主件：公司文件管理制度.doc

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江门南方脚轮金属制品有限公司

江门嘉美医疗器械制品有限公司

内部文件

文件编号：

JN/QL001-2017

编制：

胡丽

文件名称：

文件管理制度

版本号：

A/0

第9页共9页

修订履历记录

版次

页次

条款

制/修订内容

生效日期

制/修订部门

拟定人

审核栏:

销售部签名/日期______________________生产经营部（嘉美）签名/日期______________________

财务部签名/日期______________________生产经营部（南方）签名/日期______________________

设备小组签名/日期______________________工程技术部（嘉美）签名/日期______________________

仓储部签名/日期______________________工程技术部（南方）签名/日期______________________

统计部签名/日期______________________质监部签名/日期__________________________

行政部签名/日期______________________安全主任签名/日期__________________________

相关领导审核：

总经理审批：

文件分发部门（需要则打√）

（）销售部（）生产经营部--嘉美（）设备小组

（）财务部（）生产经营部--南方（）质监部

（）仓储部（）工程技术部--嘉美（）行政部

（）统计部（）工程技术部--南方（）安全主任

其他请备注说明：

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。

结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

3职责

3.1公司行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

3.2行政部负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

3.3各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

3.4文件编制、审批、发布的权责

3.4.1行政部负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。

3.4.3销售/业务部负责制定公司销售及业务相关管理制度文件。

3.4.4生产经营部负责制定公司生产管理制度文件，负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件。

3.4.5质监部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

3.4.6工程技术部负责制定公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。

3.4.7其他相关部门结合自身部门工作性质及要求制定相关管理制度

3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

3.4.9公司及各部门文件分发布前，应报总经理审批后，向行政部提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号,部门内部文件按本制度执行部门内部编号。

4定义

4.1文件：

公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

4.2受控文件：

需要对文件的分发、更改、回收进行控制。

随时保持最新有效版本的文件。

4.3非受控文件：

不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

4.4外来文件：

指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。

（法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

5工作程序

5.1文件的分类

5.1.1文件属性分类

（1）质量体系文件：

质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

（2）行政性文件：

公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

（3）管理性文件：

公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

（4）技术性文件：

产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

（5）外来文件：

国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

5.1.2文件阶层分类

一阶文件：

公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

二阶文件：

公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

三阶文件：

管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

四阶文件：

各记录表单、报表等。

5.1.3文件密级分类

（1）绝密文件（标识方式为：

****）：

a.直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；

b.公司内部重大改革、重大研发项目资料；

c.产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。

（2）机密文件（标识方式为：

***）：

a.公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。

b.各阶段的营销政策及商务、服务策略。

c.公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。

d.公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。

e.研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。

f.公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。

（3）秘密文件（标识方式为：

**）：

a.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。

b.公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。

c.公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。

d.供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。

e.客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。

f.产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。

g.各类印章（含印模）和重要证件。

（4）无密级文件（无标识）：

公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。

5.1.4文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。

5.2文件标识与编号

5.2.1文件标识

（1）受控的质量体系、管理性文件，其封面和正文页面均加盖红色“受控”文件专用印章（正本原稿除外），并标明分发号。

正式发布的行政性文件，应加盖红色公司或部门印章。

（2）质量体系文件、管理性文件发布时，应在文件封面及正文页脚处标明版本/修订状态标识。

版本状态用A、B、C顺延表示；修订状态用0、1、2、3顺延表示。

（3）技术类文件的受控标识及版本/修订状态标识，依《ERP编码管理及规范要求》的相关规定执行。

（4）有保密要求的文件在文件封面和正文页右上角加盖或备注“绝密”、“机密”或“秘密”标识。

（5）无红色印章标识的文件不得在公司内作为正式的工作依据使用，一经发现，予以没收并按作废文件的规定进行处置。

失效或作废文件需要留作参考时，文件持有人应到原发文部门办理作废登记，并在文件上加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章。

5.2.2文件编号规则

代号缩写:

QM——质量手册CP——程序文件

质量管理体系标准章节号（代号）缩写：

QR——质量记录QJ——检测作业指导书QL——管理制度QS——设备操作规程

QZ——仪器设备自校规范QH——仪器设备期间核查规程FG——法律法规BZ——国际国家标准JS——技术资料CS——顾客和供方等相关方文件QT——其它

注：

其他未列入代号、质量管理体系标准章节号（代号）由编制部门自行拟定，并在拟定时作备注说明行政部以年为周期，汇总后，于下一年度列入制度内。

（1）质量管理手册

JN/QM-xxxx

发布年代号

质量管理手册

公司代号（嘉美JM,南方NF,嘉美南方JN）

（2）程序文件

JN/CPxx-xx

程序文件流水号

质量管理体系标准章节号（代号）

质量管理体系程序文件

公司代号（嘉美JM,南方NF,嘉美南方JN）

（3）质量体系指导性文件（三阶）

JN/WIx-xx

文件流水号

质量管理体系标准章节号（代号）

指导性文件代号

公司代号（嘉美JM,南方NF,嘉美南方JN）

（4）管理性文件

JN/QLxx-xxxx（xx）