感受。
灰色---具有中庸,平凡,温和,谦让,中立和高雅的感觉。
每种色彩在饱和度,透明度上略微变化就会产生不同的感觉。
以绿色为例,黄绿色有青春,旺盛的视觉意境,而蓝绿色则显得幽宁,阴深。
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Excel/PPT图表色彩搭配的原理
1.色彩的鲜明性。
Excel/PPT图表的色彩要鲜艳,容易引人注目。
2.色彩的独特性。
要有与众不同的色彩,使得大家对你的印象强烈。
3.色彩的合适性。
就是说色彩和你表达的内容气氛相适合。
如用粉色体现女性站点的柔性。
4.色彩的联想性。
不同色彩会产生不同的联想,蓝色想到天空,黑色想到黑夜,红色想到喜事等,选择色彩要和你Excel/PPT图表的内涵相关联。
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Excel/PPT图表色彩掌握的过程
随着Excel/PPT图表制作经验的积累,我们用色有这样的一个趋势:
单色->五彩缤纷->标准色->单色。
一开始因为技术和知识缺乏,只能制作出简单的Excel/PPT图表,色彩单一;在有一定基础和材料后,希望制作一个漂亮的Excel/PPT图表,将自己整理的数据,最满意色彩堆砌在PPT上;但是时间一长,却发现色彩杂乱,没有个性和风格;第三次重新定位自己的ppt,选择好切合自己的色彩,写出的ppt往往比较成功;当最后设计理念和技术达到顶峰时,则又返朴归真,用单一色彩甚至非彩色就可以设计出简洁精美的ppt。
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Excel/PPT图表色彩搭配的技巧
1.用一种色彩。
这里是指先选定一种色彩,然后调整透明度或者饱和度,(说得通俗些就是将色彩变淡或则加深>,产生新的色彩,用于Excel/PPT图表。
这样的页面看起来色彩统一,有层次感。
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2.用两种色彩。
先选定一种色彩,然后选择它的对比色(在photoshop里按ctrl+shift+I>。
我的ppt用蓝色和黄色就是这样确定的。
整个页面色彩丰富但不花稍。
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3.用一个色系。
简单的说就是用一个感觉的色彩,例如淡蓝,淡黄,淡绿;或者土黄,土灰,土蓝。
4.用黑色和一种彩色。
比如大红的字体配黑色的边框感觉很"跳"。
在Excel/PPT图表配色中,忌讳的是:
(1>不要将所有颜色都用到,尽量控制在三种色彩以内。
(2>背景和前文的对比尽量要大,(绝对不要用花纹繁复的图案作背景>,以便突出主要文字内容。
PPT表格使用123原则
一般来说,表格只是罗列信息,不会表述观点,这和PPT的陈述原则是有冲突的。
为什么需要表格?
无非是想提供详细的数据清单。
所以在演讲类的PPT中,实在没有必要插入表格。
但是在实际应用中,附上表格还是经常会发生,如果要在PPT中插入表格,我们不能只是简单的列出数据,必须考虑怎样表达观点,设计开始前要问自己三个问题:
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1.可否归类?
2.有无重点?
3.能否图形化?
将信息重新归类组织的例子:
我们有一份名单,名单中有姓名,有年龄,有政治面貌,还有民族。
到底哪类信息才是我们想要重点告知的呢?
原始数据:
假设我们需要告知的是政治面貌,就可以重新归类成这样:
对于有固定格式不方便分层归类的另一个例子比如课程表:
原始数据:
利用颜色手段区分和归类课程:
突出重点
在众多数据中,总有一个或者几个数据你想重点说的,那么就突出它们。
在职场中,突出你想要的数据还可以起到掩盖你不想突出的数据的作用:
)。
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原始数据:
突出数据:
可否图形化
这个是PPT设计中的重点,方法很多,需要你的充分创意,基本的原则就是不要守旧,局限于用什么工具,你可以用excel,也可以直接用表格,直接画图也可以,表格一定是线线框框的吗?
比如这里有一个实例,讲述各国货币间的汇率关系,传统的表格是把各国的货币汇率列出来,稍微设计一点的,会加上各国货币的形状,可在实例中,用一杯拿铁咖啡的价格直观的将这种关系呈现出来,令人印象深刻,PPT中需要的是这样的“表格”!
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各国汇率的表格:
如何快速找到合适的图片
有朋友问道:
如何快速地找到图片?
乍一看这是个容易回答的问题:
Google啊,或者免费图片网站啊。
可是仔细想想,其实没有那么简单。
小小决定专门写篇小文讲讲我找图片的过程,也希望对大家能有所启发:
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1.找什么?
知道自己要找什么是最重要的。
这就需要提高自己的视觉思维,多积累一些视觉词汇库。
PPT的设计最关键的就是视觉化,用图片其实就是把文字或者数字“翻译”成图的过程。
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举例来说,如果你要讲苹果对健康的好处,那么就可以在PPT上放一个苹果:
而如果你想讲冬天的一些事情,就要想想,那些东西可以代表冬天?
以上这些都是脑袋里的活动,想清楚了就可以动手找了。
2.哪里找?
小小最常用的其实是office的官方网站。
这里有高质量的图片和剪贴画,可以满足日常的使用了。
我的技巧如下:
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a.把页面上的国家设置成美国<不同国家的内容是不同的)
b.使用英文来搜索<因为设置成了美国,所以中文搜索不出来)
c.如果那个英文词汇我不会,就用google翻译<一举两得)
3.熟生巧
小小平时收集很多图文并茂的书或者杂志,学习里面的设计,积累自己的视觉词汇库。
利用各种机会锻炼自己的PPT设计,比如每篇博客的配图都是一次练习。
时间久了,速度自然就快了哦。
PPT页码设计
角落总是被人遗忘,因为不起眼,今天就来看看这个被遗忘的角落-页码。
页码设计其实真的无关紧要,甚至PPT中没有页码也是可以接受的,但是从设计完整性的角度来说,页码设计也是要考虑的因素吧?
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先来复习一下关于页码的知识<第一次知道是这样做的,之前比较少关注页码,需要的时候是拷贝其他PPT里的):
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1.插入页码:
菜单---插入---幻灯片编号---幻灯片---幻灯片编号,将选项选上就可以显示页码了;DJ8T7nHuGT
2.首页不显示页码:
同1的菜单选项,将“标题幻灯片中不显示”选项选中就可以了;
3.更改编号的起始值:
菜单---文件---页面设置---幻灯片起始值,在这个选项里调整。
插入编号后,转到幻灯片母板视图,我们可以看到页脚右下方有个"<#>数字区“的标记,将里面的那个”<#>"标记复制出来,粘帖。
自己直接打字出来是没有用的,一定要复制粘贴才行。
可以复制无数个,这对做双语显示很有帮助,可以一个是中文,一个是英文。
现在粘贴的那个“<#>"可以看作是普通的文本框了,可以随意添加字符等等。
当然你也可以直接在数字区里添加你需要的字符,但我更喜欢复制出来。
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常用的页码设计比如:
你可以尽情充分发挥你的想象力。
《PPT演义》里的十个专业powerpoint绝招
绝招一:
文字是用来瞟的,不是读的
我们时不时听到这样的言论:
“PPT很简单,就是把Word里的文字复制、粘贴呗。
”这其实是对PPT的一种无知与亵渎。
如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果,PPT根本就没有存在的必要了。
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PPT的本质在于可视化,就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景,以求通俗易懂、栩栩如生。
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形象,至少能给你带来三方面的感受:
一是便于理解。
文字总是高度抽象的,人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系;但人们看电影就轻松许多,只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。
PPT就是要把这些文字变得像电影一样生动。
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二是放松身心。
如果把一本小说贴在墙上,相信你看半个小时就会腰酸背痛;如果把小说拍成电视剧,也许你看上一天也不觉得疲惫。
就是这个道理。
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三是容易记忆。
传统的PPT,你需要观众记住的是文字,这个难度太大了,即使记住了也很容易忘记;而形象化PPT,可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论,也许三五年后,人们仍然能够记忆犹新。
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改变那种“复制、粘贴”的做法吧!
把那些无关紧要的内容大胆删除,把长篇大论的文字尽量提炼,也许刚开始你不习惯,也许你做得还很粗糙,别放弃,总有一天你会让观众赞不绝口的。
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有的领导会问:
“如果PPT没有文字,你让我讲什么?
”的确,演示习惯的改变不是一朝一夕的事情,这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度,但有一点,带着观众读文字是演示的大忌,杜绝这一条,演示效果会逐步得到提升。
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所以,提出了两个观点:
1、文字是用来瞟的,凡是瞟一眼看不清的地方,就要放大,放大还看不清的,删!
2、文字是PPT的天敌。
能减则减,能少则少,能转图片转图片,能转图表转图表。
绝招二:
20分钟是快乐的极限
传统上,我们总是认为,讲得越多,时间越长,越体现出演示者的重视。
这是计划经济时代的标准。
现在,无论我们的领导、客户还是普通的受众,时间都极为宝贵,没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告,也没有人去听你的长篇大论。
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浓缩的才是精品!
演示的核心内容是什么?
观点!
在此基础上把观众容易困惑的地方、你认为重要的地方作一些说明。
永远不要担心你的演示过短,如果花费20分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚,你实际上为观众节省了7小时40分,在时间就是金钱的年代,观众当然求之不得。
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简短的另一个好处是意犹未尽。
如果你的演示足够精彩,会给观众留下更多的期待和回味,甚至会有人要求把你的PPT拷回去好好研究几遍呢。
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