应用文书邮件礼貌用语.docx
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应用文书邮件礼貌用语
商务信函用语
如今,商务信函的原那么已从原来的3个“C”(Conciseness,Clearness,Courtesy)发展到目前的7个“C”:
pleteness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration,即完整性,清晰,具体性,简明,正确性,礼貌,考虑。
中文商业商务信函的写作格式如下:
如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:
①向收信人问候;
②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;
③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。
如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,那么先答后问,以示尊重;
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。
如“特此函达,即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”那么转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的XX。
重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要,不要遗漏。
其中,中文书信内容的结构,主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。
1、称呼
称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。
如:
“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。
对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:
“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。
2、启词
启词是信文的起首语,可有多种表示法。
如问候式的“您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一件,今仍具函,为××事”,“贵公司×月×日赐函已悉”等等。
不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。
此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。
3、正文
正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。
一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。
正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。
4、酬应过渡
正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。
如“我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。
又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。
也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
5、祝颂词
书信的最后,写祝颂词是惯例。
由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。
一般说来,有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等,有时,因过渡词含有明显的祝颂义,也可省去祝颂词。
6、签署
书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。
今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了XX,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。
对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。
7、日期
日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。
日期必须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。
此外,中的特别应注意的事项如下:
一.文本及格式规范
1.内容。
1.1一封完整的电子内容包括:
收件人地址(抄送人地址)、主题、收件人称呼、正文、结束语、本人签名。
2.字体。
2.1全文统一。
2.2字体大小在10-12号,不宜过大或过小,宋体。
2.3字体为正体。
2.4字体颜色为黑色,个别重点处可加黑。
3.信纸。
3.1请使用公司统一的信纸版式,如无,不使用信纸。
4.个人签名。
4.1个人签名档需包含内容:
XX、所在部门/岗位、联系方式(分机、、e-mail)等。
4.2如有工作需要,需和外部联系,还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司以及个人手机、MSN等。
二.语言文字规范
1.语言表述清楚、简练,不能有歧义。
2.规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语。
3.段落分明、清晰。
三.发送规范
1.主题。
1.1必须写明主题。
1.2主题要明确清楚,文字尽量简练,让收件人了解所说为何,不能有歧义。
2.发送。
2.1内容需要注意XX性,要明确收件人的范围,不遗漏需要发送的人,不发给无关人员。
2.2明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分,主送人为必须知悉该内容的当事人,抄送人为有必要了解该内容人员。
2.3转发时,要注意内容XX性,检查原内容,确定需要引用的内容。
2.4连续回复、转发,要重新整理和明确内容,避免沟通有误。
2.5发送前,检查一遍,确认无误后再发。
3.群发。
3.1群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类外不群发。
3.2回复群发时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。
4.优先级。
4.1内容确实重要紧急的时候使用优先级。
其中:
1.To的人:
受理并响应;
2.而CC的人:
知会事项,没义务回复,可以发表意见;
3.而BCC是秘送:
在To的人不知道的情况下,收到的人;
4.TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规那么;
5.只需给需要信息的人发送,不要占用他人的资源;
6.转发要突出信息。
以下是一些商务书信规范用语,大家可以参考:
●收信
我们收到了您2011年4月14日的来信。
WehavereceivedyourletterofApril14,2011.
WehavereceivedyourletterdatedApril14,2011.
我们收到了您的咨询函,非常感谢。
Wethankyouforyourinquiry.
Wehavereceivedyourletterandthankyouforyourinquiry.
我们非常高兴从您的来信中获悉……
Wearepleasedtolearnfromyourletter...
Fromyourletterwehavelearnedthat...
我们收到了您2011年5月23日的来函查询,非常感激。
WearegratefulforyourinquiryofMay23,2011.
我们已经收到了您2011年6月6日的来信。
ThisistoacknowledgeyourletterofJune6,2011.
●回信
我非常愉快地回复您2011年8月18日的来函查询。
WearepleasedtorespondtoyourinquiryofAugust18,2011.
WearepleasedtoansweryourletterofAugust18,2011.
以下是就您2011年10月21日来信的回函。
WearewritinginresponsetoyourletterofOctober21,2011.
WearewritingwithreferencetoyourletterofOctober21,2011.
这是对您2011年10月29日来信的复函。
ThisreferstoyourletterofOctober29,2011.
这是对您2011年11月4日来信给予的答复。
ThisisinresponsetoyourletterofNovember4,2011.
●从来信中得知
我们高兴地从您的来信中得知……
Wearehappytolearnfromyourletterthat...
Fromyourletterwehavelearnedthat...
我们很遗憾地从您的信中得知……
Weregrettolearnfromyourletterthat...
Wearereallysorrytolearnfromyourletterthat...
我们为我们的差错向您表示真诚的歉意。
Wewouldliketoofferoursincereapologiesforthemistake.*“从内心发出的歉意”,用sincereapologies表示。
得知……真是太好了。
Itisnicetoknowthat...
Itisnicetolearnthat...
Itisnicetohearthat...
为……我们很遗憾。
Itisregrettedthat...
Itisregrettablethat...
●联系
我们非常愉快地通知您……
Wearepleasedtoinformyouthat...
Weareexcitedtoinformyouthat...
Wearehappytoinformyouthat...
我们想通知您……
Wewouldliketoinformyouthat...
我们非常荣幸地通知您……
Wetakepleasureininformingyouof...*用于转达好消息时。
Wetakepleasureininformingyouthat...
我们很遗憾地通知您……
Weregrettoinformyouthat...*通知的内容不太好时。
我们抱歉地通知您……
Wearesorrytoinformyouthat...*比用regret的语气要婉转。
请允许我通知您……
Pleasebeadvisedthat...*好、坏消息均可以用。
●随信附上
随信附上……
Wewillenclose...*enclose“装入信封”。
随信附上……的复印件
Weareenclosingacopyof...
……复印件随信一并寄上。
Thereisacopyof...attachedtothisletter.*attach有附上“大件的东西和主要东西”的语气。
Attached,pleasefind...
附上了你要的……
Attachedyouwillfind...
附寄在内的是一份……的复印件。
Enclosedisacopyof...
Enclosed,pleasefind...
Acopyof...isenclosed.
●寄给……、请(对方)寄出……
我们将寄给你……
Wewillsendyou...
Wearesendingyou...
Wewillmailyou...
我们非常高兴地寄给你……
Wearepleasedtosendyou...
Wearehappytosendyou...
我们另外再把合同书寄给您。
Wearesendingyouthecontractseparately.
您能将……寄给我们吗?
Wouldyoupleasesendus...?
*虽是口语,但给人有礼貌的感觉。
如果你能将……寄给我的话,我们将非常感谢。
Wewouldappreciateitifyouwouldsendus...*表示对对方的感谢之情。
Ifyouwouldsendus是假设条件句,意思是“我不知您是否能给我寄来,如果能寄来的话……”,这是对对方相当尊重的说法。
●认为对方收到了自己的信件
几个月前,我们曾就……事给您写了一封信。
Somemonthsagowewroteyouregarding...*regarding“关于……”。
就……事我们至今没有得到您的回音。
Sofar,wedonotseemtohavereceivedwordfromyou...*催促什么事情时。
如果在2011年12月1日前还得不到您的回音的话,……
IfwedonothearfromyoubyDecember1,2011...*语气有些严厉。
有关……事,我们还未收到您的任何回音。
Sofar,wehavenotreceivedwordfromyou...*sofar“至今为止”。
Sofar,wehavenotreceivedanywordfromyou...
●因回复迟了而表示歉意
很抱歉未能尽早给您回信。
Weapologizefornotreplyingtoyouearlier.
未能及时给您回信,我们深表歉意。
Wearesorryfornotansweringyourlettersooner.
Wearesorryfornotreplyingtoyourlettersooner.
Wearesorryfornotrespondingtoyourlettersooner.
久未回信,让您久等了。
Thankyouforyourpatience.*patience“忍耐,耐心,耐性”。
中间段落叙述信函的主题。
必要时可以分成数段展开议论。
●叙述事情
我们被告知……
Wearetoldthat...
我们从青木先生那儿了解到……
WeunderstandfromMr.Aokithat...
我们察觉到……
Weobservedthat...
Wefoundoutthat...
Wediscoveredthat...
我们希望提醒贵方注意……
Wewouldliketocallyourattentionto...*用于必须说出很严重的事情时。
我们想利用这次的机会就……事提醒您。
Maywetakethisoccasiontoremindyouthat...*有礼貌但语气严厉。
用于欠款到期不还等情况时。
Maywetakethisopportunitytoremindyouthat...
●转达希望
我们希望您能……
Wehopethatyouwill...
我们希望收到……
Wehopetoreceive...
我对……很感兴趣。
Weareinterestedin...*适用于索取资料时。
我们渴望知道……
Wewouldbeinterestedtolearn...
如果您能告诉我们……,我们将不胜感激。
Wewouldappreciateitifyouwillletusknow...
Wewouldappreciateitifyouwouldletusknow...
Weshallappreciateitifyouwouldletusknow...
我们能麻烦您将……寄给我们吗?
Mayweaskyoutosendus...?
●致谢
非常感谢您为我们提供的一切。
Wethankyouforyouroffer.
您……,我们不胜感激。
Iappreciateverymuchthatyou...
对贵方的大力合作我们万分感激。
Weappreciateyourcooperationand...*cooperation“合作”。
Wethankyouforyourcooperationand...
●感到遗憾
得知……,我们感到很遗憾。
Itisregretfultolearnof...
我们抱歉地通知您……
Wearesorrytoinformyouthat...
为……,我们深表遗憾。
Weareverysorrythat...
我们遗憾地通知您……
Weregrettoinformyouthat...*Wearesorry...带有说话人犯有过失的语气。
而用Weregret和regret那么不清楚过错是在哪一方。
Itisregrettedthat...
●表示歉意
就……,我们表示歉意。
Weapologizefor...
Wedeeplyapologizefor...*更加强调。
Wesincerelyapologizefor...*更加强调。
我们对……感到非常抱歉。
Weareverysorryfor...*比Weapologizefor...的语气要婉转的道歉方式。
●抱怨
怨言对对方来讲绝对不是一件使人愉快的事情,所以在表达方式上有必要下一番工夫。
我们不得不遗憾地通知您……
Wearesorrytoinformyouthat...
我们不得不很遗憾地提醒您……
Weverymuchregrettohavetoremindyouof...
我们请求您对……给予注意。
Weinviteyourattentionto...*用于引起别人注意时。
attention“注意”。
Wewouldliketocallyourattentionto...*比较礼貌的说法。
我们想提醒您注意……
Mayweremindyouthat...?
Maywetakethisoccasiontoremindyouthat...?
*语气较委婉,“借此机会我想就一问题提醒您的注意”。
我们想指出……
Wewishtopointoutthat...*wishto...虽然缓和了“我认为……”的语气,但是说法仍然比较直接。
pointout“指出”。
●祝贺
我们非常高兴地获悉……
Wearedelightedtolearnthat...*用于私人的或和对方很熟的情况下。
delight“非常高兴”。
衷心地祝贺你……
Congratulationsonyour...
Wewouldliketoofferourcongratulationsonyour...
●吊唁
刚刚惊悉××不幸逝世,我们深感悲痛。
Wehavejustlearnedwithprofoundsorrowofthepassingawayof...*profound“发自内心的”,sorrow表示“悲痛”。
对××的不幸逝世我们深感痛惜。
Wewishtoexpressourdeepregretoverthepassingof...*death也可以代替passing,但是death说法太直接,最好避开。
请接受我们诚挚的哀悼。
Pleaseacceptmysincerestcondolences.
●同意
我们同意你们关于……的意见。
Weagreewithyouon...
Weagreewithyouonthefollowingissues...(我们同意以下几点。
)
我们完全同意您信上所提出的所有问题。
Weareinfullagreementwiththepointsraisedinyourletter.*raise表示“提出质问、异议”。
Weareinpleteagreementwiththepointsoutlinedinyourletter.
我们非常高兴能有机会……
Weareverypleasedtohavetheopportunityto...
Weareverypleasedtobeinapositionto...*较绕圈子的说法。
我们非常高兴地……
Wewillbedelightedto...
WewillbedelightedtomeetwithyouonJune4,2011.(我们非常高兴地期待着能在2011年6月4日见到您。
)
●陈述自己的见解
我们认为……
Wethinkthat...
Webelievethat...(我们相信……)
Weunderstandthat...(我们理解……)
我们强烈地感到……
Wefeelstronglythat...
Wefeelstronglythatourproductsarethebest.(我们强烈地感到我们的产品是最好的。
)
我们所理解的是……
Itisourunderstandingthat...
Weunderstandthat...
我们对……完全没有异议。
Wedonotanticipateanyobjectionsto...
Wedonotanticipateanyob
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