电子档案标准淄博市档案局.docx
- 文档编号:5668937
- 上传时间:2022-12-31
- 格式:DOCX
- 页数:15
- 大小:22.40KB
电子档案标准淄博市档案局.docx
《电子档案标准淄博市档案局.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《电子档案标准淄博市档案局.docx(15页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
电子档案标准淄博市档案局
档案目录采集、全文格式标准
(征求意见稿)
一、纸质档案
(一)文件级目录数据库结构
文件级目录数据库中的数据记录由24个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
文件级目录数据库结构
序号
字段名称
字段名
字段类型
字段长度
备注
1
档案馆代码
DAGDM
字符型
6
2
全宗号
QZH
字符型
3
3
全宗名称
QZMC
字符型
40
4
目录号
MLH
字符型
3
5
年度
ND
字符型
4
6
案卷号
AJH
字符型
4
7
盒号
HH
字符型
4
8
卷内顺序号
JNSXH
字符型
3
9
件号
JH
字符型
3
10
页号
YH
字符型
3
11
页数
YS
字符型
3
12
数据类型
SJLX
字符型
14
13
缩微号*
SWH
字符型
30
14
电子文档号*
DZWDH
字符型
24
15
题名
TM
字符型
250
16
文件编号*
WJBH
字符型
100
17
责任者
ZRZ
字符型
100
18
时间
SJ
字符型
40
19
保管期限
BGQX
字符型
4
20
密级
MJ
字符型
4
21
分类号*
FLH
字符型
24
22
档案主题词*
DAZTC
字符型
100
23
公文主题词*
GWZTC
字符型
100
24
附注*
FZ
字符型
100
注:
带“*”者为选择著录项目
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。
3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、目录号
档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。
5、年度
指文件形成的年度,用四位阿拉伯数字标识,如:
“2003”。
同一卷档案中有跨年度的文件,按立卷时的年度录入,文件的形成时间不变。
6、案卷号
一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号
7、盒号
按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。
8、卷内顺序号
案卷内文件的顺序编号,同一案卷内文件不得有重号、空号。
9、件号
按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。
同一保管期限内文件不得有重号、空号。
10、页(张)号
档案在案卷内的起始编号。
案卷内文件各页(张)按排列次序流水编号,有字迹的页(张)均应编号,同一案卷内页(张)号不得遗漏或重复,不应有空号。
11、页数
按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。
12、数据类型
档案保管情况的说明,分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。
13、缩微号
档案缩微制品的编号。
14、电子文档号
档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。
推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。
其中,存储介质代码用字母表示,“GP”表示光盘,“CD”表示磁带,“CP”表示磁盘;全宗号根据DA/T13-94《档号编制规则》编制;盘号用数字表示,一般为二位数;电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。
各个部分之间用“-”号连接。
示例:
CD-A007-03-LDF9002.TXT
15、题名
(1)一般照原件著录,如原件没有题名,则应自拟题名,并加“[]”号。
原题名不能反映文件主要内容时,原题名照录,并据其内容另拟题名,加“[]”号附后。
(2)文件除正题名外,有并列题名、副题名、说明题名文字时,应按序依次著录。
其中,并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。
正题名与并列题名之间加“=”号。
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
副题名、说明题名文字前加“:
”号。
(3)文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。
但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时,则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
16、文件编号
文件制发过程中,由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的通编号、图号等。
文件编号除年度用“[]”号、序号用阿拉伯数字外,其余照原文字和符号抄录。
年度用四位阿拉伯数字标识。
联合发文有多个文件编号的文件,只著录立档单位的文件编号。
17、责任者
对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
(1)团体责任者录入全称或通用简称,同一团体责任者的名称应前后一致。
示例:
中国共产党淄博市委员会或中共淄博市委,不应简称市委。
(2)个人责任者录入姓名,必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称,并加“()”号。
(3)责任者有多个时,最多著录三个责任者,其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须录入,被省略的责任者用“[等]”表示,各责任者之间以“;”号相隔。
(4)文件所署责任者为代称、别名、笔名时,应照原文著录,另将其真实名称加“()”附后。
示例:
史伟(中共淄博市委)
(5)未署责任者或责任者不完整、不准确时,应著录考证出的正确的责任者,并加“[]”号。
(6)会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。
示例:
淄博市第九届人民代表大会第二次会议
18、时间
一般公私文书、信札为发文时间,决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间,条约、合同、协议为签署时间,技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间,获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间,科研试验报告、学术论文为发表时间,工程施工图、产品加工图为设计时间,竣工图为绘制时间,原始试验记录、测定检修数据为记录时间。
(1)文件形成时间由8位阿拉伯数字表示,第1~4位数表示年度,第5~6位数表示月份,第7~8位数表示日期。
示例:
某文件形成时间为1956年2月18日。
应著录:
19560218
(2)文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的,一律转换成公元纪年,不加注。
(3)原文件未署时间或所署时间有误者,应著录考证出的准确的文件时间,并加“[]”号。
示例:
某文件未署形成时间,经过考证为1954年1月8日。
应著录:
[19540108]
(4)文件时间不完整或部分时间字迹不清时,仍著录原时间,原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之,考证出的时间根据不足时,在其后加“?
”字符。
示例1:
某文件所署形成时间1965年10月。
应著录:
19651000
示例2:
某文件所署形成时间12月6日,经考证年代为1957年。
应著录:
00001206[19571206]
示例3:
某文件所署形成时间1955年其中月份、日期不清,经考证应为12月1日,但是根据不是很充分。
应著录:
19550000[19551201?
]
(5)由若干份文件为对象著录一个条目时,著录其中最早和最迟形成的文件时间,中间用“-”连接。
示例:
某文件组合有1951年6月8日;1951年7月15日;1953年8月3日;1953年12月11日4份文件。
应著录为:
19510608-19531211。
19、保管期限
根据档案价值确定的档案应该保存的时间。
一般分为永久、长期、短期三种。
保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限。
20、密级
密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级,公开级、国内级可不著录。
密级按GB/T7156-2003文献保管等级代码表划分为六个级别,名称代码见下表。
文献保密等级代码
名称
数字代码
汉语拼音代码
汉字代码
公开级
0
GK
公开
国内级
1
GN
国内
内部级
2
NB
内部
秘密级
3
MM
秘密
机密级
4
JM
机密
绝密级
5
UM
绝密
21、分类号
根据档案分类法确定的档案所属类目的符号。
22、档案主题词
揭示档案主题内容的规范化的词或词组。
应依据《中国档案主题词表》或本专业、本单位的规范化词表及DA/T19-1999《档案主题标引规则》进行标引。
(1)一个案卷或文件的主题词一般控制在10个以内,各个主题词之间空一个汉字的位置。
(2)专用名词如机构名称、人名、地名、会议名称等,已编入词表的,要选用词表中的正式主题词。
例如:
王尽美(王瑞俊、王灼斋)应标引为“王烬美”;未编入词表中的,则应选用统一的自然语言进行标引。
(3)词表中若出现两个或两个以上的正式主题词表达同一概念语义时,应在词间规定用(Y)、代(D)关系,避免分散标引。
例如:
《中国档案主题词表》正式主题词中,有战史、劳模、国民党、政治局会议,同时也有战争史、劳动模范、中国国民党、中央政治局会议,则应分别规定其中最常用、最通用的一个词为正式主题词,另一个同义词为非正式主题词。
23、文件主题词
照文件著录,有则著录,没有则不著录。
一般控制在10个以内,各个主题词之间空一个汉字的位置。
24、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。
依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。
(三)电子文件格式
在上传电子文件时,对应的电子文件和条目必须正确,上传的电子文件格式必须是PDF格式。
二、声像档案
(一)声像档案目录数据库结构
声像档案目录数据库中的数据记录由10个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
文件级目录数据库结构
序号
字段名称
字段名
字段类型
字段长度
备注
1
档案馆代码
DAGDM
字符型
6
2
全宗名称
QZMC
字符型
40
3
全宗号
QZH
字符型
3
4
编号
BH
字符型
10
5
题名
TM
字符型
250
6
详细说明
XXSM
字符型
512
7
责任者
ZRZ
字符型
100
8
时间
SJ
字符型
8
9
格式
GS
字符型
10
10
附注*
FZ
字符型
100
注:
带“*”者为选择著录项目
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。
3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、编号
由档案保管机关赋予档案的顺序号。
由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。
其中前两位用汉语拼音字母标识内容属性,阿位伯数字标识某一属类的顺序号。
最后一位“1”标示视频,“2”标示音频。
声像档案编号
序号
名称
汉语拼音
阿拉伯数字长度
字段长度
说明
1
淄博新闻
XW
11
XW20060201011
20060201为时间,01为顺序号
2
早新闻
ZXW
11
ZX20060201012
20060201为时间,01为顺序号
3
专题节目
ZT
6
ZT000011
(2)
00001为顺序号
4
电视剧
DS
6
DS001011
001为电视剧顺序号,01为集数
5
广播剧
GB
6
GB001012
001为广播剧顺序号,01为集数
6
其他
QT
6
5、题名
每条声像档案的标题。
新闻中有市级以上领导的,则在题名后加()注明领导姓名,并用“、”隔开。
简讯需要自拟题名,并用“、”隔开。
专题节目在题名后加()注明节目内容。
6、详细说明
对声像档案的详细描述,新闻应包括事件的时间、地点、人物等。
专题节目应为节目内容的详细介绍,电视剧、广播剧应为剧情介绍。
7、责任者
对此声像档案负责的团体或个人,要保持前后一致。
《淄博新闻》责任者著录为“淄博电视台(XXX)”括号中为记者姓名,《早新闻》责任者著录为“淄博人民广播电台(XXX)”括号中为记者姓名,专题节目责任者著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为制作单位,括号中为主要制作人,电视剧、广播剧责任者著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为制作单位,括号中为主要创作人员。
8、时间
形成声像档案的日期,用阿拉伯数字表示。
9、格式
视频档案为MPEG格式,音频档案为MP3格式。
10、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。
依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。
三、照片档案
(一)照片档案目录数据库结构
照片档案目录数据库中的数据记录由11个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
照片档案目录数据库结构
序号
字段名称
字段名
字段类型
字段长度
备注
1
档案馆代码
DAGDM
字符型
6
2
全宗名称
QZMC
字符型
40
3
全宗号
QZH
字符型
3
4
编号
BH
字符型
10
5
题名
TM
字符型
250
6
详细说明
XXSM
字符型
512
7
责任者
ZRZ
字符型
100
8
时间
SJ
字符型
8
9
格式
GS
字符型
10
10
保管期限
BGQX
字符型
6
11
附注*
FZ
字符型
100
注:
带“*”者为选择著录项目
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。
3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、编号
由档案保管机关赋予档案的顺序号。
由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。
其中前两位用汉语拼音字母标识内容属性,阿位伯数字标识某一属类的顺序号。
最后一位“1”标示彩色照片,“2”标示黑白照片。
照片档案编号
序号
名称
汉语拼音
阿拉伯数字长度
字段长度
说明
1
新闻照片
XW
6
XW000011
00001为顺序号
2
艺术照片
YS
6
YS000012
00001为顺序号
3
其他
QT
6
5、题名
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全
6、详细说明
为一组照片的说明,应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
7、责任者
对此照片档案负责的团体的全称或规范化简称,并保持前后一致。
一般著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为拍摄单位,括号中为拍摄者。
8、拍摄时间
由8位阿拉伯数字表示,第1-4位数表示年度,第5-6位数表示月份,第7-8位数表示日期。
9、格式
可采用TIFF格式或JPEG格式,一般使用JPEG格式。
单幅数码照片像素以100万像素为宜,即每张照片的数据量应为1兆(MB)以上。
照片或底片需要经扫描仪加工成为数码照片形式存储的,扫描照片时扫描仪的分辨率应设定为600dpi,扫描底片时扫描仪的分辨率应设定为1200dpi。
存档的数码照片应是原始图像,经过图片处理软件加工过的照片不宜存档,需要存档的应予以注明
10、保管期限
根据档案价值确定的档案应该保存的时间。
一般分为永久、长期、短期三种。
保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限。
11、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。
依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。
四、会计档案
(一)会计档案目录数据库结构
照片档案目录数据库中的数据记录由10个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
照片档案目录数据库结构
序号
字段名称
字段名
字段类型
字段长度
备注
1
档案馆代码
DAGDM
字符型
6
2
全宗名称
QZMC
字符型
40
3
全宗号
QZH
字符型
3
4
目录号
MLH
字符型
10
5
责任者
ZRZ
字符型
100
6
题名
TM
字符型
250
7
时间
SJ
字符型
17
8
保管期限
BGQX
字符型
6
9
类别
LB
字符型
10
10
附注*
FZ
字符型
100
注:
带“*”者为选择著录项目
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。
3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、目录号
是档案馆(室)给定的区分档案保管期限的顺序号。
5、责任者
对会计档案负责的团体的全称或规范化简称,并保持前后一致。
6、题名
一般按原件著录,如原件没有题名,应自拟题名,并加“[]”号。
7、时间
指会计档案案卷内文件的起止时间。
8、保管期限
根据档案价值确定的档案应该保存的时间。
一般分为永久、长期、短期三种。
保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限。
9、类别
分为会计帐簿、会计凭证、会计报告和其它。
10、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。
依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。
五、资料
(一)资料目录数据库结构
资料目录数据库中的数据记录由11个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
资料目录数据库结构
序号
字段名称
字段名
字段类型
字段长度
备注
1
档案馆代码
DAGDM
字符型
6
2
类别
LB
字符型
10
3
题名
TM
字符型
50
4
章名
ZM
字符型
30
5
节名
JM
字符型
50
6
作者
ZZ
字符型
30
7
时间
SJ
字符型
8
8
出版社
CBS
字符型
30
9
内容提要*
NRTY
字符型
512
10
格式
GS
字符型
3
11
附注*
FZ
字符型
100
注:
带“*”者为选择著录项目
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、类别
按政治、政法、经济计划与管理、工业交通、农业林业水利、贸易旅游服务、财政金融、邮政电信、城乡建设、环保劳动保护、淄博陶瓷、淄博丝绸、文化教育科研、体育卫生、文学艺术、历史地理、齐文化、聊斋文化、淄博人物、综合等分别著录。
3、题名
为该资料的书名。
4、章名
为该资料各章的标题。
5、节名
为该资料各小节的标题。
6、作者
为该资料的作者,分单位作者和个人作者。
7、时间
指出版或编写该资料的时间。
8、出版社
该资料的出版单位或编写单位。
9、内容提要
该资料内容的简要介绍
10、格式
为PDF格式。
11、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。
依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 电子 档案 标准 淄博市 档案局